ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■対応したい採用手法別
- ■入社後の連携先別
採用管理システムが生まれた背景
採用管理システムは、応募者の情報が紙から電子データへ移るなかで必要とされるようになりました。特定の年で区切れるものではありませんが、採用業務の道具がどう変わってきたかを2つの段階に分けて見ていきましょう。
紙の履歴書と表計算ソフトで管理していた段階
かつての採用管理は、郵送された履歴書や応募書類を紙のまま保管し、選考の進み具合を手書きの一覧表や表計算ソフトで管理する方法が中心でした。応募者が少ないうちは、この方法でも運用できます。
しかし、応募者が増えると、書類の受け渡しや面接日程の調整、合否の連絡を一人ずつ管理する手間が大きくなります。担当者ごとにファイルが分かれ、最新の状況がどれかわからなくなるといった課題もありました。こうした手作業の限界が、専用の管理システムが使われるきっかけの一つです。
Web応募の普及で応募者情報が電子化した段階
インターネットの求人サイトや自社の採用ページから応募できるようになると、応募者情報は最初から電子データとして届くようになりました。複数の求人媒体から応募が集まることも珍しくありません。
媒体ごとに管理画面が分かれていると、同じ人の重複応募に気づけない、選考状況を横断して把握できないといった問題が生じます。そこで、各経路の応募者情報を一つのデータベースに集め、選考の段階ごとに管理する採用管理システムが使われるようになりました。ATS（応募者追跡システム）とも呼ばれます。
個人情報保護のルールと採用管理の歩み
採用管理システムが扱う情報の中心は、応募者の個人情報です。そのため、個人情報保護法の施行と改正は、システムに求められる機能に影響してきました。ここでは、採用管理に関わる3つの節目を順に紹介します。
2005年の個人情報保護法の全面施行
個人情報保護法は2003年に成立し、2005年4月に全面施行されました。これにより、事業者は個人情報の利用目的を特定し、本人に示したうえで扱うことが求められるようになっています。
採用の場面では、応募者から集めた情報を選考以外の目的に使わないことや、安全に管理することが課題になりました。採用管理システムにも、閲覧できる人を限定する権限設定や、応募時に利用目的を示して同意を得る仕組みが求められるようになりました。当時は、扱う個人情報が一定数以下の事業者は対象外とされていました。
2017年の改正による小規模な事業者への適用
2017年5月に全面施行された改正個人情報保護法では、扱う個人情報の数による対象外の規定がなくなりました。小規模な事業者を含め、個人情報を事業に使うほとんどの事業者が法律の対象となっています。
中小企業でも、応募者情報の管理ルールを整える必要がはっきりしたといえます。表計算ソフトで管理していた企業が、アクセス権限や操作の記録を残せる採用管理システムを検討するきっかけの一つにもなりました。誰がどの情報を見られるかをシステム側で設定できる点は、ファイルの共有範囲を制御しにくい表計算ソフトとの大きな違いです。
2022年の改正による漏えい報告の義務化
2022年4月に施行された改正個人情報保護法では、一定の漏えいが起きた場合に、個人情報保護委員会へ報告し、本人にも通知することが義務となりました。要配慮個人情報が含まれる場合や、対象者が1,000人を超える場合などが該当します。
応募者情報を多く扱う採用管理システムでは、誤送信や不正アクセスを防ぐ機能に加え、万一のときに誰がいつ何を操作したかを確認できる操作ログの重要性が増しました。あわせて、提供会社のセキュリティ体制や事故時の連絡手順を確認しておくことも大切です。
就職活動ルールの変化と採用管理システム
新卒採用では、就職活動の日程やインターンシップの扱いに関するルールが見直されてきました。ルールが変わると、管理する候補者の範囲や時期も変わります。ここでは採用管理システムの使い方に影響した2つの変化を取り上げます。
経団連の指針廃止と政府による日程の要請
経団連は2018年10月、会員企業向けに定めていた「採用選考に関する指針」を、2021年度以降に入社する学生から策定しない方針を決めました。その後は、政府が関係省庁の会議を通じて、経済団体などに就職・採用活動の日程を要請する形に変わっています。
日程のルールは要請であり、企業によって採用活動を始める時期は異なります。そのため、通年採用や早期選考など、複数の選考を並行して管理する必要がある企業も見られます。採用管理システムで、選考ごとに候補者を分けて管理できるかが確認点です。
インターンシップの三省合意の改正
文部科学省、厚生労働省、経済産業省は2022年6月に「インターンシップの推進に当たっての基本的考え方」を改正しました。一定の要件を満たすインターンシップで得た学生の情報を、採用活動に活用できるようになっています。
2025年3月卒業予定の学生から適用されたこの変更により、一定の要件を満たすインターンシップの参加者情報を、その後の選考とつなげて管理できるようになりました。参加したプログラムや評価を本選考の候補者情報とひも付けられるかは、新卒採用で採用管理システムを選ぶ際のポイントです。
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職業安定法の改正と求人・応募の管理
