ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■乗り換えの目的別
- 法改正への対応を強化したい：バクラク経費精算、経費BANK、TOKIUM経費精算、ジョブカン経費精算
- 会計ソフトとの連携を見直したい：TOKIUM経費精算、freee支出管理 経費精算Plus、OZO3経費
- 利用料金を見直したい：ジョブカン経費精算、freee支出管理 経費精算Plus、経費BANK、MOT経費精算
- ■経費の使い方別
- スマートフォンでの申請が中心：TOKIUM経費精算、経費BANK、OZO3経費
- 法人カードでの支払いが中心：Bill One経費、freee支出管理 経費精算Plus、経費BANK、Concur Expense、ジョブカン経費精算
経費精算システムの乗り換えを考えるべき理由
経費精算システムの乗り換えを考えるきっかけは、法制度への対応や費用、運用の不満などさまざまです。現在のシステムを使い続けた場合の負担と、乗り換えにかかる手間を比べて判断することが大切です。代表的な3つの理由を紹介します。
法改正への対応に不安がある
経費精算は、電子帳簿保存法やインボイス制度といった法制度の影響を受ける業務です。例えばインボイス制度では、領収書や請求書が適格請求書かどうかを確認する作業が必要になりました。
現在のシステムが法改正にあわせて更新されない場合、確認作業を手作業で補う必要があります。オンプレミス型や自社開発のシステムでは、改正のたびに改修費用がかかることもあります。今後も法改正への対応が続くかどうかを、提供会社の情報から確認しておきましょう。
利用人数の増加で費用がかさむ
1ユーザーあたりの月額料金で課金されるクラウド型では、従業員が増えると費用も増えます。経費を申請する機会が少ない従業員の分まで費用がかかっている場合は、料金体系を見直す余地があります。
製品によっては、利用した月だけ課金される仕組みや、機能を絞った低価格のプランを用意している場合があります。現在の利用人数と申請件数を整理し、ほかの製品の料金体系と比べてみましょう。費用を見直すことが乗り換えの目的になるケースもあります。
会計連携や操作性に不満がある
承認されたデータを会計ソフトに手作業で入力し直している場合は、連携機能に課題があるといえます。会計ソフトを入れ替えた結果、経費精算システムとの連携ができなくなるケースもあります。
また、従業員から「領収書の入力が面倒」「スマートフォンで申請できない」といった声が多い場合も見直しの目安です。申請者の負担が大きいと、申請が月末に集中したり、入力ミスが増えたりします。現場の不満を聞き取り、乗り換えで解決できるかを検討しましょう。
経費精算システムの乗り換え前に確認したい移行範囲
経費精算システムを乗り換える前に、何を新しいシステムに移すのかを決めておく必要があります。特に、電子帳簿保存法にもとづいて保存しているデータは、乗り換え後も保存要件を満たし続けることが求められます。確認したい2つの範囲を解説します。
過去の精算データと電子保存の書類
法人の場合、領収書などの書類は法人税法により原則7年間の保存が必要で、電子データで保存している場合も同様です。電子帳簿保存法の要件にそって保存しているデータは、乗り換えた後も検索して表示できる状態にしておかなければなりません。
対応方法には、過去のデータを新しいシステムに移す方法と、旧システムを閲覧専用で残す方法があります。旧システムを解約する場合は、データを書き出して保存要件を満たす形で保管する必要があります。どの方法が適切かは、税理士や提供会社に相談して判断すると安心です。
経費規程と承認ルートの設定
新しいシステムでは、勘定科目や部門、プロジェクトのコードといったマスタデータを設定し直す必要があります。旧システムの設定をそのまま移せるか、項目の名称や形式が異なるかを確認しましょう。
あわせて、経費規程や承認ルートも見直すよい機会です。日当や宿泊費の上限、金額に応じた承認者などを整理しておくと、新しいシステムでの設定がスムーズに進みます。規程を見直した場合は、変更点を社内に周知することも忘れないようにしましょう。
乗り換え先の経費精算システムの比較ポイント
