ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■サーバーの配置方式別
- ■連携するメール環境別
- 自社運用のメールサーバー：CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)、GUARDIANWALL Mailセキュリティ、活文 メールゲートウェイ、SPC Mailエスティー
- Microsoft 365：Active! gate SS、Microsoft365 with IIJ、GUARDIANWALL Mailセキュリティ、PlayBackMail Online、SPC Mailエスティー、365 Alert、CloudMail SECURITYSUITE
- Google Workspace：Active! gate SS、GUARDIANWALL Mailセキュリティ、PlayBackMail Online、SPC Mailエスティー、CloudMail SECURITYSUITE
メール誤送信対策でサーバーが要るケースと要らないケース
メール誤送信対策ソフトは、チェックを行う場所によってサーバーの要否が分かれます。自社でサーバーを用意する必要があるのか、提供元のサーバーを使えるのかを最初に整理しておくと、構成の検討が進めやすくなります。
端末だけで動く方式はサーバーが要らない
Outlookなどのメールソフトに組み込むアドイン型の製品は、パソコンの中で宛先や添付ファイルを確認するため、専用のサーバーを用意せずに使えます。メールの送信経路を変えないので、既存のメール環境への影響も小さく抑えられます。
ただし、送信後にメールを保留して取り消す、上長が承認してから送るといった処理は、送信メールをどこかで受け止める仕組みがないと実現できません。こうした機能が必要な場合は、サーバーを使う方式を検討します。
送信メールを中継する方式はサーバーを置く
送信保留や上長承認、添付ファイルの自動暗号化を行う製品は、送信メールをいったん受け止める中継サーバーで処理します。この中継サーバーはメールゲートウェイとも呼ばれ、社外へ出ていくメールが通る位置に置きます。
自社でこのサーバーを用意する場合は、物理サーバーを購入するか、社内の仮想環境に構築します。メール送信の通り道に入るため、性能や止まったときの対応まで考えて構成を決める必要があります。
クラウド型は提供元のサーバーを使う
クラウド型のメール誤送信対策サービスでは、中継サーバーを提供元が用意し、利用企業は送信メールをそのサービスに経由させる設定を行います。自社でサーバー機器を購入したり、OSを更新したりする必要はありません。
一方で、送信メールが一時的に提供元の設備を通る点に留意が必要です。社内規程でメールの保存場所が制限されている場合は、データの保管場所や保管期間を確認しましょう。条件によっては、自社でサーバーを置く方式を選ぶ判断もあります。
誤送信対策サーバーを置く位置と送信経路
中継サーバーを使うメール誤送信対策では、サーバーを送信経路のどこに置くかで構成が変わります。利用しているメール環境によって選べる構成が異なるため、代表的な3つの置き方を紹介します。
メールサーバーとインターネットの間に置く構成
自社でメールサーバーを運用している場合、メールサーバーとインターネットの間に誤送信対策サーバーを置き、社外宛てのメールを中継させる構成がとられます。メールサーバー側では、社外宛ての送信先を誤送信対策サーバーに向ける設定を行います。
この構成では、社内宛てのメールは誤送信対策サーバーを通らないのが基本です。社内宛ても確認したい場合は、送信経路の設計を変える必要があるため、どのメールを対象にするかを最初に決めておきましょう。
メールサーバーと同じ機器に組み込む構成
製品によっては、メールサーバーと同じ機器に誤送信対策のソフトを導入し、メールサーバーの処理の中で確認や保留を行う構成をとれるものがあります。機器の台数を増やさずに済む点が利点です。
ただし、メールサーバーと誤送信対策の処理が同じ機器で動くため、片方の不具合や更新作業がもう片方に影響する可能性があります。対応しているメールサーバーのソフトや版が限られる場合もあるため、動作環境の一覧で確認しましょう。
クラウドのメールサービスから中継させる構成
Microsoft 365やGoogle Workspaceを使っている企業でも、管理画面で送信メールの経路を設定し、誤送信対策のサーバーやサービスを経由させる構成をとれます。経由先は、クラウド型の誤送信対策サービスのほか、自社に置いた中継サーバーの場合もあります。
送信経路の設定を誤ると、メールが届かない、送信が遅れるといった問題が起こる可能性があります。設定は管理者が担当し、提供元の手順書に沿って、テスト用のアカウントで動作を確かめてから全社に適用しましょう。
メール誤送信対策サーバーの構成要件
誤送信対策サーバーを自社で用意する場合は、送信量に見あった性能と、止まったときにメール送信を続けられる構成が求められます。機器を選ぶ前に確認しておきたい要件を3つに分けて整理します。
