ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■サーバーの設置先別
- 自社サーバーに導入できる：QuickSolution、desknet's NEO、Liferay DXP、esa
- パブリッククラウドなどの基盤での利用をサポート：desknet's NEO
- サーバーの用意が不要なクラウド型：saguroot、NotePM、キントーン
- ■サーバー構成で重視する要件別
- 添付ファイルの中身まで全文検索したい：saguroot、QuickSolution、NotePM、キントーン
- データ量の増加にあわせて拡張したい：QuickSolution
ナレッジマネジメントツールでサーバーが必要なケース
ナレッジマネジメントツールのサーバーを自社で用意するかは、製品の提供形態によって決まります。まずは、どの形態で自社のサーバーが必要になり、どの形態なら不要なのかを整理しておきましょう。
クラウド型はサーバーの用意が原則不要
クラウド型のナレッジマネジメントツールは、提供会社が管理するサーバー上で動いています。利用企業はWebブラウザやアプリからアクセスするだけで使えるため、自社でサーバーを購入・設定する必要は原則ありません。
サーバーの増強や障害対応も提供会社が担うため、社内にサーバー管理の担当者がいない企業でも導入できます。ただし、利用する社内ネットワークの回線速度や、社外への通信を制限する設定によっては、表示や添付ファイルの読み込みに影響が出る場合があります。
オンプレミス型や自社ホスティングではサーバーが必要
オンプレミス型のナレッジマネジメントツールは、自社が用意したサーバーにソフトウェアを導入して使います。ソフトウェアを購入し、IaaS（インターネット経由で借りられるサーバー基盤）に自社で導入する形態でも、サーバーの設計と管理は自社の担当です。
この場合、製品ごとに動作するOSやデータベースの種類、必要な性能が定められています。提供会社が公開する動作環境の資料を取り寄せ、既存のサーバーや仮想化基盤で動かせるかを最初に確認しましょう。社内で使っているOSのバージョンやデータベースの種類が対象外であれば、新たにサーバーを用意する必要があります。
ナレッジマネジメントのサーバー構成の基本
ナレッジマネジメントツールのサーバーは、いくつかの役割の組み合わせで構成されます。製品によって1台にまとめるか分けるかは異なりますが、代表的な役割を知っておくと動作環境の資料を読み解きやすくなります。
Webサーバーとアプリケーションサーバー
Webサーバーは、利用者のブラウザからの接続を受け付け、画面を返す役割を担います。アプリケーションサーバーは、ナレッジの登録や権限のチェック、通知といったツールの処理を実行します。
小規模であれば1台のサーバーで両方を動かす構成も考えられます。利用者が多い場合は、複数台に処理を分散させる「負荷分散」の構成が必要になる場合もあるため、製品が対応している構成を確認しておきましょう。将来の利用者の増加を見込んで、後から台数を増やせるかも確かめておくと安心です。
データベースとファイル保存領域
データベースは、ナレッジの本文やタグ、ユーザー情報、閲覧履歴などを保存する場所です。一方、マニュアルのPDFや画像、動画などの添付ファイルは、データベースとは別のファイル保存領域に置かれる構成もあります。
ナレッジマネジメントツールでは、運用を続けるほど添付ファイルが増える傾向があります。データベースとファイル保存領域のそれぞれで、どの程度の容量を確保し、どのように増やせるかを設計段階で決めておくことが大切です。
全文検索のための検索エンジン
ナレッジを探しやすくするために、全文検索用の検索エンジンを組み込んでいる製品があります。検索エンジンは、本文や添付ファイルの中身から索引（インデックス）を作り、キーワードに一致する情報を素早く返す仕組みです。
索引の作成にはメモリや処理能力を使うため、検索エンジンを別のサーバーに分ける構成が推奨される場合もあります。添付ファイルの中身まで検索したい場合は、対応するファイル形式も確認しましょう。Officeファイルや画像の中の文字まで検索対象にするかどうかで、必要な処理能力も変わります。
ナレッジマネジメントのサーバー要件を見積もる
サーバーの性能や容量は、利用の規模によって必要な水準が変わります。提供会社の推奨値を確認したうえで、自社の利用状況にあてはめて見積もることで、導入後の性能不足を防ぎやすくなります。
利用人数と同時アクセス数
サーバーの処理能力を考えるうえで基準になるのが、登録するユーザー数と、同じ時間帯にアクセスする人数です。全社で数千人が登録していても、同時に使う人数が少なければ、必要な性能はそれほど大きくならない場合があります。
一方で、始業直後や会議前など、アクセスが集中する時間帯もあります。現在の社内ポータルやファイルサーバーのアクセス状況を参考に、ピーク時の同時アクセス数を想定し、提供会社に必要な性能を相談するとよいでしょう。全文検索や通知の処理が重なる時間帯も考慮しておくと、導入後に動作が遅くなるリスクを抑えられます。
