ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■面接官の利用環境別
- ■社内システムとの連携別
- ■外部サービスとの連携別
- 適性検査サービスとの連携：i-web、sonar ATS by HRMOS
- Web面接ツールとの連携：採用一括かんりくん、HERP Hire、Talentio
オンプレミスの選考管理システムで変わる選考業務
選考管理システムを自社のサーバーで動かしても、書類選考から面接、合否の判断までの流れ自体はクラウド型と大きく変わりません。変わるのは、利用者がどこからアクセスできるかと、外部のサービスとどうつながるかです。
選考の流れと評価の管理
選考管理システムでは、職種ごとに選考段階を設定し、候補者がどの段階にいるかを一覧で把握できます。面接ごとの評価や合否の理由を記録し、次の面接官へ引き継ぐ役割は、オンプレミス型とクラウド型で共通です。
オンプレミス型の場合、評価項目や画面の構成を自社向けに改修できる製品もあります。職種ごとに細かく評価項目を分けたい企業では、標準の設定で足りるか、改修が必要かを導入前に見極めておきましょう。
アクセスできる場所の制約
オンプレミス型の選考管理システムは、社内ネットワークの中からのみ利用する構成が基本です。社外からのアクセスを許可しない場合、面接官が在宅勤務中や出張先から評価を入力できなくなります。
評価の入力が出社日まで遅れると、合否の判断や次の面接の設定も遅れ、候補者を待たせる原因となります。面接官の働き方を踏まえ、社外からの利用を認めるか、認める場合はどの方法を使うかを次の章で整理します。
外部サービスとの接続の制約
Web面接ツールや適性検査のサービスはクラウドで提供されているものもあり、選考管理システムとの連携もクラウド型の製品を前提に用意されている場合があります。オンプレミス型では、こうした連携が使えないか、追加の設定や開発が必要になることがあります。
連携ができない場合、面接のURLや検査結果を担当者が手作業で転記する運用が発生します。選考で使っている外部サービスを一覧にし、それぞれの連携方法と作業量を事前に把握しておきましょう。
社外の面接官がオンプレミス環境で評価を入力する方法
オンプレミスの選考管理システムに社外からアクセスする方法は、社内のセキュリティ方針によって選べる範囲が変わります。代表的な方法と、それぞれで注意したい点を情報システム部門と確認しましょう。
VPNを使った社内ネットワークへの接続
VPN（仮想的な専用回線）は、社外のパソコンから暗号化した通信で社内ネットワークに接続する仕組みです。すでに社員の在宅勤務でVPNを使っている企業であれば、選考管理システムもその環境から利用できる場合があります。
ただし、VPNの利用には会社が支給したパソコンが必要な場合があり、面接官が自分のスマートフォンから評価を入力することは難しくなります。VPNの接続数に上限がある場合は、面接が集中する時期に影響が出ないかも確認が必要です。
評価入力の画面だけを社外に公開する方法
選考管理システムのうち、評価入力の画面だけを社外からアクセスできる場所に置き、社内のデータベースとつなぐ構成もあります。面接官はVPNを使わずに評価を入力できるため、スマートフォンからの利用も検討しやすくなります。
一方で、社外に公開する範囲が広がると、不正アクセスへの対策が欠かせません。多要素認証の設定や、評価入力の画面から閲覧できる情報を最小限にするなど、公開範囲と対策をベンダーや情報システム部門と相談して決めましょう。
評価シートの紙運用との併用
社外からのアクセスを認めない方針の企業では、面接官が紙や表計算ソフトの評価シートに記入し、人事担当者が選考管理システムに登録する運用を続ける場合もあります。システムへの登録作業は増えますが、セキュリティ方針を変えずに済む点が利点です。
この場合、転記の遅れや誤りが起こる可能性があるため、評価シートの提出期限と転記の担当者を決めておきましょう。記入済みの評価シートの保管場所と廃棄の方法も、個人情報の管理の観点から定めておくことが大切です。
Web面接や適性検査と選考管理システムをつなぐ
オンプレミスの選考管理システムでも、外部のクラウドサービスと組み合わせて選考を進めることはできます。データの受け渡し方法と、連携がうまくいかなかったときの対応を決めておくことが、選考を止めないためのポイントです。
Web面接のURLと録画の扱い
Web面接ツールと連携できない場合は、面接ごとに発行したURLを選考管理システムの面接予定に登録し、候補者への案内メールに記載する運用が考えられます。手作業が入る分、URLの貼り間違いが起こらないよう、登録後に確認する手順を設けましょう。
Web面接を録画する場合は、録画データがクラウドのサービス側に保存されることがあります。応募者データを社内に置くためにオンプレミス型を選んだ場合は、録画の保存場所や保存期間が社内規程に反しないかもあわせて確認が必要です。
適性検査の結果の取り込み
