ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■活用する部門別
- 営業部門（申込書・秘密保持契約）：クラウドサイン、Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）、サインタイム、DottedSign（ドットサイン）、Dropbox Sign、クラウドスタンプ
- 人事・労務部門（雇用契約・入社書類）：クラウドサイン、freeeサイン、FAST SIGN、paperlogic電子契約、Dropbox Sign
- 購買部門（発注書・注文請書）：クラウドサイン、paperlogic電子契約、サインタイム
- 法務・総務部門（契約書管理・社内文書）：freeeサイン、マネーフォワード クラウド契約、paperlogic電子契約
- ■既存システムとの連携方法別
- 顧客管理システム（CRM）との連携：クラウドサイン、Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）、DottedSign（ドットサイン）
- 会計・債務支払システムとの連携：マネーフォワード クラウド契約
- 自社Webサイト・アプリへの署名機能の組み込み：Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）、Dropbox Sign
契約書以外にも広がる電子契約システムの活用
電子契約システムは、署名と記録の仕組みを持っているため、契約書以外の書類にも使えます。どの書類に活用できるかを知っておくと、導入効果を広げる計画を立てやすくなります。
発注書や注文請書などの取引書類
継続的な取引では、取引基本契約を結んだうえで、個別の発注ごとに発注書と注文請書をやり取りします。これらを電子契約システムで送ると、相手が承諾した日時と内容が記録として残り、紙の郵送やFAXの手間を省けます。
紙の注文請書は内容によって印紙税の対象となる場合がありますが、電子データで交わした場合は収入印紙が不要とされています。件数が多い取引ほど、費用と手間の両面で効果が表れやすい書類です。ただし、送信件数に応じて料金がかかる製品では、件数の増加が費用に直結するため、事前に試算しておきましょう。
参考：取引先にメール送信した電磁的記録に関する印紙税の取扱い｜国税庁
雇用契約書や社内の同意書
社員やアルバイトとの雇用契約書、労働条件通知書、入社時の誓約書や個人情報の取り扱いに関する同意書も、電子契約システムで扱える書類です。労働条件通知書は、労働者が希望した場合に電子メールなどで明示できるとされています。
入社前に自宅から書類を確認して署名してもらえるため、入社手続きの時間を短縮できます。一方、労働者の希望を確認する手順や、書面での交付を求められた場合の対応も決めておく必要があります。人事部門の運用ルールとあわせて整えましょう。
参考：労働契約（契約の締結、労働条件の変更、解雇等）｜厚生労働省
顧客との申込書や利用規約への同意
サービスの申込書や、利用規約、重要事項の説明に対する同意の取得にも活用できます。顧客が画面上で内容を確認し署名した記録が残るため、後から「説明を受けていない」と言われた際の確認材料になり得ます。
ただし、消費者向けの取引では、法令で書面の交付や相手の承諾が求められる書類があります。また、顧客の中には電子での手続きに不慣れな人もいるため、紙の申込書も選べるようにしておくと、申し込みの取りこぼしを防げます。業種ごとの規制によって扱いが異なるため、活用を始める前に法務部門や専門家へ確認しましょう。
部門別に見る電子契約システムの活用例
電子契約システムの活用方法は、部門によって扱う書類や相手が異なります。導入部署以外の部門でも使える場面を洗い出すと、全社での活用につなげられます。
営業部門と法務部門での活用
営業部門では、商談の初期に交わす秘密保持契約や、受注時の申込書、個別契約の締結に活用できます。顧客が遠方でも短い期間で締結できるため、受注から作業開始までの時間を縮められます。
法務部門では、契約書のひな形をテンプレートとして登録し、営業部門が誤って条項を変更しないよう、編集権限を分ける使い方があります。審査を経た版だけが送信される仕組みにしておくと、法務の確認漏れを防げます。締結済み契約の一覧から、契約の種類ごとの件数や期限を把握することにも役立ちます。
