ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■必要性が高い場面別
- 代表番号への着信が多い窓口業務：MAHO-PBX NetDevancer、トビラフォン Cloud、GoodLine、03plus、ミライAI
- 複数拠点の内線をまとめたい組織：MAHO-PBX NetDevancer、IZUMO-PBX、GoodLine、クラウドPBX Bizfone（ビズホン）、ClocoクラウドPBX
- 外出先や在宅勤務中も会社番号で応対したい職場：MAHO-PBX NetDevancer、トビラフォン Cloud、IZUMO-PBX、GoodLine、03plus、クラウドPBX Bizfone（ビズホン）
- 電話応対の録音・分析を強化したい職場：MiiTel Phone、トビラフォン Cloud、GoodLine
- ホテルの客室電話や業務システムと連携させたい施設：IZUMO-PBX、3CXのホテルPBX
構内交換機（PBX）が必要とされてきた理由
構内交換機（PBX）は、社内の電話機をまとめて管理する仕組みです。外線の共有と内線の接続という２つの役割から、PBXが必要とされてきた理由を解説します。
外線を複数人で分け合う仕組み
PBXの役割の1つは、契約している少ない外線を社員全員で分け合えるようにすることです。電話機1台ごとに回線を契約すると、使っていない時間の回線にも費用がかかります。
PBXを置くと、例えば外線10回線を50台の電話機で共有し、空いている回線から発信や着信ができます。同時に通話する人数が電話機の台数より少ない職場ほど、この仕組みで回線の契約数を抑えやすくなります。また、どの回線が空いているかを社員が意識せずに発信できる点も利点です。必要性を考える際は、同時に通話する人数のピークを把握することが出発点です。
社内の電話機を内線でつなぐ仕組み
もう1つの役割は、社内の電話機どうしを内線番号でつなぐことです。内線は社内で完結する通話のため、外線を使わずに部署間の連絡ができます。
受けた外線を別の部署へ回す「転送」や、相手を待たせる「保留」も内線の仕組みがあって成り立ちます。代表番号で受けた電話を担当者へ回す取次ぎが日常的にある職場では、この機能が業務を支えています。取次ぎの回数が多いほど、PBXの必要性も高いと考えられます。反対に、取次ぎがほとんどなければ、内線の役割は社内チャットなどで代わりが利く場合もあります。
構内交換機がなくても困らない会社の条件
スマートフォンやチャットが普及し、構内交換機を置かなくても業務が回る会社もあります。ここでは、PBXがなくても困りにくい条件を整理します。自社がいくつあてはまるかを確認してみてください。
着信の多くが社員個人の携帯電話宛て
取引先からの電話の多くが社員個人の携帯電話にかかってくる場合、代表番号を複数人で受ける場面は少なくなります。この場合、外線を共有するPBXの役割は小さいといえます。
ただし、会社として固定電話の番号を名刺やWebサイトに載せているなら、その番号に着信したときに誰が受けるかを決めておく必要があります。担当者の退職や異動で取引先との連絡が途切れないよう、個人の携帯電話に頼る範囲も考えておきましょう。
社員数が少なく電話の取次ぎがほとんどない
数人の事務所で、電話に出た人がそのまま用件を済ませられるなら、取次ぎや転送の機能を使う場面は限られます。家庭用に近い電話機や、複数の電話機を少数の回線で使う簡易な装置で足りる場合もあります。
一方で、人数が増えたり拠点が増えたりすると、取次ぎが急に増えることがあります。今は不要でも、事業の拡大で内線や転送が必要になる時期を見込んでおくと、あとから慌てずに済みます。採用計画や出店計画とあわせて、電話の体制を見直す時期を決めておくとよいでしょう。
PBXの必要性が高い業務と職場
反対に、構内交換機（PBX）がないと業務が回りにくい職場もあります。代表番号への着信対応や、複数拠点の連絡、館内設備との連携がある場合です。代表的な3つのケースを紹介します。
代表番号への着信が多い窓口業務
受付や問い合わせ窓口など、代表番号への着信が多い業務ではPBXの必要性が高いといえます。着信を空いている担当者へ順番に回したり、部署ごとに振り分けたりする設定が必要になるためです。
音声ガイダンスで用件を選んでもらう機能や、営業時間外の自動応答も、PBXで設定できる機能の1つです。着信が集中すると話し中になる、取り次ぐまでに時間がかかるといった状況がある場合は、PBXでの着信ルールの見直しが有効です。