求人の出し方や応募者情報の扱いについては、職業安定法も改正されてきました。求人の掲載経路が増えるなかで、情報を正しく管理する責任は企業側にも求められています。採用管理システムに関わる改正と、その影響を見ていきましょう。
2022年10月施行の職業安定法改正
厚生労働省によると、職業安定法の改正が2022年10月1日に施行されました。主な内容は、求人などに関する情報の的確な表示の義務化、個人情報の取扱いに関するルールの整備、求人メディアなどに関する届出制の創設です。
企業が求人情報を出す場合も、内容を正確かつ最新の状態に保つことが求められます。複数の媒体に同じ求人を掲載している企業では、募集を終えた求人の掲載を止め忘れるといった事態を防ぐため、求人情報をまとめて管理し、媒体への反映を確認できる仕組みが役立ちます。
求人の掲載経路の広がりと応募経路の管理
現在は、求人サイトに加えて、検索エンジン型の求人サービスや自社の採用サイト、SNSなど、求人を届ける経路が広がっています。経路が増えるほど、どこから何人が応募し、何人が採用に至ったかを把握する重要性が増します。
採用管理システムでは、応募者ごとに応募経路を記録し、経路別の応募数や通過率を集計する使い方があります。採用費用を経路ごとに比べることで、次の募集でどの経路に予算を配分するかを判断する材料として使えます。
採用手法の広がりとシステムの役割の変化
近年は、求人を出して応募を待つだけでなく、企業から候補者に働きかける採用手法も使われています。採用管理システムの役割も、応募者の管理から、候補者との関係づくりや入社後のデータ活用へと広がってきました。
ダイレクトリクルーティングとリファラル採用
ダイレクトリクルーティングは、企業が人材データベースなどから候補者を探し、直接声をかける採用手法です。リファラル採用は、社員から知人や友人を紹介してもらう手法を指します。
これらの手法では、応募前の候補者とのやり取りや、紹介者の情報も管理する必要があります。声をかけた候補者の反応や、紹介から選考に進んだ人数を記録できるかは、製品によって対応範囲が異なります。すぐに応募しなかった候補者に、時期を改めて連絡する使い方もあります。
入社後の人事システムとの連携
採用管理システムのデータを、入社後の人事管理システムや労務管理システムに引き継ぐ使い方もあります。内定者の氏名や住所、入社日などを再入力せずに済むため、入社手続きの手間を減らせます。
さらに、採用時の評価と入社後の活躍を照らし合わせ、採用基準を見直す取り組みもあります。こうした使い方をする場合は、採用時の評価データをどこまで人事データに引き継ぐか、利用目的として応募者に示しているかを確認しておきましょう。
採用手法の広がりに対応する製品一覧
求人媒体の増加、スカウトやリファラルといった新しい手法、入社後の人事・労務システムとのつながりなど、記事で触れた変化に対応する製品を比較できるよう一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| RPM | 400以上の求人サイトから応募者データを自動で取り込み、一元管理 |
| HERP Hire | 約30の求人媒体の応募を自動で取り込み、リファラル採用の紹介数も集計 |
| PERSONA | 約600の求人媒体と連携し、求人DBやスカウトサービスにも対応するAI搭載ATS |
| Talentio | 採用ページの作成や媒体連携、リファラル、タレントプールまで一元管理 |
| JobSuite CAREER | 中途採用向け。主要な求人媒体の自動取り込み実績が100以上。労務管理システムと連携 |
| ジョブカン採用管理 | 求人媒体の応募を自動で取り込み、採用サイトも作成。労務管理システムと連携 |
| SmartHR | 採用が決まった候補者の情報を、そのまま従業員として登録できる |
| Liny HR | インターンや早期選考会の接点から内定後のフォローまで、LINE上で完結 |
| 採用一括かんりくん | AIがスカウト文を生成。LINE連携で新卒・中途を一括管理 |
法改正と採用手法の変化に対応する採用管理システム
応募経路が増え、採用後の手続きまで一続きで扱う流れが当たり前になりました。こうした変化に対応する製品を、手法や連携先の違いに注目して紹介します。
RPM
- 連携可能な求人媒体は業界最大400以上！
- 応募者情報取込み速度は5~45分！一部媒体はリアルタイム連携も！
- 柔軟な自動対応機能による業務効率と面接設定率を改善！
株式会社ゼクウが提供する「RPM」は、400以上の求人サイトの応募者データを自動で取り込み、一元管理できるクラウド型の採用管理システムです。応募者とのメッセージや面接の設定、広告の出稿と費用の管理、媒体ごとの効果測定までを扱います。スカウトメールの一斉配信にも対応しており、応募経路が多い企業で媒体の管理を一本化したい場合の候補です。
HERP Hire
- AIが選考と面接評価を支援し質と速度を向上
- Slack等から書類確認や評価入力を完結
- DataHubで採用指標を自在に可視化し意思決定を支援
