ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■運用の負担を減らしたい工程別
- 勤怠データの取り込み：ジョブカン給与計算、KING OF TIME 給与、ハーモス労務給与、人事労務freee、ジンジャー給与
- 前月との差異チェック：SmartHR、GrowOne 給与SX、Gozal
- 確定後の誤操作防止・確認の証跡：KING OF TIME 給与、Gozal
- 給与明細のWeb配布：SmartHR、ジョブカン給与計算、ハーモス労務給与、人事労務freee、ジンジャー給与
- 年末調整の電子化：SmartHR、ジョブカン給与計算、KING OF TIME 給与、ハーモス労務給与
- ■法改正への対応方法別
- クラウド型で自動アップデート：ジョブカン給与計算、KING OF TIME 給与
- オンプレミス型で改正に対応：給与kid6、MJSLINK DX 給与大将
給与計算システムの月次運用は締めから支給まで
給与計算システムの月次運用は、勤怠と変動情報の締め、マスタの更新と計算、結果の確認、振込と明細配布の順に進めます。支給日から逆算して各工程の期限を決めておくと、作業の遅れに早く気づけます。
勤怠と変動情報の締め
最初の工程は、計算に使う情報を締め日で確定させることです。勤怠データに加え、入社や退職、扶養家族の変更、住所変更、手当の変更といった従業員情報の変動を集めます。
変動情報の提出が遅れると、計算後のやり直しが発生します。各部門からの提出期限を決め、申請の様式をそろえておくことが大切です。勤怠管理システムと連携している場合は、取り込み後に未承認の打刻や修正が残っていないかも確認します。
マスタの更新と給与計算の実行
集めた変動情報をもとに、従業員マスタや支給・控除の設定を更新してから計算を実行します。標準報酬月額の改定や住民税額の切り替えがある月は、反映漏れがないかを特に確認します。
計算の実行後にマスタを修正した場合は、再計算が必要です。どの時点の情報で計算したかがわかるよう、マスタの更新と計算実行の順序を手順書で決めておきましょう。
振込データの作成と給与明細の配布
確認を終えたら、銀行へ送る振込データを作成し、支給日までに入金されるよう手続きします。金融機関によって振込データの受付期限が異なるため、支給日の数営業日前を目安に余裕を持たせることが大切です。
給与明細は、紙で配るほか、Web上で配布する方法もあります。Web配布を使う場合は、従業員の同意の取得や閲覧方法の案内も運用に含めます。支給後は、計算結果を会計ソフトへ連携して仕訳を計上します。
計算ミスを防ぐ給与計算システムの確認体制
給与計算システムは設定どおりに計算しますが、入力や設定に誤りがあればそのまま結果に表れます。計算結果を支給前に確認する手順と、確認した人や内容を残す仕組みを決めておくことが、ミスの防止につながります。
前月との差異を確認する
計算結果の確認では、まず前月と比べて支給額や控除額が大きく変わった従業員を洗い出します。差異がある場合は、残業時間の増加や手当の変更、保険料の改定など、理由を説明できるかを確かめます。
給与計算システムによっては、前月比較の帳票や差異の大きい人を一覧にする機能があります。全員分を1行ずつ見るのではなく、差異の理由を確かめることに時間を使えるため、確認の精度を保ちやすくなります。
作成者と確認者を分ける
給与計算の結果は、計算を行った人とは別の人が確認する体制が有効です。同じ人が作成と確認を兼ねると、思い込みによる入力ミスや設定の誤りに気づきにくくなります。
少人数の部署で担当者が1人しかいない場合は、上長や経理担当者に確認を依頼する方法もあります。確認者には、確認する項目をまとめたチェックリストを渡し、見るべき点をそろえておくと効率的です。
確認の記録と操作履歴を残す
誰が、いつ、どの項目を確認したかを記録しておくと、後から誤りが見つかったときに原因を追いやすくなります。チェックリストに確認者名と日付を残す運用が基本です。
給与計算システムに操作ログや承認のワークフローがあれば、設定変更や再計算の履歴をシステム上で確認できます。誤った支給が判明した場合に備え、翌月の給与で精算する手順も決めておくと対応が滞りにくくなります。
給与計算システムの運用で押さえたい年間スケジュール
給与計算システムの運用では、毎月の作業に加えて、社会保険や税金に関する年間行事が決まった時期に発生します。主な行事を一覧にし、月次の作業とあわせて計画しておくことで、繁忙期の作業の集中を和らげられます。
| 時期 | 主な作業 |
|---|---|
| 6月から7月 | 住民税額の切り替え、算定基礎届の提出（7月10日まで）、労働保険の年度更新 |
| 賞与の支給時 | 賞与の計算、賞与支払届の提出（支給日から5日以内） |
| 9月から10月 | 定時決定後の標準報酬月額を保険料に反映 |