乗り換え先を選ぶ際は、現在のシステムで感じている課題を解決できるかを基準に比較します。同じ課題を繰り返さないよう、申請のしやすさや会計連携、費用の総額を具体的に確認しましょう。比較したい3つのポイントを紹介します。
従業員の申請方法にあった機能
申請者の負担を減らすには、従業員の経費の使い方にあった機能を選ぶことが重要です。外出が多い従業員がいる場合は、スマートフォンで領収書を撮影し、その場で申請できる機能が役立ちます。
法人カードでの支払いが多い企業では、カードの利用明細を取り込める機能があると、申請者が金額や日付を入力する手間を省けます。交通系ICカードの履歴を取り込めるかどうかも確認しておきましょう。無料トライアルで、実際に申請する従業員にも操作してもらうと判断しやすくなります。
会計ソフトとの連携方法
現在使っている会計ソフトと連携できるかは、乗り換え先を選ぶうえで重要な確認点です。連携の方法には、APIによる自動連携と、CSVファイルを書き出して会計ソフトに取り込む方法があります。APIとは、システム同士を自動でつなぐ仕組みのことです。
連携できる項目の範囲や、仕訳のルールを設定できるかも確認しましょう。連携エラーが起きた際に通知されるか、履歴を確認して再連携できるかも、運用のしやすさに関わります。
乗り換えにかかる費用の総額
乗り換え先の費用は、月額料金だけでなく、初期費用や移行作業の費用も含めた総額で比較します。データ移行や初期設定を提供会社に依頼する場合は、作業の範囲と費用を見積もりで確認しましょう。
旧システムの契約期間が残っている場合は、解約までの期間に新旧の費用が重なることもあります。乗り換えによって削減できる作業時間や費用と比べ、数年単位で費用対効果を試算しておくと、社内での説明にも役立ちます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で経費精算システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
経費精算システムの切り替えスケジュール
経費精算システムの切り替えは、経理部門の繁忙期を避けて計画することが大切です。従業員への周知や旧システムの解約時期も含めて、全体のスケジュールを組み立てましょう。切り替え時期を決める際のポイントを3つ紹介します。
決算期や月末の締めを避けた切り替え
決算期や月末の締めの時期に切り替えると、経理部門の作業が重なり、確認漏れが起こるおそれがあります。期首や月初など、精算データの区切りがよい時期に切り替えると、新旧のデータが混在しにくくなります。
例えば、期首から新しいシステムを使い始めると決めた場合は、その2～3か月前から設定やテストを始めると余裕をもって準備できます。準備にかかる期間は、移行するデータの量や設定の複雑さによって変わります。
従業員への周知とテスト運用
経費精算システムは、全従業員が利用するシステムです。切り替えの時期と新しい申請方法を、早めに社内へ案内しましょう。操作マニュアルや動画を用意しておくと、問い合わせを減らせます。
本格的な切り替えの前に、一部の部署でテスト運用を行う方法もあります。申請から承認、会計ソフトへの連携までを実際のデータで試し、問題がないかを確認します。テストで見つかった課題を整理してから全社に展開すると、混乱を抑えられます。
旧システムの解約時期
旧システムの解約時期は、契約の更新日と、過去データの保存方法をふまえて決めます。契約期間の途中で解約できない場合もあるため、契約内容を早めに確認しておきましょう。
解約前には、過去の精算データや領収書の画像を書き出し、保存要件を満たす形で保管できているかを確認します。切り替え直後は差し戻しや修正の申請が旧システムに残っている場合もあるため、すべての処理が終わったことを確かめてから解約しましょう。
乗り換え後に経費精算システムを定着させるには
経費精算システムは、乗り換えた後に社内で使いこなされて初めて効果を発揮します。導入して終わりにせず、問い合わせへの対応や効果の確認を続けることが大切です。定着に向けた2つの取り組みを紹介します。
問い合わせ窓口と手順書の整備
