ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■拡張・カスタマイズの方法別
- ノーコードで業務アプリを追加できる：desknet's NEO、キントーン、HCLNotes/Domino
- APIで社内システムと連携できる：ArielAirOne、Garoon、キントーン
- 標準機能中心ですぐに使い始められる：J-MOTTOグループウェア、サイボウズ Office
- ■提供形態別
- クラウド型：J-MOTTOグループウェア、Garoon、サイボウズ Office、キントーン
- オンプレミス型にも対応：desknet's NEO、ArielAirOne、Garoon、GroupSession
グループウェアを内製する3つの方法
グループウェアを内製する方法は、ゼロから開発するか、既存の仕組みを土台にするかで大きく3つに分けられます。それぞれの特徴と向いている企業を確認しましょう。
スクラッチで自社開発する
スクラッチ開発とは、既存の製品を使わず、プログラムをゼロから作る方法です。画面の構成や権限の仕組み、社内システムとの連携まで、自社の要件どおりに設計できます。
一方で、スケジュールや掲示板、ファイル共有、通知など、グループウェアに求められる機能は幅広く、開発の規模は大きくなりがちです。社内に十分な開発体制がある企業や、ほかでは代わりのきかない独自要件がある場合に検討される方法といえます。
オープンソースのグループウェアを使う
オープンソースのグループウェアとは、ソースコードが公開され、ライセンスの条件の範囲で自由に利用・改変できるソフトウェアです。基本機能がそろった状態から始められるため、スクラッチ開発より構築の手間を抑えられる場合があります。
ただし、サーバの構築やセキュリティ更新、不具合への対応は基本的に自社で行います。ライセンスの条件や、開発コミュニティの活動状況、日本語への対応状況も事前に確認しておきましょう。
ノーコード・ローコードツールで作る
ノーコード・ローコードツールは、プログラミングをほとんど行わずに、画面操作でアプリケーションを作れるツールです。申請や日報、案件管理など、部署ごとの業務アプリを現場主導で作れる点が特徴です。
一方、スケジュール共有や社内ポータルなど、グループウェアの全機能をツールだけで再現しようとすると、作り込みが増えて管理が複雑になる場合があります。何をツールで作り、何を既存製品に任せるかを決めてから着手するとよいでしょう。
グループウェアの内製で想定したい負担
グループウェアは全社員が毎日使う基盤のため、内製では開発後の運用負担が大きくなりやすい傾向があります。見落としがちな3つの負担を事前に把握しておきましょう。
セキュリティと可用性の確保
グループウェアには社内の連絡や重要なファイルが集まるため、不正アクセスや情報漏えいへの対策が欠かせません。内製の場合、認証の仕組みやアクセス権限、通信の暗号化、ログの管理などを自社で設計・運用する必要があります。
また、システムが止まると社内の連絡や業務が滞るため、可用性（止まらずに使い続けられること）の確保も重要です。障害時の復旧手順やバックアップ、メンテナンス時間の調整まで含めて計画しておきましょう。
モバイル対応と機能追加への対応
外出先や在宅勤務でグループウェアを使う場合、スマートフォンやタブレットでの表示、通知の仕組みにも対応が必要です。OSやブラウザの更新があるたびに、動作確認や改修が求められる場合もあります。
さらに、ビデオ会議ツールやチャットツールとの連携など、働き方の変化にあわせて機能追加の要望が出てきます。製品であれば提供会社が機能を更新する部分も、内製では自社で判断し、開発する必要があります。
保守の属人化と人材の確保
内製のグループウェアでは、開発した担当者に知識が集中しやすく、属人化が課題になりがちです。担当者が異動や退職をすると、不具合の原因がわからない、改修できないといった状況になるおそれがあります。
対策として、設計書や設定内容、変更履歴を文書で残し、複数のメンバーで保守を担う体制を作りましょう。長期的に保守できる人材を確保・育成するための費用も、内製のコストとして見込んでおく必要があります。
グループウェアの内製と製品導入の判断基準
内製と製品導入のどちらを選ぶかは、要件の独自性や社内の開発体制、かけられる期間と費用で判断します。主な違いを表で整理したうえで、それぞれが向く条件を紹介します。