適性検査の結果は、検査サービスの管理画面からCSVなどで出力し、選考管理システムに取り込む方法があります。候補者を特定する番号を両方のシステムでそろえておくと、取り込みの際に別の候補者の結果と取り違えるリスクを減らせます。
取り込みを定期的に行う場合は、取り込みの頻度と担当者を決めておきましょう。取り込みに失敗した際にエラーの内容を確認できるか、再度取り込めるかも、運用を続けるうえで確認したい点です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で採用管理・選考管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
選考データを社内の人事システムへ引き継ぐ
オンプレミス型の選考管理システムの利点の一つは、社内の人事システムやデータベースと同じネットワーク内でつなげられる点です。内定者の情報や選考の記録を、入社後の人事管理にどう引き継ぐかを整理します。
内定者情報の人事システムへの登録
内定が決まった候補者の氏名や連絡先、入社予定日などは、入社手続きのために人事システムへ登録する必要があります。選考管理システムと人事システムが社内でつながっていれば、手入力による転記を減らせます。
連携の仕組みを自社で開発する場合は、どの項目をいつ連携するか、連携に失敗した際にどう気づくかを決めておきましょう。人事システムの改修時に連携が止まらないよう、改修の担当者に連携の仕様を共有しておくことも大切です。
社内の認証基盤とのログイン統合
社員が普段使っているIDとパスワードで選考管理システムにもログインできるようにすると、面接官ごとにアカウントを管理する手間を減らせます。異動や退職で社内のアカウントを停止すれば、選考管理システムにも入れなくなるため、不要な権限が残る事態を防ぎやすくなります。
社内の認証基盤とつなげられるかは、選考管理システムの製品と自社の認証方式の組み合わせによって異なります。対応している方式を資料で確認し、情報システム部門と実現方法を相談しましょう。
選考記録の保管と削除のルール
入社した人の選考記録を人事システムに引き継ぐか、選考管理システムに残すか、一定期間後に削除するかは、社内で方針を決めておく必要があります。面接の評価には応募者本人に開示していない判断も含まれるため、入社後に閲覧できる範囲には配慮が必要です。
不採用者の記録も含め、保管期間と削除の手順を決めておきましょう。オンプレミス型ではバックアップにもデータが残るため、削除の対象にバックアップを含めるかもあわせて検討することが大切です。
評価入力と連携で比べる選考管理の製品一覧
面接官の評価入力の方法や、人事システム・外部サービスとのつなぎ方は製品ごとに異なります。この記事で紹介する製品の特徴を一覧で比べてみましょう。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Talentio | スマートフォンからの評価入力に対応。GoogleやMicrosoftのSSOでログインできる |
| HERP Hire | Slack等から書類確認や評価入力ができ、SAMLによるSSOとIPアドレス制限に対応 |
| SmartHR | 採用決定した候補者をそのまま従業員として登録でき、入社手続きへ引き継げる |
| i-web | 適性検査『TG-WEB』『SPI3』と連動し、受検履歴や採点結果を自動で反映できる |
| sonar ATS by HRMOS | 求人媒体や適性検査、社内チャットツールと連携し、選考の流れをフロー図で管理 |
| 採用一括かんりくん | Zoom・Teams・Google Meetと連携し、Web面接のURL発行まで自動化できる |
| ジョブテスト | 面接前にWebでスキルテストを行い、候補者の能力・知識・適性を確認できる |
面接官の評価入力を支える選考管理の製品
ここでは、面接官の評価入力や、人事システム・Web面接・適性検査との連携を確認しやすい製品を紹介します。いずれもクラウドで提供されている製品のため、オンプレミス環境での導入や社内システムとの接続方法は各社の資料で確認してください。
Talentio
- 複数の流入経路からの応募も一括管理が可能！
- 複数ベンダーのカレンダーと連携が可能。日程調整も自動で可能
- 現場の面接官も使いやすい簡単な操作画面で採用が”ラク”になる
jinjer株式会社が提供する「Talentio」は、在宅勤務や外出の多い面接官にも評価を入力してもらいたい企業で検討しやすい採用管理システムです。スマートフォンからの評価入力に対応し、評価フォームのテンプレート化や複数評価者の設定で評価の回収を進められます。GoogleやMicrosoftによるシングルサインオンにも対応しています。ジンジャーとの連携で入社手続きの情報を共有できるため、内定後の引き継ぎもあわせて検討できます。
HERP Hire
- AIが選考と面接評価を支援し質と速度を向上
- Slack等から書類確認や評価入力を完結
- DataHubで採用指標を自在に可視化し意思決定を支援
