ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■AI機能の用途別
- AIによる社内文書の検索・質問回答：楽々Document Plus、MyQuick、COGENT AI Cabinet、NotePM、Helpfeel（ヘルプフィール）、RM-Expert Light
- AIによる属性の自動抽出・登録：OPTiM 文書管理 with AI-OCR、楽々Document Plus、MyQuick、WAN-RECORD Plus
- 文書の自動分類・タグ付け：WAN-RECORD Plus、AcquiaDAM
- ■提供形態別
文書管理システムのAIの活用方法
文書管理システムのAIは、大きく「探す」「読む」「登録する」の3つの作業を補助します。キーワードが思い出せない文書を探したり、長い文書の要点をつかんだり、書類の情報を入力したりする手間を減らせるでしょう。ここでは代表的な機能を紹介します。
自然な言葉で探せるAI検索
AI検索は、「昨年の取引先との保守契約の更新条件」のように、話し言葉で入力した内容から関連する文書を探す機能です。従来のキーワード検索では、ファイル名や本文に同じ言葉がないと見つからない場合がありました。
AI検索では、言葉の意味の近さをもとに文書を探すため、表現が違っていても候補を見つけやすくなります。ただし、検索の対象となるのは、システムに登録され、本文を読み取れる文書に限られます。スキャンした画像の書類は、事前に文字を読み取る処理が必要です。検索の対象に含めるフォルダや文書の種類を設定できる製品もあるため、導入時に範囲を決めておきましょう。
生成AIによる要約と質問への回答
生成AIと連携した文書管理システムでは、保管された文書の内容をもとに、質問への回答や要約を作成できる場合があります。生成AIとは、文章などを新たに作り出すAIのことです。
例えば、「出張旅費の上限はいくらか」と質問すると、規程類から該当箇所を探し、回答と参照元の文書を示す使い方があります。マニュアルや規程を読み込む時間を減らせるため、社内の問い合わせ対応の負担軽減も期待できます。回答の正誤は参照元で確認することが前提です。質問の内容によっては、該当する文書が見つからないと回答される場合もあります。
属性の自動抽出と分類
文書を登録する際に、AIが書類の内容を読み取り、取引先名や日付、金額などの属性を自動で抽出する機能もあります。紙の書類は、AI-OCRで文字を読み取ってから抽出を行います。AI-OCRとは、AIを使って画像から文字を読み取る技術です。
担当者は抽出された内容を確認し、誤りがあれば修正するだけで登録できます。文書の種類を判別し、保存先のフォルダや分類を提案する機能を持つ製品もあります。入力の手間が減るほど、登録漏れや分類のばらつきを抑える効果も期待できます。
文書管理システムと生成AI連携の仕組み
文書管理システムで生成AIを使う場合、社内の文書をどのように回答に使うかが重要です。ここでは、生成AI連携で用いられるRAGという仕組みと、権限や版の扱いについて解説します。仕組みを理解しておくと、製品の説明を比べるときに役立ちます。
社内文書を回答に使うRAGとは
RAG（検索拡張生成）とは、質問に関連する文書をまず検索し、その内容を生成AIに渡して回答を作らせる仕組みです。生成AIが学習済みの知識だけで答えるのではなく、社内の文書にもとづいて回答できる点が特徴です。
回答の根拠となった文書を示せるため、利用者は元の文書で内容を確かめられます。一方で、検索の段階で適切な文書が見つからないと、回答の質も下がります。RAGの精度は、生成AIの性能だけでなく、文書の整理状況や検索の仕組みにも左右されます。
閲覧権限と最新版の扱い
生成AIの回答に社内文書を使う際は、利用者が閲覧できない文書の内容が回答に含まれないことが重要です。文書管理システムに設定した閲覧権限を、AIの回答にも反映できるかを確認しましょう。
また、規程やマニュアルは改訂が繰り返されるため、古い版をもとに回答されるおそれがあります。最新版だけを回答の対象にできるか、版の情報が回答とともに表示されるかも確認したいポイントです。版管理の機能とAIの連携は製品によって異なります。改訂のたびに古い版を回答の対象から外す運用が必要かどうかも、あわせて確認しておくとよいでしょう。
文書管理システムでAIを使うときの注意点
AIは文書業務の負担を減らす一方で、誤った回答や情報管理のリスクも伴います。導入後に想定外の問題が起きないよう、運用の前提として押さえておきたい3つの注意点を解説します。社内の利用ルールづくりにも役立ててください。
誤回答に備えて参照元を確認する
生成AIは、事実と異なる内容をもっともらしく回答する場合があります。RAGを使っていても、関連の薄い文書を参照したり、複数の文書の内容を誤って組み合わせたりするおそれがあります。
