ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■運用管理で重視する機能別
- 送信前の承認ワークフロー：freeeサイン、マネーフォワード クラウド契約、WAN-Sign - ワンサイン -
- 契約書の閲覧範囲やアクセス権限の管理：電子印鑑GMOサイン、WAN-Sign - ワンサイン -
- 契約の更新・有効期限の通知：freeeサイン、FAST SIGN、WAN-Sign - ワンサイン -
- 操作記録や内部統制の管理：マネーフォワード クラウド契約、WAN-Sign - ワンサイン -
- 契約書のテンプレート作成・管理：freeeサイン、FAST SIGN、クラウドコントラクト、Digital Sign
- 電子証明書を利用した署名の管理：CECTRUST-Light
- 署名依頼の進捗確認・通知：Zoho Sign
- 契約書の作成から送信・保管まで一元化：契約大臣
電子契約システムの運用で最初に決める社内ルール
電子契約システムの運用は、社内ルールを決めるところから始まります。紙の契約で使っていたルールをそのまま当てはめると、電子ならではの手順が抜け落ちる場合があるため、電子契約用に見直しておきましょう。
紙と電子の使い分けの基準
すべての契約を電子化できるとは限りません。法令で書面が求められる契約や、取引先が紙を希望する契約は、紙で締結する必要があります。どの契約を電子で、どの契約を紙で締結するかの基準を決めておくと、担当者が迷わずに済みます。
基準は、「原則として電子契約で締結し、取引先が希望する場合や法令上の制約がある場合は紙で締結する」のように定める方法があります。紙で締結した場合も、スキャンして電子契約システムに登録するかどうかを決めておくと、契約書の管理を一本化できます。
電子署名の権限と承認手順の規程化
電子契約には押印のような物理的な管理手段がないため、署名の権限は規程で明確にしておく必要があります。具体的には、誰が会社を代表して署名できるか、担当者が代理で送信する場合にどのような承認が必要かを定めます。
規程を作る際は、契約金額や契約の種類に応じて承認者を変えるかどうかも決めておきましょう。システムの承認ワークフローの設定と規程の内容がずれていると、規程どおりの承認を経ずに送信できてしまう場合があります。規程の改定時には、システムの設定も見直す手順にしておくと安心です。
契約書テンプレートの管理ルール
電子契約システムに登録したテンプレートは、多くの社員が繰り返し使うため、誤った条項が含まれていると影響が広がります。テンプレートを登録や変更できる人を法務部門などに限定し、利用部門は使うだけにする運用が考えられます。
法改正や社内方針の変更で条項を見直した場合は、古いテンプレートを使えない状態にし、変更日と変更内容を記録しておきましょう。どの版のテンプレートで締結したかを後から確認できるようにしておくと、契約内容の確認や問い合わせへの対応もスムーズに進みます。
電子契約システムのアカウントと権限の管理
電子契約システムの運用では、誰がどの操作をできるかを適切に保つことが欠かせません。入社や異動、退職のたびに発生するアカウントの変更を、漏れなく処理できる仕組みを作っておきましょう。
異動・退職時のアカウント処理
退職した社員のアカウントが残っていると、不正なログインや、権限のない人による契約書の閲覧につながるおそれがあります。異動の際も、前の部署の契約書を見られる状態が続かないよう、権限の変更が必要です。
人事部門から異動や退職の情報を受け取り、運用担当者がアカウントを変更する流れを決めておきましょう。退職者が担当していた送信中の契約や締結済みの契約を、誰に引き継ぐかもあわせて決めておくと、取引先とのやり取りが途切れません。社内システムとログインを共通化するシングルサインオンに対応していれば、アカウントの停止を一か所で行えます。
閲覧権限と操作履歴の確認
契約書には、取引条件や個人情報など、社内でも限られた人だけが見るべき情報が含まれます。部署や契約の種類ごとに閲覧権限を分け、必要以上に多くの人が見られる状態を避けましょう。