人事・労務部門と購買部門での活用
人事・労務部門では、入社手続きや雇用契約の更新、在宅勤務に関する誓約書など、社員一人ひとりと交わす書類に活用できます。対象者が多い場合は、同じ書類を一括で送信できるかが作業時間を左右します。雇用契約書には個人情報が含まれるため、閲覧できる人を人事部門の担当者に限る権限設定も欠かせません。
購買部門では、仕入先や外注先との取引基本契約、発注書、注文請書のやり取りに使えます。取引先の数が多いと、すべての相手が電子契約に応じるまで時間がかかるため、取引量の多い相手から順に依頼すると効果を早く得られます。電子契約に応じた取引先と紙のままの取引先を一覧で管理し、切り替えの進み具合を定期的に確かめましょう。
総務部門と経理部門での活用
総務部門では、オフィスの賃貸借や設備の保守、清掃などの委託契約を電子契約システムで締結・保管する使い方があります。これらは自動更新の契約も含まれるため、更新期限を登録して通知を受け取れるようにしておくと、不要な契約の見直しにも役立ちます。
経理部門は、締結済みの契約書から支払条件や金額を確認する立場で活用できます。経理担当者に閲覧権限を付与しておけば、請求書と契約内容の照合を紙の書庫に頼らずに行えます。押印のために出社する必要がなくなる点も、管理部門にとっての利点です。
締結後のデータを他システムで活かす
電子契約システムの活用は、締結までにとどまりません。締結した契約の情報を他のシステムに渡すことで、入力の手間を減らし、契約にもとづく業務を早く始められます。
顧客管理システムとの連携
顧客管理システム（CRM）と連携すると、商談の情報から契約書を作成して送信し、締結の状況を顧客の情報と一緒に確認できます。営業担当者が電子契約システムの画面を別に開く必要がなくなり、締結漏れにも気づきやすくなります。
連携の範囲は製品によって異なり、送信だけに対応するもの、締結済みの文書まで顧客情報にひも付けられるものがあります。自社が使っている顧客管理システムとの連携方法が、標準機能なのか個別開発なのかも確認しておきましょう。
人事労務システムや会計システムとの連携
雇用契約の締結情報を人事労務システムに渡せば、社員情報の登録を二度手間なく進められます。発注書や業務委託契約の情報を会計や請求管理のシステムに渡せば、支払予定や請求の管理に活かせます。
連携を設計する際は、締結後に契約内容が変更された場合や、連携が失敗した場合にどのシステムを正とするかを決めておくことが大切です。失敗時の通知や再送の方法も確認し、データの重複や欠けを見つけられる運用にしましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で電子契約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
電子契約の活用を全社に広げる進め方
電子契約システムの活用を広げるには、導入部署での成果を他の部門に示し、使い方のノウハウを共有することが大切です。一度に全社へ広げるより、段階を踏むほうが混乱を抑えられます。
活用の順番と効果の測り方
活用を広げる順番は、件数が多く手順が定型化している書類から始めるのが現実的です。例えば、購買部門の発注書や人事部門の雇用契約書は、同じ形式の書類を繰り返し扱うため効果を確かめやすい書類です。
効果は、締結までにかかった日数、印紙代や郵送費、紙の保管スペースなど、導入前後で比べられる数字で記録しておきましょう。数字で示すことで、他の部門に活用を提案する際の説明材料になり、予算の確保にもつなげやすくなります。
テンプレートと操作ノウハウの共有
部門ごとに似た契約書を別々に作ると、条項に違いが生まれ、どの版が最新かを把握する手間が増えます。法務部門が確認したテンプレートを共通の場所に登録し、各部門が使えるようにしておくと、品質をそろえられます。
操作でつまずいた点や取引先からよく受ける質問は、社内向けのマニュアルやFAQにまとめておきましょう。ノウハウが特定の担当者に偏らないよう、部門ごとに相談窓口を置くと、新しい部門への展開もスムーズに進みます。
活用範囲を広げる前に確認したい法令上の注意
電子契約システムで扱える書類は多くありますが、法令によって扱いが決まっている書類もあります。活用範囲を広げる前に、書類ごとの扱いを確認しておきましょう。
