ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■導入範囲別
- 社員情報の一元管理が中心：マネーフォワード クラウド人事管理、ジョブカン労務HR、ジンジャー人事労務、カオナビ、PCAクラウド人事管理
- 入退社などの労務手続きの電子化：SmartHR、ジョブカン労務HR、KING OF TIME 人事労務、マネーフォワード クラウド人事管理、ジンジャー人事労務
- 人事評価・タレントマネジメント：HRBrain、カオナビ、SmartHR
- 給与計算・勤怠管理まで一体で管理：人事労務freee、KING OF TIME 人事労務
人事システムが当てはまる補助金の業務プロセス
IT導入補助金では、導入するITツールが持つ「業務プロセス」の種類と数によって、申請の可否や補助額の区分が決まります。人事システムがどの区分に当たるかを知っておくと、申請額の見通しを立てやすくなります。
総務・人事・給与・労務などをまとめた共通プロセス
人事システムが主に該当するのは、共通プロセスの1つである「総務・人事・給与・労務・教育訓練・法務・情シス・統合業務」です。共通プロセスとは、業種を問わず多くの企業にある業務を区分したもので、ほかに会計・財務・経営や、顧客対応・販売支援などがあります。
通常枠では、1種類以上の業務プロセスを持つソフトウェアの導入が必須です。社員情報の管理や労務手続きの機能を持つ人事システムは、この条件を満たすツールとして登録されている場合があります。
4プロセス以上の申請に必要な人事以外の領域
通常枠の補助額は、1プロセス以上で5万円以上150万円未満、4プロセス以上で150万円以上450万円以下です。人事管理と給与計算、勤怠管理を組み合わせても、同じ「総務・人事・給与・労務・教育訓練・法務・情シス・統合業務」の区分に収まる可能性があります。
そのため、150万円以上の区分で申請したい場合は、会計や販売管理など人事以外の領域のツールも含めて検討する必要があります。どの機能がどのプロセスとして登録されているかは、IT導入支援事業者に確認しましょう。
分析機能だけのツールの扱い
汎用プロセスのみのツールは、単独では申請できません。汎用プロセスとは、業種や業務を限定しない自動化・分析ツールなどを指す区分です。
人事データの集計や分析に特化したツールが汎用プロセスとして登録されている場合は、社員情報の管理などの業務プロセスを持つ人事システムとあわせて申請する形が考えられます。同じ人事分野のツールでも登録区分が異なることがあるため、補助金の公式サイトにあるITツール検索で登録内容を確かめておくと安心です。
導入範囲で変わる人事システムの補助対象額
人事システムは、社員情報の管理だけを導入する場合と、労務手続きや人事評価、給与計算まで広げる場合とで費用が大きく変わります。導入範囲ごとの費用の特徴を押さえて、補助対象額を見積もりましょう。
社員情報の管理と労務手続きを中心にする場合
社員情報の一元管理や、入退社に伴う手続きの電子化から始める場合は、導入する機能が絞られる分、費用も抑えやすくなります。紙やExcelで管理していた社員台帳をシステムにまとめるだけでも、情報を探す手間や転記ミスの削減が期待できます。
ただし、費用が小さいと補助額が下限の5万円に届かない可能性があります。補助率をかけた後の金額で下限を超えるかを、見積もりの段階で確認しておきましょう。
人事評価や給与計算まで広げる場合
人事評価やタレントマネジメント、給与計算や勤怠管理まで含めて導入すると、機能が増える分だけ費用も大きくなります。タレントマネジメントとは、社員のスキルや経歴、評価をもとに配置や育成を計画する取り組みです。
機能を広げるほど補助対象経費も増えますが、すべてを一度に導入すると社内の設定作業や運用の負担も重なります。補助を受けられる期間に使いこなせる範囲を見極め、段階的に機能を追加する方法もあわせて検討するとよいでしょう。
従業員数で増える利用料と2年分の上限
クラウド型の人事システムは、登録する従業員数に応じて月額料金が決まる製品があり、従業員が多いほど利用料が増えます。補助金の対象になるクラウド利用料は最大2年分です。
そのため、従業員1人あたりの月額料金に従業員数と24か月を掛けた金額が、利用料の補助対象額の目安です。パート・アルバイトを含めて登録するか、退職者のデータを保管する場合に料金がかかるかで総額が変わるため、料金の数え方も確認しておきましょう。
人事データの整備にかかる費用と補助の範囲
人事システムの導入では、ソフトウェアの費用に加えて、既存の社員データを移し替える作業や初期設定に手間と費用がかかります。どこまでが補助対象で、どこからが自社の負担になるかを整理しておきましょう。
初期設定やデータ移行の導入関連費