権限の設定は、一度決めたら終わりではありません。半年に1回など時期を決めて、権限の一覧と操作履歴を確認し、不要な権限が残っていないか、不審な閲覧やダウンロードがないかを確かめます。確認の作業は複数人で分担し、結果を記録に残しておくと、担当者が替わっても同じ水準で運用を続けられます。
締結済み契約書の保存と期限管理
電子契約の運用で継続的に手間がかかるのが、締結後の保存と期限の管理です。法令の要件を満たしつつ、必要な契約書をすぐに取り出せる状態を保つための決め事を整理します。
電子帳簿保存法に沿った保存のルール
電子データで交わした契約書は、電子帳簿保存法にもとづき、改ざん防止の措置をとったうえで、原則として日付や金額、取引先で検索できる状態で保存する必要があります。改ざん防止の措置には、タイムスタンプの付与や、訂正や削除の履歴が残るシステムでの保存、事務処理規程の備え付けといった方法があります。
運用では、検索項目を誰がいつ登録するか、登録内容を誰が確認するかを決めておきましょう。保存期間は税法や社内規程で定められた期間のうち長いほうにあわせ、期間が過ぎた契約書を削除する場合の承認手順も定めておくと、誤って削除するリスクを抑えられます。
参考：電子取引関係｜国税庁
参考：参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁
更新・解約期限の通知の設定
自動更新の契約では、解約の申し入れ期限を過ぎると、不要な契約が自動で延長されるといった事態が起こり得ます。締結時に契約期間と申し入れ期限を登録し、期限が近づくと通知が届くように設定しておきましょう。
通知の宛先を担当者一人にすると、異動や休暇のときに見落とすおそれがあります。部署の共有アドレスや複数の担当者に届くようにし、通知を受けた後に誰が更新の判断をするかも決めておくことが大切です。期限の登録漏れを防ぐため、締結時の登録をチェックリストに入れておく方法もあります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で電子契約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
運用中のトラブルに備える対応手順
電子契約の運用では、誤送信やメールの不達、システムの停止といったトラブルが起こる可能性があります。起きてから慌てないよう、場面ごとの対応手順をあらかじめ決めておきましょう。
誤送信や締結後の誤りへの対応
宛先や契約内容を誤って送信したことに気づいた場合は、相手が署名する前に送信を取り消すのが基本です。取り消しの操作をできる人と、取引先への連絡方法を手順書にまとめておきましょう。
締結後の誤りは、署名済みのファイルを直接修正せず、覚書や変更契約を締結して訂正します。運用担当者は訂正の経緯を台帳に記録し、元の契約書と関連付けて検索できるようにしておきましょう。誤送信が個人情報を含む書類だった場合は、社内の情報セキュリティの手順に沿って報告するルールも決めておくことが大切です。
メール不達やシステム停止時の代替手段
署名依頼のメールが取引先に届かない原因には、宛先の誤り、迷惑メールへの振り分け、相手のメールサーバーの受信制限など複数の要因が考えられます。どの順番で確認するかを手順書にしておくと、担当者が替わっても同じ対応ができます。
電子契約システムや外部の認証サービスが一時的に使えなくなる場合に備え、締結期限が迫った契約をどう扱うかも決めておきましょう。提供会社の障害情報の確認先を共有し、必要に応じて紙での締結に切り替える判断基準を定めておくと、取引への影響を抑えられます。
電子契約の運用を定着させる見直しの進め方
電子契約システムの運用は、導入時に決めたルールが現場で守られているかを確かめ、必要に応じて見直すことで定着します。運用を一部の担当者に任せきりにせず、仕組みとして続けることが大切です。
利用状況の定期的な確認
月に1回など時期を決めて、電子契約の締結件数、紙で締結した件数、締結までにかかった日数、差し戻しの件数を確認しましょう。紙の割合が下がらない部署や、差し戻しが続く契約の種類があれば、運用のどこかに課題があると考えられます。