複数の拠点を内線でつなぎたい組織
本社と支店、工場、店舗など拠点が分かれている組織では、拠点間の連絡を内線でまとめられる点がPBXの利点です。外線で拠点どうしに電話をかけると、その都度通話料がかかります。
PBXで拠点をつなぐと、内線番号だけで別の拠点の担当者を呼び出せます。また、ある拠点で受けた電話を別の拠点へ転送することもできます。拠点が増えるほど連絡の手間と費用の差が大きくなるため、多拠点の組織では必要性を検討する価値があります。拠点ごとに別々の装置を置くか、1つの仕組みでまとめるかも比較のポイントです。
館内設備と電話を連携させたい施設
病院や介護施設、ホテルなど、館内の設備と電話を連携させる施設でもPBXが使われます。例えば、ナースコールや客室の電話、館内放送と電話をつなぐ使い方があります。
こうした連携は、設備側の機器とPBXの両方が対応している必要があります。建物の設備更新とあわせて電話を見直す場合は、設備の提供会社とPBXの提供会社の双方に、接続できる方式を確認しておきましょう。連携の可否は製品によって異なります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でPBXの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
固定電話網の変化で見直す構内交換機の必要性
構内交換機の必要性は、電話網の変化や機器の老朽化をきっかけに見直されることがあります。ここでは、固定電話のIP網移行と、PBX本体の保守期限という2つのきっかけを取り上げます。
固定電話のIP網移行で変わったこと
NTT東日本・西日本は、加入電話やINSネットの固定電話網をIP網へ切り替える工事を、2024年1月から地域ごとに順次実施しました。INSネットのディジタル通信モードは同月に地域ごとに順次終了し、補完策と呼ばれるデータ通信サービスへ移行しています。
音声通話は、これまでの電話番号のまま利用できると案内されています。一方、INSネットのデータ通信を利用する機器は、影響の確認が必要です。また、INSネットは2028年12月末にサービス提供が終了する予定のため、現在も利用している場合は代替手段を検討しましょう。ただし、IP網移行によってPBXそのものの交換が必須になったわけではありません。
参考：固定電話（加入電話・INSネット）が廃止？IP網移行の時期と注意点について解説｜NTT東日本
PBX本体の保守期限と部品の供給
自社に設置したPBXは、製造終了から一定期間がたつと、修理用部品の供給や保守契約が終了する場合があります。保守が受けられない状態で故障すると、復旧までに時間がかかるおそれがあります。
保守期限が近づいたときは、同じ形のPBXに更新するだけでなく、そもそも必要かを考え直す機会でもあります。設置からの年数や保守契約の内容を確認し、更新費用と、クラウドPBXなど別の方法の費用を比べて判断するとよいでしょう。
構内交換機の必要性を社内で判断する手順
必要かどうかは、感覚ではなく今の電話の使われ方から判断するのが望ましいといえます。ここでは、社内で調べられる3つの手順を紹介します。情報システム部門や総務部門と分担して進めましょう。
着信の記録から必要な回線数を見積もる
最初に、代表番号への1日の着信数と、同時に通話している人数の最大値を調べます。PBXや電話機に通話の記録が残っていれば、それを使えます。記録がない場合でも、回線事業者の利用明細から通話の時間帯や件数の傾向を読み取れることがあります。
同時通話の最大値が電話機の台数よりかなり少なければ、外線を共有する仕組みが役立ちます。反対に、着信がほとんどないなら回線を減らせる可能性があります。繁忙期と閑散期で差がある場合は、両方の時期の数値を確認しましょう。
取次ぎと内線の利用状況を調べる
次に、受けた電話を別の人へ回す取次ぎが1日に何回あるか、内線通話がどの部署間で使われているかを調べます。現場の担当者に数日間記録してもらう方法でも、おおよその傾向はつかめます。
取次ぎが多いのに、転送の操作に手間取って時間がかかっている場合は、PBXをなくすより、設定や方式を見直すほうが効果的なことがあります。内線がほとんど使われていなければ、チャットや携帯電話に置き換えられないかも検討できます。
既存機器と契約の状態を確認する
最後に、今使っているPBXの設置年、保守契約の期限、リース契約の残り期間を確認します。リースの途中で解約すると、残りの期間分の支払いが発生する場合があります。