株式会社HERPが提供する「HERP Hire」は、面接官が普段使うチャットツールから評価を入力できるようにしたい企業に向く採用管理システムです。Slackなどから書類の確認や評価の入力を完結でき、面接・面談の書き起こしやサマリ作成をAIで支援するオプションも用意されています。SAMLによるシングルサインオンとIPアドレス制限に対応し、SmartHRやカオナビ、freee人事労務とも連携できます。
SmartHR
- 履歴書や面接評価などの選考過程を一元管理
- 採用決定から入社手続きの流れもスムーズに
- 選考時の評価データを、入社後の配置や育成に活用可能
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、選考の記録を入社後の人事管理へそのまま引き継ぎたい企業で比べたい製品です。履歴書や職務経歴書、選考ステップごとの評価を一元管理でき、採用が決まった候補者はそのまま従業員として登録できます。入社手続きに必要な追加情報も本人に直接依頼でき、選考時の評価やスキル情報はタレントマネジメント機能に連携して、配置や育成の検討に活用できます。
i-web
- 導入シェアNo.1の実績と信頼。使いやすい操作性と充実のサポート
- 業界初、リクナビ・キャリタス就活自動連携 その他多数媒体対応
- 業務効率化機能＋分析ツールや採用サイト制作ツールも標準搭載
株式会社ヒューマネージが提供する「i-web」は、適性検査の結果を手作業なしで選考の判断材料にしたい企業が候補にできる採用管理システムです。適性検査『TG-WEB』『SPI3』と連動し、マイページでの受検や受検履歴、採点結果、帳票が自動で反映されます。オンライン面接ツールやカレンダーなどの外部ツールとも連携でき、新卒採用とキャリア採用を一元管理できます。
sonar ATS by HRMOS
- 大手、中小企業の規模問わず累計導入数が2,500件以上の実績
- 求人募集、応募者管理、面接日程調整などのあらゆる業務を効率化
- 求人媒体、適性検査、社内チャットツール、他各種サービスと連携
Thinkings株式会社が提供する「sonar ATS by HRMOS」は、選考の流れを図で共有しながら外部サービスとつないで運用したい企業で検討しやすい採用管理システムです。応募から内定・入社までの採用フローをフロー図で作成でき、条件にあう応募者を意図したステップへ自動で誘導する設定も可能です。求人媒体や適性検査、社内チャットツールなどと連携でき、ステータス更新にあわせた自動メール配信にも対応しています。
採用一括かんりくん
- ルーティン業務70%削減！ 日程調整やメール送信を自動化
- LINE連携で開封率アップ・リッチメニューで歩留まりを劇的改善
- 新卒/中途もこれ1つ！ 継続率98.8%が照明する使いやすさと機能性
HRクラウド株式会社が提供する「採用一括かんりくん」は、Web面接の案内や面接官の予定確保にかかる手間を減らしたい企業に向く採用管理システムです。Zoom・Teams・Google Meetと連携し、Web面接のURL発行から面接官の予定確保までを自動で進められます。面接官が直接評価を記入でき、GoogleやOutlookのカレンダー、SlackやChatworkとの連携にも対応しています。
ジョブテスト （HeaR株式会社）
- オンラインで候補者の能力・知識・適性を見極める
- 主にIT関連の100種類以上の職種やスキルのテストに対応
- 100社以上のデータをもとに精度の高いテスト設計をサポート
オンプレミスの選考管理システムに関するよくある質問
オンプレミスの選考管理システムを検討する際によく寄せられる疑問と、その考え方をまとめました。自社の状況に照らして、情報システム部門やベンダーとの相談の材料にしてください。
面接官が多い企業でも運用できるか
面接官が多い企業でも、アカウントの発行と停止を社内の認証基盤とつなげておけば、管理の手間を抑えられる場合があります。課題となりやすいのは、面接官が社外から評価を入力する方法と、操作方法の周知です。
面接官向けの操作手順を簡潔な資料にまとめ、面接の前に確認してもらう運用にしておきましょう。評価入力の期限を選考管理システムで知らせる機能があれば、入力の遅れにも気づきやすくなります。
クラウド型への切り替えは可能か
オンプレミス型からクラウド型へ切り替えることは可能ですが、改修した評価項目や社内システムとの連携部分は、切り替え先で同じように再現できるとは限りません。切り替えの検討はサーバーの更新時期にあわせて行う企業もあります。
将来の切り替えに備え、評価項目や選考段階の設定、連携の仕様を文書で管理しておきましょう。選考データをCSVなどで一括出力できるかも、移行のしやすさを左右するポイントです。
まとめ
オンプレミスの選考管理システムでは、社外にいる面接官の評価入力をVPNや画面の一部公開でどう実現するか、Web面接や適性検査とどうつなぐかが運用の分かれ目です。社内の人事システムや認証基盤とつなげられる利点も活かし、選考記録の保管ルールまで決めておきましょう。対応する利用環境や連携方式は採用管理・選考管理システムの製品ごとに異なるため、資料請求して比較検討してください。
