ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■引き継ぎたい機能別
- ワークフローを重視：GroupSession、J-MOTTOグループウェア、サイボウズ Office、desknet's NEO
- ファイル共有・文書管理を重視：GroupSession、サイボウズ Office、J-MOTTOグループウェア、Garoon
- スケジュール・設備予約を重視：HotBiz8、サイボウズ Office、Garoon、J-MOTTOグループウェア
- ■移行の進め方別
- データ移行の相談・移行ツールあり：HotBiz8、SMALTOFFICE
- 無料の試用環境で事前に検証できる：HotBiz8、サイボウズ Office、Garoon、J-MOTTOグループウェア
グループウェアの乗り換えで移行対象になるデータ
グループウェアには、予定や社内文書、申請書類など性質の異なるデータが蓄積されています。乗り換えでは、データの種類ごとに移行の難しさや移行する必要性が変わるため、まず全体を洗い出して整理しましょう。
スケジュールと設備予約
スケジュールと設備予約は、乗り換え後すぐに使うデータのため、移行の優先度が高い項目です。特に、乗り換え日以降に入っている会議や来客の予定、会議室の予約は、引き継げないと予定の重複や予約の取りこぼしにつながります。
一方で、過去の予定まで移すかどうかは検討の余地があります。参加者や繰り返し設定、設備の情報が正しく引き継げるかは製品によって異なるため、未来の予定を優先し、過去分は必要性に応じて判断するとよいでしょう。
掲示板やファイル、社内文書
掲示板やファイル共有の領域には、社内規程や業務マニュアル、各種様式といった、参照され続ける文書が含まれます。これらは業務の基準になる情報のため、最新版を確実に新環境へ移すことが大切です。
ただし、古いお知らせや重複したファイルまで一括で移すと、新環境でも探しにくい状態が続きます。乗り換えを機に、更新日や閲覧状況をもとに不要なデータを整理し、フォルダ構成や掲示板のカテゴリーを見直しましょう。
ワークフローの申請履歴と承認記録
ワークフローの申請履歴は、稟議や経費の承認経緯を示す記録であり、監査や社内調査で参照される場合があります。そのため、乗り換え後も必要なときに確認できる状態にしておくことが求められます。
申請履歴は、承認者やコメント、添付ファイルなど複数の情報が結びついており、別の製品へそのまま移すことが難しい場合があります。新環境に移すか、閲覧用に別の形で保管するかを、保存が必要な期間とあわせて決めておきましょう。
移せないデータを前提にしたグループウェア乗り換え計画
グループウェアの乗り換えでは、すべてのデータを新環境に移せるとは限りません。移行できないデータが出ることを前提に、書き出し方や保管方法、旧環境の契約終了時期まで含めて計画を立てることが重要です。
書き出せる形式と取り込める形式の確認
移行の可否は、旧グループウェアが書き出せる形式と、新グループウェアが取り込める形式の組み合わせに大きく左右されます。CSVで書き出せるデータでも、新環境の取り込み項目と列の構成が異なると、そのままでは読み込めません。
まずは、旧環境の管理者画面やマニュアルで、機能ごとに書き出しの可否と形式を確認しましょう。そのうえで、乗り換え先のベンダーに取り込み可能な項目を問い合わせ、項目の対応表を作っておくと、変換作業の量を見積もれます。
移行しないデータの保管方法
移行しないと決めたデータは、削除せずに参照できる形で残しておくことが大切です。保管方法には、旧グループウェアを閲覧専用で一定期間残す方法や、データを書き出してファイルサーバなどに保管する方法があります。
旧環境を残す方法は元の画面で確認できる反面、利用料がかかり続けます。書き出して保管する方法は費用を抑えられますが、検索や閲覧がしにくくなる場合があります。保存が必要な期間と参照する頻度をもとに、どちらにするかを決めましょう。
旧環境の契約終了日からの逆算
乗り換えのスケジュールは、旧グループウェアの契約終了日から逆算して組むと無理がありません。契約終了後はデータの書き出しができなくなる場合があるため、終了日の前に移行と確認を終える必要があります。