そのため、AIの回答は最終的な答えとしてではなく、文書を探す手がかりとして使う運用が安全です。契約や法令に関わる内容は、必ず参照元の文書を確認するルールを設けましょう。回答の誤りを報告し、改善につなげる仕組みがあるかも確認しておくと安心です。
機密文書の扱いと学習への利用を確かめる
文書管理システムには、契約書や人事資料など機密性の高い文書が保管されています。生成AIと連携する際は、文書の内容がどこで処理され、AIの学習に使われるかを確認する必要があります。
確認したいのは、外部のAIサービスを利用するかどうか、入力した内容が学習に使われない設定になっているか、データの保存場所と保存期間です。個人情報を含む文書をAIの対象にするかどうかも、社内ルールで決めておきましょう。情報システム部門と事前に相談することをおすすめします。
元の文書を整理しておく
AIの検索や回答の質は、保管されている文書の状態に左右されます。同じ内容の文書が複数あったり、古い文書が残っていたりすると、AIが適切な文書を選べない場合があります。
AIを導入する前に、不要な文書の整理や命名ルールの統一、保存期限を過ぎた文書の廃棄を進めておくとよいでしょう。文書管理規程を見直し、登録の手順を決めておくことも大切です。整理された状態を保つことが、AIを長く使い続けるための前提となります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で文書管理の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
AI搭載の文書管理システムを比較する選び方
AI機能を持つ文書管理システムを選ぶ際は、機能の名称だけで判断せず、自社の文書で期待どおりに動くかを確かめることが大切です。ここでは、試用やデモの段階で確認したい3つのポイントを紹介します。
自社の文書で検索と回答を試す
AI検索や生成AIの回答が業務で使えるかは、自社の文書で試してみないと判断しにくいものです。デモ用のサンプル文書では、自社特有の用語や書式に対応できるかがわかりません。
試用の際は、実際の規程やマニュアルを一部登録し、社員がよく問い合わせる質問を入力してみましょう。回答とともに参照元が示されるか、検索結果に目的の文書が含まれるかを確認します。試用に使う文書は、機密性の低いものを選ぶと安心です。
対応するファイル形式とOCRの範囲を確認する
AIが内容を読み取れるファイル形式は、製品によって異なります。WordやExcel、PDFに加えて、画像ファイルや図面、手書きの書類にどこまで対応しているかを確認しましょう。
紙の書類が多い場合は、AI-OCRで抽出できる項目を自社の書類で試すことが重要です。帳票の種類が多い場合は、読み取りの設定を追加する手間も確認しておきます。読み取り結果を確認・修正する画面の使いやすさも、日々の登録作業の負担を左右します。
権限設定や運用ルールとの整合を確認する
AI機能は、文書管理システム全体の権限設定や運用ルールとあわせて機能することが求められます。部署や役職ごとの閲覧権限がAIの検索や回答にも反映されるかを確認しましょう。
また、AIの利用状況や質問の履歴を管理者が確認できるかも重要です。履歴があれば、よくある質問をもとに文書を改善したり、不適切な利用がないかを確認したりできます。AI機能が追加料金の対象かどうかも、資料請求の段階で確認しておくと安心です。
AI搭載の文書管理システムのAIを運用するコツ
文書管理システムのAIは、導入後に参照する文書や利用ルールを整えていくことで、回答や検索の質を保ちやすくなります。ここでは、運用で意識したい3つのコツを紹介します。
参照させる文書を絞って始める
最初から全社の文書を対象にせず、規程やマニュアルなど内容が定まっていて更新の少ない文書から始めましょう。正解が明確な文書であれば、AIの回答が正しいかを確認しやすく、改善点も見つけられます。
対象を広げる際は、部署ごとに文書の整理状況を確認します。重複した文書や古い資料が残っていると、AIが参照する情報にばらつきが出るため、広げる前に整理の担当を決めておきます。
改定時の旧版の扱いと更新担当を決める
規程やマニュアルが改定されたとき、旧版を検索や回答の対象から外す手順を定めておきます。旧版が残ったままだと、AIが古い内容をもとに回答するおそれがあります。
文書ごとに更新を担当する部署を決め、改定時にシステムへ登録するまでの期限も取り決めましょう。担当部署が分かれば、利用者が回答に疑問を持ったときの確認先も明確です。
利用状況を見て検索の設定とルールを見直す
検索に使われた言葉や、回答が役立たなかったという利用者の声を集め、検索結果が不十分な文書を洗い出します。属性の付け方やタグの運用ルールを見直すことで、探しやすさの改善につなげられます。
見直しは月次などの区切りで行い、結果を利用部門に共有しましょう。使い方の事例が広がると、AIの回答を確認する習慣も定着しやすくなります。
AI機能搭載の文書管理システム一覧