ファイル容量の増え方
ストレージ（データの保存領域）の容量は、導入時に移行するファイルの量と、その後に毎月増える量から見積もります。動画マニュアルを多く扱う場合は、文書中心の運用に比べて容量が大きくなりやすいため、別途見積もっておきましょう。
あわせて、バックアップデータを保存する容量も必要です。何世代分のバックアップを残すかによって必要な容量が変わるため、保存期間のルールを先に決めておくと見積もりの精度が上がります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でナレッジマネジメントツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
物理サーバー・仮想サーバー・IaaSの選択
ナレッジマネジメントツールを動かすサーバーは、自社で機器を持つ方法と、クラウド上の基盤を借りる方法に分かれます。それぞれの特徴を理解し、社内の体制や規程にあう方法を選びましょう。
社内の物理サーバーや仮想化基盤
自社のサーバー室やデータセンターに物理サーバーを置く方法は、ネットワークの構成やデータの保存場所を自社で管理できる点が特徴です。既存の仮想化基盤に空きがあれば、仮想サーバーとして構築することで機器の購入を抑えられる場合があります。
一方で、機器の故障対応や数年ごとの更新、OSのサポート期限への対応は自社の担当です。仮想化基盤を使う場合も、他のシステムと性能を分け合うことになるため、基盤の管理者と事前に調整しておきましょう。
IaaSを利用したサーバー
IaaSを使うと、必要な性能のサーバーをインターネット経由で借りて、ナレッジマネジメントツールを導入できます。機器の購入が不要で、利用状況にあわせて性能や容量を変更しやすい点がメリットです。
ただし、OSやミドルウェアの設定、セキュリティ対策は自社で行う範囲が残ります。製品がIaaS上での動作を想定しているか、どのIaaSでの動作実績があるかを提供会社に確認すると、構築時の手戻りを防げます。IaaSの利用料は性能や通信量に応じて毎月変動する場合があるため、年間の費用も試算しておきましょう。
サーバー運用で準備したい備え
サーバーを自社で用意する場合、構築して終わりではありません。ナレッジを止めずに使い続けるために、障害への備えや日々の監視、更新の手順を導入前から準備しておくことが大切です。
バックアップと冗長化
サーバーの故障や操作ミスに備え、データベースと添付ファイルの両方を定期的にバックアップします。片方だけを戻すと、ナレッジ本文と添付ファイルの対応がずれる場合があるため、同じ時点のデータを復元できる手順にしておきましょう。
業務への影響が大きい場合は、サーバーを2台以上用意して片方が止まっても動き続ける「冗長化」も検討します。冗長化の費用と、停止が許される時間のバランスで、どこまで備えるかを決めるとよいでしょう。バックアップを本番サーバーとは別の場所に保管しておくと、災害時にも復旧できる可能性が高まります。
監視と更新の手順
サーバーのCPUやメモリ、ディスクの使用量を監視し、上限に近づいたら通知が届く仕組みを整えておくと、性能不足や容量不足に早く気づけます。アクセスが遅いといった利用者からの声も、監視データとあわせて確認しましょう。
OSやミドルウェア、ツール本体の更新は、検証環境で動作を確かめてから本番に適用する流れが安全です。作業手順と結果を記録し、複数の担当者で共有しておくと、特定の人に依存しない運用につながります。
サーバーの要否で比べるナレッジマネジメントツール
この記事で紹介するナレッジマネジメントツールを、提供形態と、全文検索やデータ量への対応といったサーバー構成に関わる特徴で一覧にしました。自社でサーバーを用意する製品か、提供会社のサーバーを使う製品かを確認してみてください。
| 製品名 | 提供形態 | 特徴 |
|---|---|---|
| saguroot | クラウド | 図面や画像内の文字までOCRで検索対象に。検索結果にAI要約を表示 |
| QuickSolution | オンプレミス / クラウド | 1台のPCサーバで100TB規模を検索可能。100TB超は分散検索で対応 |
| NotePM | クラウド | サーバーの用意が不要。Office文書やPDFなど添付ファイル内のテキストも検索 |
| キントーン | クラウド | ノーコードで情報共有アプリを作成。全文検索で添付資料の中身まで探せる |
| desknet's NEO | オンプレミス / クラウド | 自社サーバーのほか、仮想環境やパブリッククラウドでの利用もサポート |
| Liferay DXP | オンプレミス / クラウド | サーバー課金制のサブスクリプションで提供される大企業向けのポータル作成ツール |
| esa | オンプレミス / SaaS | 同時編集に対応した情報共有ツール。履歴管理で以前の版に戻せる |
サーバー構成や検索要件にあわせて選べる製品