| 11月から1月 | 年末調整、源泉徴収票の交付、法定調書の提出（1月31日まで） |
6月から7月に重なる住民税と算定基礎届
6月は、住民税の特別徴収額が新しい年度の額に切り替わる時期です。市区町村から届く通知をもとに、従業員ごとの住民税額を給与計算システムに登録します。
同じ時期に、4月から6月の報酬をもとに算定基礎届を作成し、7月10日までに提出します。決定した標準報酬月額は9月から適用されます。保険料を翌月の給与から控除している場合は10月支給分から変わるため、自社の控除方法にあわせて反映時期を確認しましょう。労働保険の年度更新もこの時期に行います。
賞与の支給月と随時改定の確認
賞与を支給したときは、支給日から5日以内に賞与支払届を日本年金機構へ提出します。賞与の計算では、月給とは別の方法で源泉徴収税額を求めるため、計算方法の設定を確認しておきます。
また、昇給などで固定的な賃金が変わった場合は、変動後3か月の報酬の平均で随時改定の対象かを判定します。従来の標準報酬月額と2等級以上の差が生じる場合は月額変更届が必要なため、毎月の運用で対象者を確認しましょう。
11月から1月の年末調整と法定調書
年末調整は、1年間に源泉徴収した所得税と、納めるべき税額との差額を精算する手続きです。11月ごろから従業員に申告書を配布し、回収と確認を経て、12月または翌年1月の給与で精算します。
年が明けたら、源泉徴収票を従業員に交付し、提出範囲に該当するものは法定調書合計表とともに1月31日までに税務署へ提出します。給与計算システムで申告書のWeb回収や帳票作成ができれば、この時期の作業量を抑えられます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で給与計算システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
法改正や料率の変更を給与計算システムに反映する
給与計算に関わる税制や社会保険の制度は、年度ごとに改正や料率の変更があります。給与計算システムが自動で対応する部分と、自社で設定や確認が必要な部分を分けて把握しておくことが大切です。
保険料率や税額表の更新時期を把握する
健康保険料率や雇用保険料率は、年度の切り替わりにあわせて改定されることがあります。源泉徴収税額表も、税制改正にあわせて変わる場合があります。どの月の給与から新しい料率を使うかは制度ごとに異なるため、公式情報で確認が必要です。
クラウド型の給与計算システムでは提供会社が更新を反映し、インストール型では更新プログラムの適用が必要な場合があります。自社の製品がどちらの方式かを把握しておきましょう。
自社で設定や確認が必要な項目
システムが料率や税額表を更新しても、自社の加入している健康保険組合の料率や、自社独自の手当の扱いは自社で設定するケースがあります。最低賃金の改定で時給を見直す場合も、従業員マスタの更新が必要です。
更新が反映された後は、数名分の計算結果を手計算や公式の早見表と照らし合わせて確認します。更新内容の案内をベンダーから受け取れるかも、運用のしやすさに関わります。
2027年分からの防衛特別所得税
国税庁は、令和9年分、つまり2027年分以後は、源泉徴収の対象に防衛特別所得税が加わると案内しています。給与から差し引く税額の計算方法や、年末調整、源泉徴収票の記載に影響が及ぶ可能性があります。
具体的な計算方法や帳票の様式は、国税庁が公表する手引きで確認が必要です。利用中の給与計算システムがいつ、どのように対応する予定かを、提供会社の案内で早めに確認しておきましょう。
担当者が替わっても回る給与計算の運用ルール
給与計算は毎月期限があり、担当者の異動や休みで止めるわけにはいきません。手順書の整備や権限の設定、外部の支援先の確保によって、特定の担当者に頼らない運用を整えておきましょう。
手順書とチェックリストを整える
月次の作業手順と年間行事の手順を、給与計算システムの操作画面とあわせて手順書にまとめます。例外的な処理、例えば月の途中の入退社や休職者の扱いも、判断の基準とともに記録しておきます。
手順書は一度作って終わりではなく、制度の改正や運用の変更にあわせて更新します。複数の担当者が交代で作業を経験しておくと、手順書の抜けや分かりにくい箇所にも気づきやすくなります。
権限設定でデータを守りながら分担する
給与データには個人情報が多く含まれるため、担当者ごとに閲覧や編集の範囲を分ける権限設定が欠かせません。作業を複数人で分担する場合も、必要な範囲だけを操作できるようにします。
あわせて、退職や異動の際にアカウントの停止や権限の変更を行う手順を決めておきます。担当者のパスワードを共有して作業する運用は、操作履歴から誰の作業かを判別できなくなるため避けましょう。
繁忙期に頼れる支援先を確保する
年末調整や算定基礎届の時期は作業が集中し、社内の人員だけでは対応が難しくなる場合があります。給与計算の一部を社会保険労務士や給与計算の代行業者に依頼する方法もあります。
