ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■費用を抑えて始めたい場合
- 無料プランや無料トライアルがある：Confluence、mebaL(メバエル)、サイボウズ Office、GROWI.cloud
- 少人数から使える低価格のプランがある：mebaL(メバエル)、サイボウズ Office、NotePM、esa、GROWI.cloud
- ■運用の負担で選ぶ場合
- サーバー管理を提供会社に任せられるクラウド型：Confluence、mebaL(メバエル)、サイボウズ Office、NotePM、GROWI.cloud
- 自社サーバーに導入でき保守サポートも受けられる：desknet's NEO
オープンソースのナレッジマネジメントツールとは
オープンソースとは、ソフトウェアの設計図にあたるソースコードが公開され、決められたライセンスの条件を守れば、誰もが利用や改変をできるソフトウェアのことです。ナレッジ共有の分野にも、Wiki型や社内Q&A型などのオープンソースがあります。
ソースコードが公開されたソフトウェア
オープンソースのナレッジマネジメントツールは、公開されているソースコードやインストール用のファイルを入手し、自社のサーバーに導入して使うのが基本です。利用料を支払わずに使えるものが多く、機能を自社向けに改変できる点も特徴です。
開発は、有志の開発者コミュニティや、そのソフトウェアに関わる事業を展開する企業が担っています。開発の主体によって、更新の頻度や不具合への対応の速さ、日本語の情報の量が異なるため、導入前に開発の状況を確認しておくことが大切です。
商用ナレッジマネジメントツールとの違い
商用のナレッジマネジメントツールは、提供会社が開発から保守、問い合わせ対応までを行い、その対価として利用料やライセンス費用を支払います。クラウド型であれば、サーバーの管理やバージョンアップも提供会社が担当します。
一方、オープンソースでは、こうした役割の多くを利用企業自身が担います。どちらが優れているというより、費用を払って任せるか、自社の人手と技術で補うかの違いです。社内にサーバーやWebシステムの知識を持つ人材がいるかが、選択の分かれ目になりやすいといえます。
オープンソースで無償になる範囲と費用がかかる部分
オープンソースのナレッジマネジメントツールで無償になるのは、主にソフトウェアのライセンス費用です。実際に社内で使える状態にし、使い続けるためには、別の費用や作業時間が必要になる点を押さえておきましょう。
ライセンス費用がかからない範囲
多くのオープンソースは、ソフトウェアそのものを無償で入手でき、利用人数に応じた料金も発生しません。利用者が増えても追加のライセンス費用がかからないため、全社に広げたい場合に費用を見通しやすい面があります。
ただし、同じソフトウェアでも、無償の版とは別に機能を追加した有償版や、企業向けのサポート付きプランを用意している場合があります。シングルサインオン（1回のログインで複数のサービスを使える仕組み）や詳細な権限管理が有償版だけに含まれるケースもあるため、必要な機能がどちらに含まれるかを確認しましょう。
サーバーや運用にかかる費用
オープンソースを社内で使うには、動かすためのサーバーが必要です。自社の機器を使う場合は購入費や保守費、IaaS（インターネット経由で借りられるサーバー基盤）を使う場合は毎月の利用料がかかります。
見落としやすいのが、構築や更新、トラブル対応にかかる社内の作業時間です。担当者の人件費を含めて年間の費用を試算すると、少人数での利用では、月額制のクラウド型と大きく変わらない、あるいは上回る場合もあります。導入前に複数年での総額を比べておくと判断しやすくなります。
オープンソースの運用で起こりうる課題
オープンソースのナレッジマネジメントツールは自由度が高い反面、運用面で自社が引き受ける課題があります。導入してから困らないよう、代表的な課題と対策の方向性を確認しておきましょう。
セキュリティ更新を自社で適用する負担
オープンソースで脆弱性（セキュリティ上の弱点）が見つかった場合、修正版の公開情報を自社で確認し、自社のサーバーに適用する必要があります。更新が遅れると、社内のナレッジが外部から読み取られるなどの被害につながるおそれがあります。
対策として、公式サイトや開発元のリポジトリで更新情報を定期的に確認する担当と手順を決めておきましょう。改変を加えている場合は、更新時に独自の修正が動かなくなる可能性もあるため、改変の範囲は最小限にとどめるのが無難です。
トラブル時の相談窓口の不在
無償のオープンソースには、原則として提供会社の問い合わせ窓口がありません。不具合や動作の疑問は、公開されている文書や利用者コミュニティの情報をもとに、自社で調べて解決します。
コミュニティの情報は英語が中心の場合もあり、解決までに時間がかかる可能性があります。業務への影響が大きい場合は、オープンソースの保守を請け負う事業者との契約や、開発元が提供する有償サポートの利用も検討しましょう。社内で調査した内容は記録し、同じ問題が起きたときに参照できるようにしておくと対応が早まります。