書面や相手の承諾が求められる書類
契約の種類によっては、法令で書面の作成や公正証書が求められたり、電子化に相手の承諾が必要とされたりする場合があります。また、法改正によって電子化できる範囲が広がることもあります。
活用を広げる書類ごとに、関係する法令と最新の扱いを法務部門や専門家と確認し、電子化できない書類は紙のまま残すと決めておきましょう。判断の結果は一覧にして共有しておくと、部門ごとに判断がばらつくのを防げます。
電子帳簿保存法にもとづく保存
発注書や契約書など取引に関する書類を電子データでやり取りした場合は、電子帳簿保存法にもとづき電子データのまま保存する必要があります。改ざん防止の措置をとり、原則として日付や金額、取引先で検索できる状態にしておくことが求められます。
書類の種類が増えるほど、検索項目の入力漏れが起きやすくなります。どの書類にどの項目を入力するかをルール化し、経理部門と保存方法を確認したうえで活用を広げましょう。
参考：電子取引関係｜国税庁
部門別の活用に向く電子契約システムの特徴
電子契約システムは、営業・人事・購買など、部門によって活用できる書類や必要な機能が異なります。以下の比較表で各製品の特徴を確認し、自社で電子化したい書類や連携先にあう製品を検討しましょう。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| クラウドサイン | 申込書や雇用契約書、注文書など幅広い書類に対応。Salesforceやkintoneと連携して契約情報を管理できる |
| freeeサイン | 取引先との契約に加え、雇用契約書や機密保持誓約書などの社内文書にも活用可能。テンプレート管理にも対応 |
| マネーフォワード クラウド契約 | 法務相談から契約締結・保管まで一元管理。マネーフォワード クラウド会計や債務支払と契約情報を連携できる |
| Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名） | 申込書や同意書、NDAなどに対応。ノーコードのWebフォームを作成し、取得した情報を契約書に反映できる |
| FAST SIGN | 派遣・パート・アルバイトの雇用契約に対応。入社時の書類をまとめて送信でき、一括送信やSMS送付も可能 |
| paperlogic電子契約 | 契約書に加え、注文書請書や請求書、取締役会議事録などの法定保存文書の電子化・管理に対応 |
| サインタイム | 見積書・発注書・請求書などの取引書類や、サービス利用同意書の電子化に対応。CSVによる一括送信も可能 |
| DottedSign（ドットサイン） | SalesforceなどのCRMや基幹システムとのAPI連携に対応。対面署名やモバイルからの署名も利用できる |
| Dropbox Sign | 営業の契約手続きや内定通知・入社書類の電子化に対応。Webサイトやアプリへの署名フォームの組み込みも可能 |
| クラウドスタンプ | 契約書データの取り込みから取引先への送信、電子署名、クラウド保管まで対応。テンプレート機能も備える |
契約書以外にも活用を広げやすい電子契約システム
申込書や雇用契約書、発注書など、部門ごとの書類を電子化したい企業に向けて、対応書類の幅や他システムとの連携に特徴のある製品を紹介します。最初に活用する部門と次に広げる部門を想定して比べてみてください。
クラウドサイン
- 累計契約送信件数3000万件超！ 導入実績250万社以上※
- 弁護士監修。日本の法律に関する知見を活かした開発・サポート
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウドサイン」は、複数の部門で契約書や取引書類を電子化したい企業に向く電子契約サービスです。売買基本契約書や秘密保持契約書、申込書、注文書、雇用契約書、労働条件通知書など、幅広い書類に利用できます。Salesforceやkintoneと連携させれば、稟議や商談と契約情報をひも付けて管理可能です。取引相手はアカウント登録なしで署名できるため、営業部門から人事・労務部門まで段階的に活用を広げたい企業にも適しています。
freeeサイン
- 受領者も使いやすい 画面設計と充実サポート
- 文書の種類や受領者に合わせて選べる
- 自社運用にあった使い方が最安値で可能