送信量と保留メールから見積もる性能
サーバーの性能は、1日に送信するメールの通数や添付ファイルの容量、送信が集中する時間帯をもとに見積もります。送信保留を使う場合は、保留中のメールを保存しておくディスク容量も必要です。
ログをどれだけの期間保管するかによっても、必要な容量は変わります。現在の送信量はメールサーバーのログで把握できるため、その数値と、今後見込まれる利用者数を提供元に伝え、推奨構成を確認するとよいでしょう。
冗長構成と止まったときの送信経路
誤送信対策サーバーは社外へ出るメールの通り道にあるため、サーバーが止まると社外へのメールが送れなくなる可能性があります。業務への影響を抑えるには、サーバーを2台にして片方が止まっても処理を続ける冗長構成が選択肢です。
1台で運用する場合は、障害時に誤送信対策を通さずに送信する経路へ一時的に切り替える手順を用意しておきましょう。切り替え中は確認が働かないため、その間の送信ルールも社内で決めておく必要があります。
物理サーバーと仮想環境の選び方
誤送信対策サーバーは、専用の物理サーバーに構築する方法と、社内の仮想環境やIaaSと呼ばれるクラウド上の仮想サーバーに構築する方法があります。仮想環境を使うと、機器の調達を待たずに構築でき、性能の増強も比較的容易です。
一方で、仮想環境の種類によっては製品の動作保証の対象外となる場合があります。対応している仮想化ソフトやクラウド環境を動作環境の一覧で確認し、不明な点は提供元に問い合わせておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でメール誤送信対策ソフトの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
サーバー導入時に見直すメール設定
誤送信対策のサーバーを送信経路に加えると、メールの送信元や内容が変わる場合があります。設定を見直さないと、相手先で迷惑メールと判定されるおそれがあるため、導入時に確認したい設定を紹介します。
送信ドメイン認証の設定
SPFは、自社ドメインのメールを送ってよいサーバーを、DNSに登録して示す送信ドメイン認証の仕組みです。誤送信対策サーバーやクラウドサービスから直接社外へメールを送る構成では、その送信元をSPFの記録に加える必要があります。
電子署名でメールの改ざんを検知するDKIMを使っている場合は、署名を付ける位置にも注意が必要です。添付ファイルの暗号化などでメールの内容を書き換えた後に署名が付く順番になっているかを、提供元とメールサービスの手順で確認しましょう。
添付ファイルの容量と送信サイズの制限
添付ファイルを暗号化したり、ダウンロード用のリンクに置き換えたりする処理では、メールの容量が変わります。暗号化でファイルが大きくなり、メールサーバーや相手先の受信サイズの上限を超えてしまう場合もあります。
ダウンロードリンクに置き換える方式では、ファイルを一時的に保管する領域が必要です。保管期間とディスク容量の関係を見積もり、期限切れのファイルが自動で削除される設定になっているかも確認しておきましょう。
誤送信対策サーバーの運用と監視
誤送信対策サーバーは、導入後も状態を見守る運用が欠かせません。メールが滞っていないか、ログが正しく残っているかを定期的に確認する仕組みを整えておくと、障害の発見や原因の調査を早められます。
送信待ちメールとログの監視
中継サーバーでは、処理を待つメールがたまる送信待ちの列を監視することが大切です。送信待ちが増え続けている場合、相手先のサーバーの応答遅延やネットワークの不調、ディスク容量の不足など、複数の要因が考えられます。
監視ツールで送信待ちの件数やディスク容量に上限を設け、超えたときに管理者へ通知されるようにしておきましょう。誤送信が疑われる事案が起きた際に送信ログをすぐ確認できるよう、ログの保管場所と確認手順も決めておきます。
証明書とソフトの更新管理
誤送信対策サーバーでは、通信を暗号化するためのサーバー証明書を使う場合があります。証明書には有効期限があり、期限が切れると通信できなくなる可能性があるため、更新日を管理表に記録しておきましょう。
ソフトのバージョンアップやOSの修正プログラムも、計画的に適用する必要があります。適用前に検証環境で動作を確かめ、作業の手順と結果を記録して複数の担当者で共有しておくと、担当者が変わっても運用を続けられます。
サーバー構成で比べる誤送信対策ソフト一覧
この記事で紹介するメール誤送信対策ソフトを、サーバーの配置方式と対応するメール環境の観点で比較します。自社でサーバーを設置するか、クラウド型のサービスを利用するかを検討する際に役立ててください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール) | PC向けの送信前確認ソフトに加え、上長承認や一時保留に対応するサーバー製品も提供 |
| Active! gate SS | Microsoft 365・Google Workspace・LINE WORKSに対応するクラウド型。送信メールの一時保留や上司承認を行える |
