ゲストプロフィール
株式会社マクアケ
人事本部 労務担当マネージャー
清崎浩平氏
2017年に新卒で入社した海運系企業を経て、2020年マクアケに労務担当としてジョイン。労務システムの内製化プロジェクトを主導。現在は労務チームのマネージャーとしてマクアケの労務制度の整備を進めている。
清崎さんが紹介する３つのツールはこちら
はじめに
ーー御社の事業について教えてください。
「アタラシイものやサービスの応援購入サービス」である Makuake を運営しております。新商品や新しいアイデア、新サービスのデビューの場であるとともに、それを購入したい人、応援したい人が、いち早く購入し応援できるようなプラットフォームです。
Makuake様の公式サイトはこちら
https://www.makuake.com/
ーー清崎さんのミッションを教えてください。
人事・労務部門で労務を担当しており、マクアケで働く皆さんの環境整備をミッションとしています。最適な働き方と現状とのギャップを踏まえて、従業員の働き方をアップデートしたいと日々頑張っています。現在は私を含め４名のチームです。
私は2020年に入社したのですが、ちょうどそのタイミングで、それまで親会社と一緒に使っていた人事管理システムを全て独自で構築することになりました。当時、労務担当は私ひとり。今後の人事管理、給与・勤怠管理を含めて、ゼロベースで考え、構築して良いということで、フローを整えたり、それに合ったサービスの活用を考えたりして、進めていきました。その辺りのお話を弊社代表の中山としていたところ「SaaSマニア」と言われたという背景があります（笑）。
もともとITツールを使っていたわけではなく前職では紙ベースの会社にいたので、経験のないことで、壁に当たったこともあったのですが、やりがいはありましたね。弊社のIT戦略チームの協力もあって、いまでは全社で運用できています。
SmartHR
日々の労務管理・手続きをはじめ、人事マスタとしての機能や、ワークフローシステムなど、人事周りの基幹となっている人事労務システムです。弊社の中でも一番中心に据えて利用しているサービスのひとつになっていますね。最近リリースされた人事評価機能や、エンゲージメントサーベイ機能なども含めて、労務以外でもかなり活用しています。
選定のポイントの一つは、勤怠、給与、総務などほかのサービスと連携する上で人事マスタとして一括管理できることです。情報が変更になったときもSmartHRをマスタとして、ほかのシステムの情報も一括で更新できることが一番大きかったですね。例えば勤怠システムや給与システムへ人事マスタをボタン一つで取り込む、といったAPI連携でスムーズにコラボレーションできる点は大きな魅力だと思います。
SmartHRは、労務手続きの効率化やペーパレス化では草分け的存在というか、かなり評判がいいと聞いていたので選定初期にトライアルをしてみました。従業員にとっても使いやすいように設計されているなと感じたので、検討の初期段階で導入を決定しました。
ーーSmartHRを使って一番効率化できたことは何でしょうか。
そうですね、やっぱり入社手続きでしょうか。当社も成長してきていて、私が入社したときよりも従業員が倍くらいに増えていますが、振り返ってみるとSmartHRがあってよかったなという感じです。今は入社手続き機能を使って、入社前の従業員に招待メールを送ると、従業員側でアカウント登録して、名前や年金番号などの個人情報を入力できるようになっています。
以前だったら、履歴書などを見て労務側で履歴書など紙の書類を見ながらポチポチと反映させたりしていたところを、従業員側で入力してもらって我々で確認する、という双方に手間がかからないような設計なので、かなり効率化されたと思います。
原本が必要な書類以外は、基本的にオンラインで従業員側からスマートフォンでポチポチ打ち込めば済む、というのが理想だと思って日々アップデートしています。
- Q.どんなときに使っているか
- 弊社の人事周りの基幹となっている人事労務システムです。「人事系はSmartHRで」という従業員の共通認識ができています。
- Q.気に入っている機能
- 自分が、というより従業員目線ですが、年末調整のアンケートの細かい気配りがいいですね。扶養控除申告書を作成するための分岐点となるアンケートなのですが、文言を工夫してくれていてユーザーがわかりやすいようにしてくれているのがすごく気に入っています。
最近、従業員の顔写真と組織とを紐づけた社内組織図も作りました。今の時代で出勤できないときも、顔と名前を覚えてもらったり、組織構造を理解してもらったりするのにかなり役立ちます。
- Q.おすすめの企業
- 労務管理系で、ペーパーレス化や効率化を目指していたり、課題感がある企業におすすめです。まずは使いたい機能だけをピンポイントで使ってみるという試し方もいいのではないでしょうか。
《SmartHR》のPOINT
- 雇用契約や入社手続きがペーパレスで完結できます。
- 従業員情報が社員名簿に集約され、自動で更新します。
- 外部サービスとの連携も充実！あなたの会社にあった活用方法。
Asana
労務チームで、プロジェクト管理、タスク管理ツールとして有料のプレミアム版を使っています。業務の見える化や、属人化している業務の標準化を、Asanaを使って進めています。
チャットベースだと、誰がいつ何を誰に依頼したのかという点がどうしても不明確になりがちだと思うのですが、Asanaでそのあたりが明確化されていると思います。結果として、仕事のための仕事というか、調整・確認がなくなるので、業務の効率化につながっていますね。
導入したのは2022年からです。それまでほぼ私一人で担当していた労務業務をチームで動かすことになったので、自分の頭の中にしかない業務を棚下ろししたり、ほかのメンバーに共有したりする必要が出てきました。そこで、どの仕事をどういう流れで、どう動いて誰をアサインして何をやってもらうのかといったところを管理するツールが必要になったのです。いろいろ試してみてAsanaが一番良かったですね。
