ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■選考の運用を支える機能別
- 選考ステータスの一覧管理：カオナビ採用、sonar ATS by HRMOS、採用一括かんりくん
- 評価シートの作成・共有：Talentio、採用一括かんりくん、ジョブカン採用管理
- 面接日程の自動調整：PERSONA、Talentio、Liny HR、sonar ATS by HRMOS
- 通過率・所要日数の集計：JobSuite CAREER、HERP Hire、PERSONA、ジョブカン採用管理
- ■採用区分別
- 新卒採用の説明会・面接の予約管理：sonar ATS by HRMOS、Liny HR、採用一括かんりくん
- 中途採用の求人ごとの選考：JobSuite CAREER、カオナビ採用、HERP Hire
選考管理の方法はExcelと選考管理システムの2つ
選考管理とは、応募者ごとの選考の進み具合や評価、連絡の履歴を管理することです。管理の方法は、表計算ソフトを使う方法と、選考管理システムを使う方法に大きく分かれます。それぞれの特徴と、どちらが向くかの目安を見ていきましょう。
Excelやスプレッドシートで管理する方法
Excelやスプレッドシートで管理する方法は、応募者ごとに1行を使い、氏名や応募経路、選考段階、面接日、評価、合否を列に入力していく方法です。新しいツールを用意せずに始められ、項目も自由に変えられます。
一方で、編集方法によっては入力の競合が起こる、ファイルが複数に分かれて最新版がわからなくなる、といった課題が起こる場合があります。応募者の個人情報を扱うため、ファイルの共有範囲やパスワードの管理も欠かせません。応募者が少なく、関わる面接官も限られる企業に向く方法です。
採用管理・選考管理システムで管理する方法
選考管理システムで管理する方法は、応募の受付から選考、内定までの情報を専用のシステムにまとめる方法です。採用管理システムやATS（応募者追跡システム）とも呼ばれます。
求人媒体からの応募者情報の取り込み、面接官による評価の入力、日程調整、候補者へのメール送信を一つの画面で行えます。閲覧権限を役割ごとに分けられるため、個人情報の管理もしやすくなります。応募者や面接官が多い企業、複数の求人を並行して進める企業では、表計算ソフトからの移行を検討するとよいでしょう。
手順1 選考フローとステータスを決める
選考管理の最初の手順は、選考の流れと、応募者の状態を表すステータスを決めることです。ここが決まっていないと、どの方法で管理しても情報がそろいません。選考の段階と判断者、ステータスの定義の2つを決めましょう。この手順は、Excelとシステムのどちらで管理する場合にも共通する準備です。
選考の段階と合否の判断者を決める
まず、書類選考、一次面接、二次面接、最終面接といった選考の段階を決め、段階ごとに誰が合否を判断するかを決めます。適性検査や課題の提出がある場合は、その段階も加えます。
新卒採用では、多くの学生を同じ流れで選考するため、全体で共通のフローを作ると管理しやすくなります。中途採用では、職種によって面接官や面接の回数が変わるため、求人ごとにフローを分ける方法が向いています。選考管理システムを使う場合は、求人ごとに選考フローを設定できるかを確認しましょう。
ステータスの種類と更新のタイミングを決める
ステータスとは、応募者が今どの段階にいて、次に何をすべきかを表す状態のことです。「書類選考中」「一次面接日程調整中」「一次面接合格」「辞退」「不採用」のように、段階と結果を組み合わせて定義します。
あわせて、誰がいつステータスを更新するかを決めておくことが大切です。例えば、面接官が評価を入力した時点で人事担当者がステータスを変える、といったルールです。ステータスの名前が担当者ごとに違うと集計できなくなるため、選択肢から選ぶ形にしておくと、表記のばらつきを防げます。
手順2 評価基準と評価シートをそろえる
次の手順は、面接官が使う評価基準と評価シートをそろえることです。評価のばらつきを抑えると、合否の判断に一貫性が生まれ、後から候補者を比べる際にも役立ちます。評価項目の決め方と、入力の期限の2点を整理します。
