ECMとは？文書管理との違いやデジタル時代における重要性も解説！

ECMとは？

ECMとは、Enterprise Contents Managementの頭文字をとった略語であり、画像・動画・音声といったデジタルコンテンツを一括管理するシステムです。膨大な情報を長時間に渡って保管できるECMは、各情報へのアクセス権限を設定できるため、セキュリティの強化もできます。セキュリティ強化により、自社の情報資産を守りつつ情報資産を増やせるでしょう。また、検索機能があるため、管理している情報にすぐにアクセスできます。情報資産を守るだけではなく迅速な利用もできるため、コンテンツのもつ価値が向上するでしょう。

ECMと文書管理システムの違い

ECMと似た役割をもつツールとして、文書管理システムがあります。ECMと文書管理システムは、文書・コンテンツを「作成・共有・活用・保存・破棄」など一元管理する点が共通しているといえるでしょう。ふたつのシステムの異なる点を解説します。

管理対象

ECMと文書管理システムは、管理対象が異なります。文書管理システムは、ワードやエクセルやPDF化した紙文書の管理を中心とするシステムです。一方ECMは、文書だけではなく動画や画像などのコンテンツも管理対象としています。文書だけを管理したいのか、デジタルコンテンツも同時に管理したいのかという目的の違いによって、使用すべきシステムは異なるでしょう。

他システムとの連携範囲

管理対象が広いECMは、文書管理システムよりも規模が大きくなる傾向にあるでしょう。コンテンツ量が多いと、他のシステムと連携する機会が増加します。ERP（経営資源の統合管理）やCRM（顧客管理）などと連携し、プラットフォームとして利用される場合もあります。

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ECMや文書管理システムの重要性が高まっている要因

ECMや文書管理システムは、業務の効率化・コンプライアンスの強化につながります。しかし日本では、紙と印鑑を重視するため普及しませんでした。 しかし近年あらためて、システムの注目度が上がり重要性が見直されています。ここでは、ECMや文書管理システムの重要性が高まっている理由を紹介します。

デジタルコンテンツの増加

現代は、情報量が増加しています。ビッグデータの集積・IoT化の波は、世の中の情報量を肥大化しているといえるでしょう。電子文書の増加・広告や資料に使用する画像／動画など、デジタルデータが増えている企業も多いのではないでしょうか。

適切なデータ保管と有効活用ができていないと、競合との差が広がるおそれもあります。さらに、データの有効活用で自社の利益を向上させる必要もあるでしょう。膨大な情報量の適切な管理・運用のために、システムを導入する企業が増加しています。

グローバル化

近年のグローバル化は新たな段階を迎えているといわれています。従来は、人件費の安い国で部品を製造し、日本で販売するといった国際分業が中心でした。しかし近年では、世界各地に地域の中心となる拠点もあり、本部と同じくらいの力があります。

各拠点を中心として、地域の特性を活かし最大限に強みが発揮されるような企業戦略が必要です。拠点同士で膨大な情報・ナレッジを共有し、強い結びつきで連携をすることにより、国際協働を実現します。国際協働を実現する経営戦略には、高度な情報連携が求められるため、システムの導入が重要といえるでしょう。

労働人口の減少

日本では少子高齢化が進み、将来的な労働人口はさらに減少すると予想されています。システムの使用で解決できるコンテンツ管理に、多くの人材を費やすことは非効率といえるでしょう。労働力を他の場面に動員するためにも、効率的なコンテンツ管理が求められています。効果的な人材配置のためにも、業務効率化を実現するシステムの導入は重要です。

コンプライアンスへの注目

電子帳簿保存法の規制緩和により、文書のスキャナ保存に対するハードルが下がり、管理する電子データが増加しています。さらに、マイナンバー制度の導入で機密情報の管理も増加傾向にあるでしょう。扱う機密情報が増加し、情報漏えいのリスクもあがっています。そのため、セキュリティ対策によるコンプライアンス強化ができるECMや文書管理システムが注目されています。

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ECMや文書管理システム導入のメリット

ECMや文書管理システムを導入するとどのような効果があるのでしょうか。ここでは、システムの使用で得られるメリットを紹介します。

保管スペースの削減や情報共有

ECMや文書管理システムを導入すると、社内の文書やコンテンツを一元管理できます。各部署・各拠点のデータすべてシステム内で管理できるため、各拠点の書類保管スペースやデータの保存サーバが不要です。また、どこにいても最新の情報を閲覧できるため、ナレッジやノウハウの共有が実現するでしょう。

業務の効率化

一元管理されたデータは、ファイル・コンテンツ・タグを用いて部署やサービスごとに整理されます。さらに、検索機能も充実しているため、必要な文書やファイルを迅速に探せます。データを探す時間が削減されるため、業務効率化につながるでしょう。

コンプライアンスの強化

ECMや文書管理システムでは、管理している情報のアクセス権限が可能です。データへのアクセス制限を用いることで、重要書類などを閲覧できる人の制限ができます。また、編集や変更の履歴も残るため、万が一情報の流出が発生した際の原因も特定できます。高度なセキュリティ対策によりコンプライアンス強化につながるでしょう。

ITトレンドがおすすめする文書管理システムには、動画も管理できる製品もあります。以下のページでは、さまざまな製品の特徴を比較しているので、自社にあうシステム導入の参考にしてください。

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ECMにおける今後の発展

現代社会のデジタル化により、ECMは、今後さらなる発展が考えられています。代表的な発展形態を紹介します。

さまざまなシステムと連携しプラットフォーム化

ECMは、あらゆるデジタルコンテンツを管理するためのプラットフォームとなるといわれています。アプリケーション・システムが連携を必要とするため、柔軟なプラットフォームとして発展し、情報管理の中心となるでしょう。ECMは、文書作成・管理から顧客管理、データ分析まで多様なニーズへの対応が可能になり、より大きな効果を発揮するシステムとして活用されます。

機械学習化

近年、自動運転などの機械学習が発展しています。ECMも機械学習化が進行しています。従来のECMでは、事前に氏名情報などを入力しなければ、定型文書以外の自動分類は対応していませんでした。機械学習機能付きのECMでは、“フォントの大きさ”“文字の場所”“枠線”などから文書の認知ができます。文書の内容や重要度を判断し自動的に文書を分類できるため、非定型文書の自動分類が可能です。

ECMや文書管理でコンテンツや文書を効率的に管理しよう

ECMとは、デジタルコンテンツを一元管理できるシステムです。文書管理システムとの違いは、管理対象が異なり他システムとの連携する場合が多い点です。デジタルコンテンツの増加やグローバル化、労働人口の減少、コンプライアンス強化によりECMや文書管理システムの重要性が高まっています。

ECMや文書管理システムの導入により、保管スペースの削減や情報共有が可能になり、業務の効率化にもつながるでしょう。最近では、動画や画像も管理できる文書管理システムも登場しています。自社の管理したいデータにあわせたシステムを比較し、導入を検討しましょう。