本体とあわせて申請できる役務の経費として、導入コンサルティングや導入設定、マニュアル作成、導入研修、保守サポートが示されています。人事システムでは、社員データの取り込みや、評価シートや申請フォームの設定が導入設定に当たります。
こうした作業を販売事業者に依頼する場合は、補助対象として計上できるかを見積もりの段階で確認しましょう。対象となる作業の範囲は、IT導入支援事業者が登録したサービス内容によって異なります。
社内作業として見込む社員マスタの整備
システムに取り込む前の社員データの整理は、人事部門の作業として発生することがあります。氏名や所属、入社日、資格といった項目が、部署ごとに別のExcelで管理されていると、項目の統一や重複の解消に時間がかかります。
自社の担当者が行う作業の人件費は、補助の対象外です。導入スケジュールを立てる際は、データ整備にかかる社内の工数も見込んでおきましょう。個人情報を扱う作業のため、作業者やファイルの保管場所も決めておくことが大切です。
運用の定着に向けた研修や活用支援
人事システムは、人事部門だけでなく、管理職や一般社員も評価入力や各種申請で利用します。社員向けの操作説明や、評価制度にあわせた活用方法の助言を依頼する場合は、導入研修や活用コンサルティングとして補助対象になるかを確認しましょう。
導入直後に操作方法が分からないまま入力が滞ると、紙の運用に戻ってしまう可能性があります。研修の内容や回数を見積もりに含めておくと、導入後の定着を後押しできます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で人事システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
人事部門が申請前に確認しておきたいこと
IT導入補助金の申請には、賃金や従業員に関する情報が関わる要件があります。人事システムの導入を担う人事部門は、こうした情報を把握する立場にあるため、申請前に要件を確認しておくと手続きを進めやすくなります。
補助率2/3の条件と最低賃金のデータ
通常枠の補助率は原則1/2以内で、条件を満たすと2/3以内に引き上げられます。第7次公募以降は、令和7年10月から令和8年9月が判定の対象期間です。この間に、令和8年度改定の地域別最低賃金未満で雇用している従業員が全従業員の30％以上を占める月が3か月以上あれば、2/3以内が適用されます。
この条件に当てはまるかは、従業員ごとの時給換算の賃金を確認しなければ判断できません。給与台帳をもとに対象期間の賃金を整理し、該当する場合は申請時に示せるよう準備しておきましょう。
150万円以上の申請に伴う賃上げ目標
150万円以上を申請する場合は、1人当たり給与支給総額の年平均成長率や、事業場内最低賃金の水準に関する目標を含む賃上げ計画を立て、従業員に表明する必要があります。第7次公募以降は、IT導入補助金2022～2025で交付決定を受けた事業者に限り、150万円未満の申請でも1人当たり給与支給総額の引き上げ計画が求められます。目標が未達成の場合は、補助金の返還を求められることがあります。
賃上げ目標の達成状況は、給与支給額などの人事・給与データで確認します。目標の水準や返還の条件は公募回によって見直されることがあるため、公募要領で最新の内容を確認し、経営層と相談したうえで申請額を決めることが大切です。
gBizIDの取得と交付決定前の契約禁止
申請の前提として、法人や個人事業主が行政手続きに使う共通認証サービスのgBizIDプライムを取得しておく必要があります。あわせて、情報セキュリティ対策に取り組むことを自己宣言する「SECURITY ACTION」の宣言も求められます。アカウントの発行には時間がかかる場合があるため、早めに手続きを進めましょう。
また、補助の対象になるのは交付決定後に契約や支払いを行った費用です。現在利用している人事システムや給与ソフトの契約更新が近い場合は、交付決定の予定日と照らし合わせて導入時期を決めましょう。
補助事業の後に求められる効果報告への備え
補助金の交付を受けた後も、事業実施後の効果を事務局へ報告する期間が続きます。人事システムの場合、導入前後で人事業務の手間がどう変わったかを示せるよう、導入前から準備しておくことが大切です。
導入前の人事業務の工数を記録しておく
効果を示すには、比較の基準になる導入前の状態を把握しておく必要があります。入退社手続きにかかる時間や、評価シートの回収と集計にかかる日数など、人事業務ごとの工数を記録しておきましょう。
導入後に同じ方法で測定すれば、人事システムによる変化を数字で説明しやすくなります。記録の方法や対象業務は、人事部門の複数の担当者で共有しておくと、担当者が異動しても測定を続けられます。
3年目以降の利用料と運用体制を計画する