課題が見つかったら、利用部門に聞き取りを行い、手順書の分かりにくさなのか、取引先の事情なのかを切り分けます。原因にあわせて、テンプレートや承認ルートの見直し、取引先への再案内といった対策を取りましょう。確認した数字と対策は記録に残し、翌月以降に効果が出たかを同じ指標で確かめると、見直しの成果を判断できます。
マニュアルと問い合わせ窓口の整備
運用ルールや操作手順は、マニュアルにまとめて社員がいつでも参照できる場所に置いておきます。よくある質問と回答を追記していくと、同じ問い合わせへの対応時間を減らせます。
問い合わせ窓口を一人の担当者に集中させると、不在時に対応が滞り、異動の際にノウハウが失われるおそれがあります。複数の担当者で窓口を持ち、対応の記録を共有しておきましょう。ルールを変更したときは社内に周知し、マニュアルの更新日を明記しておくと、古い手順で作業する人を減らせます。
運用ルールを支える機能の対応一覧
承認手順、閲覧権限、期限の通知、操作記録といった運用ルールを支える機能を比べられるよう、この記事で紹介する電子契約システムを一覧にまとめました。自社で決めた規程を設定に落とし込めるかの確認に役立ててください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| freeeサイン | 社内承認ワークフローや契約書のテンプレート管理、有効期限のリマインドに対応。フリーワード・タグ検索も可能 |
| マネーフォワード クラウド契約 | ワークフローで申請・承認から締結まで一元管理。契約書のひな形管理やバージョン管理にも対応 |
| 電子印鑑GMOサイン | フォルダ設定や閲覧制限で契約書のアクセス範囲を管理。延長タイムスタンプによる長期保存にも対応 |
| FAST SIGN | 雇用契約の締結・更新に対応。契約書テンプレートや一括送信、契約更新のアラート機能を備える |
| WAN-Sign - ワンサイン - | 承認者固定機能やフォルダごとのアクセス制限、操作ログ管理を標準搭載。ユーザー情報の一括更新や更新期限アラートにも対応 |
| CECTRUST-Light | 電子証明書を利用した当事者型の電子契約サービス。リモート署名方式を採用し、長期保管にも対応 |
| Zoho Sign | 署名依頼の進捗をリアルタイムで確認可能。コメントや通知機能によって署名フローを管理できる |
| 契約大臣 | 契約書の作成から送信、保管まで対応。タイムスタンプを備え、締結済みの文書をクラウド上で管理できる |
| クラウドコントラクト | 契約書のテンプレート登録やSMS認証、複数者間契約に対応。締結済み文書は管理画面に自動保管 |
| Digital Sign | 契約書の作成から締結・保管までを一元管理。紙と電子の契約書をまとめて扱う運用にも対応 |
社内ルールを運用に反映しやすい電子契約システム
署名権限の規程、異動時の権限変更、期限の通知、誤送信への対応など、この記事で取り上げた運用の決め事をシステムの設定で支えやすい製品を紹介します。運用担当者の負担も含めて比べてみてください。
freeeサイン
- 受領者も使いやすい 画面設計と充実サポート
- 文書の種類や受領者に合わせて選べる
- 自社運用にあった使い方が最安値で可能
フリー株式会社が提供する「freeeサイン」は、社内承認から締結後の期限管理まで、契約業務を一元化したい企業に向く電子契約システムです。ワークフロー機能で社内の申請・承認を進められ、有効期限のある書類にはリマインドを設定できます。締結済み文書はフリーワードやタグで検索でき、必要に応じてダウンロードも可能です。二段階認証やIPアドレス制限はオプションで追加でき、運用期には電話・メール・チャットによるサポートも受けられます。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、社内の承認手順と契約締結を一元管理したい企業に向く契約管理サービスです。ワークフロー機能を標準搭載し、契約書の作成から申請・承認、締結、保存までを一つのサービスで管理できます。契約書のひな形管理やバージョン管理にも対応しており、書類の作成・修正に関する情報も整理しやすいでしょう。紙や他社サービスで締結した契約書も登録でき、契約書の管理場所が分散するのを防ぎます。