システムの操作や設定で迷ったときに備え、提供会社の問い合わせ窓口の受付時間や連絡方法も把握しておきます。サポートの範囲は製品によって異なるため、契約内容を確認しておきましょう。
月次・年次の運用を支える給与計算システム一覧
毎月の締めと確認、年末調整などの年間行事、法改正への対応といった運用面の機能に注目して、この記事で紹介する製品をまとめました。自社の運用で手間がかかっている工程と照らし合わせてご覧ください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| SmartHR | 前月から支給額が変動した人などに絞ってチェックでき、明細も2クリックで作成 |
| GrowOne 給与SX | 変更前後の金額を色分けして表示するチェック機能を搭載し、Excelにも出力できる |
| ジョブカン給与計算 | 料率・税率を自動更新。随時改定の対象者を自動で判定し、トップ画面で通知する |
| KING OF TIME 給与 | 計算済みの結果をロックでき、FBデータの振込日も土日祝日を避けて自動で変更 |
| ハーモス労務給与 | 給与計算の進捗を画面で把握でき、年末調整の申告書配布や提出状況も管理できる |
| 人事労務freee | 勤怠データから給与を自動計算し、給与明細を1クリックで作成してWebで配布 |
| ジンジャー給与 | ジンジャー勤怠と連携して勤務データを自動集計。明細や源泉徴収票をWebで公開 |
| 給与kid6 | オンプレミスのパッケージソフト。保険料率や税制、労働基準法の改正に対応 |
| MJSLINK DX 給与大将 | 保険料率や銀行マスタの更新をオンラインで提供。グループ会社の管理にも対応 |
| Gozal | 前月と計算方法が変わった社員を自動で抽出し、誰が何を確認したかの証跡を残せる |
確認作業と年間行事の負担を減らす給与計算システム
締めから支給までの確認体制や、年末調整・算定基礎届などの年間行事、料率改定への対応を進めやすい製品を紹介します。担当者が替わっても同じ手順で回せるかという観点でも比較してみてください。
SmartHR
- 従業員データと連携し、「データ入力レス」な給与計算を実現
- 給与計算の情報をもとに給与明細や源泉徴収票を簡単に作成
- 労務管理からタレントマネジメントまで人事・労務を効率化
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、給与計算のチェック対象を条件で絞り込めるクラウドの人事労務システムです。任意の項目を選んで対象を絞り込めるため、期間中の入退社や前月から支給額が変動した人など、条件に当てはまる人を重点的に確認できます。チェック項目を重要度で優先順位付けする考え方も示されています。計算データから給与明細・源泉徴収票を2クリックで作成し、本人への配付もSmartHR上で行えるため、確認から配布までの手順を標準化したい企業に向いています。
GrowOne 給与SX
- 項目名称や項目属性、計算式の組合せで様々な支給形態に対応
- データ確認などのチェック機能でミスの防止をサポート
- 複数のグループ企業の給与計算にも対応
株式会社 ニッセイコムが提供する「GrowOne 給与SX」は、変更前後の金額の違いを色分けして表示するチェック機能を備えた給与計算システムです。年商50億円以上の企業を対象としています。手当の額に加えて個人情報も参照できるため、差異の理由をその場で確かめられます。結果はExcelに出力して二次加工も可能です。人事システム「GrowOne 人事SX」のマスタと連携し、データごとに有効期間を設定できるため、マスタ更新の反映漏れを防ぎたい大規模な組織の選択肢です。
ジョブカン給与計算
- かんたん勤怠連携・計測自動化で作業時間を大幅に削減！
- Web給与/賞与明細・源泉徴収票の自動交付！
- 年末調整もジョブカンで完結！計算後の帳票作成まで完備！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン給与計算」は、年間を通じた給与事務の自動化に役立つクラウド給与計算システムです。所得税や社会保険料は法改正にあわせて料率・税率が自動で更新されます。月額変更届と算定基礎届は自動で作成され、改定後の標準報酬月額を従業員マスタへ反映するところまで処理できます。随時改定の対象者も自動で判定し、トップ画面に通知する仕組みです。従業員別のメモに日時指定の通知を設定できるため、イレギュラーな対応を担当者間で引き継ぐ場面でも役立ちます。
KING OF TIME 給与
- 簡単操作で誰でも迷わずご利用いただけます。
- 年末調整も自動読み取りで手間や負担を削減。