評価項目と判定の基準を言葉にする
評価項目は、募集する職種で求める能力や経験から決めます。例えば、営業職なら「対話力」「課題を整理する力」「業界経験」のように、3つから5つ程度に絞ると、面接官が評価しやすくなります。
項目ごとに5段階などの評価を設け、各段階の目安を言葉で示しておきましょう。「5は具体例を交えて説明できた」のように行動で示すと、面接官による解釈の差が小さくなります。厚生労働省の「公正な採用選考の基本」に沿い、応募者の適性や能力と関係のない事項を評価項目に含めないことも大切です。
面接官が評価を入力する期限を決める
評価シートをそろえても、入力が遅れると選考全体が止まってしまいます。面接が終わってから当日中、遅くとも翌営業日までに入力する、といった期限を決めておきましょう。
Excelで管理する場合は、面接官ごとに評価のファイルを送ってもらう方法もありますが、集約の手間がかかります。選考管理システムなら、面接官がスマートフォンやPCから直接評価を入力でき、期限を過ぎた面接官に通知を送る機能を持つ製品もあります。人事担当者が入力状況を一覧で確認できるかも見ておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で採用管理・選考管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
手順3 日程調整と候補者への連絡を管理する
3つ目の手順は、面接日程の調整と、候補者への連絡を管理することです。選考期間中の連絡の速さと正確さは、候補者が選考を続けるかどうかにも影響します。日程調整の方法と、連絡の履歴の残し方を決めましょう。Excelで管理している場合も、決めておく内容は変わりません。
面接日程の調整方法を決める
面接日程の調整は、人事担当者が候補者と面接官の予定を聞いて決める方法と、面接官の空き時間を候補者に選んでもらう方法があります。応募者が多い場合は、後者のほうが調整の往復を減らせます。
選考管理システムには、面接官のカレンダーと連携して空き時間を表示し、候補者が予約した日時をそのまま登録できる製品があります。オンライン面接の場合は、会議用のURLを候補者に送る手順もあわせて決めておきましょう。日程の変更やキャンセルの連絡方法も、案内文に入れておくと安心です。
連絡のテンプレートと履歴を残す
候補者への連絡は、書類選考の結果、面接の案内、合否の通知など、場面ごとにテンプレートを用意しておくと、担当者による内容の差を減らせます。送る時期の目安も決めておきましょう。
誰にいつ何を送ったかの履歴を残しておくことも大切です。Excelで管理する場合は、送信日を記録する列を設けます。ただし、メールソフトの送信履歴と表の記録が分かれるため、照合の手間が残ります。選考管理システムなら、候補者ごとに送信したメールの履歴を自動で残せるため、照合の手間を省けるでしょう。合否の通知は宛先を取り違えると影響が大きいため、送信前に確認する手順を設けておきましょう。
手順4 選考データを使って振り返る
最後の手順は、たまった選考データを使って選考の進め方を振り返ることです。数値で振り返ると、どこに改善の余地があるかが見えてきます。見るべき数値と、振り返りの結果を選考フローに戻す方法を紹介します。
段階ごとの通過率と所要日数を見る
振り返りでは、選考の段階ごとの通過率と、段階の間にかかった日数を確認します。通過率は、ある段階から次の段階に進んだ人の割合です。所要日数は、応募から書類選考の結果を伝えるまで、面接から合否を伝えるまでといった期間を指します。
特定の段階で辞退が目立つ場合や、合否の連絡までに日数がかかっている場合は、その段階の進め方を見直すきっかけになるでしょう。選考管理システムでは、ステータスの記録から通過率や日数を自動で集計できる製品があります。Excelの場合は、日付の列から計算式で求めます。数値は1回の募集だけで判断せず、前回の募集や同じ職種の過去の結果と比べると、変化の理由を探りやすくなります。
振り返りの結果を選考フローに反映する
振り返りで課題が見つかったら、選考フローや評価基準、連絡のルールに反映します。例えば、面接から合否の連絡までに時間がかかっているなら、評価の入力期限を短くする、合否の判断者を減らすといった対策が考えられます。
