CRMと名刺管理ツールの違いとは？機能・目的別に徹底解説！

CRMの機能とメリット

CRMとは、「Customer Relationship Management」の略で、顧客と良好な関係を構築・維持していく施策やその施策を助けるシステムのことです。顧客関係管理とも訳され、顧客満足度の向上や自社商品の競争力を高める目的で活用されます。身近な例でいえば、店舗のポイントカードがCRM戦略としてあげられます。ここではCRMの主な機能とメリットについて解説します。

顧客情報の管理機能

顧客情報管理の機能は、CRMの基本ともいえる機能です。顧客の社名・住所・メールアドレスなどの顧客プロフィールや購買履歴に加え、その顧客とのコミュニケーション履歴を詳細に記録し、システムで一元管理します。

既存顧客や見込み顧客の情報を集中管理すれば、営業担当者をはじめ一部の部署でしか持ち得なかった情報も社内で共有可能です。これらの情報はデータ分析に活かせるでしょう。

顧客分析機能

CRMでは、顧客の購買情報や年齢層などの情報を管理するため、これらのデータをもとにした分析機能が搭載されています。例えば、既存顧客の購買傾向からターゲットメールの送付相手や時期を見極めたり、一度離脱してしまった顧客の行動履歴から自社の課題を分析したりできます。

CRM分析により、より最適なプロモーション活動を行えるでしょう。既存顧客の売上向上のほか、休眠顧客の掘り起こし・新規顧客の開拓が期待できます。

プロモーション管理機能

CRMシステムにはメールや広告の自動配信機能をそなえた製品が多くあります。蓄積された顧客データをもとに、購買頻度・金額・居住地など、さまざまな条件でターゲットを抽出できるため、メーリングリストを作成するよりも短時間で効率的に配信可能です。また、予約配信やステップメールにも対応しています。

営業支援機能

近年では、SFA（営業支援システム）の機能を持ち合わせた製品も増えています。代表的なSFAの機能は、商談・案件管理をはじめ、スケジュール・日報・タスク・予実管理機能です。また製品によっては、ルート営業の地図機能などもあります。

CRMへ登録した顧客データをもとに営業支援を行えるため、個別にツールを導入するよりも入力や連携作業の効率化が可能です。

なお以下のボタンから、CRMとSFA機能を有したツールやおすすめのCRMシステムをまとめて資料請求できます。どういったツールがあるのか気になる方やどんなCRMを導入するかお悩みの方はぜひお試しください。

名刺管理システムの機能とメリット

名刺管理システムは、ビジネスにおいてやり取りする名刺の管理に特化したシステムです。近年はクラウド型を中心に導入されています。ここからは名刺管理システムの主な機能とメリットを解説します。

名刺のスキャン機能

名刺管理システムの基本機能として挙げられるのが、名刺のスキャン機能です。手書きや印字された名刺の文字をカメラで読み込み、データに変換するOCR機能で簡単に名刺をデータ化できるのが特長です。手入力の手間が省けるほか、入力ミスも防げます。

検索機能

名刺をデータ化せず、カードケースで保存していると、取引先が増えた際に目的の名刺を見つけることが難しくなってしまいます。しかし、名刺管理システムの検索機能を利用すれば、確認したい会社名や担当者名を入力するだけで名刺情報にたどり着けるため、業務の効率化につながるでしょう。

マルチデバイスへの対応

名刺管理システムの多くがマルチデバイスに対応しています。そのため、営業先や移動中にスマートフォンのカメラでスキャンを行えば、すぐにデータをコンピュータにも反映できます。作業効率の向上だけでなく、情報共有の迅速化も期待できるでしょう。

また、スマートフォンからいつでも名刺情報を確認できるため、どこにいても取引先とコミュニケーションが取れるようになります。

以下の記事では、名刺管理ツールのおすすめ製品について、価格・機能・特長・アプリ対応の有無を比較できます。名刺管理に特化した製品をお探しの方はぜひご覧ください。

CRMと名刺管理の違いとは？

CRMには、一機能として名刺管理をそなえたものも多くあります。また、名刺管理ツールもCRMと連携可能な製品があり、どちらを導入すべきかお悩みの方は多いでしょう。ここでは、CRMと名刺管理ツールの違いについて詳しく紹介します。

システムの目的

CRMと名刺管理は導入目的が大きく異なります。

【CRMの目的】

利益向上のために、顧客との関係性を強化する

【名刺管理の目的】

営業担当者の人脈を可視化・共有し、営業活動に活かす

なお、利益向上の手段として「顧客満足度の向上」を図るケースも多いでしょう。例えば、コンタクトセンターでは顧客満足度の向上を狙ってCRMを導入する企業がほとんどです。顧客情報を共有し、顧客からの要求や問い合わせに迅速に対応します。顧客の求める最適なサービスを提供することは、顧客との信頼関係を生み、関係性の維持に役立つでしょう。

対して名刺管理は、主に営業活動を支援するものです。これまで名刺は個人で溜め込んでいるのが一般的でした。しかし近年では名刺データの入力・管理業務の効率化を目的に、無料または低コストの名刺管理ツールの導入がすすんでいます。さらに、名刺データは販売促進への活用も可能なため、売上の拡大を狙って導入する企業もあります。

管理対象のデータ

CRMと名刺管理ツールでは、取り込んで管理するデータの内容にも違いがあります。

【CRMで管理する顧客データ】

• ●氏名・年齢・企業名などの基本情報
• ●購買履歴（商品名・日付・金額など）
• ●問い合わせ・クレーム履歴

【名刺管理ツールで管理する顧客データ】

●企業名・部署名・担当者氏名・連絡先などの名刺に書かれた情報

CRMが管理するのは顧客に関するあらゆる情報です。そのため、幅広い用途に用いられます。対して、名刺管理ツールに保管するのは名刺に書かれた情報です。名刺管理ツールは担当者の引き継ぎをスムーズにしたり、休眠顧客の掘り起こしに活用されたりします。

ここでは最新のCRM資料請求ランキングを確認できます。人気製品を参考に導入を検討したい方はぜひご覧ください。

CRMと名刺管理の違いを理解して最適なツールの導入を！

CRMと名刺管理ツールは、機能・目的・管理するデータ内容に違いがあります。自社で導入する際には、ツール導入によりどんな課題を解決したいのかを明確にしたうえで、導入製品を比較・検討しましょう。

以下の記事では、CRMシステムやCRM・SFA機能の搭載された製品について、価格や機能を比較できます。ぜひ製品選びの参考にしてください。

関連記事

watch_later 2023.08.28

【2023年】CRMツール18選徹底比較！機能や選び方も解説

続きを読む ≫