| Microsoft365 with IIJ | Microsoft 365にメールセキュリティを追加するクラウド型。送信メールの保留や再確認、脅威対策を提供 |
| GUARDIANWALL Mailセキュリティ | オンプレミスとクラウドで提供。送信制御や第三者承認、メールの保存・検索・監査に対応 |
| PlayBackMail Online | Microsoft 365・Google Workspaceなどで利用できるクラウド型。送信メールの保留と取り消しに対応 |
| 活文 メールゲートウェイ | オンプレミスとクラウドに対応。既存のメール環境に中継サーバーを追加し、誤送信対策やPPAP対策を行える |
| IIJセキュアMXサービス | 送受信メールのセキュリティ対策をまとめて提供するクラウド型。誤送信対策やメールの一時保留に対応 |
| SPC Mailエスティー | クラウド型。Microsoft 365やGoogle Workspaceのほか、リレー送信可能なオンプレミスのメールシステムにも追加できる |
| WISE Alert | 専用サーバーが不要なOutlookアドイン。メール送信前に確認画面を表示する方式 |
| 365 Alert | Microsoft 365向けのクラウド型。サーバー側の送信保留やOutlookアドイン、Teams通知に対応 |
| SecurityAdd-In | 専用サーバー不要のOutlookアドイン。送信前の宛先・添付ファイル確認や遅延送信に対応 |
| CloudMail SECURITYSUITE | Microsoft 365・Google Workspaceに対応するクラウド型。誤送信対策、脱PPAP、メールアーカイブを提供 |
送信経路の構成にあわせて選ぶ誤送信対策ソフト
社内にサーバーを設置できる製品や、クラウド型の中継サービス、サーバー不要のアドイン型を紹介します。自社のメール環境と必要な送信制御にあわせて比較してみてください。
CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)
- メール誤送信防止市場18年連続シェアNo.1※ 官公庁等の実績多数！
- 様々なメールソフトに対応し、メール環境を変えずに利用可能
- きめ細やかな管理設定で部署単位などの運用も可能
NTTテクノクロス株式会社が提供する「CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)」は、オンプレミスやクラウドなど複数の提供形態を持つメール誤送信防止ソフトです。パソコン上で送信前の確認画面を表示する使い方に加え、上長承認やメール一時保留に対応したサーバー製品「CipherCraft/Mail 7 Server」も用意されています。添付ファイル内のキーワード検索や個人情報の検出にも対応。端末側での送信前確認とサーバー側での処理のどちらを重視するかに応じて検討できる製品です。
Active! gate SS
- ビジネスの利用シーンに合った最適な機能を選択可能！
- クラウド型なので豊富な機能を高品質・低コストで実現！
- PPAP問題を根本的に解決する新機能「TLS確認機能」を搭載！
株式会社クオリティアが提供する「Active! gate SS」は、自社でサーバーを用意せずに導入できるクラウド型のメール誤送信防止サービスです。Microsoft 365、Google Workspace、LINE WORKSに対応し、送信メールの一時保留や添付ファイルの暗号化、Webダウンロード、上司承認など7つの機能を備えています。また、受信側サーバーのTLS対応を確認し、パスワードなしで添付ファイルを送る機能も搭載。中継サーバーを自社で保守せずに、送信保留や情報漏えい対策を取り入れたい企業の選択肢です。
Microsoft365 with IIJ
- Microsoft 365とIIJの二重防御でスパム対策
- 宛先間違いメール送信を防ぐ誤送信対策機能を装備
- Microsoft 365 障害発生時もメール送受信を継続
株式会社インターネットイニシアティブが提供する「Microsoft365 with IIJ」は、Microsoft 365にIIJのメールセキュリティ機能を加えたクラウド型サービスです。送信メールを一定時間保留し、宛先を再確認してから配送したり、誤りに気づいたメールを取り消したりできます。迷惑メールやマルウェアなどの受信対策も備えており、Microsoft 365の障害時にメールの送受信を継続するための機能も提供します。Microsoft 365を利用する中小企業が、自社で中継サーバーを設置せずにメールセキュリティを強化したい場合の候補です。
GUARDIANWALL Mailセキュリティ
- クラウド時代のセキュリティへ最適解！安心・安全を提供します
- 高度なフィルタリング機能！どんなセキュリティーポリシーも実現
- 国内自社開発・サポートで脱PPAPなど市場ニーズに即応します