移行作業や並行運用、社員への説明に必要な期間を見込み、余裕をもって計画しましょう。解約の申し出期限や、契約終了後にデータが削除されるまでの期間はサービスごとに異なるため、契約書や利用規約で事前に確認しておくことが大切です。
承認経路とアカウント権限の再設計
グループウェアの乗り換えでは、データだけでなく、組織や権限、申請フォームといった設定も作り直す必要があります。旧環境の設定を書き写すだけでなく、現在の組織や業務にあわせて見直す機会として活用しましょう。
組織マスタとアクセス権限の作り直し
新しいグループウェアでは、部署や役職、ユーザーの情報をまとめた組織マスタを最初に登録します。組織マスタは、閲覧権限や承認経路の土台になるため、乗り換え作業のなかでも早い段階で整える必要があります。
旧環境の権限設定は、異動や退職のたびに追加された結果、複雑になっている場合があります。部署ごとに閲覧できる範囲を一覧にし、不要な権限や退職者のアカウントを整理してから新環境に登録すると、情報漏えいのリスクを抑えられます。
申請フォームと承認ルートの再作成
ワークフローの申請フォームや承認ルートは、製品ごとに設定方法が異なるため、新環境で作り直す作業が発生する場合があります。金額による承認者の分岐や、代理承認の設定も確認が必要です。
作り直しの際は、使われていない申請書や、承認者が多すぎて滞りがちな経路を見直すとよいでしょう。作成した承認ルートは、実際の申請を想定してテストし、想定どおりの順番で承認依頼が届くかを確かめてから本番に移ります。
シングルサインオンや外部サービスとの連携
グループウェアを、メールやチャット、勤怠管理などのサービスと連携させている場合は、その設定も移行の対象です。1回のログインで複数のサービスを使えるシングルサインオンを利用している場合は、認証の設定も新環境向けに変更します。
連携を切り替えるタイミングがずれると、ログインできない、予定が同期されないといった問題が起こる可能性があります。連携しているサービスを一覧にし、グループウェアと連携先のどちら側で設定変更が必要かを確認しておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でグループウェアの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
乗り換え中も業務を止めない切り替え方
グループウェアは毎日使う情報共有の基盤のため、切り替えの混乱は業務全体に影響します。機能ごとの段階的な切り替えや、並行運用のルール、社員からの問い合わせ対応を準備しておくと、混乱を抑えられます。
機能ごとに段階的に切り替える
すべての機能を一斉に切り替えるのではなく、機能ごとに順番を決めて移行する方法があります。例えば、スケジュールと掲示板を先に切り替え、ワークフローは月末の締め処理が終わってから移すといった進め方です。
段階的に切り替えると、問題が起きたときに原因の切り分けがしやすくなります。一方で、期間が長引くと旧環境と新環境の両方を確認する負担が続くため、各機能の切り替え日をあらかじめ決めて社内に周知しておきましょう。
並行運用期間のルールを決める
旧環境と新環境を並行して使う期間には、どちらにデータを登録するかのルールを決めておくことが重要です。ルールがあいまいなままだと、予定が片方にしか登録されない、申請が旧環境に出されるといった行き違いが起こる可能性があります。
例えば、切り替え日以降は新環境にだけ登録し、旧環境は閲覧のみとするように決めておくと混乱を防ぎやすくなります。可能であれば、旧環境への書き込み権限を制限しておくとよいでしょう。
問い合わせ窓口と操作マニュアルを用意する
乗り換え直後は、操作方法やログインに関する問い合わせが集中する可能性があります。社内の問い合わせ窓口を決め、よくある質問と回答をまとめておくと、担当者の負担を抑えられます。
操作マニュアルは、全機能を網羅するよりも、予定の登録や申請の出し方など、日常業務でよく使う操作から作ると活用されやすくなります。問い合わせ内容は窓口担当者の間で共有し、マニュアルに反映させて、特定の担当者だけが対応方法を知っている状態を避けましょう。
グループウェアの乗り換え先に求める移行支援
