ラフール大澤さんに聞いた！おすすめのITツール

株式会社ラフール
大澤直人

ビジネスの最前線で活躍しているプロフェッショナルは、どんなITツールを活用しているのでしょうか。そのツールを教えてもらうことで仕事のコツや効率化、働き方を変えるヒントにつながるかもしれません。

今回は、株式会社ラフールの経営戦略室にて広報PR・ブランディング全般を行い、個人のTwitterで9000人を超えるフォロワーをもつ「おーさわ」こと大澤氏に広報・PRに必須のITツールをご紹介いただきました。広報やPR担当者はもちろん、人事や組織改善に悩む経営者の方も必見です！

ゲストプロフィール

株式会社ラフール　経営戦略室広報PR／ブランディング
大澤直人氏
広告代理店、PR会社にて、大手菓子メーカーや自動車メーカーのプロモーション企画を担当。その後、広報PR・マーケティングを中心としたフリーランスを経て、2019年株式会社ラフールに入社。現在は経営戦略室にて組織改善ツール「ラフールサーベイ」の広報PR・ブランディング全般をはじめ、メンタルヘルス、ウェルビーイングをテーマに医療/人事専門誌などに寄稿を行っている。

大澤さんが紹介する３つのITツールはこちら

今すぐサービスを確認したい方はこちら
・Googleアラート×Inoreader　/　RSSリーダー
・Notion　/　オールインワンワークスペース
・ラフールサーベイ　/　離職防止・定着率向上ツール

はじめに

ーーー大澤さんの業務、ミッションを教えてください。

株式会社ラフールで、主に広報とPR、ブランディングに関する業務を行っています。人事と連携して採用や社内報作りにも関わっています。広報PR業務では、自社の取り組みの周知や商材への取材依頼をもらうための報道機関へのアプローチなどをしています。基本的にはフルリモートワークですが、まだまだ報道機関や官公庁へのプレスリリース送付はFAXが必要なこともありますし、朝起きて「出社したほうが捗りそうな気分だな」と思うこともあるので週１、２回は出社しています。

Googleアラート×Inoreader

主に広報やマーケティングの業務に携わるので、業界のトレンドや、他社の動向などは常にキャッチアップしたいと思っています。以前からGoogleアラートを使って情報収集していたのですが、もっと見やすくしたいと感じていました。そこでInoreaderと組み合わせてみたら、非常に見やすく情報収集が簡単になりました。

↑Googleアラートの設定画面

私の場合、自社サービスに関連したHR系のキーワードやウェルビーイング、メンタルヘルスなどのキーワードをGoogleアラートで設定し、Inoreaderに連携して表示させています。さらにマーケティング、カスタマーサクセスなどの話題にも興味があるので、いろいろなキーワードを集めてまとめています。

↑Googleアラートと連携したInoreaderの画面

Inoreaderにあがってきたニュースは、社内のSlackの「業界ニュース」のチャンネルで共有したり、自分のSNSのネタとして興味あるトピックスをさらに深掘りしたりしています。特定のメディアをブックマークすることもありますが、それだけだと情報が偏ってしまうと思うので、Googleアラートでキーワードだけ指定しておいて広く情報を集められるのがいいですね。

ーー社内で共有したりするときに、何かコメントをつけるといった大澤さんのルールはありますか？

記事のURLだけを貼って送っても、みんな日々業務が忙しいため見ないだろうなと思うので、該当記事のちょっとしたサマリーを３くらい絞ってトピックを分かりやすく書くようにしています。Twitterで発信するときと似ているんですけど、文章を要約してポイントを絞るように意識していたら、それがだんだん自然とできるようになってきて。今、どの企業と連絡するときも手段がチャットやメール中心なので、端的に物事を伝える力が役立っているように思いますね。

ーー社内の反響はいかがですか？

元々は、中途採用で入社したときに、社内で自分を覚えてもらおうと思って始めたんですよ。「おーさわニュース」みたいな感じで、毎日トピックスを流していったことで、結構早い段階でいろいろな人に名前を覚えてもらえました。「何かあったら、ちょっと大澤に聞いてみよう」って思ってもらえたので、中途入社の方とか、新卒入社の社員にもおすすめしています。

Q:どんなときに使っているか: 出勤前や移動時です。あまり「仕事」として考えていないので、時間が空いているときや夜に見ることも多いですね。
Q.気に入っている機能: GoogleアラートとInoreaderの連携設定の楽さと、見やすさです。
Q.このツールがおすすめの企業: ニュースのキャッチが必須の広報やPR担当者はもちろん、業界の情報を得たい営業やマーケティング担当の方にもおすすめです。

■Googleアラートの設定方法

STEP１：Googleアラートにアクセス＆ログイン
http://www.google.co.jp/alerts#

STEP２：キーワードを設定

STEP３：オプション設定

①「配信先」にて、「RSSフィード」を選択

②アラートを設定

STEP４：Inoreaderへの設定準備

①キーワード横にある「アンテナマーク」にカーソルを合わせて右クリック

②「リンクのアドレスをコピー」をクリック

■Inoreaderの設定方法

STEP１：Inoreaderにアクセス＆ログイン
https://www.inoreader.com/

STEP２：キーワードを設定

①左上検索窓に、Googleアラート設定方法STEP4②でコピーしたものを貼り付け

②「フィードを追加」を選択し、「購読」をクリック

STEP３：タイトルの設定

①左中央「購読アイテム」の下にキーワードが追加される

②「Googleアラート - ◯◯」と表示されるので右クリックし、「購読アイテムの名前を変更」から変更

おーさわさんのnoteから引用

Notion

タスク管理や議事録、メモに使っています。正直、もっと使いこなしている人はいると思うのですが、ライトな管理ツールとして使っていて満足しています。広報の仕事は、締切を意識して動くことが多いのでタスクをカレンダーに登録していたのですが、ほかのタスクやMTGの予定など、なんだかごちゃごちゃしてきたのが気になっていました。そこで、Notionを使っている人の話を聞いたときにちょうど良さそうだったので導入しています。