見直した内容は手順書にまとめ、面接官にも共有しましょう。採用の区切りごとに振り返りを行い、改善を続けることで、自社に適した選考管理の進め方へと少しずつ近づけられます。Excelでの管理に限界を感じたら、その時点で選考管理システムへの切り替えを検討するとよいでしょう。
選考管理の手順にあわせた機能の比較
ステータス管理、評価の入力、日程調整、通過率の集計という、記事で紹介した選考管理の4つの手順に使える機能を、掲載製品ごとに一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| カオナビ採用 | 求人単位で進捗を確認でき、誰がどの段階にいるかを把握できる |
| sonar ATS by HRMOS | 選考をフロー図で管理。説明会や面接の予約をマイページで受け付ける |
| 採用一括かんりくん | カンバン方式でステータスを管理。評価項目を設定し面接官が直接入力 |
| Talentio | 評価フォームのテンプレート化と複数評価者の設定に対応 |
| PERSONA | 自動の日程調整に対応。クロス集計や面接官別の集計もできる |
| HERP Hire | 評価の一元管理とAI支援。歩留まりやリードタイムも分析できる |
| JobSuite CAREER | 中途採用向け。選考フェーズごとの通過率と選考スピードを集計 |
| ジョブカン採用管理 | 面接評価の記載と申し送りに対応。各選考ステップの通過率を確認できる |
| Liny HR | 説明会や面接の日程調整・参加確認をLINEで自動化 |
選考の運用を整える選考管理システム
Excelでの管理から切り替えるときに確認したい、ステータス、評価、日程、集計の機能を中心に、掲載製品を紹介します。自社の選考フローのどこに負担があるかとあわせて比べてください。
カオナビ採用
- 紙・PDF・エクセルなどに散らばった候補者データを一元化
- 募集ポジションごとの 進捗管理で、現場・人事が 円滑に連携
- 各求人媒体から 候補者情報を自動取り込み
株式会社カオナビが提供する「カオナビ採用」は、候補者の情報を一つに集約し、求人ごとに選考の進捗を確認できる採用管理システムです。候補者リスト型ではなく求人単位で、誰がどの職種で、どの段階にいるかを一覧で把握できるため、選考ステータスの更新状況を現場の担当者と共有しやすくなります。主要な求人媒体の候補者情報を自動で取り込むこともできます。
sonar ATS by HRMOS
- 大手、中小企業の規模問わず累計導入数が2,500件以上の実績
- 求人募集、応募者管理、面接日程調整などのあらゆる業務を効率化
- 求人媒体、適性検査、社内チャットツール、他各種サービスと連携
Thinkings株式会社が提供する「sonar ATS by HRMOS」は、選考の流れをフロー図で可視化し、採用状況をリアルタイムに把握できる採用管理システムです。イレギュラーな対応も自由に設計できます。会社説明会や面接の日程を登録すると、応募者がマイページから予約できるため、説明会や面接が多い新卒採用でも調整の手間を抑えられます。データ分析の結果はグラフで確認できます。
採用一括かんりくん
- ルーティン業務70%削減！ 日程調整やメール送信を自動化
- LINE連携で開封率アップ・リッチメニューで歩留まりを劇的改善
- 新卒/中途もこれ1つ！ 継続率98.8%が照明する使いやすさと機能性
HRクラウド株式会社が提供する「採用一括かんりくん」は、ノーコードで選考フローを作成でき、カンバン方式でステータスを管理する採用管理システムです。評価項目を柔軟に設定でき、面接官が直接評価を記入できるため、評価シートの運用を揃えやすくなります。AIによる評価入力のアシスタント機能や、説明会予約ページの作成機能も備えており、新卒と中途の選考をまとめて管理したい企業に向きます。
Talentio
- 複数の流入経路からの応募も一括管理が可能！
- 複数ベンダーのカレンダーと連携が可能。日程調整も自動で可能
- 現場の面接官も使いやすい簡単な操作画面で採用が”ラク”になる
