ゲスト紹介
株式会社クロスリバー 代表取締役
越川 慎司 氏
全メンバーが週休３日・リモートワーク・複業の会社を2017年に創業し、 815社17万人の働き方と成果を調査・分析。 各社の人事評価上位５%の行動をまとめた書籍『トップ５%社員の習慣』は 国内外で出版されベストセラーに。
トップ５％リーダーのタスク管理とは
ーー最初に、「トップ５％リーダー」の定義について教えてください。
弊社クロスリバーでは、815社に対して働き方改革の支援をしています。その中で、特に秀でた５％社員のリストを提供してもらっています。上位20％と５％の違いは、「継続して成果を出し続けているか」どうかです。コロナ禍前、コロナ禍後、優秀な部下の異動、自分の異動などがあっても、継続して高いパフォーマンスを出している社員がトップ５％です。
リーダーの定義は２つで、課長以上などの管理職の方と、プロジェクトリーダーやチームリーダーなどリーダー格の方たちです。前者だけだと年齢層が高めに偏りがちなので、後者も加えることで20~30代の方のデータも加味できています。
ーートップ５％リーダーのタスク管理とは？
トップ５％リーダーとそれ以外のリーダーのタスク管理の違いは、仕事の起点が「時間術」か「時短術」かの違いです。
トップ５％リーダーは「棚卸し・早い初動・作業の効率化」の３ステップで仕事を行います。まず、仕事を受けるべきか、個人でやるべきかチームでやるべきか、仕事の緊急度や優先順位などを仕分けするのが特徴です。これが「時間術」です。
なおかつトップ５％リーダーは仕事に取りかかるのが速い。悩んだりモチベーションに左右されることはありません。
ほかにも、トップ５％リーダーの76％がプレイングマネージャーであるのが現状でして、自分の業務をしながらマネジメントもしています。そのため、なるべくチームメンバーと一緒に業務を行ったり、相手に依頼したりする「巻き込み力」を駆使してタスク管理を行っています。
一方、トップ５％リーダー以外は、「時短術」で作業の効率化だけを考えていることがあります。仕事をチームメンバーに振り分けて、期限までに終わらせることだけを考えている状態です。例えば１時間の会議を30分にすることはできるかもしれませんが、本来必要のない会議であれば「やらない」という判断もできるはずです。この見極めを行えないことで、不要な資料作成や会議などに時間を費やしてしまうのです。
トップ５％リーダーのチームのタスク管理方法
ーートップ５％リーダーは、チームのタスク管理方法にも特徴がありますか？
ポイントは、マイクロマネジメントをしないということですね。また、メンバーの「やる気」をあてにすることなく行動できる仕組み化を行っているのが特徴です。
例えば、資料作成を依頼したら「進捗20％で１回見せてほしい」という中間レビューを挟みます。中間レビューがあることで、部下はすぐに取り掛かりますし、最初の段階で見ることができるのでやり直しや期限に間に合わないということが発生しません。
また、タスク管理アプリをチームで使うことで、各自の業務や進捗が「見える化」できます。逆に部下は、上司に自分の業務を「見せる」ことができるんですね。「今のタスクはこれをやっていて、進捗は何％です」といったことを聞かれなくても見せていくということです。
特に、20〜30代の在宅勤務をしているビジネスパーソンを調査すると「細かく管理されたくない。」という要望が多く寄せられました。タスク管理アプリを使って、自分の業務を見せることでマイクロマネジメントされない状況を作っていくことができるんですね。５％リーダーもそれを感じ取っていると思います。
トップ５%リーダーの使うタスク管理アプリ６選
ーートップ５%リーダーの使うタスク管理アプリ６選と特徴を教えてください。
ツールの調査は年に１回行っていますが、最近の調査での共通点は、すべてクラウドツールであることと、スマートフォンでのUI/UXが優れていることです。クラウド前提であることは、リモートワークの推進が背景にあると思います。また、PCと同等の画面で使えることは、スキマ時間の活用に長けた５％リーダー達には非常に大切です。
紹介したツールは、個人向けとチーム向けのものが混ざっていますが、今後はどんどんチーム向けのツールが主流になっていくのではないかと思っています。
ーートップ５%リーダーがタスク管理アプリを使う理由を教えてください。
５％リーダーが優秀なのは「やめることを決められる能力」があることなんです。例えば、重要度が低いものであればいくら緊急度が高くてもやらないという判断ができます。部下に仕事を分担する前に、やめることを決められるということが、時間術にも時短術にもつながります。そのためにもまずは、棚卸しするためにタスクを全部ツールに入れます。そのあと、やるものとやらないものを緊急度や重要度に応じて振り分けます。
タスク管理ツールを使えば、業務をしているか、していないかの２択ではなく、進捗率や期限に対しての進捗状況も可視化できます。また、ガントチャートの活用によって、時間軸と納期を定量化してタスク管理することも可能です。
タスク管理が苦手な方に一言
ーー最後に、タスク管理が苦手、漏れが多いと悩んでいる方に一言アドバイスをお願いします。
まず、タスク管理は目的ではなく、あくまでも目標達成のための手段だと認識することですね。トップ５％リーダーは、与えられたタスクが必要かどうかをまずは考えます。タスクを棚卸しし、優先度をつける、やらないものはやらないという「引き算の発想」をもつといいのではないでしょうか。
部下の方で、上司から振られた仕事はやらないといけない、という方もいるでしょう。しかし上司の方の話を聞くと、よかれと思って業務を振り分けていることもありますし、一番困るのはタスクがパツンパツンになって納期に間に合わないことだ、という話があります。
そのため、もしタスクがたくさんあるときは、「わかりました。ただ、今６つのタスクを抱えているんですけども、その中で一番優先度の高いのはどれでしょうか？」と相談できるとよいと思います。そんなときもタスク管理ツールがあれば、確認しやすいですね。
編集後記
膨大な数の組織や人材について分析をしている越川さんに、タスク管理の考え方や、ツールの活用方法などを伺いました。タスク管理とは、漏れなく早く仕事を行うためにやるものというイメージがあったので、「タスク管理は目的ではない」という言葉に、はっとさせられました。
また、越川さんのおっしゃる「共感・共創」の時代において、タスク管理ツールでタスクを見える化したり、状況を共有したりするということは、大事な一歩につながると感じます。今後もリモートワークが一層進む中で必須のツールとなってくるのではないでしょうか。
今回紹介いただいた６つのツールは、無料で利用開始できたり、クラウドサービスで導入が簡単なものばかりです。「まだポストイットしか使ったことがない」、「自分のチームでタスク管理ツールを試しに導入してみたい」という方は、ぜひトライしてみてはいかがでしょうか。
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