自社サーバーや仮想環境に導入できる製品と、サーバーを用意せずに全文検索まで使えるクラウド型の製品を紹介します。動作環境や必要な性能は利用規模によって変わるため、資料で確認したうえで比べてみてください。
saguroot
- ファイル形式問わず画像や図面内の文字まで探せる「検索網羅性」
- 10秒で資料の『勝ち筋』を見極める「サムネイル＆AI要約」
- キーワードが分からなくても知見へ導く「思考ガイドタグ」
株式会社丹青社が提供する「saguroot」は、図面や画像を多く扱いながら、検索の仕組みを自社サーバーで抱えたくない企業向けのクラウド型サービスです。PDFやOffice文書に加えて、図面や画像内の文字までOCRでデータ化し、検索対象にできます。検索結果にはサムネイルとAI要約が表示され、大容量ファイルをダウンロードせずに内容を見極められます。ログイン状況やドキュメント閲覧の分析機能を備え、導入・設定支援や運用支援も受けられます。対象従業員規模は500名以上です。
QuickSolution
- [9年連続シェアNo.1] 発売から25年 5600サーバの導入実績
- 企業内に埋もれる情報の活用/共有の第一歩は検索から
- RAG、生成AI連携、AIエージェント(Copilot等)で社内情報に回答
住友電工情報システム株式会社が提供する「QuickSolution」は、検索エンジンの性能やデータ量への対応を重視して選びたい場合に確認したい企業内検索システムです。サーバのOSはWindows ServerとRed Hat Enterprise Linuxに対応しています。1台のPCサーバで100TB（1億件）規模のファイルサーバを検索できるとしています。100TBを超える場合は分散検索で対応可能です。ファイルの中身や画像内の文字も検索対象にでき、ハードウェアの要件はデータ環境や利用目的にあわせて相談します。
NotePM
- 社内のナレッジ情報を蓄積・共有するツール
- 豊富なAI機能が追加費用なしで利用可能（AIチャットボット等)
- 大手・金融機関も導入。実績と安心のセキュリティ
株式会社プロジェクト・モードが提供する「NotePM」は、自社でサーバーを用意せずに全文検索を使いたい場合に検討できるクラウド型の社内wikiツールです。検索対象はページ本文だけでなく、Word・Excel・PowerPoint・PDFなど添付ファイル内のテキストまで含まれ、表記ゆれや同義語を考慮した関連度検索にも対応しています。プランごとにストレージ容量が決まっており、計40名で使えるプランでは100GBです。利用人数にあわせて上位のプランを選べます。
キントーン
- クラウド上に社内の知識・データやノウハウを集約
- 全文検索機能で添付資料の中身まで検索
- 話題やプロジェクトごとに整理できるコミュニケーションスペース
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、サーバーを持たずに社内の知識やデータを集約できるクラウド型の業務改善プラットフォームです。ノーコードでファイル管理や文書管理、社内FAQなどのアプリを作成でき、全文検索機能で添付資料の中身まで検索できます。kintone AIを使うと、蓄積したマニュアルやFAQ、過去の対応事例をチャットで検索できます。kintone AIの利用対象は、お試し中またはスタンダードコース以上の契約です。
desknet's NEO
- 情報の集約とナレッジ蓄積・共有を完全ノーコードで実現できる
- 生成AIとの連携により、アシスタントを構築、社内データの分析も
- 累計540万ユーザー以上の導入実績。クラウド・オンプレ両対応
株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO」は、自社サーバーのほか、仮想環境やパブリッククラウドでの利用もサポートしているグループウェアです。クラウド版も提供されており、自社でサーバーを持つかどうかを同じ製品のなかで比べられます。掲示板や文書管理、キャビネットにナレッジを集約でき、アクセスログの記録やコマンドラインツールなど、システム管理者向けの機能も備えています。導入時にはパートナーによる支援も受けられます。
Liferay DXP （日本ライフレイ株式会社）
- ERPやSFAなどの連携が可能で統合力に優れている
- カスタマイズ性が高い
- 信頼度の高いセキュリティ
esa （合同会社 esa）
- 3,000を超える組織での導入実績あり
- WIPの記事を全員でブラッシュアップ
- 履歴管理からいつでもロールバック可能
まとめ
ナレッジマネジメントツールのサーバーは、クラウド型なら原則不要で、オンプレミス型や自社ホスティングでは自社で用意します。構成はWebやアプリケーション、データベース、検索エンジンの役割で考え、利用人数やファイル容量から要件を見積もることが大切です。バックアップや監視の体制も含めて、自社にあうナレッジマネジメントツールと設置先を資料請求で比較してみてください。
