ECMとは？デジタル時代における重要性と今後の発展についても解説！

ECMとは？

ECMとは、Enterprise Contents Managementの頭文字をとった略語であり、画像・動画・音声といったデジタルコンテンツを一括管理するシステムです。文書管理システムが対象としている文書だけでなく、自社にある様々なデジタルデータをまとめて管理できるため、文書管理システムの発展形と言われています。

ECMでは、膨大な情報を長時間に渡って保管でき、さらに、各情報へのアクセス権限を設定することによって、セキュリティの強化もできます。それにより、自社の情報資産を守りつつ、情報資産を増やせるでしょう。また、検索機能があるため、管理している情報にすぐにアクセスできます。情報資産を守るだけではなく、迅速な利用もできるので、コンテンツの持つ価値が上がります。

ECMと文書管理の違いに関する詳細は以下の記事をご覧ください。

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なぜ今、ECMの重要性が高まっているのか？

ECMは2000年頃に誕生したシステムなのですが、紙文書が主流の日本ではこれまで普及しませんでした。しかし、近年改めてECMの重要性が上がっています。なぜ今重要性が見直されているのでしょうか？その理由は、主に３つあります。

デジタルコンテンツの増加

現代は、情報量がますます増えています。例えば、ビッグデータの集積・IoT化の波は、確実に世の中の情報量を肥大化しているといえるでしょう。企業単位では、モバイル化の爆発的普及や、ペーパーレスによる文書の電子化、ICTの浸透などによって、Webコンテンツなどの情報が急激に増加しています。

実際にあらゆる会社で、電子文書の増加・広告や資料に使う画像／動画データなど、デジタルデータが増えているのではないでしょうか。これらのデータをきちんと保管し、さらに有用活用できなければ、競合との大きな差となって表れるでしょう。さらにデジタルデータを利用している企業であれば、Webコンテンツなどのデータをうまく活用することで自社の利益を伸ばしていかなければならないのです。

グローバル化

近年のグローバル化は新たな段階を迎えているといわれています。これまでは、人件費の安い国で部品を製造し、日本で販売するといった国際分業が中心でした。しかし近年では、世界各地にそれぞれの地域の中心となる拠点もち、各拠点が本部と同じくらいの力を持っています。それらの拠点を中心として、各地域での企業戦略が立てられています。

企業がやるべきことは、各地域の特性を活かすためにも、それぞれの拠点の強みを最大限活用することです。そして拠点同士の結びつきを強め、拠点同士が連携しているような、いわゆる国際協働を実現しなければなりません。国際協働のためには、各拠点でもっている膨大な情報・ナレッジを共有しなければなりません。これらをスムーズに共有することで、高度な情報連携を取ることが可能になります。

労働人口の減少

日本では現在少子高齢化が進んでおり、これからさらに労働人口が減少していくと予想されています。その中で、システムを使うことで解決できるはずのコンテンツ管理に多くの人材を費やすことは効率的ではありません。労働力を他の場面に動員するためにも、コンテンツ管理を効率的に行うことが今後さらに求められるのです。

このように、現代企業ではWebコンテンツの上手な管理・運用が求められています。ECMでは、コンテンツを多くのグループ・部署・拠点で共有することで、ナレッジの共有を行うことができます。ECMは、こういったナレッジ・マネジメントを可能にする手段として、重要性を増しているのです。

ECMのメリットについては、以下の記事で細かく解説していますのでぜひチェックしてみてください。

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ECMの今後の発展

ECMは、今後さらなる発展をしていくと考えられています。その主な発展形態を2つご紹介します。

発展形態1　様々なシステムと連携可能なプラットフォーム化

ECMは、企業内のあらゆるデジタルコンテンツを管理するためのプラットフォームとなります。ECMが、企業内の情報管理の中心となることで、企業内の様々なアプリケーション・システムが、ECMとの連携を必要とします。そのため、ECMはあらゆるアプリケーションと連携できる柔軟なプラットフォームとして発展していくと考えられるのです。ECM上で、文書作成・管理から顧客管理、データ分析まで企業内の多様なニーズへの対応が可能になり、ECMがより大きな効果を発揮するようになるでしょう。

発展形態2　機械学習化

世の中では、自動運転などの機械学習が目覚ましく発展しています。その中で、ECMの領域でも機械学習化が進もうとしています。従来のECMでは、自動で文書の分類を行うには事前に氏名情報などを入力しておく必要があり、定型文書しか自動分類できませんでした。

今後普及していくであろう機械学習機能付きのECMでは、“フォントの大きさ”“文字の場所”“枠線”などから文書の認知ができるようになります。それにより、文書の内容や重要度を判断し、自動的に文書を分類します。機械学習機能のあるECMは、定型文書だけではなく、非定型文書も自動で分類できるようになります。

ECMを活用して自社のコンテンツを効率的に管理しよう！

ECMは、企業における非常に重要なシステムです。そして、今後はさらに重要度を増していくことが予想されます。まずやるべきことは、自社のコンテンツ管理について現状を見直すことでしょう。そこで見つかった課題を解決する手段として、ECMの導入を検討してみてはいかがでしょうか。