ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■内製では補いにくい機能を任せたい
- 版管理や承認フローを任せたい：楽々Document Plus、SmartDB、EIMANAGER、ASTRUX2.0
- 保存期限の管理や廃棄の手続きを任せたい：DocuWare、RM-Expert Light、活文 Contents Lifecycle Manager
- 電子帳簿保存法の要件への対応を重視したい：楽々Document Plus、MyQuick、DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス、活文 Contents Lifecycle Manager
- ■自社開発部分とのつなぎ方別
- APIで業務システムと連携したい：DocuWare、DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス、EIMANAGER、Alfresco Community Edition
- ノーコードで項目や画面を追加したい：SmartDB
- 既存のファイルサーバーを活かしたい：FileBlog RA／CM
文書管理システムの機能別に見る内製の難易度
文書管理システムを内製できるかどうかは、どの機能まで必要かで変わります。ファイルを置いて共有するだけなら既存の環境でも実現できますが、管理や統制のための機能は作り込みが重くなります。機能ごとの難易度を確認しましょう。
保存・共有・検索は既存環境でも作りやすい
文書を保存して部署内で共有する機能は、ファイルサーバやクラウドストレージ、ノーコードツールなど既存の環境でも実現できる場合があります。フォルダ構成やファイル名のルールを定めれば、新たな開発をせずに始められます。
検索も、ファイル名やフォルダ名による検索であれば標準機能で対応できることがあります。ただし、文書の中身や独自の項目で絞り込む検索を作るには、データの持ち方から設計する必要があります。
版管理・権限・アクセスログは作り込みが重い
誰がいつどの版を作成・変更したかを記録する版管理は、古い版の誤用を防ぎ、変更の経緯を確認するために欠かせない機能です。部署や役職ごとの閲覧・編集の権限設定、閲覧やダウンロードを記録するアクセスログも求められる場合があります。
これらは情報漏えいの防止や監査への対応に関わるため、抜けや誤りが許されません。人事異動のたびに権限を更新する仕組みまで含めると、設計と検証の範囲が大きく広がります。
機能ごとの難易度の目安
機能ごとの内製の難易度を、以下の表にまとめました。自社で必要な機能に印を付けて、内製の範囲を考える材料にしてください。
| 機能 | 内製の難易度 | 主な理由 |
|---|---|---|
| 保存・共有 | 低い | 既存の環境で代用できる場合がある |
| 全文検索・属性検索 | 中程度 | データの持ち方から設計が必要 |
| 版管理・承認フロー | 高い | 変更履歴の整合性を保つ必要がある |
| 権限・アクセスログ | 高い | 監査や漏えい対策に関わる |
| 保存期限・法令対応 | 高い | 法改正への追随が続く |
文書のライフサイクルで考える内製の範囲
文書には、作成から承認、保管、廃棄までの流れがあります。この流れのどこを仕組みで支えたいのかを整理すると、内製で作る範囲と製品に任せる範囲が見えてきます。段階ごとに、内製で対応しやすい部分と注意点を紹介します。
作成・承認の段階
文書の作成と承認では、テンプレートの共有や、承認者への回覧の仕組みが求められます。部署内の簡単な回覧であれば、ノーコードツールで承認の流れを組み立てられる場合があります。
一方で、承認の途中で文書が差し替えられていないか、承認した版がどれかを後から確認できる状態にするには、版管理との連動が必要です。社内規程で承認の記録を残すことが定められている場合は、内製でどこまで再現できるかを先に確かめておきましょう。
保管・活用の段階
保管の段階で利用者が困りやすいのは、必要な文書がすぐに見つからないことです。文書の種類や取引先、日付などの属性を付けて登録し、その属性で探せる仕組みが求められます。
内製の場合、属性の項目を最初に決めておかないと、後から追加した際に過去の文書へ付け直す手間が生じます。品質管理の規格にもとづく文書のように、管理方法が決まっている文書は、規格の要求事項とあわせて項目を設計しましょう。
保存期限・廃棄の段階
契約書や請求書など取引に関する文書は、法令で保存が求められます。法人税法では帳簿書類の保存期間を原則7年と定めており、電子帳簿保存法は電子で保存する際の要件を定めています。例えば電子取引のデータでは、改ざん防止の措置や、取引年月日・金額・取引先で検索できることなどが求められます。