キヤノンマーケティングジャパン株式会社が提供する「GUARDIANWALL Mailセキュリティ」は、クラウドとオンプレミスの両方で導入できるメールセキュリティ製品です。自社でサーバーを用意する構成と、提供元のクラウドを使う構成を比較できます。クラウド版はMicrosoft 365およびGoogle Workspaceのユーザー向けで、独自ドメインに対応。送信遅延による自己査閲や第三者承認、添付ファイルのダウンロードリンク化、メールの保存・検索・監査といった機能を必要に応じて組み合わせられます。
PlayBackMail Online
- <うっかりミス>の誤送信を少ない負担で防止するメール環境を実現
- 充実したサービスを1ユーザー180円／月～の低価格でご提供
- ドッペルゲンガードメインをチェックし、警告＆メールを強制保留
SCSK Minoriソリューションズ株式会社が提供する「PlayBackMail Online」は、送信メールを一時保留し、送信後でも一定時間内なら取り消せるクラウド型のメール誤送信対策サービスです。Microsoft 365やGoogle Workspaceに対応しています。それ以外のメールシステムで利用する場合は、メールサーバーからの転送方式やSMTP認証、送信ポートの変更、SPFレコードの設定などを事前に確認する必要があります。送信メールにDKIMのデジタル署名を付加する機能も備えており、既存のメール環境との接続条件を確認しながら導入できます。
活文 メールゲートウェイ
- 日立グループで活用されているメールセキュリティ強化基盤
- オンプレミス・クラウド両対応、誤送信による情報漏えい防止
- 既存のメール運用を変えずに、誤送信対策をスムーズに導入
株式会社日立ソリューションズが提供する「活文 メールゲートウェイ」は、オンプレミスとクラウドの両方に対応するメールセキュリティ製品です。既存のメール環境に中継サーバーとして追加し、普段のメール操作を大きく変えずに誤送信対策を導入できます。外部宛てメールの一時保留や上長承認、添付ファイルのダウンロードリンク化などに対応し、PPAP対策にも活用可能です。自社設備でメールの送信経路を管理したい企業や、既存のメール環境を維持しながらサーバー側の送信制御を強化したい企業に適しています。
IIJセキュアMXサービス
- 宛先ミスのメールも一定時間なら取り消し可能
- 様々なフィルタで送信メールの条件を制御
- 誤送信対策と脅威対策をまとめて実現
株式会社インターネットイニシアティブが提供する「IIJセキュアMXサービス」は、受信メールの脅威対策と送信メールの誤送信対策をまとめて行えるクラウド型のメールセキュリティサービスです。宛先を誤ったメールも一定時間内であれば取り消せるほか、宛先や添付ファイル、キーワードなどの条件で送信メールを検査し、上長承認や送信停止といった処理を設定できます。利用企業のメールサーバーに障害が起きた際、メールを一時的に保留・再送する機能も備えています。メール中継や送受信時のセキュリティ対策を提供元に任せたい企業の選択肢です。
SPC Mailエスティー
- Microsoft 365、Google Workspace、オンプレミスに簡単アドオン
- 誤送信防止の確認画面はシンプルで、直感的に操作可能
- 必要な機能を選んで1アカウント月額130円～
株式会社ソースポッドが提供する「SPC Mailエスティー」は、クラウド上で送信メールを処理する誤送信対策・PPAP対策サービスです。Microsoft 365やGoogle Workspaceに加え、リレー送信が可能なオンプレミスのメールシステムにも追加でき、自社運用のメールサーバーから中継させる構成に対応します。SLA99.9％の保証や、データセンターをまたいだ二重化構成も特徴です。オプションでDKIM署名やIP制限、上位サーバーへのリレーにも対応しており、既存のメールセキュリティとの組み合わせを検討しやすい製品です。
365 Alert
- Microsoft 365 ユーザーのための誤送信対策ツール
- 手軽さと統制を両立した誤送信対策・PPAP対策
- スマートフォンなど利用シーンを問わない全方位対策
SecurityAdd-In （パナソニック株式会社）
- 送信前に確認し、誤送信を能動的に防止。
- サーバー不要、Outlookアドインで導入可能。
- 添付ファイル暗号化、遅延送信など多彩な制御を提供。
CloudMail SECURITYSUITE （サイバーソリューションズ株式会社）
- 受信・送信対策とアーカイブを一体提供。
- 脱PPAPを自動化、添付送信ルールに対応。
- メールを10年保存し、監査・検索に対応。
まとめ
メール誤送信対策ソフトにサーバーが必要かどうかは、チェックの方式で変わります。送信保留や上長承認を使う場合は、社内に中継サーバーを置くか、クラウド型のサービスを経由させる構成が必要です。自社でサーバーを置くなら、送信量に見あった性能や冗長構成、SPFなどのメール設定まで含めて検討しましょう。自社のメール環境に対応した製品を比べたい方は、メール誤送信対策ソフトの資料請求を活用してください。