- 勤怠管理・人事労務とのデータ連携でミスなく一元管理。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 給与」は、確定前後の誤操作を防ぐ機能を備えたクラウドの給与計算サービスです。勤怠締めの未処理はエラーとして表示されます。計算処理が終わった従業員の結果は、編集できないようにロックできます。振込日が土日祝日にあたる場合は、FBデータの日付を前営業日か翌営業日へ自動で変更できます。法改正への対応は無料の定期バージョンアップで行われ、年末調整は未提出者へのリマインドメールにも対応しています。
ハーモス労務給与
- 労務・給与業務がすべてシステム内で完結
- 大量の給与計算・社会保険手続きを一括処理
- 従業員が直接入力できる柔軟なフォーム設計
株式会社ビズリーチが提供する「ハーモス労務給与」は、給与計算の進捗状況を画面で把握し、どの処理が完了したかを確認しながら作業を進められるクラウドの労務・給与サービスです。勤怠管理システムの出勤データを取り込んで給与計算を自動化し、複数の従業員の給与計算や社会保険手続きを一括で実行できます。年末調整では申告書の配布や提出状況の管理もシステム上で行えるため、処理漏れや二重対応を防ぎたい企業の候補です。
人事労務freee
- 勤務区分や計算パターンが従業員ごとに異なる場合にも対応
- 勤怠管理も一体型で活用でき、転記不要でそのまま計算ができる
- チェック機能とアラート通知が充実しているのでミスを見逃さない
フリー株式会社が提供する「人事労務freee」は、給与計算の結果から給与明細を1クリックで作成し、Webで配布できるクラウドの人事労務ソフトです。従業員はパソコンやスマートフォンから明細を確認できます。過去の明細もWebで閲覧できるため、再発行の依頼に対応する手間を減らせます。給与支給控除一覧表も1クリックで作成でき、チェック機能とアラート通知も搭載。明細の配布方法を紙からWebへ切り替えて、支給後の作業を軽くしたい企業に適しています。
ジンジャー給与
- だれでも使いやすい画面・操作性
- 各種手当の自動計算など給与計算業務の効率性向上を実現！
- 人事、勤怠などあらゆる情報をリアルタイムに自動連携可能
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー給与」は、人事・勤怠の情報と自動で連携できるクラウド型給与計算システムです。ジンジャー勤怠と連携すると、残業や休暇も含めた勤務データが自動で集計され、給与計算前の確認作業や情報の更新作業を減らせます。毎月の給与計算から明細書の発行までを一画面上の流れに沿って進められる設計です。給与明細・賞与明細・源泉徴収票はWebでの公開とPDF出力に対応しており、締めから明細配布までの手順をそろえたい企業の選択肢です。
給与kid6
- 多様な給与体系に柔軟な対応ができ、1つで複数会社の管理が可能
- 充実したナビゲーション機能で会社情報から年末調整まで簡単入力
- 充実のサポート体制で税法や保険の法律改正にも素早く対応
株式会社日本法令が提供する「給与kid6」は、法改正への対応を同社のサポートが支える、オンプレミスのパッケージ型給与計算ソフトです。健康・介護保険料率や厚生年金保険料率、雇用保険料率、税制改正、労働基準法改正などに対応しています。算定・月変の計算結果は給与や社員情報にそのまま反映でき、二重入力の手間を省けます。マイナンバーは利用者IDとパスワードでアクセスを制限し、利用履歴をログファイルとして出力できるため、自社の環境で給与データを管理したい企業の候補です。
MJSLINK DX 給与大将
- 基本的な業務サポートに加え、オプションが豊富な給与システム
- 年末調整等毎年発生する法令改正にタイムリー対応
- 電子申請API 連携対応
株式会社ミロク情報サービスが提供する「MJSLINK DX 給与大将」は、給与計算や年末調整などの業務を支える中堅・中小企業向けの給与システムです。税制改正や労働基準法改正に準拠し、保険料率や銀行マスタのアップデートをオンラインで提供しています。オンプレミスとクラウドの提供形態があり、導入支援・運用支援も用意されています。複数の会社をグループ会社として管理でき、Edge Trackerとの連携で給与明細の配布や年末調整申告も電子化できます。改正対応をベンダーの更新に任せたい企業で検討しやすい製品です。
Gozal （株式会社Gozal）
- 前月と給与計算方法が変わった社員を自動でリストアップ！
- 異動情報を取り込むだけで給与計算の注意点を提案してくれる！
- 誰が何をチェックしたかの証跡を残して抜け漏れの心配なし！
まとめ
給与計算システムの運用は、毎月の締め・計算・確認・支給のサイクルと、算定基礎届や年末調整などの年間行事を計画的に回すことが基本です。前月との差異の確認と作成者・確認者の分担でミスを防ぎ、法改正への対応方法や手順書、権限の設定で属人化を避けましょう。運用の負担を減らせる給与計算システムを探す際は、資料請求で複数の製品を比較してみてください。