jinjer株式会社が提供する「Talentio」は、評価フォームの作成と配布、複数評価者のアサイン、合否判定までをオンラインで完結できる採用管理システムです。評価フォームをテンプレート化でき、コメントやメンション、メール・Slackの通知を使って評価の入力漏れも防ぎやすくなります。外部カレンダーと連携した日程の自動調整にも対応し、現場の面接官を巻き込んだ評価の運用を整えたい企業の候補です。
PERSONA
- 全てのデータを出力できる「分析機能」
- 600以上の求人媒体と連携できる「媒体連携」
- 60万人の性格診断データを活用した「アセスメント」
株式会社PERSONAが提供する「PERSONA」は、面接の日程調整を自動化できるAI搭載の採用管理システムです。誰でも調整できる自動日程調整に加え、クロス集計や面接官別の集計にも対応し、選考データを多様な切り口で振り返れます。約600の求人媒体のデータを取り込めるため、日程調整と選考データの振り返りを同じ画面で進めたい企業に向きます。
HERP Hire
- AIが選考と面接評価を支援し質と速度を向上
- Slack等から書類確認や評価入力を完結
- DataHubで採用指標を自在に可視化し意思決定を支援
株式会社HERPが提供する「HERP Hire」は、求人管理から応募情報の一元管理、選考管理、日程調整、分析までを一つの流れで扱える採用管理システムです。候補者の選考状況と評価を一元管理し、タイムライン形式で社内のディスカッションを残せます。GoogleカレンダーやOutlookと連携して面接官の空き時間から調整リンクを発行でき、歩留まりやリードタイムの分析もできます。中途の求人ごとに選考を進める企業の候補です。
JobSuite CAREER
- 【機能美を追求】教育コスト抑え、現場ですぐに使いこなせる設計
- 【シンプルなUI】必要な情報にすぐアクセス、業務の負担を軽減
- 【採用プロセスの多角的分析】採用活動の改善ポイントを可視化
株式会社ＮＳＤデジタルソリューションズが提供する「JobSuite CAREER」は、ダッシュボードで日々の選考タスクを把握できる、中途採用・通年採用向けの採用管理システムです。応募者の条件検索や、面接担当者への選考依頼と応募者との日程調整の一元管理にも対応します。選考フェーズごとの通過率や辞退率、部署や担当者別の選考スピードまで集計でき、求人ごとの選考を振り返りたい企業に向きます。
ジョブカン採用管理
- 募集から内定までこれ一つ。簡単高機能な採用管理システム
- あらゆる経路からの応募者の情報を取り込み、一括管理！
- 媒体別・面接官別など求人効果の分析・レポート作成も可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン採用管理」は、候補者の詳細画面で面接評価を記載し、次の選考担当者への申し送りもできる採用管理システムです。面接官と採用担当者の間で情報を共有しやすくなります。レポート機能で応募数や内定数、各選考ステップの通過率、応募経路ごとの推移を確認でき、日程調整はGoogleカレンダー連携やLINEメッセージでも行えます。
Liny HR
- LINEですべて完結！選考移行率・内定承諾率の向上を実現
- 定期的なコンテンツ配信と個別対応により内定辞退を防止
- 説明会や面接の日程調整を完全に自動化！コア業務に注力可能
ソーシャルデータバンク株式会社が提供する「Liny HR」は、説明会や面接の日程調整と参加確認を自動化できる、LINEを活用した採用管理ツールです。選考フローや歩留まりの管理も自動化でき、LINE上で候補者の情報とステータスをまとめて把握できます。応募者の数が多く、連絡や日程の調整に時間がかかる新卒採用の企業に向きます。
まとめ
選考管理の方法は、Excelなどの表計算ソフトと、選考管理システムの2つが中心です。どちらの場合も、選考フローとステータスを決め、評価基準をそろえ、日程調整と連絡を管理し、データで振り返る4つの手順で進めると、抜け漏れのない選考につながります。Excelで始めた場合も、決めたフローや評価基準はシステムへ移行する際にそのまま活かせます。応募者や面接官が多い場合は、資料請求で採用管理・選考管理システムを比べてみましょう。