乗り換えの負担は、乗り換え先のグループウェアが用意している移行の仕組みや支援によって変わります。機能や価格だけでなく、移行にかかわる支援の範囲も確認しておくと、乗り換え後の想定外の作業を減らせます。
データを取り込むインポート機能
乗り換え先のグループウェアに、CSVなどからデータを取り込むインポート機能があるかを確認しましょう。取り込める対象がユーザー情報だけなのか、スケジュールやファイル、掲示板まで含むのかは製品によって異なります。
特定のグループウェアからの移行を想定した取り込み機能や移行ツールを用意している製品もあります。自社が使っている旧環境からの移行に対応しているかを問い合わせると、変換作業の手間を見積もりやすくなります。
ベンダーによる移行支援の範囲
ベンダーの移行支援には、手順書の提供や設定方法の案内から、データ変換や初期設定の代行まで、さまざまな範囲があります。「移行支援あり」と書かれていても、どこまでをベンダーが担うかは確認が必要です。
支援が有償か無償か、対象となるデータの種類や量に上限があるかも確かめておきましょう。自社で対応する作業と依頼する作業を切り分けておくと、移行にかかる費用と社内の作業時間を見積もりやすくなります。
試用環境を使った事前検証
無料トライアルなどの試用環境があれば、実際のデータの一部を取り込んで動作を確かめると効果的です。取り込んだ後の表示や文字化けの有無、添付ファイルの扱いを確認でき、本番移行の前に課題を把握できます。
試す際は、個人情報や機密情報を含まないデータを使うか、社内のルールに沿って扱いましょう。現場の社員にも操作してもらい、予定の登録や申請の流れに無理がないかを確認しておくと、乗り換え後の定着につながります。
乗り換え先候補になるグループウェアの比較一覧
引き継ぎたい機能や移行の進めやすさを比べられるよう、この記事で紹介するグループウェアを一覧にしました。移行できるデータの範囲は旧環境によって変わるため、詳細は各製品の資料で確認してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| HotBiz8 | 他社グループウェアからのデータ移行を相談でき、60日間の無料試用版もある |
| desknet's NEO | クラウド版とパッケージ版を提供。他社グループウェアからの乗り換えにも対応する |
| Garoon | 中堅・大規模組織向けで、複雑なアクセス権も直感的に設定できる管理画面を備える |
| サイボウズ Office | ファイルのバージョン管理やワークフローを備え、30日間無料で全機能を試せる |
| GroupSession | 代理承認や並行承認に対応した稟議と、権限・世代管理つきのファイル管理を備える |
| J-MOTTOグループウェア | 経路や分岐条件を設定できるワークフローと文書管理を含む26機能を標準搭載 |
| SMALTOFFICE | 既存グループウェアからの移行を専門ツールで支援し、クラウドとオンプレミスに対応 |
| リンコム ネクスト | 掲示板や設備予約、稟議などを組み合わせて選べ、既存システムとの連携にも対応 |
移行の支援や試用で選べる乗り換え先グループウェア
ここでは、データ移行の相談窓口や無料の試用環境があるもの、旧環境から引き継ぎたい機能を備えるものを中心に紹介します。旧グループウェアからの移行にどこまで対応できるかは、問い合わせの際に確認しましょう。
HotBiz8
- 一人あたり71.3円～ 圧倒的コストパフォーマンス
- 社内業務を支える豊富な機能
- まずは60日間たっぷり無料でお試しいただけます
株式会社ASJが提供する「HotBiz8」は、クラウド型のグループウェアです。他社グループウェアやオンプレミス型グループウェアからの移行を検討している企業に向けて、データ移行の手伝いを相談できる窓口を設けています。予定表と設備予約の連携や、GoogleカレンダーやOutlookとの連携による予定の重複防止にも対応しています。60日間の無料試用版があるため、本番移行の前に実際の操作感を確かめられます。
desknet's NEO
- 情報の集約と、業務改善を 完全ノーコードで実現できる
- ユーザーの活用が進みやすく、 高い効果を生むことができる
