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従業員の入社手続きに必要な準備とは?効率化方法も解説!

#人事
2023年03月16日 最終更新
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原田 真吾
Earthrise社会保険労務士事務所
社会保険労務士 / 原田 真吾
従業員の入社手続きに必要な準備とは?効率化方法も解説!

入社手続きは、新入社員を迎えるための重要な業務です。しかし、具体的にどのような準備をすればよいのか、分からない方も多いのではないでしょうか。

この記事では、入社手続きの流れを「入社前」と「入社後」に分けて紹介します。手続きの内容を詳しく知りたいという方は、ぜひ参考にしてください。

この記事は2021年12月時点の情報に基づいて編集しています。

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入社前に必要な準備

入社前に必要な準備とは、どんなものでしょうか。

必要書類の作成・送付

入社前には、入社に必要な書類を作成し、内定者に送付します。必要書類は、以下の通りです。

  • ■雇用契約書
  • ■労働条件通知書
  • ■採用通知書(内定通知書)
  • ■入社承諾書
  • ■誓約書

雇用契約書は、就業規則などの重要事項や、使用者と社員双方の署名又は記名押印欄を作成・記載します。

労働条件通知書には、雇用形態・職種・仕事内容・日数・労働時間・給与額などの労働条件や、使用者の署名又は記名押印欄を作成・記載します。雇用形態は正社員、契約社員、パート、アルバイトなどです。

採用通知書(内定通知書)は、内定者の意思確認の意味合いがあるため、入社承諾書と誓約書をセットで作成・送付するのが一般的です。採用通知書(内定通知書)には、以下の項目を記載します。

  • ■応募に関するお礼
  • ■採用内定のお知らせ
  • ■同封書類の紹介
  • ■必要な提出書類と提出期限
  • ■入社日(未定なら、別途連絡する旨を記載)
  • ■問い合わせ先(担当者の連絡先、担当者名など)

入社時に回収する書類などの提出依頼

人事担当者は、内定者から入社時に以下のものを提出してもらいます。

  • ■雇用保険被保険者証(中途採用者のみ)
  • ■年金手帳の写し
  • ■住民票
  • ■給与所得者の扶養控除等(異動)申告書(配偶者や扶養家族の確認用)
  • ■健康保険被扶養者(異動)届、国民年金第3号被保険者資格取得届(該当なしの場合は不要)
  • ■マイナンバー(本人および扶養家族のもの)、本人確認も
  • ■源泉徴収票(前職での収入があった場合)
  • ■雇用契約書、入社承諾書(署名、捺印済み)
  • ■給与振込先申請書、身元保証書(必要な方のみ)
  • ■通勤手当支給申請書、住宅手当支給申請書
  • ■資格免許証、合格証明書類(特定の資格が採用条件になっていた場合)
  • ■健康診断書(有効期限3ケ月が一般的)
  • ■個人情報保護法に基づく誓約書

入社後に必要な手続き

従業員が入社した後には、どのような手続きが必要になるのでしょうか。

保険に関する手続き

保険に関する手続きには、どのようなものがあるのでしょうか。

社会保険の資格取得

社会保険(厚生年金保険や健康保険)は、常時雇用されている従業員であれば、国籍や性別、年金受給の有無に関わらず、一定の条件を満たす全員が加入対象となります。70歳以上の新規雇用者の場合、加入対象となるのは健康保険のみです。

社会保険の資格取得には、雇用後5日以内に、管轄の年金事務所と健康保険組合へ、「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」を提出する必要があります。協会けんぽの場合は年金事務所が窓口になります。

提出方法は、電子申請(e-Gov)か郵送、窓口持参のいずれでも構いません。配偶者や子どもがいる場合は「健康保険被扶養者(異動)届」の提出も必要です。また、「国民年金の第3号被保険者」となる配偶者がいる場合は「国民年金第3号被保険者資格取得・種別変更・種別確認(3号該当)届」も一緒に提出します。

雇用保険の加入手続き

雇用保険は、以下の2つの条件を満たした場合に、加入手続が必要です。

  • ■31日以上の雇用継続
  • ■週20時間以上の所定労働時間

条件に合致する場合は、雇用月の翌月10日までに「雇用保険被保険者資格取得届」に法定三帳簿(後述)などの確認資料を添えて、ハローワークへ提出しましょう。内定者が中途採用の場合は、前職の「雇用保険被保険者証」が必要です。