フリー株式会社が提供する「freeeサイン」は、取引先との契約から社内で交わす書類まで、活用範囲を段階的に広げたい企業に適した電子契約システムです。雇用契約書や機密保持誓約書などの社内文書にも利用でき、出社せずに書類の確認や締結を進められます。契約書のテンプレートを複数登録でき、ワークフローによる社内承認にも対応。書類の作成から締結、保管までクラウド上で管理できるため、部門ごとのひな形や承認手順を整理しながら運用を広げたい企業に向いています。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、契約業務と経理業務の情報をつなげたい企業に適した契約管理サービスです。マネーフォワード クラウド会計や債務支払と連携して契約情報をひも付けられ、同一アカウントでログインできます。法務相談（オプション）から契約書の作成、ワークフローによる承認、締結、保存まで一元管理可能です。紙や他社サービスで締結した契約書もまとめて管理できるため、法務部門と経理部門で契約情報を共有したい企業にも適しています。
Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）
- 世界中で160万社以上の組織・団体と10億人超のユーザーが利用
- 900以上のプレビルド・インテグレーション
- 世界標準のセキュリティとコンプライアンス管理でリスクを軽減
ドキュサイン・ジャパン株式会社が提供する「Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）」は、顧客からの申込や同意の取得を電子化したい営業部門に向く電子署名サービスです。同意書や申込書、NDA、売買契約書など、さまざまな書類に利用できます。ノーコードでWebフォームを作成でき、入力された情報を反映した文書を生成して契約書の準備を効率化します。同じ形式の書類を繰り返し利用する際には、入力項目や署名順を設定したテンプレートも活用可能です。スマートフォンやタブレットからの署名にも対応しています。
FAST SIGN
- 大量の契約でも固定料金で利用可能！
- 派遣・パート・アルバイトの雇用契約・契約更新に！
- 個別内容の書類も一括送信が可能！
株式会社マルジュが提供する「FAST SIGN」は、人事・労務部門で雇用契約の締結や更新を電子化したい企業に向く電子契約システムです。派遣スタッフやパート・アルバイトなど、個人との雇用契約に適した設計で、契約書をSMSでも送付できます。雇用契約書と入社時に必要な書類や案内資料をまとめて１通として送信できる点が特徴です。大量の契約書の一括送信や契約更新のアラートにも対応しており、業務請負契約書や同意書の電子化にも活用できます。
paperlogic電子契約 （ペーパーロジック株式会社）
- 立会人型の認印と当事者型の実印どちらにも対応！
- 契約相手も電⼦証明書の取得や利⽤ができる！
- 締結完了時に自動で認定タイムスタンプを付与！
サインタイム （サインタイム株式会社）
- 誰でもカンタンに使えるやさしい操作性
- お客さまが使いやすさを実現した充実の機能
- 「無料送信件数」がついたおトクな料金
DottedSign（ドットサイン） （株式会社 Kdan Japan）
- スマホでも契約作業のステータスを一元管理できて簡単に把握可能
- 対面署名や署名依頼のリンク化などあらゆるニーズに対応が可能
- BtoCなどの多量な取引数に対応が可能（従量課金なし）
Dropbox Sign （Dropbox Japan株式会社）
- 契約フローを電子化！最大80％の手間を削減
- 監査証跡を残すので法的拘束力あり！
- ウェブサイト・アプリにも署名フォームを設置可能！
クラウドスタンプ （株式会社ハイホー）
- ペーパーレス化により大幅なコスト削減を実現！
- 契約作業の手間を最大95％削減！
- タイムスタンプで改ざんを未然に防止！
まとめ
電子契約システムは、契約書だけでなく発注書や雇用契約書、申込書や同意書など、合意を記録したい書類に活用できます。営業や人事、購買、法務といった部門ごとの使い方を洗い出し、締結後のデータを顧客管理や人事労務、会計のシステムで活かすと効果を広げられます。法令上の扱いと保存方法を確認しながら段階的に広げましょう。部門別の活用や連携の対応範囲は、資料請求で製品ごとに比べてみてください。