回線の契約内容や、PBXにつながっているFAXや防犯設備などの機器もあわせて一覧にしておきましょう。PBXをなくしたり方式を変えたりすると、こうした機器が使えなくなる可能性があります。一覧があれば、提供会社へ相談する際にも話が早く進みます。
必要性の判断に役立つPBXの特徴一覧
PBXが必要かどうかを見極める際に、代表番号の着信量や拠点数、外出先での利用といった観点で比べやすいよう、掲載する製品を一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| MAHO-PBX NetDevancer | アプライアンス型とクラウド型を用意。IVRや着信振り分け、全通話録音、スマホ内線化に対応 |
| MiiTel Phone | IP電話・通話録音・文字起こし・AI音声解析を一体化し、営業や問い合わせ対応の品質改善を支援 |
| トビラフォン Cloud | スマホで会社番号の発着信が可能。IVRや通話録音、音声テキスト化、AI自動要約にも対応 |
| IZUMO-PBX | 複数拠点の内線化やスマホでの会社番号利用に対応。ホテル向け機能やCRM連携も選べる |
| GoodLine | 複数拠点の内線化、IVR、全通話録音、クラウド電話帳、Web管理画面での着信設定に対応 |
| 03plus | 工事不要で固定電話番号を取得・利用でき、スマホでの着信共有や内線、IVR、クラウドFAXに対応 |
| ミライAI | AIが代表電話の用件を聞き取り、担当者への転送や折り返し受付、FAQ回答を自動化 |
| クラウドPBX Bizfone（ビズホン） | スマホやPCを会社電話・内線として利用可能。着信共有、全通話録音、AI電話サービスとの連携に対応 |
| ClocoクラウドPBX | スマホやIP電話機の内線化、グループ着信、保留転送、拠点間の内線通話に対応 |
| 3CXのホテルPBX | ホテル向けのモーニングコール、客室電話の管理、PMSとの連携に対応 |
着信量と拠点数から選ぶPBX・クラウドPBX
必要性が高いと判断した場合は、自社の着信量や拠点数にあう方式を選ぶことが次の課題です。窓口業務や拠点間の内線、外出先での応対に役立つ製品を紹介します。
MAHO-PBX NetDevancer
- オプション料金なしの低コストで快適な電話環境を実現
- WEB管理画面から自社でサクッと設定変更できる簡単操作
- 導入から運用までずっと安心できる万全なサポート体制
株式会社まほろば工房が提供する「MAHO-PBX NetDevancer」は、アプライアンス型とクラウド型から導入形態を選べるIP-PBXです。IVRや着信振り分け、スケジュール応答、全通話録音など、窓口業務に必要な機能を備えています。スマートフォンやPCを内線電話として利用でき、外出先や在宅勤務中も会社番号での発着信が可能です。Web管理画面から内線番号や着信ルールを変更できるほか、導入規模に応じて複数のモデルを用意。代表番号への着信が多く、電話設備の運用も効率化したい会社に向いています。
MiiTel Phone
- リアルタイムトークアシストでアポイント獲得率・成約率を最大化
- 「売れるトーク」をデータで可視化！チーム全体の成約率を向上
- AIの自動フィードバックで教育を効率化！現場の営業力を強化
株式会社RevCommが提供する「MiiTel Phone」は、IP電話と通話録音・文字起こし・AI音声解析を一体化したクラウド型の電話サービスです。通話中のリアルタイムトークアシストに加え、話す速度や会話の重なり、沈黙回数などを分析し、電話応対の改善を支援します。録音内容や解析結果をCRMと連携して管理できるほか、AIによるフィードバックやトークスクリプトの作成支援にも対応。営業電話や問い合わせ対応の内容を可視化し、担当者の応対品質を高めたい会社の候補です。
トビラフォン Cloud
- 設備投資不要で簡単に導入可能
- 自動テキスト化などのさまざまな機能が標準搭載
- 柔軟な着信設定と操作性に優れた管理画面
トビラシステムズ株式会社が提供する「トビラフォン Cloud」は、専用アプリでスマートフォンを会社電話として利用できるフルクラウド型のPBXです。内線や保留、転送に加え、IVRによる着信振り分け、通話録音、音声テキスト化、AIによる通話内容の自動要約にも対応しています。営業時間に応じた応答設定や迷惑電話フィルタ、SMS自動送信なども搭載。複数人で代表番号への着信に対応しながら、応対履歴の確認や電話業務の効率化を進めたい会社に適しています。
IZUMO-PBX
- 全ての拠点を内線化でき、会社電話でどこでも発着信可能