- クラウド・オンプレミス両対応で、多様な環境へ対応可能
株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO」は、他社グループウェアからの乗り換えにも対応するグループウェアです。クラウド版に加えてパッケージ版も継続して提供しており、自社の運用環境にあわせて選べます。ポータルやスケジュール、ワークフロー、設備予約などの機能に加え、ユーザーや組織の階層管理、詳細なアクセス権管理といった管理機能も備えています。
Garoon
- 使いやすくベテランから若手社員まで社員全員に浸透する
- 管理者の負担を軽減できるシステム管理
- プラグインやAPIによる高い拡張性や豊富な連携製品
サイボウズ株式会社が提供する「Garoon」は、中堅・大規模組織向けのグループウェアです。スケジュールや施設予約、掲示板、ファイル管理、ワークフローなどをひとつにまとめ、部署ごとに導入されたグループウェアの全社統合にも活用できます。管理画面は複雑なアクセス権でも直感的に設定でき、管理権限の移譲にも対応しています。クラウド版は30日間無料で試用できるため、権限や承認経路の再現性を事前に確かめられます。
サイボウズ Office
- チームのコミュニケーションを助ける誰でもかんたんに使える機能
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズ Office」は、中小企業向けのクラウド型グループウェアです。メンバーや設備の空き時間を見ながら予定を登録できるスケジュール、更新履歴を記録できるファイル管理、承認状況が通知されるワークフローなど、乗り換え後すぐに使う機能がそろっています。30日間無料ですべての機能を試せるほか、1か月単位でユーザー数の変更や解約ができるため、段階的な切り替えにもあわせやすい製品です。
GroupSession
- 日本企業の商習慣に沿う承認経路や座席表を用意
- テーマ変更やメニュー追加など画面を自由にカスタマイズ
- 無料版・クラウド版・大規模版から導入形態を選択
日本トータルシステム株式会社が提供する「GroupSession」は、純国産のグループウェアです。稟議（ワークフロー）は複雑な経路設定に対応し、代理承認や並行承認も組み込めます。申請フォームはドラッグ＆ドロップで作成できるため、承認ルートの作り直しにも取り組みやすいでしょう。ファイル管理はアクセス権限の設定や世代管理、編集中のロックに対応しています。自社サーバーで運用する無料版とクラウド型のbyCloudなどから導入形態を選べます。
J-MOTTOグループウェア
- 1人当たり200円～の低コスト！
- 直感的にわかる画面と使いやすい26機能
- 専門知識がなくても安心。充実のサポート
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供する「J-MOTTOグループウェア」は、クラウド型のグループウェアです。経路や承認ルール、分岐条件を設定できるワークフロー、共有文書を一元管理する文書管理、設備グループ単位で管理できる設備予約など26機能を標準で利用できます。グループウェアの設定や活用方法を解説するセミナー動画が用意されており、全ユーザーが利用できるコールセンターも設けられています。無料期間は最大3か月です。
SMALTOFFICE （株式会社ヴィセント）
- 基本機能の充実と高い拡張性が特徴。
- 既存グループウェアからのスムーズな移行を専門ツールで支援。
- 柔軟で安全なゼロトラスト基盤。クラウド／オンプレ対応。
リンコム ネクスト （株式会社リンコム）
- 企業間の情報共有・コミュニケーションを一元化。
- 掲示板、設備予約、稟議などを組合せ可能。
- オンプレ/クラウド選択、既存システム連携に対応。
まとめ
グループウェアの乗り換えでは、スケジュールや文書、ワークフローの履歴など、データの種類ごとに移行するか残すかを決めることが出発点です。移せないデータの保管方法や旧環境の契約終了日を踏まえて計画し、組織マスタや承認ルートは見直しながら作り直しましょう。インポート機能やベンダーの移行支援の範囲は製品ごとに異なるため、資料請求で複数のグループウェアを比較し、自社にあう乗り換え先を選んでください。