この記事で紹介する文書管理システムのうち、製品ページでAI機能を確認できる製品を一覧にまとめました。AIが担う範囲や機能の違いを比較してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| OPTiM 文書管理 with AI-OCR | AIが文書を解析してタイトルや日付、要約などを抽出し、管理台帳を自動で作成。AI-OCRによる全文検索にも対応 |
| 楽々Document Plus | AI-Chat（RAG対応）で社内文書を対話形式で探せるほか、AI-OCRで属性を自動入力。クラウド・オンプレミス対応 |
| MyQuick | GPT連携によるAIの自動入力で台帳登録の手間を削減し、チャットベースのAI検索にも対応 |
| WAN-RECORD Plus | 生成AI機能（AIタギング）が文書から管理項目の値を抽出し、仕分けや判定も自動化 |
| COGENT AI Cabinet | 書類をAIナレッジベース化し、自然言語の指示でファイルの絞り込みから集計・要約まで実行 |
| NotePM | 社内ドキュメントをもとに回答するAIチャットボットや、AIによるマニュアル作成・要約に対応 |
| 活文 Contents Lifecycle Manager | 作成から保管・廃棄までの文書ライフサイクルを管理し、生成AI・自然言語処理AIとの連携で文書活用を促進 |
| AcquiaDAM | AIによる自動タグ付けでコンテンツ検索を効率化し、ブランドガイドラインに沿った管理を支援 |
| Helpfeel（ヘルプフィール） | AI検索とAIチャットで、日常的な言葉や曖昧な表現の質問からも社内のナレッジを提示 |
| RM-Expert Light | 紙文書と電子ファイルを統合管理し、AIと全文検索エンジンを併用した検索や類似文書検索に対応 |
AI機能搭載の文書管理システムの紹介
ここでは、AI機能を備えた文書管理システムを紹介します。AIが担う範囲と、対応する業務や機能を確認し、自社の課題にあう製品を選びましょう。
OPTiM 文書管理 with AI-OCR
- 口語での簡単指示で、非定型文書から指定の情報をAIが自動読取！
- 手書きに強いOCRでスキャンファイルもデータ化・全文検索可能！
- AIで申請書などの期限情報を自動読取・通知！管理をサポート！
株式会社オプティムが提供する「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」は、AIを活用してさまざまな文書を一元管理するサービスです。文書データをアップロードすると、AIが非定型の文書を判別してタイトルや日付、要約といった情報を抽出し、文書にあわせた管理台帳を自動で作成します。紙文書のスキャンデータやPDF、Word、Excelに加え、DocuWorks文書や画像データもAI解析の対象です。AI-OCRで抽出した文字データにより、ファイルを横断した全文検索にも対応。AI解析はオプションのため、利用条件は資料で確認しましょう。台帳への手入力に負担を感じている企業に適しています。
楽々Document Plus
- 契約書やISO、電帳法など幅広いドキュメントの管理に対応
- AI-OCR対応でデータ入力不要。手書きOCR検索にも対応。
- AI-Chatで生成AI検索。ほしい社内情報を対話形式で簡単に探せる
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、数十～数万人規模まで対応する文書管理システムです。生成AI連携により、対話型検索のAI-Chat（RAG対応）で膨大な社内文書から目的の情報を探せます。AI-OCRでは紙書類やPDFのテキストをデータ化し、ファイルから属性情報を自動で抽出して文書登録の手間を減らせる仕組みです。表記揺れの吸収や自然文検索に対応した全文検索も標準で搭載しています。導入形態はクラウドとオンプレミスから選べるため、機密文書を社内環境で扱いたい企業も検討できます。
MyQuick
- GPT連携が可能で、AIを活用して入力の手間を大幅減
- 文書保存時に独自ルール設定可能。高度な情報管理を実現
- 他システムのCSVファイル(台帳)とPDFデータを一括登録可能
インフォコム株式会社が提供する「MyQuick」は、GPT連携によるAIの自動入力機能を備えた文書管理システムです。自動入力は非定型の文書に対応しており、Excelの台帳がなく電子ファイルだけで管理している場合も、AIが管理情報をまとめて入力する仕組みです。チャットベースでAIが情報を検索する機能や、OCR機能による全文検索も搭載しています。バージョン管理や期限管理、ディレクトリ単位の権限管理にも対応し、厳格な文書管理が求められる企業でも運用ルールにあわせて使えます。
WAN-RECORD Plus
- 生成AIが文書を理解 抽出・判断・仕分けを自動化