内製では、文書ごとの保存期限の管理や、期限を過ぎた文書の廃棄手続きも自社で作る必要があります。要件は改正されることがあるため、国税庁の資料や税理士に確認しながら対応しましょう。
部門単位で始める文書管理の内製
内製を選ぶ場合は、全社一斉ではなく、特定の部門と文書の種類に絞って始めると失敗を抑えられます。ここでは、部門単位の内製で選びやすい作り方と、試行の進め方を紹介します。製品と比べる際の材料としても活用できます。
対象部門と文書の種類を絞る
最初に、対象とする部門と文書の種類、量、閲覧できる人の範囲を一覧にまとめます。技術資料や社内手順書など、法令の保存要件が関わりにくく、利用者が限られる文書から始めると負担を抑えられます。
あわせて、既存の文書管理規程が現状にあっているかも確認しましょう。洗い出した要件は、内製と製品導入を比べる際の基準としても使えるため、文書として残しておくことが大切です。
規模にあわせて作り方を選ぶ
文書の量が少ないうちは、ファイルサーバに命名や保存先のルールを定めて運用する方法でも対応できます。登録画面や承認の流れが必要になれば、ノーコード・ローコードツールで作る方法があります。ノーコードとはプログラムを書かずに、ローコードとは少ないプログラムで、画面や機能を作れる開発手法です。
業務システムと一体で扱いたい場合は、スクラッチ開発も選択肢に入ります。ただし、要件定義から保守まで期間と費用がかかるため、目的が明確な場合に限って検討しましょう。
試行期間を設けて評価する
作った仕組みは、試行期間を決めて対象部門で使ってもらいます。登録や検索の操作に迷う点はないか、命名ルールが守られているかなど、利用者の意見と利用状況を集めましょう。
小さく始めることで、想定していなかった要件や運用上の課題を早い段階で見つけられます。試行の結果、内製では負担が大きいと判断した場合は、製品の導入に切り替える判断もしやすくなります。評価の基準は、試行を始める前に決めておくとよいでしょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で文書管理の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
内製した文書管理を全社へ広げる前の確認点
部門単位の内製がうまくいっても、そのまま全社に広げられるとは限りません。利用者や文書の種類が増えると、権限の管理や保守の負担が一気に大きくなります。全社へ広げる前に確認したい点と、製品へ切り替える目安を整理します。
保守と属人化の状況
内製したシステムは、OSやソフトウェアの更新への対応、不具合の修正、利用者からの問い合わせ対応が続きます。全社に広げると、これらの作業量も増えます。
特に注意したいのは、開発した担当者しか仕組みを理解していない属人化の状態です。担当者が異動や退職をすると、改修やトラブル対応が難しくなるおそれがあります。設計書や運用手順書が残っているか、複数人で内容を把握できているかを確認しましょう。
製品へ切り替える目安
契約書や規程など、法令対応や監査が必要な文書を扱う段階になったら、製品への切り替えを検討する目安です。版管理や保存期限の管理を自社で作り込むより、標準機能として備えた製品を使うほうが負担を抑えられる場合があります。
保守の工数が増えて本来の業務を圧迫している場合も、切り替えを考えるタイミングです。内製で使っていたデータを移行できるよう、出力形式を事前に確認しておきましょう。
文書管理システムの製品に内製を足す構成
内製か製品導入かの二択で考える必要はありません。基本機能は文書管理システムの製品に任せ、自社独自の部分だけを内製する構成もあります。開発の範囲を絞りながら、業務にあわせた仕組みを作れる点が利点です。
基本機能は製品、周辺機能をAPIで作る
版管理や権限、検索といった基本機能は製品に任せ、業務システムとの連携部分だけを内製する方法です。APIとは、システム同士がデータをやり取りするための仕組みです。例えば、受注システムで案件を登録すると関連文書のフォルダが自動で作られる、といった連携が考えられます。
製品を選ぶ際は、APIが公開されているか、ノーコードで項目や承認フローを追加できるかを確認しましょう。
重要文書だけを製品で管理する
既存のファイルサーバや内製の仕組みを残しつつ、契約書や規程など管理の要件が厳しい文書だけを製品で管理する方法もあります。法令対応や監査が必要な文書を製品に任せることで、内製の負担を抑えられます。
ただし、保存場所が分かれるため、どの文書をどこに保存するかのルールを明確にする必要があります。将来の全面移行も考え、データの出力形式を確認しておくと安心です。
内製と組み合わせやすい文書管理システム一覧
