ECMとは？文書管理システムとの違いや重要性を解説

ECMとは？

ECMとは、Enterprise Contents Managementの頭文字をとった略語であり、画像・動画・音声といったデジタルコンテンツを一括管理するシステムです。文書だけではなく自社にあるデジタルデータをまとめて管理することができので、文書管理システムの発展形と言われています。

ECMでは、膨大な情報を長時間に渡って保管でき、さらに、各情報へのアクセス権限の付与することによって、セキュリティの強化もできます。それにより、自社の情報資産を守りつつ、情報資産を増やすことができるでしょう。<また、検索機能があるため、管理している情報にすぐにアクセスできます。情報資産を守るだけではなく、迅速な利用もできるので、コンテンツの持つ価値があがります。

なぜ今、ECMの重要性が上がっているのか？

ECMは2000年頃に誕生したシステムなのですが、印鑑・紙が主流の日本ではこれまで普及しませんでした。しかし、近年改めてECMの重要性が上がっています。なぜ今重要性が見直されているのでしょうか？重要性が上がっている理由は、主に2つあります。

デジタルコンテンツの増加

現代は、情報量がますます増えています。例えば、ビッグデータの集積・IoT化の波は、確実に世の中の情報を増やしています。企業単位では、モバイル化の爆発的普及や、ペーパーレスによる文書の電子化、ICTの浸透などによって、Webコンテンツなどの情報が、急激に増加しています。

実際に自社の状況を考えてみても、電子文書の増加・広告や資料に使う画像／動画データの増加など、デジタルデータが増えているのではないでしょうか。これらのデータをきちんと保管し、さらに有用活用しなければ、この先競合との差となって表れるでしょう。デジタルデータを利用している企業であれば、Webコンテンツなどのデータをうまく活用することで、自社の利益を伸ばしていかなければならないのです。

グローバル化

近年のグローバル化は新たな段階を迎えていると言います。今までは、労働力の安い国で部品を製造し、本部機能のある日本で販売するといった国際分業が中心でした。近年では、世界各地にそれぞれの地域の中心となる拠点もち、各拠点が本部と同じくらいの力を持っています。それらの拠点を中心として、各地域での企業戦略が建てられています。

企業がやるべきことは、各地域の特性を活かすためにも、それぞれの拠点の強みを最大限活用することです。そして拠点同士の結びつきを強め、拠点同士が連携しているような、いわゆる国際協働を実現しなければなりません。国際協働のためには、各拠点でもっている膨大な情報・ナレッジを共有しなければなりません。情報・ナレッジを共有することで、高度な情報連携が取れるようになります。しかし、グローバル化における情報共有の難しさも存在します。それは拠点ごとに時差が違い、また距離の隔たりが大きいことです。

こういった、Webコンテンツの管理・運用が現代では求められています。ECMでは、コンテンツを多グループ・多部署・多拠点で共有することで、ナレッジの共有を行うことができます。それにより、共有されてこなかった知識が共有され、新しい知識を増やすことがあります。ECMは、こういったナレッジ・マネジメントができるために、重要性を増しているのです。

ECMの今後の発展

ECMは、今後さらなる発展をしていくでしょう。その主な発展形態を2つご紹介します。

発展形態1　柔軟なプラットフォーム

ECMは、企業内のあらゆるデジタルコンテンツを管理するためのプラットフォームとなります。ECMが、企業内の情報管理のプラットフォームになると、企業における様々なアプリケーションが、ECMとの連携を必要とします。そのため、ECMは企業内のアプリケーションと連携できる柔軟な開発プラットフォームになる必要があるのです。ECM上で文書作成・管理から顧客管理、データ分析まで企業内のあらゆるニーズに対応でき、そして、ECMがより大きな効果を発揮するようになるでしょう。

発展形態2　機械学習化

世の中では、自動運転などの機械学習の発達が目覚ましいです。そしてECMの領域でも機械学習化が進もうとしています。従来のECMでは、自動で文書の分類を行うには、事前に氏名情報などの位置を入力しておく必要がありました。そのため、定型文書しか文書を自動分類できませんでした。

機械学習機能のついているECMは、“フォントの大きさ”“文字の場所”“枠線”などから文書の認知ができるようになります。それにより、文書の内容や重要度を判断し、自動的に文書を分類します。機械学習機能のあるECMは、定型文書だけではなく、非定型文書も自動で分類できるようになります。

まとめ

ECMは、企業における非常に重要なシステムです。そして、今後はさらに重要度を増していくことが予想されます。企業としてやるべきことは、常に情報収集を行うことでしょう。ECMによって、企業競争力に差をつけられないように、ECMの将来の発展の様子に、常にアンテナを張っておくことをおすすめします。