インストール型の顧客管理システム（CRM）の始め方と台帳づくり

ITトレンドがおすすめする製品・サービス

■利用する台数別

• パソコン1台で使う：BIG 顧客管理 NEO
• 複数台のパソコンで共有する：BIG 顧客管理 NEO

■台帳の使い方別

• 取引・対応履歴の記録：BIG 顧客管理 NEO、顧客管理Super2
• 帳票・書類の作成：顧客管理Super2、NEWPRM
• 顧客の分析・グループ分け：顧客管理Super2、BIG 顧客管理 NEO
• 自社にあわせた台帳項目の設定：SMILEBS2ndEditionCRMQuickCreator、NEWPRM

インストール型の顧客管理システムとは

インストール型の顧客管理システムは、インターネット上のサービスではなく、自社のパソコンにソフトを入れて使う形態です。ここでは、使い方の種類と、表計算ソフトで作る顧客台帳との違いを確認します。

パソコンに入れて使う顧客台帳ソフト

インストール型の顧客管理システムは、購入したソフトをパソコンにインストールし、取引先や得意客の情報を登録して使います。会社名や担当者名、住所、電話番号に加え、取引の内容や対応のメモを顧客ごとにまとめておけます。

データはパソコンの中や社内の機器に保存されるため、インターネットにつながっていない場面でも台帳を開けます。「顧客管理ソフト」「顧客台帳ソフト」とも呼ばれ、パッケージ製品として販売されています。

1台で使う形と社内LANで共有する形

使い方は、パソコン1台で使う形と、社内LANで複数台から共有する形に分かれます。社内LANとは、社内のパソコン同士をつなぐネットワークです。

1台で使う形は設定が簡単で、事務担当者が1人で台帳を管理する場合に向いています。複数の担当者が同じ台帳を使う場合は、1台をデータの保存先にして、ほかのパソコンから接続する共有型を選びます。共有に対応しているか、何台まで同時に使えるかは製品ごとに異なるため確認が必要です。

表計算ソフトの顧客台帳との違い

表計算ソフトでも顧客台帳は作れますが、顧客管理システムには顧客情報を管理するための機能があらかじめ用意されています。例えば、入力画面や検索、履歴の記録、宛名印刷といった機能です。

表計算ソフトでは、1人の顧客に対する複数回の取引や対応を1行にまとめにくく、経緯を追うのが難しくなりがちです。顧客ごとに履歴を時系列で残せる点は、専用の仕組みを使う利点の一つです。

インストール型の顧客管理システムが向くケース

CRMには、インストール型のほかにクラウド型もあります。どちらがよいかは、利用する場所や人数、費用の払い方で変わります。インストール型が向いているのは、次のようなケースです。

事務所や店舗の中で使う場合

顧客台帳を見るのが主に事務所や店舗のパソコンで、外出先から確認する必要が少ない場合は、インストール型が向いています。インターネットの回線状況に左右されずに台帳を開ける点が利点です。

一方で、営業担当者が外出先のスマートフォンから顧客情報を確認したい場合は、インストール型では対応が難しいことがあります。社外での利用が多いなら、クラウド型も含めて検討しましょう。

月額の利用料をかけたくない場合

インストール型には、ソフトを一度購入すれば使い続けられる買い切りの製品があります。毎月の利用料を払う形を避けたい場合や、利用人数が少なく長く使う予定の場合に検討されます。

ただし、買い切りでも、問い合わせ対応や新しいOSへの対応版の提供に、別途保守料や更新費用がかかる場合があります。購入前に、購入後にかかる費用の有無と金額を確認しておくと、想定外の出費を避けられます。

顧客管理システムをインストールして使い始める手順

インストール型の顧客管理システムは、準備から使い始めるまでの作業を自社で進めるのが基本です。ここでは、動作環境の確認、インストールと初期設定、既存の顧客リストの取り込みという3つの手順を紹介します。

パソコンの動作環境の確認

最初に、使う予定のパソコンが、ソフトの動作環境を満たしているかを確認します。対応するOSの種類とバージョン、必要なメモリやディスクの空き容量が主な確認項目です。

Windows向けのみの製品もあるため、Macを使っている場合は特に注意が必要です。共有型で使う場合は、データの保存先にするパソコンやNASと呼ばれるネットワーク接続の記憶装置が使えるかも確かめましょう。体験版があれば、実際の環境で動作を試してから購入すると安心です。