- 紙文書・電子文書も動画も一元管理。検索してすぐ見つかる
- ナレッジを記録・共有。データを整備・継承
株式会社ＮＸワンビシアーカイブズが提供する「WAN-RECORD Plus」は、紙文書と電子文書を一元管理できるコンテンツ管理ストレージです。生成AI機能（AIタギング）を搭載しており、あらかじめ指定した抽出ルール（プロンプト）にもとづいて、文書から管理項目の値を自動で抽出・提案します。文書の仕分けや判定も自動化でき、テキスト情報が埋め込まれていないPDFや画像にも対応します。データ化されていない書類は貸出管理・所在管理の対象にできるため、紙と電子が混在する企業に向いています。
COGENT AI Cabinet
- 書類をAIナレッジベース化！プロンプトで欲しい情報を即座に抽出
- ペーパーレス化によって、省スペース化を実現
- 電子帳簿保存法に対応しているため、書類の保存は不要
株式会社Cogent Labsが提供する「COGENT AI Cabinet」は、書類をAIナレッジベース化するAI電子保存ナレッジベースです。AIアシスタントが「2段階プロンプト」を採用しており、自然言語の指示で対象ファイルを絞り込み、そのリストに対する集計や要約までをチャット感覚で行えます。AI OCR「SmartRead」との連携で、見積書や請求書などの紙書類をデータ化して取り込むことも可能です。電子帳簿保存法に対応し、文書の作成・更新・削除の記録も残せます。帳票類から必要な情報を素早く引き出したい企業に向いています。
NotePM
- 社内のナレッジ情報を蓄積・共有するツール
- 豊富なAI機能が追加費用なしで利用可能（AIチャットボット等)
- 大手・金融機関も導入。実績と安心のセキュリティ
株式会社プロジェクト・モードが提供する「NotePM」は、社内のマニュアルや業務ナレッジを蓄積・共有するナレッジマネジメントツールです。質問すると社内ドキュメントをもとにAIが回答するAIチャットボットや、アップロードしたファイルをマニュアルに変換する機能を搭載しています。AIによる要約・翻訳・文章校正にも対応します。検索では表記ゆれや同義語を検知し、Word・Excel・PDFなど添付ファイル内のテキストも対象です。社内文書を作成から活用まで一つのツールで扱いたい企業に適しています。
活文 Contents Lifecycle Manager （株式会社日立ソリューションズ）
- JIIMA認証取得済、電子帳簿保存法対応を支援
- 利用形態や導入規模を選択可能（オンプレミス/クラウド）
- 生成AI・自然言語処理AIとの連携で文書活用を促進
AcquiaDAM （アクイアジャパン合同会社）
- AI自動タグ付けでコンテンツ検索を効率化
- ブランドガイドラインに基づいたコンテンツ管理
- グローバルチーム間のコンテンツ共有を円滑化
Helpfeel（ヘルプフィール）
- AI検索とAIチャットで、社内のナレッジを素早く的確に引き出す
- 文書のナレッジ整備から共有・管理まで一元的にサポート
- 専任チームが導入から運用まで伴走。AIがナレッジ作成も支援
株式会社Helpfeelが提供する「Helpfeel（ヘルプフィール）」は、AI検索とAIチャットで文書探しを効率化するサービスです。日常的な言葉や曖昧な表現で検索しても、AI検索が意図を汲み取り、社内の文書から適切なナレッジを提示します。キーワードが含まれていなくても意味が近ければヒットさせるベクトル検索にも対応しています。生成AIを活用した機能で、長文のドキュメントやマニュアルからFAQ形式のナレッジを自動で生成することも可能です。マニュアルや社内規程を、質問すれば見つかる状態に整えたい企業に向いています。
RM-Expert Light
- 紙の文書と電子ファイルを一元管理し、文書の散在を防止
- AIを活用した全文/自然語検索で探す時間を削減
- 厳格な権限設定と保存年限管理によりセキュリティを強化
日本レコードマネジメント株式会社が提供する「RM-Expert Light」は、紙文書から電子ファイルまでを一元管理できる統合文書管理システムです。分類や作成者などのインデックス管理に加えて全文検索を標準で搭載し、AIと全文検索エンジンを併用した検索で目的の文書を探せます。類似文書検索や検索サジェストの機能も備えています。適正な権限設定や保存期間管理に対応し、オプションでBox・SharePoint・Google DriveとのAPI連携も可能です。オンプレミスとクラウドの両方の提供形態があります。
まとめ
文書管理システムのAIは、自然な言葉での検索や生成AIによる要約・質問回答、属性の自動抽出によって、文書を探す・登録する手間を減らします。一方で、誤回答への備えや機密文書の扱い、元の文書の整理が欠かせません。
文書管理の製品を選ぶ際は、自社の文書での試用や対応形式、権限設定との整合を確認しましょう。資料請求で複数の製品を比べ、自社の文書業務にあうシステムを見つけてください。