内製では作り込みが重い機能を任せられる製品と、自社で作った部分とつなぎやすい製品を一覧にまとめました。どこまでを製品に任せ、どこを内製で補うかを考える際の参考にしてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| FileBlog RA／CM | ファイルサーバーをそのまま文書管理システム化し、属性検索・全文検索・OCR検索に対応 |
| 楽々Document Plus | 版管理や承認ワークフロー、ISO要求事項に対応し、電子帳簿保存法のスキャナ保存・電子取引にも対応 |
| MyQuick | 台帳項目を自由に設計でき、バージョン管理・期限管理や電子帳簿保存法への対応を支援 |
| DocuWare | API連携で外部システムとつなげられ、ワークフローや保存から廃棄までの文書ライフサイクル管理に対応 |
| DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス | REST APIで登録・検索・更新などを外部から実行でき、電子帳簿保存法に対応したクラウドサービス |
| SmartDB | 業務部門がノーコードでデジタル化でき、複雑なワークフローや組織・役職による権限設定にも対応 |
| RM-Expert Light | 紙と電子の文書を統合管理し、保存期間管理や権限設定に対応。オプションで外部ストレージとAPI連携 |
| EIMANAGER | 紙・電子文書を一元管理し、ワークフローやアクセス制御に加えてAPIを含む他システム連携に対応 |
| 活文 Contents Lifecycle Manager | 文書の作成から保管・廃棄までのライフサイクル管理を支援し、文書の適切な管理・活用を促進 |
| Alfresco Community Edition | API・標準規格に対応し、システム統合や拡張がしやすいオープンソースの文書管理基盤 |
| ASTRUX2.0 | 一般・ISO文書をWebで一元管理でき、権限設定やワークフロー機能を備えた文書管理システム |
内製の負担を補う文書管理システム
版管理や保存期限の管理など内製では作り込みが重い機能を備えた製品と、APIやノーコードで自社の仕組みとつなげやすい製品を選びました。内製する範囲と製品に任せる範囲を決めたうえで比べてみてください。
FileBlog RA／CM
- ファイルサーバーをそのまま文書管理システム化
- 高性能検索エンジン搭載！属性・全文・OCR・AI検索
- ポータル画面やスマートデバイス対応など柔軟な文書共有を実現
株式会社鉄飛テクノロジーが提供する「FileBlog RA／CM」は、ファイルサーバーをそのまま文書管理システム化できる製品です。文書はファイルサーバーに置いたまま使えるため、データのアップロードは不要です。検索エンジンを搭載し、属性検索・全文検索・OCR検索に対応します。ファイル一覧の画面はポータルとしてカスタマイズでき、版管理や電子帳簿保存法対応のタイムスタンプ連携はCMエディションで利用できます。既存のファイルサーバー運用を活かしつつ、検索や管理の機能を補いたい企業に向いています。
楽々Document Plus
- 契約書やISO、電帳法など幅広いドキュメントの管理に対応
- AI-OCR対応でデータ入力不要。手書きOCR検索にも対応。
- AI-Chatで生成AI検索。ほしい社内情報を対話形式で簡単に探せる
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、契約書管理やISO文書管理など幅広い業務に対応する文書管理システムです。版管理や定期的見直し、配布などISO9000/14000の要求事項を網羅し、承認や回覧のワークフローも備えた製品です。電子帳簿保存法のスキャナ保存・電子取引に対応し、JIIMA認証も取得しています。内製で作り込むと負担の大きい版管理や承認の仕組みを製品に任せられるため、管理要件の厳しい文書から製品に移したい企業に向いています。
MyQuick
- GPT連携が可能で、AIを活用して入力の手間を大幅減
- 文書保存時に独自ルール設定可能。高度な情報管理を実現
- 他システムのCSVファイル(台帳)とPDFデータを一括登録可能
インフォコム株式会社が提供する「MyQuick」は、企業内の文書管理・文書共有・文書検索を支援する文書管理システムです。Excelと同様の台帳管理項目をそのまま取り込め、台帳項目を自由に設計できます。バージョン管理や期限管理に加え、条件を設定したアラートをメールで自動配信する機能も搭載された製品です。電子帳簿保存法の取引データ保存・スキャナ保存への対応を支援します。内製のExcel台帳から移行し、期限管理や法令対応の部分を製品に任せたい企業に適しています。
DocuWare
- ドキュメントに関わる業務を効率化する機能を標準搭載
- 文書データの利活用と業務自動化を促進する様々なシステム連携
