用語集の作り方
まずは、用語集の作り方について解説します。
１：項目を作成
用語集の作成に着手する際は、最初に下記のような項目を作成しましょう。
- ■通し番号（ID）
- ■用語名
- ■用語名の略語
- ■用語の意味
- ■カテゴリ
- ■同義語や類似語句
- ■記載者
- ■記載日（更新日）
日本語以外に英語などの言語も用語名として登録しておくと、翻訳辞書の代わりに使うこともできます。また、同義語や類義語を設定しておくと用語に対する理解が深まるでしょう。
これらの項目を自分達で作成してもよいのですが、面倒な場合はテンプレートの利用をおすすめします。インターネットから用語集のテンプレートをダウンロードすれば、必要事項を入力するだけで作成が完了します。
２：ルールに沿って用語や日付を入力
項目の作成が完了したら、次はルールに従って用語や日付を入力します。下記の記載を失念しないようにしましょう。
- ■登録・更新した日付
- ■用語の出典
- ■単位
事業を営んでいる最中に使っている用語の意味が変わるかもしれません。登録・更新した日付を記載すると、その情報の優位性を明示することができます。
また、出典を記載しておけば意味の再調査を行う際に役立てられるでしょう。そして、あわせて単位を記載することで、異なった視点から用語の理解を深められます。
たとえば、ただ「原単位」と記すのではなく、「原単位（g/kg）」と具体的に書くやり方があります。万一説明が抜け落ちていた場合でも、用語の意味を理解しやすいです。
もう１つの注意点は、ダブリなく漏れなくという意味のMECEを意識することです。同じような意味の用語を複数登録する理由はありません。漏れがある場合は用語集本来の意味を失う可能性があります。
用語集の運用方法
次に、用語集の運用方法について解説します。
メンバーに共有する
用語集を作成したら、必ずメンバーに共有しましょう。これにより、現在使っている用語の意味を統一し、意思疎通や社外対応に役立てることができます。
同じ言葉を使っていても、各々異なった意味で認識しているケースも多いものです。それではコミュニケーションに大きな齟齬が発生してしまう可能性があるでしょう。また、社外対応時の言葉が担当者によって異なる場合、相手の混乱や信用の毀損に繋がることも考えられます。
作成した用語集は社内サーバやグループウェアにアップロードするのが一般的です。また、チャットツールのbotとして仕込んでおけば、「○○とは？」と尋ねれば自動的に返答されるため便利です。
定期的にメンテナンスする
用語集は、定期的にメンテナンスしましょう。作って終わりではなく、使用者のフィードバックや時勢によるアップデートが必要です。
使っている内に、「この点が分かりにくい」などの不満も出てくることでしょう。その際に「どうすればより分かりやすくなるか」を考え、用語集をどんどん更新していくことが求められます。
その際には、なるべく元の記載を消さないよう心がけましょう。修正する際は元の記載に取消線などをひき、新しい内容を入力します。そうすることで、いつ誰がどのように修正したかが明確になり、議論や検討の際の材料になります。
プロジェクトにおいて用語集を作成する効果
プロジェクトにおいて用語集を作成すれば、下記のような効果を得ることができます。
コミュニケーションの向上
１つめのメリットは「コミュニケーションの向上」です。用語集を作成してメンバーと共有しておけば言葉の差異が生じる可能性が減るでしょう。また、コミュニケーションロスを防ぐ効果も期待できます。
特に、業界用語が頻繁に飛び出すようなプロジェクトでは有効でしょう。入ったばかりの新人に業務を教えるような場合、業界用語は理解の妨げになってしまいます。
かといって業界用語をゼロから教え込んでいては時間のロスに繋がることが懸念されます。そこで用語集を用いることにより、教育にかかるコストの削減や新入社員の早期戦力化が見込めるというわけです。
それ以外にも、社内での正確な意思疎通・外部対応の平準化も期待できます。使う言葉を統一するのは、コミュニケーションの基本といえるでしょう。
ストレスの解消
２つめのメリットは「ストレスの解消」です。プロジェクトメンバーに、出自も経歴も全く異なる人材がアサインされることも珍しくはありません。
価値観や性格を完全に均一にするのは難しいですが、せめて用語や言葉の統一を図りましょう。合併プロジェクトにおいて使われる用語がバラバラだったため苦労したというケースもあります。
「言っている意味が分からない」「話が通じない」というのは、対人関係における大きなストレスになってしまいます。そのままではプロジェクトの進捗に支障をきたしてしまう可能性があるため、早々に用語の統一を図ることが大事です。
そうすれば正確なコミュニケーションが可能になり、各人のストレスを軽減することができます。
メンバーの即戦力化
３つめのメリットは「メンバーの即戦力化」です。中には業務未経験のままアサインされる人材もおり、彼らを早期戦力化できるか否かが問われる場面もあるでしょう。
その際にも用語集が役立ちます。そこで使われている言葉を学ぶことで業務に対するイメージが深まり、早期戦力化を促すことができるでしょう。
もちろん、用語集は１つの例であり、他にも業務指示書や各種テンプレートなども有効です。しかし、ミーティングを行うにせよクライアントと打ち合わせをするにせよ、用語の理解が浅いと何も分からないまま進捗することになります。
それは後々トラブルの種になる可能性があるため、用語集を共有してしっかりと勉強してもらいましょう。
プロジェクト用語集を作成し、効率よく業務を遂行しましょう
使用する用語を統一した用語集を作成することで、コミュニケーションの向上・教育コストの削減に繋がります。 用語集を作成する際は、項目を作成し、用語や日付の入力を行います。
また、用語集は作り終わったあとメンバーに共有し、定期的にメンテナンスすることが重要です。利用者のフィードバックを元に更新すべき部分を明確にし、よりよい用語集を作成に努めましょう。
プロジェクト用語集で、業務効率化を実現しましょう。