↑大澤さんのNotionのスクリーンショット

メモも以前は自分宛てのSlackで送信したりしていましたが、Notionに一元化したことで、メモのついでにタスクを振り返られるようになりました。タスクの更新漏れでずっとそのまま、ってことがなくなったのでよかったです。

Q:どんなときに使っているか: タスク管理や議事録の作成、ちょっとしたメモをとるとき。
Q.気に入っている機能: 分かりやすいUI、UX。カスタム性もあるので、自分の見やすいように使えるのはすごく便利です。
Q.このツールがおすすめの企業: タスク漏れしやすい方や、いろいろな情報を一元管理したい方におすすめです。

Notion

株式会社ノースサンド

《Notion》のPOINT

ドラッグアンドドロップでドキュメントを管理
オリジナルのタグを設定可能
ほかのツールの内容をNotion内に埋め込み可能

Notionの製品詳細ページはこちら

※ITトレンドでは、株式会社ノースサンド様が代理店のNotionを紹介しています。

ラフールサーベイ

ラフールサーベイは、一言で言うと組織改善ツールです。一般的なサーベイシステムは、アンケートなどの結果を組織側だけが把握できるものが多いですが、ラフールサーベイは、個人が自身のメンタルやフィジカルを可視化でき、セルフケア向けの動画や記事コンテンツを利用することができます。日本人は特にセルフケアの意識が高くないと言われていますので、その改善に活かせるツールだと思っています。

具体的には、朝と晩に、自分の体調、その日の気持ちをクラウドやアプリに入力します。毎朝晩チェックすることで自己認知がすごく高まるんですよね。例えば「今日なんかダメだったな」「すごく調子よかったな」とか、セルフケアを行う上で今の状態を知るっていうのが一番大事だと思っています。振り返ったときに、過去の状態を把握できていることで、予防や対策ができるようになります。

↑大澤さんのコンディションの変化を確認できる画面

ちなみにコンディション入力をすると「ラフコイン」がもらえるので、それを最初のモチベーションにする人もいますよ。ラフコインは、ラフールサーベイ内で同僚に感謝のメッセージを送れる機能「感謝のキモチ」と一緒に贈ったり、コンビニでコーヒーと交換したりできる福利厚生ツールです。

はじめはコイン目的でコンディションを入力しても、いずれ習慣化するようにちょっとしたゲーミフィケーション要素に取り組んでいます。

↑大澤さんに送られた「感謝のキモチ」メッセージ

ーーサーベイの回答で気をつけることはありますか？

なるべく正直に答えることが大切ですね。回答内容に応じて、「こういうところがストレスの要因かもしれません」という分析メッセージが表示されるんですが、客観的に「こういうことでストレスを感じていたんだな」ということを知るのって、大事だと思います。

ーー個人のコンディション管理を行うと組織にもメリットがありますか？

組織を変えたいと思ったとき、「組織は個人の集合体。個人が変われば、組織が変わる」というのが弊社のコンセプトの一つです。人から組織が成り立っているので、個人個人がちゃんと心身ともに健康な状態でないといけません。組織の土台として、個人の健康をちゃんとケアした上で会社としての対策を打つべきだと思っています。「個人をちゃんと変えていく」というところは、すごく固い意志をもってやっています。

ーーラフールサーベイ上の社員同士のコミュニケーション（感謝のキモチ）と、通常のチャットなどとのやり取りで違うところはありますか？

Slackのメッセージも嬉しいですけど、それとは別に「感謝のキモチを通してあらためて感謝を伝えられると嬉しい」という声も聞きます。感謝の気持ちを伝えられる人って意外と少ないと思うんですけど、感謝してもらえればやっぱり嬉しく、お返ししたいと思うことが多いので、ツールを活用することでいい循環をつくれると思います。

Q:どんなときに使っているか: 朝起きたタイミングと１日の終わりに振り返りとして、コンディションチェックを行っています。また寝る前にセルフケア動画などを観て、気持ちを整えるようにしています。そのほかに、年に２回「ディープサーベイ」と、月に１回「ショートサーベイ」に回答しています。
Q.気に入っている機能: コンディションのチェックだけではなく、コインも貯まることで従業員同士で還元し合え、福利厚生としても利用できる点。
Q.このツールがおすすめの企業: 離職率が高い、生産性を高めたいと思っている企業様、フルリモートワークを導入している企業様などです。例えば在宅でひたすら仕事をしていると、特に単身の方は精神的にめちゃくちゃきついと思うんですよ。個人でコンディション管理をしたり、社員同士でメッセージを送り合ったりできると、とてもいいと思います。人事の方や経営者の方で課題感をもっている方がいらっしゃればおすすめです。