インストールと初期設定

次に、ソフトをインストールし、初期設定を行います。会社情報の登録や利用者の作成、顧客の分類方法の設定が主な作業です。

顧客の分類は、取引先の業種や地域、得意客かどうかといった、後で絞り込みたい単位で決めておくと便利です。共有型の場合は、データの保存先の指定と、各パソコンからの接続設定も必要です。手順書や設定の手引きが用意されているか、電話などで相談できるかは製品ごとに違うため、購入前に確認しておきましょう。

既存の顧客リストの取り込み

表計算ソフトや年賀状ソフトで管理していた顧客リストがあれば、CSV形式で書き出して取り込みます。CSVとは、項目をカンマで区切って保存するファイル形式で、多くのソフトで読み書きできます。

取り込む前に、同じ顧客の重複や、住所や会社名の表記ゆれを整えておきましょう。取り込む際は、元のリストにある列とソフト側の項目を対応づける作業が必要です。最初に数件だけ試して結果を確かめてから全件を取り込めば、やり直しの手間を抑えられます。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でCRMの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

顧客台帳を日々の業務に活かすCRMの使い方

顧客台帳は、登録して終わりではなく、日々の業務で使うことで価値が生まれます。インストール型CRMの代表的な3つの活用場面を紹介します。どの機能があるかは製品によって異なるため、目的にあうかを確認しましょう。

宛名印刷とDMの送付

顧客台帳に登録した住所を使って、はがきや封筒の宛名を印刷する使い方です。案内状や季節のあいさつ、キャンペーンのDMを送る際に、宛名を手書きしたり別のソフトに入力し直したりする手間を減らせます。

地域や得意客といった分類で送付先を絞り込めれば、目的にあう顧客だけに送れます。製品によって、対応するはがきや封筒、ラベル用紙の種類が違うため、自社で使う用紙に対応しているかを確認しておきましょう。

購入・来店履歴の記録

顧客ごとに、購入した商品や来店日、問い合わせの内容を記録しておく使い方です。履歴がまとまっていれば、前回の購入内容をふまえた提案や、しばらく来店のない顧客への連絡に役立ちます。

担当者が変わっても、過去のやり取りを確認できる点も利点です。履歴の入力が続かないと活用できないため、記録する項目を絞り、入力するタイミングを決めておくと定着しやすくなります。

契約更新日や記念日の管理

保守契約やリースの更新日、顧客の誕生日といった日付を登録しておき、近づいた顧客を一覧で確認する使い方です。更新の案内の出し忘れを防ぎ、適切な時期に連絡できます。

製品によっては、指定した日数前に画面で知らせる機能を持つものもあります。通知の機能がない場合でも、日付で並べ替えたり絞り込んだりできれば、定期的に一覧を確認する運用で対応できます。

インストール型CRMで顧客データを守る管理方法

インストール型の顧客管理システムでは、データが自社のパソコンや機器に保存されるため、その管理も自社の役割です。氏名や住所といった個人情報を扱うため、故障や紛失、不正な利用に備えておきましょう。

定期的なバックアップ

パソコンの故障や誤操作に備えて、顧客データのバックアップを定期的に取りましょう。製品によっては、バックアップの機能が用意されています。

バックアップは、ソフトが入っているパソコンとは別の場所に保存することが大切です。同じパソコンの中だけに置くと、故障した際は元のデータと一緒に失われるおそれがあります。外付けの記憶装置などに保存し、実際に復元できるかも一度試しておくと安心です。

パソコンの入れ替えとアクセスの制限

パソコンを買い替える際は、ソフトの再インストールとデータの移し替えが必要です。新しいパソコンでライセンスを使えるか、移行の手順が用意されているかを事前に確認しておきましょう。

あわせて、パソコンや顧客管理システムにパスワードを設定し、使う人を限定することも大切です。古いパソコンを処分する際は、顧客データが残らないよう消去してから手放しましょう。

パソコンで使う顧客管理ソフトの比較表

手元のパソコンや社内の機器で顧客台帳を作れる顧客管理ソフトを、台帳づくりに役立つ機能で比べられるようにまとめました。

顧客台帳づくりに使える顧客管理ソフト

手元のパソコンや社内のサーバに入れて、自社用の顧客台帳を作れる顧客管理ソフトを紹介します。対応OSや複数端末での利用方法、帳票の出力形式などは、資料や体験版で確認しましょう。

まとめ

インストール型の顧客管理システムは、パソコンにソフトを入れて顧客台帳を作る形態で、事務所や店舗の中で顧客情報を整理したい中小企業に向いています。動作環境を確認してインストールし、既存のリストを整えてから取り込むと、スムーズに使い始められます。宛名印刷や履歴の記録に活用しつつ、バックアップも欠かさず行いましょう。対応する台数や機能はCRM製品ごとに異なるため、資料請求して比較してみてください。