「CRMと名刺管理ツールの違いとは？」IT製品の比較・資料請求サイトは「ITトレンド」

CRMと名刺管理ツールの違い（1）機能面

CRMと名刺管理ツールは、機能面で違いがあります。CRMは顧客情報を集めるための幅広い機能が用意されていています。その基本となるのが「顧客データベース」です。このデータベースに顧客情報を中心とした商談状況や訪問スケジュール、売り上げの見込み、接触情報、販売履歴などをデータ化して蓄積し、管理します。そのため、CRMにアクセスすれば、営業担当などの商談がどこまで進んでいるかの進捗や、先の予定なども分かるのです。CRM/SFAというように、営業支援システム（SFA）と組み合わせて呼ばれることもあります。

CRMは、顧客の名称・住所・連絡先などの基本情報のほかに、好みや販売履歴、問い合わせ履歴なども確認できる機能も備えています。その機能を活用し、コールセンターやお客様情報センターなどのコンタクトセンターでも利用されています。

また、最近は低価格化が進み、限られたライセンスであれば無料で利用できるクラウド型のサービスも登場しています。

一方で名刺管理ツールは、名刺データを取り込んで管理する機能が中心のシンプルなツールです。関連したデータを更新して常に最新に保つ機能も備えていますが、CRMのように多機能なツールではありません。機能が限られているため、一般的に低価格で販売されています。

CRMと名刺管理ツールの違い（2）利用目的

両者は機能の違いからも分かるように、利用する目的が異なります。CRMは、もともと顧客との関係を管理する手法です。この手法をITで実現するのがCRMシステムです。その目的は大きく2つあります。1つは「顧客満足度の向上」です。顧客からの要求や問い合わせに迅速に対応し、良好な関係を築いて維持します。コンタクトセンターでは、主にこの目的で利用される場合が多くあります。

もう1つの目的が、「売り上げのアップ」です。販売現場に導入することで、営業担当者を効率的に管理し、販売力の向上を支援します。CRMを活用することで、営業の進捗が遅れている、あるいは販売目標に達していない担当者を見つけて、解決策を指示できるようになります。営業やマーケティング部門では、主にこちらの目的で利用される場合が多くあります。

一方、名刺管理ツールは、名刺データの入力と管理の効率化が目的です。これまで名刺は個人で溜め込んでいるのが一般的でした。この名刺をツールでデジタル化することで、全社で共有できるようにするのです。名刺データは販売促進に活用することも可能であるため、売上の拡大を狙って導入する企業もあります。

CRMと名刺管理ツールの違い（3）管理データ

CRMと名刺管理ツールでは、取り込んで管理するデータにも違いがあります。

CRMを営業部門などで利用する場合には、顧客ごとに営業活動情報などのデータを管理します。これらの顧客データを蓄積することで営業上の問題点の迅速な把握をはじめ、販売マニュアルの作成なども可能となります。

コンタクトセンターで利用する場合には、電話やメールなどのお客様からの問い合わせ情報のデータが中心となります。データが蓄積されることで、よくある問い合わせについてはFAQを作成することもできるようになります。そうなると、問い合わせ対応時間の短縮にもつながるでしょう。

一方、名刺管理ツールはスキャナで名刺の情報を取り込みます。具体的には、会社名や部署名、担当者名、郵便番号、住所、電話番号などの名刺に印刷されている内容をデータ化します。データの取り込みは、社内で入力することも、スマートフォンのカメラで撮影してクラウドサービスのデータベースに蓄積することもできます。支店などに分散している担当者の名刺情報を本社で一括管理すれば、顧客との関係強化や、休眠顧客の掘り起こしなどにも役立てることができるようになるでしょう。

機能・目的・コストを検討、最適なツールの導入を

説明してきたように、CRMと名刺管理ツールは明らかに機能や目的、管理するデータで明らかに違いがあります。そして、CRMであっても名刺管理ツールでも、導入効果を得るためには、自社のビジネス戦略と、そのために必要なデータ収集を確認することが第一歩になります。その上で機能、目的、コストなどの面を検討し、最適なツールを選択することが大切です。