- 各種テンプレートによりすぐ業務で使える環境を提供
株式会社PFUが提供する「DocuWare」は、企業のドキュメントと業務プロセスを統合管理する文書管理システムです。CRMやERP、Microsoft Teamsなどの業務システムと連携でき、API連携で外部システムともつなげられます。OCRによるインデックス項目の自動抽出や、通知とワークフローの機能も備わっている点が特徴です。保存から廃棄までの文書ライフサイクル管理にも対応しています。クラウドとオンプレミスの両方で提供されており、自社の業務システムを残しながら文書管理の基盤だけを製品で整えたい企業に適しています。
DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス
- 安心・安全な企業内情報資産管理を実現
- 様々なシステム間連携により、デジタル化による業務削減を実現
- ISMSクラウドセキュリティ認証・JIIMA認証で安心のデータ保存
キヤノンマーケティングジャパン株式会社が提供する「DigitalWork Accelerator 電子取引管理サービス」は、電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスです。紙や電子、PDF・XLS・CSVなどの取引関係書類を一元管理し、インデックス管理で書類を横断して検索できます。REST APIで登録・検索・更新・削除・ダウンロードを外部システムから実行でき、基幹システムやEDI、電子契約サービスとの連携も可能です。ワークフローや期限アラート通知も搭載しており、法令対応の部分を製品に任せたい企業に向いています。
SmartDB
- ノーコードで業務部門でも開発できます
- 豊富な標準機能で幅広い業務をデジタル化できます
- 大企業ならではの複雑なワークフロー/権限制御に対応できます
株式会社ドリーム・アーツが提供する「SmartDB」は、Webデータベースとワークフロー機能を備えたノーコード開発プラットフォームです。文書の申請・承認と、大量の文書管理の両方を担え、合議や条件分岐、代行承認などの複雑なワークフローもノーコードで設定できます。文書の条件による表示項目の制御や、所属組織・役職による権限設定も可能です。入力画面のフォーム部品にはAPI連携も用意されています。プログラミングをせずに項目や承認フローを追加し、業務部門が主体となって運用したい企業に適しています。
RM-Expert Light
- 紙の文書と電子ファイルを一元管理し、文書の散在を防止
- AIを活用した全文/自然語検索で探す時間を削減
- 厳格な権限設定と保存年限管理によりセキュリティを強化
日本レコードマネジメント株式会社が提供する「RM-Expert Light」は、紙文書と電子ファイルを統合的に管理する文書管理システムです。完結文書や完成図書の保管と管理に特化しており、適正な権限設定や保存期間管理で厳格な管理を実現します。インデックス管理と全文検索を標準で搭載しています。オプション機能により、Box・SharePoint・Google DriveとのAPI連携も可能です。日常の共有は既存のストレージで行い、保存期間の管理が必要な文書だけを製品で扱う構成を検討する企業に向いています。
EIMANAGER （伊藤忠テクノソリューションズ株式会社）
- 現場に馴染む操作性で、最短5営業日でクラウド利用開始。
- 高度なカスタマイズ性と他システム連携（API含む）
- 利用実績10万人以上、継続利用率94％の安心支援体制。
活文 Contents Lifecycle Manager （株式会社日立ソリューションズ）
- JIIMA認証取得済、電子帳簿保存法対応を支援
- 利用形態や導入規模を選択可能（オンプレミス/クラウド）
- 生成AI・自然言語処理AIとの連携で文書活用を促進
Alfresco Community Edition （Hyland Software, Inc.）
- Webツールでどこからでも迅速に情報へアクセス可能
- プロセスとコンテンツの統合管理で生産性向上を支援します。
- API・標準規格に対応。システム統合や拡張が容易。
ASTRUX2.0 （株式会社デジタルマトリックス）
- 多彩な分類で文書管理を効率化
- 高度なセキュリティで安全に運用
- SaaSはネット環境で手軽に導入・運用が可能
まとめ
文書管理システムの内製は、保存や共有といった基本部分であれば可能ですが、版管理や権限、アクセスログ、保存期限の管理、電子帳簿保存法への対応は作り込みと保守の負担が大きくなります。まずは部門と文書を絞って始め、全社へ広げる前に保守体制と切り替えの目安を確認しましょう。資料請求で複数の文書管理の製品を比べ、APIの公開状況や拡張性を確かめながら、自社にあう構成を選んでください。
