生産管理をエクセルで行うには？業務効率向上のヒントをご紹介！

生産管理をエクセルで行う方法

生産管理をエクセルで行うにはどうすればよいのでしょうか。代表的な方法を２つ紹介します。

ガントチャートを作成して進捗を管理

ガントチャートとは、進捗状況を一目で把握できるようにした図のことです。業務の工程を細分化したものを縦軸、期間を横軸にとり、棒グラフで進捗状況を可視化します。

工場などでの生産管理にはもちろん、それ以外にもプロジェクトの進捗状況を管理するのに使われるグラフです。このガントチャートをエクセルの描画機能で作成すれば、エクセルによる生産管理が可能です。あるいは、無料配布されているテンプレートもあるため、それを利用しても良いでしょう。

関数を使って入力を自動化

エクセルの関数を利用し、生産管理の入力作業を自動化することもできます。たとえば、データの集計や抽出は以下のような関数を使うことで自動化可能です。

SUM関数

週別、月別などでデータを合算する

AVERAGE関数

平均値を算出する

WORKDAY関数

集計データを日単位で算出する

SUMIF(S)関数・COUNTIF関数

製品や顧客ごとに集計する

VLOOKUP関数・IF関数

必要なデータを抽出する

また、関数を利用した表を作成し、生産管理に使うこともできます。表の作成に有用な関数の一例を以下に示します。

MAX関数

指定範囲内における最大値を表示する関数。直近の工程完了日などを示すのに使える。

OFFSET関数

指定した位置にあるセルの内容を表示する関数。特定の工程の進捗などを抽出するのに使える。

COUNTA関数

指定範囲内で空白ではないセルの数を表示する関数。タスク数などを示すのに使える。

生産管理をエクセルで行うメリット

生産管理をエクセルで行うことにはどのようなメリットがあるのでしょうか。代表的なメリットを見てみましょう。

【学習負担が低い】

エクセルは多くのビジネスパーソンが使うツールであるため、これを利用して生産管理を行えば学習負担が低く済みます。関数についてはある程度学習が必要かもしれませんが、まったく新しいツールを使うよりは心理的なハードルが低いでしょう。

【ローコスト】

エクセルを含むMicrosoft Office製品は、すでに導入している企業が多いはずです。新たに導入する場合も安価であるため、大掛かりなシステムを用意するより安く済みます。

【連携が容易】

エクセルはさまざまなツールと連携できます。ほかのツールからデータを取り込んだり、出力したエクセルファイルをほかのツールで使えたりします。

生産管理をエクセルで行うデメリット

エクセルによる生産管理にあるのは、メリットばかりではありません。そこで、次はデメリットを２つ紹介します。

業務効率の低下

エクセルによる生産管理では不都合が生じることがあります。代表的な例を見てみましょう。

同時編集ができない

エクセルファイルは誰かが操作していると、別の人が操作できません。生産管理においては、誰か一人がスケジュールの記入や確認を行っているとほかの人は編集できません。また、誰かがファイルを開きっぱなしのまま忘れると多くの人が困るでしょう。

履歴を管理できない

誰がいつどのようにファイルを更新したのか、履歴を確認できません。そのため、どのファイルが最新なのか分からなくなります。

リアルタイム性がない

ファイルを編集しても、それをリアルタイムに従業員が共有するのは困難です。そのため、データの整合性を確保できず問題が生じることがあります。

処理速度が低下する

エクセルファイルはデータ量が増えると処理速度が低下します。特に関数を多用すると顕著に速度が低下することがあります。

機能停止のリスク

エクセルファイルは急に使えなくなるリスクもあります。その原因の例を３つ紹介します。

プログラムが属人化しやすい

エクセルではVBAマクロでプログラムを作成でき、業務の効率化を図れます。しかし、プログラムの設計は設計者しか理解していないことも多いです。そのため、その設計者が異動や退職でいなくなると困ることがあります。

プログラムを作りやすい

プログラムを簡単に作成できるのは良いことですが、そのせいで管理しきれなくなることがあります。大勢の人が手を加えると収拾がつかなくなりがちです。

バージョンの互換性による問題

エクセルは定期的に新しいバージョンがリリースされています。このバージョンアップによって、古いファイルが使えなくなることがあります。

エクセルの課題を解決する「生産管理システム」とは

上述したように、エクセルによる生産管理には多くの問題点が存在します。それらの問題を解決するために有効なのが生産管理システムの活用です。

生産管理システムとは、文字どおり生産管理を行うためのITツールです。具体的には、生産計画や工程管理、品質管理などの機能を備えています。

生産管理に必要な機能は最初から備わっているため、エクセルのように関数を駆使して機能を作り上げる必要はありません。したがって、プログラムの属人化や処理速度の低下といった問題は生じません。また、エクセルでは不可能だった履歴管理や複数人による同時編集、リアルタイムな情報共有なども実現します。

生産管理システムを使えば生産管理に関わる多くの業務を効率化できるでしょう。

生産管理をエクセルや専用システムで行い、業務効率を向上！

生産管理をエクセルで行うには以下の方法があります。

• ■ガントチャートの作成
• ■関数による入力の自動化

また、エクセルで生産管理を行うメリット・デメリットは以下のとおりです。

【メリット】

• ■学習負担が低い
• ■ローコスト
• ■連携が容易

【デメリット】

• ■業務効率の低下
• ■機能停止のリスク

エクセルでの管理によるデメリットを避けるには生産管理システムの利用がおすすめです。以上を踏まえ、業務の効率化を目指しましょう。

中小企業診断士

武藤 正敏さんのコメント