安否確認システムとは
自然災害や人為災害が発生したときに、企業が従業員の安否を確認するために構築したシステムを安否確認システムと言います。従業員の安否を確認することができれば、救助活動などもスムーズに行うことができ、災害後の事業復帰計画も立てやすくなります。
地震や大雨、台風などの自然災害の報告が目立ってきた日本の企業では、安否確認システム導入の必要性が高まっているといえるでしょう。
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安否確認システムの代表的な機能
安否確認システムの代表的な機能を紹介します。
１．メールの一斉送信
災害時には電話での安否確認は難しいので、メールを用いて従業員と連絡をとる機能です。
登録されているメールアドレス宛に一斉にメッセージを送信しますので、被災者だけに届くわけではありません。ですが、被災地の従業員の安否はすばやく確認することができるでしょう。必要な人には必ず連絡が届くようにすることが必要です。
２．地震時の自動連動送信
地震発生時などには管理者がシステムを操作できない場合もあります。そのような場合に自動的に従業員に一斉連絡する機能です。
災害情報をもとに送信するため、災害の種類や地域によって送信する相手を選定しておくこともできます。設定された災害時には、迅速に確認ができるようになっています。
３．従業員の一括登録
送信するメールアドレスを個々で設定もできますが、操作が難しい場合や登録者数が多い場合には入社時などに連絡先を提出してもらい、人事部などで一括して登録できる機能です。
社員が多い場合等に登録を徹底させるのは難しいので、管理側としては非常に便利な機能でしょう。
４．未登録者の確認
社員全員の連絡先が登録されていることが、安否確認システムを運用するための大前提となります。一人でも登録をしていない場合には、社員の安否確認ができません。
そのため、登録していない従業員をリアルタイムで確認ができる機能が安否確認システムには備わっています。
５．リアルタイムデータ集計
安否確認の連絡があった後に従業員から回答があると、それをリアルタイムに集計して安否確認が出来ていない社員を確認することができます。
６．安否情報の登録ページの生成
災害時にはメール送受信が正常に機能しない場合も想定されますので、個別に従業員から安否報告ができるページを作成できます。
メールの受信ができない場合でも、登録している端末が故障している場合にも、安否確認システムが有効に機能できるためには必要な機能です。
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安否確認システム導入のメリット
安否確認システムを導入した場合のメリットをご紹介いたします。
１．自動送信メールでの安否確認が可能になる
気象庁から発信される災害情報をもとにして自動的に安否確認ができるので、災害発生時に素早く従業員の安否確認ができます。災害発生時には管理者が対応できない場合も想定されるため、自動で安否確認ができるのはメリットの一つです。
２．連絡が取れるまで自動でリトライコールされる
安否確認用のメールが送られても、一時的にインターネット通信が不安定な場合もあります。そうなるとメールが到着するまでに１日以上掛かることもあります。
安否確認ができない場合には、連絡が取れるまで一定間隔ごとに自動リライトコールが可能です。安否確認ができるまで複数回送信されますので、インターネット環境が復旧した後迅速に安否確認が行えるでしょう。
３．複数の通信デバイスでの安否確認が可能に
連絡するデバイスが固定されていると、そのデバイスが故障などで連絡が取れない可能性があります。また、災害時には通信環境も不安定になることが予想されますので、安否確認メールが受信できないことも考えられます。
携帯電話のキャリアによっても対応が違ってきますので、複数のデバイス宛てにメールが送られるとメールの受信できる確率が上がります。連絡できる確率が上がると少しでも早く正確な安否確認ができるでしょう。
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安否確認システムを選ぶ際に注意したいこと
安否確認システムを選ぶ際は下記のポイントに注意してください。
１．利用可能端末の確認
安否確認システムにはいくつかの製品がありますが、製品ごとに利用できる端末が決まっています。
大きく分けてスマホ、携帯、PC、PHSなどの端末がありますが、それぞれのシステムで利用できる端末の種類が決まっています。特にPHSやPCに対応している製品は少ないので、導入前に必ず利用可能な端末は確認しておきましょう。
２．組織体制の整備