補助の対象になるクラウド利用料は最大2年分で、3年目以降の利用料は自社で負担します。補助期間中に機能や登録人数を広げすぎると、補助が終わった後の負担が想定を上回る可能性があります。
従業員数の増減も見込んだうえで、3年目以降の年間利用料を試算しておきましょう。あわせて、マスタの更新や権限管理を誰が担うかを決め、手順書を残しておくと、運用が特定の担当者に偏ることを防げます。
導入範囲で比べる人事システムの一覧
この記事で紹介する人事システムを、主な導入範囲とあわせて一覧にしました。補助金の対象になるかどうかや登録されている業務プロセスは製品・販売事業者ごとに異なるため、申請前にITツール検索や見積もりで確認してください。
| 製品名 | 主な導入範囲 | 特徴 |
|---|---|---|
| マネーフォワード クラウド人事管理 | 社員情報の一元管理・労務手続き | 入退社や異動に伴う従業員情報の収集をオンライン化し、給与・勤怠などのソフトに反映できる |
| ジョブカン労務HR | 社員情報の一元管理・労務手続き | 従業員情報を一元管理し、入退社の帳票作成から電子申請までシステム上で行える |
| SmartHR | 労務手続き・人事評価 | 入社手続きや年末調整で集まった従業員データを、評価や配置などの人事施策に活用できる |
| KING OF TIME 人事労務 | 労務手続き・勤怠／給与との連携 | 入社手続きやWEB給与明細の発行に対応し、シリーズの勤怠管理や給与と連携できる |
| ジンジャー人事労務 | 社員情報の一元管理・労務手続き | 従業員情報を1つのデータベースに集約し、社保手続きや年末調整をペーパーレス化できる |
| カオナビ | 社員情報の一元管理・タレントマネジメント | 評価やスキル、経歴などの人材情報を一元管理し、グラフで可視化できる |
| HRBrain | 人事評価・タレントマネジメント | 評価シートの作成から催促・集計までを効率化し、人材データの分析にもつなげられる |
| 人事労務freee | 給与計算・勤怠管理・労務手続き | 勤怠データと従業員情報から給与を自動計算し、入退社手続きなどの労務管理にも対応 |
| PCAクラウド人事管理 | 社員情報の一元管理 | 中小企業向けに人事・履歴情報や労働条件通知書などをクラウドで一元管理できる |
| 総務人事奉行クラウド | 総務・人事の書類作成 | 法令文書や社内書類をワンクリックで作成でき、Excelの申請書の取り込みにも対応 |
社員情報の管理から評価・給与まで対応する人事システム
ここでは、社員情報の一元管理や労務手続きの電子化、人事評価、給与計算・勤怠管理といった導入範囲ごとに検討しやすい人事システムを紹介します。どの機能から導入するかを決めたうえで、補助対象になる費用の範囲を販売事業者に確認しましょう。
マネーフォワード クラウド人事管理
- 従業員情報の収集・変更をオンライン化！
- 従業員情報を利用する各種ソフトと連携し自動で反映
- 人事異動情報の事前登録可能！異動・組織変更時の対応スムーズ
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド人事管理」は、従業員情報や組織情報を一元管理するクラウドサービスです。入退社や住所変更、育休などの手続きに必要な従業員情報の収集・変更をオンラインで行え、担当者は提出依頼や承認・差し戻しもシステム上で進められます。登録した情報は給与計算ソフトや勤怠管理システムなどと連携して自動で反映されるため、社員台帳の転記作業を減らしたい企業に向いています。
ジョブカン労務HR
- 人材管理機能では全社的な人材情報の活用や、汎用性◎の通知機能
- 入退社・年末調整・ストレスチェック等幅広い業務を自動・効率化
- シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン労務HR」は、従業員情報の一元管理と労務手続きの効率化を支援する人事管理システムです。個人情報や被扶養者情報などを自由に項目追加しながら管理でき、人事異動や過去の手続きの履歴も保存できます。入退社の手続きで発生する帳票を自動作成し、そのまま電子申請することも可能です。無料プランと有料プランがあり、30日間の無料トライアルですべての機能を試せます。
SmartHR
- 入社手続きや身上変更で、最新の「従業員データ」が自然と蓄積
- 最新データから「名簿」「組織図」を自動作成、組織改善を後押し
- 蓄積データを給与計算に直結。120以上の外部サービスとも連携可
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、人事・労務業務の効率化と従業員データの一元管理を両立するクラウド人事システムです。雇用契約や入社手続き、年末調整、住所変更などの手続きをオンラインで完結でき、手続きの内容はデータベースに自動で反映されます。蓄積した従業員データは人事評価や従業員サーベイ、人員配置に活用できるため、労務手続きの電子化から始めて評価・配置へと範囲を広げたい企業に適しています。