電子印鑑GMOサイン
- 導入企業数No.1※導入企業数300万社以上
- 圧倒的なコストパフォーマンス
- フォルダ設定や閲覧制限などの文書管理機能が充実
GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供する「電子印鑑GMOサイン」は、契約書の閲覧範囲を管理し、機密情報を保護したい企業に向くクラウド型の電子契約サービスです。フォルダ設定や閲覧制限により、契約書ごとにアクセスできる利用者を絞り込めます。延長タイムスタンプに対応しており、長期にわたる電子文書の真正性の確保も支援します。導入から定着までの個別支援や電話サポートも用意されているため、社内の運用ルールを整備する段階でも相談できます。
FAST SIGN
- 大量の契約でも固定料金で利用可能！
- 派遣・パート・アルバイトの雇用契約・契約更新に！
- 個別内容の書類も一括送信が可能！
株式会社マルジュが提供する「FAST SIGN」は、雇用契約のように定期的な更新が発生する契約を多く扱う企業に向く電子契約システムです。派遣スタッフやパート・アルバイトの雇用契約に適した設計で、契約書の新規締結から更新まで対応しています。契約更新が近づいた際のアラートや、契約書の一括送信機能を備えており、多数の契約を扱う人事・労務部門の業務負担軽減に役立ちます。テンプレートの登録・管理にも対応しているため、契約書のひな形を統一した運用にも適しています。
WAN-Sign - ワンサイン -
- 立会人型・当事者型の両方に対応。ハイブリッド署名も可能
- 初期費用・月額基本料0円の従量制。内部統制機能も標準搭載
- 紙原本の保管・電子化から締結後の契約管理まで一元化
株式会社ＮＸワンビシアーカイブズが提供する「WAN-Sign - ワンサイン -」は、社内規程で定めた承認手順や閲覧範囲をシステムの設定に反映したい企業に適した電子契約・契約管理サービスです。ワークフローと承認者固定機能、ユーザー権限設定、フォルダごとのアクセス制限、操作ログ管理を標準搭載しています。ユーザー情報の一括メンテナンスにも対応し、異動や退職に伴うアカウント管理を効率化できます。更新期限のアラートやリマインドメールも利用でき、締結後の契約管理まで支援します。
CECTRUST-Light （株式会社コンストラクション･イーシー･ドットコム）
- NTTグループ/大手建設会社/空港会社様もご使用。長期保管も安心
- 万全なセキュリティ確保(電子証明書発行)＋利便性(リモート署名)
- 取引先側の費用負担なし！
Zoho Sign （ゾーホージャパン株式会社）
- クラウド連携でインポートとバックアップがカンタン！
- コメントと通知機能でスピーディーな署名フローの進行を実現！
- マルチデバイスとシンプルな操作感でどこでも・誰でも使える！
契約大臣 （株式会社TeraDox）
- ３ステップで契約書を作成できるため、シンプルで簡単！
- 各法律に準拠したシステムを提供！
- 永年無料で電子契約書を自動的に保管ができる！
クラウドコントラクト （クラウドコントラクト株式会社）
- 法的効力のある電子署名とタイムスタンプ機能を搭載！
- SMS認証（２要素認証）で本人確認もできる！
- 2022年1月改正の電子帳簿保存法にも対応！
Digital Sign （株式会社C-mind）
- 契約業務に関わる幅広い機能をオールインワンで提供
- 20～100名規模で、電子契約の初心者様でも使いやすいUI/UX
- 蓄積されたデータを分析でき、改善施策を考えられる
まとめ
電子契約システムの運用では、紙と電子の使い分けや署名権限を定めた社内ルールと、アカウントと権限の管理をまず整えましょう。そのうえで、電子帳簿保存法に沿った保存と期限管理、トラブル時の対応手順を決めておくことが大切です。利用状況を定期的に確認し、マニュアルと窓口を複数人で支える体制にすると運用が定着します。承認ワークフローや期限通知、権限設定の細かさは製品によって異なるため、資料請求で比べてみてください。