乗り換え直後は、操作方法に関する問い合わせが経理部門に集中しやすくなります。よくある質問と回答をまとめた手順書を用意し、社内で共有しておくと、対応の負担を減らせます。
問い合わせ対応を特定の担当者だけに任せると、不在時に対応が滞るおそれがあります。複数の担当者で対応できるよう、回答の内容や対応履歴を共有する仕組みを整えておきましょう。提供会社のサポート窓口の利用範囲も確認しておくと安心です。
乗り換え効果の測定と改善
乗り換え後は、精算にかかる時間や差し戻しの件数、会計ソフトへの入力時間などを測定し、乗り換え前と比べましょう。数値で効果を確認できれば、経営層への報告にも役立ちます。
効果が十分に出ていない場合は、承認ルートや入力項目の設定を見直します。従業員へのアンケートで使いにくい点を集め、設定の変更や追加の案内で改善していくと、システムの定着につながります。
乗り換え先として比べる経費精算システム一覧
この記事で紹介する経費精算システムを一覧にまとめました。法改正への対応や会計ソフトとの連携、料金体系など、乗り換えの目的に照らして比べてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジョブカン経費精算 | 初期費用無料、月額400円/ユーザー。ICカード・コーポレートカード連携に対応している |
| freee支出管理 経費精算Plus | 基本料金：月額10,000円～、ID費用：月額650円。月々の請求は利用した分だけで済む |
| バクラク経費精算 | 月額30,000円〜。インボイス制度・電子帳簿保存法に対応し、AI-OCRとアラート機能で申請ミスを減らせる |
| Bill One経費 | 価格要問合せ。専用のビジネスカードで立替払いをなくし、領収書の受け取りから保管までオンラインで完結 |
| 経費BANK | 初期費用無料、月額3,000円～/10ID。スマホ撮影やクレジットカード・ICカード連携に対応 |
| TOKIUM経費精算 | 基本利用料：月額10,000円～＋領収書の件数に基づく従量制費用。スマホ撮影とポスト投函で精算が完了 |
| Concur Expense | 価格要問合せ。ICカードや法人カード明細を自動で取り込み、交通費や出張費などの入力の手間を減らせる |
| OZO3経費 | 価格要問合せ。スマホで申請から承認まで完結でき、会計・銀行連携で仕訳作成を自動化できる |
| MOT経費精算 | 価格要問合せ。「駅すぱあと」を標準搭載している |
目的にあわせて乗り換えたい経費精算システム
法改正への対応、会計連携、利用料金、スマートフォンや法人カードでの使い方という乗り換えの目的に沿って製品を選びました。過去データの移行方法や解約時期との兼ね合いは、導入を検討する際に提供会社へ確認しておきましょう。
ジョブカン経費精算
- 基本プラン無料！2010年のサービス開始以来、値上げなし！
- 経理チェック工数大幅削減！電子帳簿保存法にも対応
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン経費精算」は、ICカードやコーポレートカードとの連携に対応したクラウド型の経費精算システムです。経理のチェック工数を減らせる機能を備え、電子帳簿保存法にも対応しています。初期費用とサポート費用は0円です。利用人数に応じたボリュームディスカウントにも対応しているため、現在のシステムの利用料金に課題を感じ、ユーザー単価で費用を比べ直したい企業に向いています。
freee支出管理 経費精算Plus
- 入力作業を極力ゼロに・チェック業務を最小化
- 作業量86%削減！データやマスタの連携で経理担当者の業務効率化
- 毎月の請求は使った分だけ！必要のないIDの購入必要なし
フリー株式会社が提供する「freee支出管理 経費精算Plus」は、インボイスかどうかをOCR機能で自動判定できる経費精算サービスです。クレジットカードと組み合わせることで、支払金額まで自動で制御できます。データやマスタの連携によって経理担当者の業務を効率化できる点も特徴です。月々の請求は利用した分だけで、必要のないIDを購入する必要がありません。利用人数の変動が大きく、使っていないIDの費用を見直したい企業に向いています。