安否確認のシステムには優れた機能がありますが、これを有効活用するのはあくまでも人間です。利用するためには最低でも管理者を決めなければなりません。
実際の運用方法や安否確認データの取り扱いをする人、命令系統も決めなければ十分活用しているとは言えないでしょう。
３．提供形態の確認
安否確認システムには、自社内のサーバにソフトウェアをインストールするものとクラウドサービスを利用するものが有ります。
自社内にサーバを置く場合には、災害のレベルによってはシステム自体が使えないこともあります。一方クラウド型は災害対策をしているデータセンターなどでサーバが運用されていますので、利用できなくなる危険性は非常に低くなるでしょう。
初期費用も自社内にサーバを設置するよりもクラウド型は低く抑えることができます。ただし、クラウド型の場合には社員の個人情報を外部サーバに登録することになりますので、社内のセキュリティポリシーに適合するか確認が必要です。
４．管理者数の制限の確認
安否確認システムを運用するのは管理者になります。管理する人数が多い場合には管理者の作業も多くなるので、管理できる人数の確認が必要になります。
例えば、部署ごとや部門ごとなど安否確認データの把握ができるようにしておき、管理者の負担を軽減できるようにするのも一つの手です。
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安否確認システムの製品比較4選
安否確認システムの製品を４つご紹介します。
《Safetylink24》のPOINT
- 地震/津波/大雨/洪水など、さまざまな気象情報と連動！
- 標準にて社員の家族を含む安否確認が可能！
- 大企業や製造・医療・教育機関など 500社・50万人以上の実績！
| 提供形態 |
対象従業員規模 |
参考価格 |
| オンプレミス / クラウド / SaaS/ASP |
全ての規模に対応 |
9,800円～ |
地震発生時に管理者がいなくても、条件を設定しておけば自動的に安否確認のメッセージを送信できます。１人の社員に対して６人まで家族登録でき、家族用のコメント欄を使うことで家族間の安否確認もできます。
《安否コール》のPOINT
- 小規模事業者から大企業まで導入実績が1200社と豊富！
- パスワードやメールアドレスが不要な特許認証技術を採用！
- アプリは直感的で使いやすいUIデザインを採用！
| 提供形態 |
対象従業員規模 |
参考価格 |
| SaaS/クラウド |
全ての規模に対応 |
15,000円～ |
安否登録時にIDやパスワードといった情報を利用するのは難しい場合があります。安否コールでは安否登録時にIDやパスワードが必要ないので、返信率を大幅に上げられるでしょう。また、返信が無い人にはリライト機能で自動的に確認連絡が行われるので、管理者の負担を軽減してくれます。
《安否LifeMail》のPOINT
- 【確実な通知】LINE/Twitter/Facebook対応 自動安否確認機能搭載
- 【優しい価格】お一人月額80円～の優しいランニングコスト設定
- 【各方面で利用中】企業/自治体/医療/学校で利用者数200万人突破
| 提供形態 |
対象従業員規模 |
参考価格 |
| SaaS/クラウド/ASP |
全ての規模に対応 |
別途お問い合わせ |
１人の増減でも月額利用料が変わるため、従業員が少なければ負担する利用料も少なくて済みます。また、安否確認に利用するのもメールだけでなく、LINE、Twitter、Facebookの３大SNSサービスと連携させることが可能です。
《エマージェンシーコール》のPOINT
- いざという時、迅速に全社員の無事を確認できる安否確認システム
- 24時間365日、安否確認はシステム任せ。連絡つくまで繰返し連絡
- 大手企業や官公庁を中心に幅広い業種で4,600社以上の導入実績！
| 提供形態 |
対象従業員規模 |
参考価格 |
| パッケージソフト/ASP |
全ての規模に対応 |
40,000~ |
連絡先として、スマートフォン、メール、固定電話と10の連絡先情報を登録できるようになっており、安否確認がとりやすくなっています。また、安否回答状況の確認なども管理者だけが行えるのではなく、組織のとりまとめ役や確認チームで確認が行えるようにできますので管理者の負担を軽減させることもできます。
安否確認システムを導入しよう
安否確認システムの基本について解説してきました。自然災害はいつ起こるか予測することが難しいもの。いざという時のために、安否確認システムを導入し利用できるようにしておきましょう。多くの製品を比較して自社に合った製品を導入することが大切です。
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