- 高い音声品質と強固なセキュリティをもつプライベートクラウド
- 専用アプリを使えば、スマホをビジネスフォンとして利用可能
株式会社フィールトラストが提供する「IZUMO-PBX」は、企業ごとにプライベートクラウド環境を構築し、複数拠点の電話を内線化できるPBXです。専用アプリを使えば、スマートフォンから会社番号での発着信や保留、転送が可能です。全通話録音や営業時間設定、迷惑電話ブロックなどを標準で備え、IVRやCTI・CRM連携もオプションで利用できます。ホテル向けにはモーニングコールや客室清掃管理、客室通話料金計算なども用意。拠点間の内線統合や館内設備との連携を重視する会社の候補です。
GoodLine
- 高い音声品質で、社用携帯や工事・保守も不要な圧倒的低価格
- 有料クラスの豊富な機能を標準搭載し、直感的で簡単に操作が可能
- ネット回線変更やアプリなどの限定はなく、会社電話を見える化
株式会社グッドリレーションズが提供する「GoodLine」は、オフィスに主装置を設置せず、会社電話をクラウド上で一元管理できるPBXです。スマートフォンを内線化して会社番号で発着信できるほか、本社・支社・外出先を内線でつなげられます。IVRや着信ルールの設定、全通話録音、クラウド電話帳、通話履歴の確認などにも対応。Web管理画面から着信先や内線の設定を変更でき、複数拠点の電話環境をまとめたい会社や、代表番号への着信対応を改善したい会社に向いています。
03plus
- 工事不要、最短10分で固定電話番号を取得
- スマホやPCで会社の代表電話にチームで対応
- 通話録音・IVR・クラウドFAXなどPBX機能を搭載
株式会社グラントンが提供する「03plus」は、スマートフォンのアプリで市外局番付きの固定電話番号を利用できるクラウド型の電話サービスです。Web申し込みで利用を開始でき、主装置の設置や配線工事は不要です。複数人で会社番号への着信に対応でき、内線通話や保留、転送、着信の鳴り分けにも対応。IVRや通話録音、クラウドFAXなどの機能も備えています。少人数の事務所や外出の多い職場で、固定電話設備を増やさずに代表番号を共有したい場合の選択肢です。
ミライAI
- 電話の取り次ぎを自動化し、本来の業務に集中できる
- AIだから、24時間365日休みなく対応
- 月額4,980円〜。人を雇うより圧倒的に低コスト
株式会社ソフツーが提供する「ミライAI」は、AIが代表電話の用件確認や担当者への取り次ぎ、折り返し受付を自動化するクラウド型のAI電話サービスです。発信者の会話を音声認識で聞き取り、担当者名に応じて電話を転送します。担当者が不在の場合は、用件や折り返し先を聞いてチャットツールやメールで通知。営業時間内は取り次ぎ、夜間や休日は折り返し受付に切り替える設定も可能です。代表電話への着信で業務が中断されやすく、取次ぎの負担を減らしたい会社に向いています。
クラウドPBX Bizfone（ビズホン）
- スマホやPCで会社番号発着信、場所を選ばず内線通話
- 全通話録音とクラウド電話帳で対応品質を可視化
- 代表番号とアカウント込みでシンプルな月額制
HISモバイル株式会社が提供する「クラウドPBX Bizfone（ビズホン）」は、スマートフォンやPCを代表電話・内線電話として利用できるフルクラウド型のPBXです。アダプターの設置や配線工事が不要で、複数人による着信共有や、外出先・海外拠点への内線取次ぎに対応しています。基本の５アカウントまでは全通話録音を標準で利用でき、クラウド電話帳による情報共有も可能です。オプションの内線IVRや「ミライAI」との連携にも対応。会社番号を使った電話応対を、場所に縛られず運用したい会社の候補です。
ClocoクラウドPBX （Cloco株式会社）
- 各種端末をクラウドPBXにより内線化を実現！
- 保留転送・グループ着信・電話会議が可能に！
- 拠点間での通話がすべて通話無料！
3CXのホテルPBX （3CX）
- ホテル業務に特化した通話機能を搭載
- PMS連携でチェックインや請求処理を自動化
- 既存インフラ活用で管理負担とコストを抑制
まとめ
構内交換機（PBX）の必要性は、代表番号への着信量、取次ぎの回数、拠点の数、館内設備との連携の有無で判断できます。着信の多くが個人の携帯電話宛てで取次ぎがない会社では不要な場合もありますが、窓口業務や多拠点の組織では今も重要な役割を担います。IP網移行や保守期限は見直しのよい機会です。自社の電話の使われ方を調べたうえで、PBXの資料請求をして方式や費用を比べてみてください。