バクラク経費精算
- AI-OCRが領収書を数秒でデータ化！
- アラート機能でミスや差し戻しを削減できる！
- シンプルな操作画面なので従業員もミスなく使える！
株式会社LayerXが提供する「バクラク経費精算」は、インボイス制度と電子帳簿保存法に対応した経費精算システムです。AI-OCRが領収書を数秒でデータ化し、アラート機能で申請時のミスや差し戻しを減らせます。操作画面がシンプルなため、乗り換え後に従業員が新しい操作へ慣れるまでの負担も抑えられます。無料トライアルが用意されており、切り替え前に使い勝手を確かめたい企業や、法改正への対応に不安がある企業に向いています。
Bill One経費
- 社員による経費の立替払いをなくせるBill Oneビジネスカード
- 領収書の受け取りから承認・仕訳・保管まで全てオンラインで完結
- 作業の自動化による業務効率化で企業全体の生産性が向上
Sansan株式会社が提供する「Bill One経費」は、専用のBill Oneビジネスカードを使うことで、従業員による経費の立替払いをなくせるクラウド経費精算サービスです。領収書の受け取りから承認、仕訳、保管までをオンラインで完結できます。立替払いが前提の運用から切り替えることで、精算にかかる手間自体を減らせる点が特徴です。法人カードでの支払いを中心にした運用へ移行し、経理部門の作業を自動化したい企業が、乗り換え先として検討したい製品です。
経費BANK
- 1ヶ月あたり3,000円～利用できる、圧倒的なコストパフォーマンス
- レシートや請求書をスマホで撮って、手入力不要
- クレカやICカードと連携し、ワンクリックで利用履歴を取得
SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供する「経費BANK」は、経費精算書の提出から承認、経理処理までをWeb上で完結できるクラウドサービスです。インボイス制度や電子帳簿保存法に標準で対応しており、レシートや請求書はスマートフォンで撮影して取り込めます。クレジットカードやICカードとの連携で利用履歴を取得できる点も特徴です。利用料金と法改正対応の両面からシステムを見直したい企業に適しています。
TOKIUM経費精算
- 領収書をスマホで撮って入れるだけ。のり付け作業は一切不要！
- あらゆる会計ソフトと連携が可能！
- 電子帳簿保存法への対応と同時にペーパーレス化を実現！
株式会社TOKIUMが提供する「TOKIUM経費精算」は、領収書をスマートフォンで撮影し、ポストに入れるだけで精算が完了するペーパーレス経費精算クラウドです。のり付け作業が不要となり、申請者と経理担当者の作業を減らせます。さまざまな会計ソフトとの連携に対応しており、電子帳簿保存法への対応とペーパーレス化を同時に進められます。ユーザー数は無制限で、料金は基本利用料と領収書の件数に応じた従量制費用で決まる仕組みです。会計連携を見直したい企業に適しています。
Concur Expense （株式会社コンカー）
- ICカードや法人カード明細の自動取込で入力レス。
- 経費の承認条件と規定を最適化し、承認レスを実現。
- 受取不要で電帳法対応、ペーパーレス化推進。
OZO3経費 （株式会社iTop）
- スマホ申請・承認でペーパーレス化と利便性を両立。
- ICカードや定期控除で交通費精算を自動化。
- 会計・銀行連携で仕訳作成を自動化し経理を効率化。
MOT経費精算 （株式会社バルテック）
- 経費精算業務を全面ペーパーレス化！テレワークでも運用可能！
- 1IDあたり199円の圧倒的な低コストでの運用を実現！
- 「駅すぱあと」標準搭載で交通費申請・精算がラクラク！
まとめ
経費精算システムの乗り換えは、法改正への対応や会計連携、利用料金に課題を感じたときが検討のタイミングです。乗り換え前には、電子帳簿保存法にもとづいて保存している過去データの扱いや、規程と承認ルートの設定を確認しましょう。乗り換え先は申請方法や会計連携、費用の総額で比較し、決算期を避けて切り替えると混乱を抑えられます。まずは複数の経費精算システムの資料請求をして、乗り換え先を比較検討してください。