開発の停止や仕様変更
オープンソースは、開発者の減少などによって更新が止まったり、大幅な仕様変更が行われたりする可能性があります。更新が止まったソフトウェアを使い続けると、新しい脆弱性への修正が提供されなくなります。
導入前には、最近の更新履歴や利用者の多さ、課題への対応状況を確認し、継続して開発されているかを見極めましょう。将来ほかのツールに移る場合に備え、ナレッジをほかのツールでも読み込める形式で書き出せるかも確かめておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でナレッジマネジメントツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
オープンソースのライセンスと社内ルール
オープンソースは無条件で自由に使えるわけではなく、ライセンスごとに守るべき条件があります。社内で使うだけか、改変して社外にも提供するかによって注意点が変わるため、導入前に確認しておきましょう。
ライセンスの種類と主な条件
オープンソースのライセンスには、条件が比較的ゆるやかなMITライセンスやApacheライセンス、改変したソフトウェアを配布する際にソースコードの公開を求めるGPLなどがあります。AGPLは、改変したソフトウェアをネットワーク経由で利用者に提供する場合にも、ソースコードの公開を求める点が特徴です。
社内のナレッジ共有にそのまま使うだけであれば、問題になる場面は限られます。ただし、改変して取引先にも公開する場合などは条件が変わるため、ライセンス文書を確認し、判断が難しい場合は法務部門に相談しましょう。
社内の利用ルールとの整合
企業によっては、オープンソースの利用に申請や承認の手続きを設けている場合があります。情報システム部門の許可なくサーバーに導入すると、管理対象外のシステムとなり、更新や監視から漏れるおそれがあります。
導入にあたっては、管理責任者や保守の手順、データのバックアップ方法を社内のルールに沿って決めておきましょう。利用者のアカウントを社内の認証と連携させるかどうかも、このときに検討します。担当者の異動や退職で管理が途切れないよう、構築手順や設定内容を文書にして複数人で共有しておくことも大切です。
商用ナレッジマネジメントツールとの使い分け
オープンソースと商用のナレッジマネジメントツールは、目的や社内体制によって向き不向きが分かれます。次のような観点で、自社がどちらに近いかを整理してみましょう。
オープンソースが向いているケース
社内にサーバーやWebシステムの運用経験を持つ担当者が複数いて、更新やトラブル対応の時間を確保できる企業には、オープンソースが選択肢です。部署単位で小さく試したい場合や、画面や機能を自社の業務にあわせて作り込みたい場合にも向いています。
技術部門が使い慣れたWiki型のツールを、そのまま社内のナレッジ共有に広げるといった使い方も考えられます。ただし、利用部門が広がるほど問い合わせ対応の負担も増えるため、運用体制の見直しが必要です。利用者向けの操作説明や問い合わせの受付方法も、早めに用意しておきましょう。
商用ツールが向いているケース
専任のシステム担当者がいない企業や、営業やバックオフィスなど幅広い部署で使いたい企業には、商用のナレッジマネジメントツールが向いています。問い合わせ窓口や操作説明の資料を利用でき、サーバーの管理を任せられるクラウド型も選べます。
無料プランや無料トライアルを用意している製品もあるため、まずは費用をかけずに操作性を確かめることもできます。オープンソースと商用の両方で、年間の総額と社内の作業量を比べて判断しましょう。
費用と運用負担で比べるナレッジマネジメントツール
この記事で紹介するナレッジマネジメントツールを、無料プランや無料トライアルの有無、少人数向けの料金、サーバー管理の分担といった観点で一覧にしました。オープンソースで自社運用する場合の費用や作業量と比べる材料にしてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Confluence | 無料のFreeプランを用意。ページ・ホワイトボード・データベースで知識を一元管理 |
| mebaL(メバエル) | 1ライセンス月額500円（税抜）のライトプランから。3ヵ月間の無料トライアルあり |
| サイボウズ Office | 1ユーザー月額600円（税別）から5ユーザーで契約可能。30日間無料で試せる |
| NotePM | 計40名で使える月額5,400円のプランから。初期費用・サポート費用は0円 |
| desknet's NEO | オンプレミスのパッケージ版とクラウド版を提供。電話・メールでサポート |
| esa | 月額500円／ユーザー。書き途中の記事を公開し、全員で内容を育てていける |
| GROWI.cloud | OSSのwikiツール「GROWI」をクラウドで提供。有料プランを1ヶ月間無料で試せる |