| 観点 | 内製 | 製品導入 |
|---|---|---|
| 自由度 | 自社の要件にあわせて設計できる | 標準機能と設定の範囲で利用する |
| 導入までの期間 | 開発期間が必要 | 契約・設定後に利用を始められる |
| 保守・更新 | 自社で担う | クラウド型は主に提供会社が担う。オンプレミス型は契約や運用体制によって異なる |
内製を検討したい条件
内製を検討したいのは、製品の標準機能や設定では対応できない業務フローがあり、それが自社の競争力や事業に直結している場合です。社内規程で、データを社外のサービスに保存できない場合も検討の余地があります。
あわせて、開発と保守を長期間続けられる人員と予算があることが前提です。こうした条件がそろわないまま内製を始めると、完成後に改修が追いつかず、使われなくなるリスクが高まります。
製品導入が向く条件
スケジュール共有や掲示板、設備予約、ファイル共有など、一般的な機能で業務をまかなえる場合は、製品導入が向いています。早く使い始めたい場合や、情報システム部門の人数が限られる場合も同様です。
クラウド型の製品であれば、セキュリティ更新や機能追加は主に提供会社が行うため、自社は運用ルール作りや社内への定着に力を注げます。オンプレミス型では自社で対応が必要な場合もあるため、保守範囲を確認しましょう。複数の製品を資料請求で比べ、自社の要件をどこまで標準機能で満たせるかを確認することが大切です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でグループウェアの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
製品導入と一部内製を組み合わせる方法
グループウェアは、基盤となる機能を製品に任せ、自社独自の部分だけを内製する組み合わせ方も選べます。内製の自由度と、製品の安定性を両立しやすい方法です。
ノーコード機能で業務アプリを追加する
グループウェアの中には、ノーコードで業務アプリやデータベースを作れる機能を備えた製品や、そうしたツールと連携できる製品があります。この場合、スケジュールや掲示板は製品の標準機能を使い、部署独自の申請や管理表だけを自社で作れます。
現場の担当者が自分で改善できるため、業務の変化にすばやく対応できる点がメリットです。ただし、アプリが増えすぎると管理が難しくなるため、作成のルールや管理者の承認手順を決めておきましょう。
APIで社内システムと連携する
API（システム同士をつなぐ仕組み）を公開しているグループウェアなら、勤怠管理や人事システムなどとの連携部分だけを自社で開発できます。例えば、人事システムの組織変更をグループウェアのユーザー情報に反映するといった使い方です。
連携の範囲を絞って内製すれば、開発と保守の負担を抑えながら、社内の情報を一元化できます。提供されているAPIの仕様や利用回数の上限、連携できるデータの項目を事前に確認しておきましょう。
グループウェアの内製を進める手順
グループウェアの内製や一部内製を進める際は、いきなり全社展開せず、段階を踏むことが大切です。基本となる流れを3つのステップで紹介します。
1. 現状の業務と要件を整理する
まず、現在の情報共有の方法と課題を洗い出し、グループウェアで実現したいことを整理します。そのうえで、要件を「標準機能で足りるもの」と「自社独自のもの」に分けましょう。
独自の要件が少なければ、製品導入のほうが早く確実に進められる場合があります。独自の要件だけを内製の対象にすると、開発の規模と費用を抑えられます。
2. 小さく作って現場で検証する
内製する部分は、最初から完成形を目指さず、必要最小限の機能で試作して現場で使ってもらいます。実際に使ってみると、要件定義の段階では気づかなかった改善点が見えてくるためです。
特定の部署で試行し、使い勝手や処理速度、ほかのシステムとの連携に問題がないかを確認しましょう。利用者の声を取り入れて改善を重ねてから、対象を広げていくと定着もスムーズです。
3. 運用と保守の体制を整える
本格運用の前に、問い合わせ窓口や障害時の連絡手順、改修の依頼方法を決めておきます。あわせて、設計書や操作マニュアルを整備し、担当者が変わっても運用を続けられるようにしましょう。
運用開始後も、利用状況や要望を定期的に確認し、改修の優先順位を見直すことが大切です。保守の負担が想定より大きい場合は、内製の範囲を縮小して製品に置き換える選択肢も検討しましょう。