KING OF TIME 人事労務
- 入社手続き、給与明細の発行など労務担当者の業務を軽減します。
- 勤怠や給与と連携し、スムーズな一元管理を実現できます。
- データベースの二重化など万全のセキュリティ対策。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 人事労務」は、入社手続きやWEB給与明細の発行、マイナンバー管理などに対応する人事労務システムです。入社時の従業員情報は従業員自身に申請してもらえ、e-Gov連携で行政への手続きもシステムから行えます。従業員項目はドラッグ＆ドロップで自由に作成できます。勤怠管理や給与などのシリーズ製品と組み合わせることで、勤怠から給与計算までを一元管理できます。
ジンジャー人事労務
- 従業員情報を1つのデータベースに集約
- 雇用契約・社保手続き・年末調整をペーパーレス化
- 勤怠や給与などと連携でき、あらゆる人事業務を効率化
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー人事労務」は、従業員情報や組織データを1つのデータベースに集約して管理できる人事労務システムです。雇用契約や社会保険の手続き、年末調整などをWeb上で完結でき、閲覧権限の設定にも対応しています。勤怠管理や給与計算、人事評価などのジンジャーシリーズと同じデータベースで連携できるため、社員情報の管理から始めて段階的に機能を広げたい場合に検討しやすい製品です。
カオナビ
- 従業員のあらゆる情報を集約！ペーパレス化を楽々実現
- 身上申請からそのままデータベースへ登録！ 人材管理を効率化
- 使いやすさで集まる人材データをAIが分析・提案
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、社員の基本情報や職務経歴、スキル、評価などの人材情報を一元管理できるクラウド型の人事システムです。顔写真を起点とした画面で、人事部門だけでなく現場の管理職や経営層も人材情報を確認できます。既存のExcelデータをまとめて取り込めるため、部署ごとに分かれた社員台帳の集約にも役立ちます。人材構成やスキル分布をグラフで可視化し、評価や育成、配置に活用できます。
HRBrain
- 人材情報を一元管理、パッと並べてサクサク探せる
- スキルや特徴を可視化・分析、データに基づく抜擢・配置を実現
- 組織診断サーベイで離職防止やエンゲージメント向上
株式会社HRBrainが提供する「HRBrain」は、人材データの管理・分析・活用を支援するタレントマネジメントシステムです。評価シートの作成から催促、集計までをクラウドで一括して行えるため、人事担当者と従業員の評価にかかる工数を抑えられます。目標や面談、評価のデータを一元管理でき、1on1の運用管理や組織診断サーベイにも対応しています。人事評価の運用改善から人事システムの導入を始めたい企業に適しています。
人事労務freee
- 人事情報を勤怠・給与とも一元化。検索・分析がしやすい
- 人事も経営層も使いやすいUI。会議中の共有もスピーディーに
- 定型業務を軽くして人事設計にリソースを使える環境へ
フリー株式会社が提供する「人事労務freee」は、給与計算と人事労務管理の業務をクラウド上でまとめて効率化するサービスです。勤怠データや従業員情報から残業代や税金、保険料を含めて給与を自動で計算し、給与明細の作成・共有もオンラインで行えます。入退社手続きや法定三帳簿の作成、年末調整や労働保険の年度更新にも対応。人事情報と勤怠・給与を一体で管理したい企業に向いています。
PCAクラウド人事管理 （ピー・シー・エー株式会社）
- 柔軟に項目設定可能なユーザー定義マスターで自社にフィット。
- API連携による他システムとのシームレスなデータ交換対応。
- 通知機能・年譜表示・クラウド基盤による安心運用。
総務人事奉行クラウド （株式会社オービックビジネスコンサルタント）
- 「専門家ライセンス」で遠隔地の専門家と同時に作業！
- セキュリティの国際認証SOC1・SOC2報告書を取得！
- 専任のオペレーターが操作方法や運用方法をサポート！
まとめ
人事システムの導入にIT導入補助金を使う場合、補助額は導入する機能の範囲と業務プロセスの数で変わります。人事や給与、勤怠をまとめても同じプロセス区分に収まる可能性があるため、申請額の区分は事前に確認しましょう。社員データの整備は社内作業として見込み、賃金に関する要件は人事部門が中心となって確認することが大切です。自社にあう人事システムを比較するには、資料請求を活用してください。