自社運用の負担を減らせるナレッジ共有ツール
無料プランや無料トライアルで操作性を確かめられる製品や、サーバーの管理を提供会社に任せられるクラウド型、自社サーバーに導入しながらサポートを受けられる製品を紹介します。オープンソースを使う場合の作業量と照らしあわせて比べてみてください。
Confluence
- 10万社以上が活用するナレッジ管理とコラボレーションの基盤
- Jira、Slack、Googleなど業務ツールと連携し情報を一元管理
- AIアシスタントRovoで検索・要約・コンテンツ作成を効率化
アトラシアン株式会社が提供する「Confluence」は、費用をかけずに操作性を確かめたい場合にFreeプランから試せるナレッジ管理プラットフォームです。ページ・ホワイトボード・データベースで知識を整理でき、テンプレートやリアルタイム共同編集、ページの変更履歴とバージョン管理に対応しています。ページ単位の権限設定でアクセスを制御でき、JiraやSlack、Google Driveなどの外部ツールとも連携できます。クラウド型のため、サーバーの用意や更新作業を自社で担う必要はありません。
mebaL(メバエル)
- 「探す」も「共有する」も簡単に！
- 「AI検索」や「AI要約」など、生成AIを搭載した最新機能
- ITの知識に関わらず、だれもが使いやすい画面デザイン
株式会社K-BITが提供する「mebaL(メバエル)」は、少人数から低コストで始めたい企業向けのナレッジ共有クラウドサービスです。料金は1ライセンスあたり月額500円（税抜）のライトプランからで、初期導入費用は0円、従量課金はありません。人数制限なくすべての機能を試せる3ヵ月間の無料トライアルも用意されています。投稿やファイルアップロード、タグでの検索に対応し、スタンダードプラン以上ではAI検索や文字起こしのAI要約も利用できます。
サイボウズ Office
- チームのコミュニケーションを助ける誰でもかんたんに使える機能
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズ Office」は、サーバーの管理を任せて小さく始めたい中小企業向けのクラウド型グループウェアです。スタンダードコースは1ユーザー月額600円（税別）からで、5ユーザーから契約でき、契約期間は1ヶ月からです。30日間無料ですべての機能を試せます。掲示板やファイル管理、報告書で情報を共有でき、プレミアムコースではWebデータベースのカスタムアプリで社内Q&Aなどを作成できます。
NotePM
- 社内のナレッジ情報を蓄積・共有するツール
- 豊富なAI機能が追加費用なしで利用可能（AIチャットボット等)
- 大手・金融機関も導入。実績と安心のセキュリティ
株式会社プロジェクト・モードが提供する「NotePM」は、Wiki型のツールを自前で運用する代わりに、クラウド型の社内wikiを使いたい場合の選択肢です。参考価格は月額5,400円からで、このプランでは編集ユーザー10名と参照専用ゲスト30名の計40名が利用でき、初期費用とサポート費用は0円です。テンプレートを使ったマニュアル作成や、添付ファイル内まで検索できる全文検索、変更履歴の確認に対応しています。サポートの窓口はチャットとメールです。
desknet's NEO
- 情報の集約とナレッジ蓄積・共有を完全ノーコードで実現できる
- 生成AIとの連携により、アシスタントを構築、社内データの分析も
- 累計540万ユーザー以上の導入実績。クラウド・オンプレ両対応
株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO」は、自社サーバーに導入しつつ、提供会社のサポートも受けたい場合に候補となるグループウェアです。オンプレミスのパッケージ版とクラウド版があり、パッケージ版は今後も継続して提供するとしています。年1～2回のバージョンアップで機能追加が続けられており、電話とメールでのサポートやパートナーによる導入支援も用意されています。掲示板や文書管理、ノーコードツール「AppSuite」でナレッジを蓄積できます。
esa （合同会社 esa）
- 3,000を超える組織での導入実績あり
- WIPの記事を全員でブラッシュアップ
- 履歴管理からいつでもロールバック可能
GROWI.cloud （株式会社WESEEK）
- 図形や表の挿入、文章の装飾など多彩な表現で情報が伝わりやすい
- 階層構造とタグの両方で管理できるから柔軟な情報整理が可能
- 月額固定制で利用人数が増えるほど、ドンドンお得な料金体系
まとめ
オープンソースのナレッジマネジメントツールは、ライセンス費用をかけずに導入でき、自社向けに改変できる点が魅力です。一方で、サーバー費用やセキュリティ更新、トラブル対応は自社で担う必要があり、ライセンスの条件や社内ルールの確認も欠かせません。運用の負担と総額を比べ、商用のナレッジマネジメントツールも含めて検討したい方は、資料請求で比較してみてください。