一部内製と組み合わせやすいグループウェアの一覧
ノーコードでの機能追加やAPI連携に対応する製品から、標準機能ですぐに使い始められる製品まで、この記事で紹介するグループウェアを一覧にまとめました。自社で作る範囲と製品に任せる範囲を考える際の参考にしてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| J-MOTTOグループウェア | 全26機能を標準で提供するクラウド型グループウェア。自社サーバの運用やソフトのインストールは不要です。 |
| desknet's NEO | ノーコードツール「AppSuite」で自社専用の業務アプリを追加可能。クラウド・オンプレミス両対応です。 |
| ArielAirOne | ローコード開発やスクリプト設定に対応する業務開発プラットフォーム。SlackやTeamsなどと標準で連携します。 |
| Garoon | プラグインとAPIで機能を拡張できるグループウェア。カスタマイズの適用範囲を制限しながら運用できます。 |
| サイボウズ Office | スケジュールや掲示板、ワークフローなどをワンパッケージで提供する、中小企業向けのグループウェアです。 |
| キントーン | ノーコードで部署ごとの業務アプリを作成可能。APIや外部サービス連携など、拡張の手段が豊富です。 |
| GroupSession | 無料版・クラウド版・大規模版から導入形態を選べる国産グループウェア。外部Webシステムをメニューに追加できます。 |
| シラサギ | Ruby on Railsで構築されたオープンソースのWebアプリ開発基盤。CMSやグループウェアに対応しています。 |
| HCLNotes/Domino | メール・チャット・業務アプリなどを統合するプラットフォーム。ローコード／ノーコードで業務アプリを構築できます。 |
| TecSTORK.GW | スケジュールやワークフローを標準搭載し、業務システムとの連携・拡張に対応するグループウェアです。 |
拡張性と標準機能で選ぶグループウェア
基盤となる機能は製品に任せ、独自の業務アプリや社内システムとの連携だけを自社で担いたい場合に検討できるグループウェアを紹介します。
J-MOTTOグループウェア
- 1人当たり200円～の低コスト！
- 直感的にわかる画面と使いやすい26機能
- 専門知識がなくても安心。充実のサポート
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供する「J-MOTTOグループウェア」は、『desknet’sNEO』をベースにしたクラウド型グループウェアです。全26機能を標準で提供し、自社サーバの運用やソフトのインストールは不要です。スマートフォンやタブレットでもPCと同じように利用でき、アプリでは新着通知をプッシュ通知で受け取れます。フリーダイヤルのコールセンターや設定・活用方法のセミナー動画が用意されており、情報システム部門の人数が限られる企業でも運用を始めやすいでしょう。
desknet's NEO
- 情報の集約と、業務改善を 完全ノーコードで実現できる
- ユーザーの活用が進みやすく、 高い効果を生むことができる
- クラウド・オンプレミス両対応で、多様な環境へ対応可能
株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO」は、ノーコードで自社専用の機能を拡張できるグループウェアです。業務アプリ作成ツール「AppSuite」を利用すれば、画面に部品をドラッグ&ドロップで並べてアプリを作成でき、既存のExcelシートを取り込んでアプリ化することも可能です。作成したアプリはグループウェアの1機能として追加できます。クラウドとオンプレミスの両方に対応しており、オンプレミス（パッケージ版）も継続して提供するとしています。
ArielAirOne
- 意図しない情報流出を防止する、柔軟なアクセス権設定
- 各種SaaSサービスとシームレスに連携し、UXの向上を実現
- 横断全文検索で大量な情報から必要な情報に即時にアクセス