税金に関する手続き

採用内定者には、所得税と住民税の手続きが必要です。

所得税の手続きでは、入社時に提出してもらった「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」をもとに、企業側が源泉徴収簿を作成します。年内に再就職した従業員には、前職の「給与所得の源泉徴収票」を提出してもらいましょう。源泉徴収税は、給与支払い月の翌月10日が納付期限なので、それに間に合うように源泉徴収簿を作成します。

住民税は、前年の所得に対して徴収されます。そのため前職が無職の場合は、住民税の手続きをする必要はありません。この場合は、来年の6月に従業員の給料から所定の金額が天引きされます。

住民税を普通徴収(自ら納める)から特別徴収(源泉徴収する)に変更する場合は、「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」を納付先の役所に提出しましょう。

特別徴収を継続する場合は、「特別徴収にかかる給与所得者異動届出書」を納付先の役所が設定している期限までに提出します。

法定三帳簿の作成

法定三帳簿とは、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿のことです。労働基準法によって作成・保管が義務付けられています。

労働者名簿は、性別・住所・仕事の種類・入社年月日などを記載し、保管します。賃金台帳は、契約社員やアルバイトを含む全従業員の賃金情報が必要です。出勤簿は全社員が対象で、3年間保管する必要があります。

仕事で必要となる備品の用意

新入社員に必要な備品を準備します。職場によって異なりますが、主なものは以下の通りです。

  • ■制服
  • ■社員証
  • ■オフィスデスク
  • ■オフィスチェア
  • ■PC
  • ■事務用品
  • ■名札
  • ■ロッカー

備品を準備する際は、内定者の身長や体重、その他の情報を事前に入手しましょう。

入社日までに必要な備品をそろえるには、ある程度の個人情報が必要です。間違った情報をもとに準備すると、入社後に修正の手間が発生します。特に制服や社員証、名札などは、作り直しに時間がかかるので注意しましょう。

入社手続きを効率化する方法

入社手続きを効率化するには、労務管理システムがおすすめです。

労務管理システムを導入すれば、各種保険の資格取得届・資格喪失届・離職証明書・源泉徴収票などの必要書類を、簡単に自動作成できます。

従業員が直接システムに必要な情報を入力するため、書類作成の手間もなくなるでしょう。進捗状況を確認できるため、記入漏れや誤字脱字なども減らせます。電子申請が可能なので、役所や年金事務所に書類を提出する必要もありません。入社に関するすべての手続きを、管理画面上から行えます。

労務管理システムを使って入社手続きをスムーズに行おう

入社手続きには、以下の作業が必要です。

【入社前に必要な準備】
  • ■必要書類を作成し、内定者に送付する
  • ■入社時に必要な書類などを回収する
【入社後に必要な手続き】
  • ■社会保険や雇用保険、税金に関する手続きを行う
  • ■法定三帳簿を作成する
  • ■仕事で必要となる備品を用意する

業務を効率化するには、労務管理システムを導入するのがおすすめです。労務管理システムを使って、入社手続きをスムーズに行ってください。

原田 真吾
代表
原田 真吾さんのコメント
自社における入社時の必要な対応を明文化し、就業規則などルールづくりをすることで、ミス防止・業務効率化につながります。また、労務管理システムを活用する場合は、採用時に取得した情報を入力することで、雇用保険や社会保険の手続きを電子申請で行うなど、大幅な効率アップが期待できるのでおすすめです。
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このコンテンツの監修者

社会保険労務士 / 原田 真吾
Earthrise社会保険労務士事務所
代表
労務管理システム
勤怠管理・就業管理
経歴・実績
熊本生まれ。Earthrise社会保険労務士事務所 代表 学生時代、「満員電車の中の疲れきったサラリーマンにはなりたくない」との思いから「働き方」に興味をもち、労務管理唯一の国家資格である社会保険労務士の資格を当時最年少で取得。卒業後はワタミグループ介護事業に就職、現場経験後、本社人事労務担当として働き方改革を推進。2018年、Earthrise社会保険労務士事務所設立。 「地球を愛する、地球から愛される」をあいことばに地球一個分の暮らしと、それを実現するための働き方を目指し活動中。現在は、従業員20名未満の会社を中心に助成金を活用した人事労務サポート、メンタルヘルス支援に力を入れている。
原田 真吾

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