定常の業務プロジェクト以外でも、何か新しいツールを導入するときや、会社の制度を大きく変えるときなどもプロジェクトを作って、いつまでに誰が何をということを管理して進めています。
ーーいくつか試したなかでAsanaを選ばれた理由はなんでしょうか。
タスク管理やプロジェクト管理の要件としてはそんなに複雑なことをやるわけではないので、動作が軽くて、すぐ使える点が良いですね。社外の方を含めて使ってもらうことを想定していたので、ITリテラシーがあまり高くない方でもとっつきやすいUI設計になっている点はかなり重要視して選びました。
例えば従業員の産休や育休取得にはたくさんの手続きがあって、どこに何をいつまでに申請するかといったことがかなり重要になってくるのですが、それも簡単に設定できます。弊社では労務業務の一部を外部の社労士に委託していますが、社労士側にもAsanaを使ってもらっています。
Asana含めて３つのツールを試してみましたが、Asanaは使っていて気持ちがいいというか、こう操作したらこう動くのだろうなと、直感的に操作できるわかりやすさがありますね。
- Q.どんなときに使っているか
- 主に労務チームにおける平常業務やプロジェクト管理のハブとなっています。「Asanaで始まりAsanaで終わる」という感じです。仕事のログとして残るので、業務の標準化という意味でも活用できています。
- Q.気に入っている機能
- タスク画面にチャットでコメントができる機能があるのですが、そこにデフォルトの機能として使える「感謝」のスタンプが気に入っています。15種類くらいあって踊っているスタンプや手を組んでいるスタンプなどで感謝の気持ちを送ることができます。
「誰々から感謝が送られました」って、お互いの仕事を気軽に認め合えるのがユニークですね。
- Q.おすすめの企業
- 属人化した業務の標準化や、社内外含めた業務管理、タスク管理に課題を持っている企業にとって、使いやすいツールだと思います。
《Asana》のPOINT
- 「誰が、いつまでに、何をするのか」を明確にし生産性を向上
- 会話やファイルを仕事単位で束ね、進捗状況を常に可視化
- シンプルで可愛らしいUIで利用者から愛されるツール
Confluence
社内でのナレッジ共有ツールとして、全従業員がアカウントを持っていて、誰もがページを作れ、誰もがアクセスできる環境になっています。
私たち労務チームとしては、人事からの通達やお知らせなどの全社発信にも使っています。例えばSmartHRのような新しいツールを導入したときに、マニュアルを分かりやすくしてConfluenceに仕込むといった使い方をメインでしています。
ーーいつから使っているのですか。
私が入社した時にはもう導入されていたのですが、ちょうどそのタイミングで、もっとConfluenceを活用しようという全社的なキャンペーンがありました。皆さんが持っている情報やナレッジをもっと共有しましょうという働きかけで、最近になってかなり内容がリッチになってきたと思います。新入社員からも、Confluenceがあって助かったという声を聞くこともありますね。
弊社では「Confluenceを見ればわかる」という社内の共通認識が実現できています。ナレッジ共有ツールはページがないと意味をなさないので、これが実現できているのは貴重なことではないかなと思いますし、それはConfluenceのおかげでもあるのかなと思い、おすすめツールのひとつとして挙げました。
ーー労務業務担当の方へ向けて、ITツールの活用について一言お願いします。
自身の業務の効率化や標準化を進めることで、結果としてコア業務に専念できるようになる点が重要だと思います。加えて、新しいツールの導入は全社員に影響を与え、それがひいては会社全体の生産性向上につながりますので、どんどん進めていきましょう！
- Q.どんなときに使っているか
- 全社的なナレッジ共有ツールです。弊社のマニュアルやルールは「Confluenceを見ればわかる」という運用状態になっています。
- Q.気に入っている機能
- 他サービスとの連携機能が充実しています。例えば、PowerPointで作った資料をそのままConfluenceに乗せるなど、他サービスからConfluenceに落とし込むことが容易にできるので、使い勝手がいいところも魅力のひとつだと思います。
- Q.おすすめの企業
- 比較的操作が簡単で、誰でも返信ができて誰でもページが作れるような設計になっているので、これから業務ナレッジの共有を進めたい企業にとって、始めやすいツールだと思います。
製品・サービスのPOINT
- リックソフトはAtlassian Platinum Solution Partnerです
- ナレッジの整理・共有を効率化、働き方を改革
- 業界・職種問わず活用できる優れた操作性と拡張性
※ITトレンドでは、リックソフト株式会社様が代理店のConfluenceを紹介しています。
編集後記
マクアケへの入社と同時に、ゼロベースから労務システムの内製化プロジェクトに携ったという清崎氏。お話の中で印象的だったのは、どのツールを導入するのかを決めるのに当たって、自分や所属部署だけでなく、社内全体での使い勝手の良さを重視されていたという点です。
ITツールの活用というと、いかにペーパーレス化や効率化が進められるかという点に目を向けがちですが、ツールを実際に使う人たちにとってハードルが低いものでないと浸透しません。清崎氏は「社員の誰もが使いやすい仕様になっているか」という視点で、ツールを選定・評価している印象を受けました。
今回ご紹介いただいたツールは、ITツールになじみがない方でも、比較的操作がしやすい仕様になっています。特に人事・労務は、社員からの申請に基づく業務が多い分野。これからペーパーレス化に向けて本格的に取り組んでいきたいという企業の方はぜひ参考にしてください。
SmartHR、Asana、ConfluenceはITトレンドからお問い合わせが可能です。ぜひ一度資料請求をしてみてください。
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