株式会社ワークスアプリケーションズが提供する「ArielAirOne」は、Notesからの移行ツールを搭載した業務開発プラットフォームです。ポータルや統合全文検索、スケジュール・タスク管理などの標準機能に加え、豊富なコンポーネントを使ったローコード開発や、個社固有の要件に対応するスクリプト設定を備えています。Slack、Microsoft Teams、Google Workspace、Zoomとの連携も標準で搭載されており、オンプレミスとクラウドから導入形態を選べます。
Garoon
- 使いやすくベテランから若手社員まで社員全員に浸透する
- 管理者の負担を軽減できるシステム管理
- プラグインやAPIによる高い拡張性や豊富な連携製品
サイボウズ株式会社が提供する「Garoon」は、スケジュールや施設予約、掲示板、ファイル管理、ワークフローなどの機能をまとめたグループウェアです。プラグインによる機能拡張に加えてAPIを公開しており、適用範囲を制限しながら安全にカスタマイズできます。連携できる他社製品も多く、社内システムの入り口として活用できます。なお、パッケージ版は2027年10月から順次ライセンス販売を終了し、2033年1月末にサポートを終了すると案内されています。
サイボウズ Office
- チームのコミュニケーションを助ける誰でもかんたんに使える機能
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズ Office」は、「誰でもかんたんに使える」にこだわって開発された中小企業向けグループウェアです。スケジュールや掲示板、メッセージ、ワークフロー、ファイル管理など、社内の情報共有に必要な機能をワンパッケージで提供しています。パソコンやタブレット、スマートフォンからアクセスでき、1か月単位での解約やユーザー数の変更も可能です。独自開発をせず、標準機能で早く運用を始めたい企業に向いています。
キントーン
- 表計算ソフトや専門システムよりも快適・柔軟に
- 自社よりもスピーディー＆低コストな開発
- 思いついた業務改善をすぐに実行できる
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、ノーコードで業務アプリをつくれるクラウドサービスです。申請・承認や顧客管理、問い合わせ管理など、部署ごとの業務にあうアプリを現場でつくれ、部署別のサンプルアプリも用意されています。外部サービスとの連携やプラグインによる機能拡張にも対応し、APIを活用したカスタマイズも可能です。拡張機能を利用できるスタンダードコースでは、外部プラグインや連携サービスの種類によって別途契約が必要な場合があります。アクセス権や変更履歴、監査ログなどの管理機能も備えています。
GroupSession
- 日本企業の商習慣に沿う承認経路や座席表を用意
- テーマ変更やメニュー追加など画面を自由にカスタマイズ
- 無料版・クラウド版・大規模版から導入形態を選択
日本トータルシステム株式会社が提供する「GroupSession」は、掲示板やワークフロー、スケジュール、施設予約などを備えた国産グループウェアです。自社サーバで運用する無料版、運用管理を委託できるクラウド型の「byCloud」、大規模環境向けの「エンタープライズZION」から導入形態を選べます。外部Webシステムをメニューに追加でき、ZION版ではAD/LDAP認証にも対応しています。申請フォームはドラッグ&ドロップで作成できます。
シラサギ （株式会社ウェブチップス）
- 大規模運用に耐える安定性を持つ。
- 無償で基本機能を使え、低コストで柔軟にカスタマイズ可能。
- 多様なアプリ連携で、多用途プラットフォームとして活用できる。
HCLNotes/Domino （株式会社エイチシーエル・ジャパン）
- 多機能統合で社内業務を一元化し、ツール乱立を抑制。
- NotesアプリをWebやモバイルで利用、テレワークに対応。
- ローコード／ノーコードで迅速なアプリ開発が可能。
TecSTORK.GW （テック情報株式会社）
- 業務システムと連携・拡張可能なグループウェア
- スケジュールやワークフロー機能を標準搭載
- 情報共有の一元化で業務効率化を支援
まとめ
グループウェアの内製には、スクラッチ開発、オープンソースの活用、ノーコード・ローコードツールでの構築といった方法があります。ただし、セキュリティや可用性、保守の属人化など、運用の負担も大きくなります。基本機能は製品に任せ、独自の部分だけを内製する組み合わせも含めて検討しましょう。まずはグループウェアの資料請求で、拡張性や連携機能を比べてみてください。