株式会社HERPが提供する「HERP Hire」は、AIが書類選考から面接評価、候補者へのメール文面の作成までを支援する採用管理システムです。約30種類の求人媒体から応募情報を自動で取り込めるほか、リファラル採用では社員ごとの紹介用URLを発行し、紹介数や歩留まりを集計できます。SmartHR、カオナビ、freee人事労務などとも連携でき、入社後の人事システムにつなげたい企業に向きます。
PERSONA
- 全てのデータを出力できる「分析機能」
- 600以上の求人媒体と連携できる「媒体連携」
- 60万人の性格診断データを活用した「アセスメント」
株式会社PERSONAが提供する「PERSONA」は、約600の求人媒体と連携し、求人DBやスカウトサービスにも対応するAI搭載の採用管理システムです。複数の経路から集まる候補者を一元管理できるため、スカウトで出会った候補者も、他の媒体の応募者とあわせて管理しやすい点が特徴です。人事システムとの連携や、過去の行動をもとにしたキャリアアセスメントも備えます。
Talentio
- 複数の流入経路からの応募も一括管理が可能！
- 複数ベンダーのカレンダーと連携が可能。日程調整も自動で可能
- 現場の面接官も使いやすい簡単な操作画面で採用が”ラク”になる
jinjer株式会社が提供する「Talentio」は、クラウド型の採用管理システムです。採用ページの作成や採用媒体との連携、リファラル採用、タレントプール、人材紹介エージェントとの協働までを一元管理できます。チャネル別の応募状況や通過率を可視化でき、採用手法が増えても効果を比べられます。人事システムとの連携にも対応し、採用後のデータ活用を見据えた運用を検討する企業の選択肢です。
JobSuite CAREER
- 【機能美を追求】教育コスト抑え、現場ですぐに使いこなせる設計
- 【シンプルなUI】必要な情報にすぐアクセス、業務の負担を軽減
- 【採用プロセスの多角的分析】採用活動の改善ポイントを可視化
株式会社ＮＳＤデジタルソリューションズが提供する「JobSuite CAREER」は、複数の求人媒体から届く応募者を一か所に集約できる、中途採用・通年採用向けの採用管理システムです。日経転職版をはじめ、主要な求人媒体100以上の自動取り込み実績があります。フロー別、媒体別、経路別の集計で、応募経路ごとの動きを把握できます。労務管理システムとの連携にも対応しています。
ジョブカン採用管理
- 募集から内定までこれ一つ。簡単高機能な採用管理システム
- あらゆる経路からの応募者の情報を取り込み、一括管理！
- 媒体別・面接官別など求人効果の分析・レポート作成も可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン採用管理」は、求人媒体からの応募を自動で取り込み、採用サイトまで作成できる採用管理システムです。新卒、中途、アルバイト、エージェントなど、あらゆる採用の応募者をまとめて扱える点が特徴です。求人ページ作成機能では、IndeedやGoogleしごと検索に連携する求人ページも作れます。労務管理システムとの連携にも対応し、応募から入社後の手続きへつなげたい企業に向きます。
SmartHR
- 履歴書や面接評価などの選考過程を一元管理
- 採用決定から入社手続きの流れもスムーズに
- 選考時の評価データを、入社後の配置や育成に活用可能
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、採用が決まった候補者を従業員としてそのまま登録できる人事・労務の製品です。候補者の履歴書や職務経歴書、選考結果をまとめて管理でき、入社手続きに必要な追加情報は本人に直接依頼できます。採用担当から労務担当への情報の引き継ぎを一つのツールで完結させたい企業の候補です。
Liny HR
- LINEですべて完結！選考移行率・内定承諾率の向上を実現
- 定期的なコンテンツ配信と個別対応により内定辞退を防止
- 説明会や面接の日程調整を完全に自動化！コア業務に注力可能
ソーシャルデータバンク株式会社が提供する「Liny HR」は、インターンや早期選考会の接点から内定後のフォローまでをLINE上で完結できる採用管理ツールです。説明会や面接の日程調整の自動化にも対応しています。採用媒体別の効果測定や、採用フェーズごとの歩留まり分析もできます。インターンシップの参加者への連絡を効率化したい新卒採用の企業向けです。
採用一括かんりくん
- ルーティン業務70%削減！ 日程調整やメール送信を自動化
- LINE連携で開封率アップ・リッチメニューで歩留まりを劇的改善
- 新卒/中途もこれ1つ！ 継続率98.8%が照明する使いやすさと機能性
HRクラウド株式会社が提供する「採用一括かんりくん」は、AIによる履歴書の読み取りとスカウト文の自動生成に対応した採用管理システムです。新卒と中途の採用を一つで管理でき、AIが履歴書の内容から候補者の情報を入力します。LINEと連携し、日程調整やリマインドも自動化できます。人事システムとの連携にも対応し、スカウト型の手法を取り入れたい企業が比べる候補です。
まとめ
採用管理システムの歴史は、Web応募の普及による応募者情報の電子化と、個人情報保護法や職業安定法の改正、就職活動ルールの見直しにあわせて役割を広げてきた流れです。現在は、多様な採用手法を管理することや、入社後の人事データと連携することまで求められています。自社の採用手法や連携先にあう製品を見つけるために、資料請求で採用管理・選考管理システムを比べてみましょう。
