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災害時に従業員の安否を確認して、企業としての行動の決定や事業復帰に向けた計画などを立てるために安否確認システムを利用するところが増えてきています。
この記事では安否確認システムの基本的な機能やメリット、導入するときの選定ポイントなどをご紹介します。
自然災害や人為災害が発生したときに、企業が従業員の安否を確認するために構築したシステムを安否確認システムと言います。従業員の安否を確認することができれば、救助活動などもスムーズに行うことができ、災害後の事業復帰計画も立てやすくなります。
地震や大雨、台風などの自然災害の報告が目立ってきた日本の企業では、安否確認システム導入の必要性が高まっているといえるでしょう。
安否確認システムの代表的な機能をご紹介いたします。
災害時には電話での安否確認は難しいので、メールを用いて従業員と連絡をとる機能です。
登録されているメールアドレス宛に一斉にメッセージを送信しますので、被災者だけに届くわけではありません。ですが、被災地の従業員の安否はすばやく確認することができるでしょう。必要な人には必ず連絡が届くようにすることが必要です。
地震発生時などには管理者がシステムを操作できない場合もあります。そのような場合に自動的に従業員に一斉連絡する機能です。
災害情報をもとに送信するため、災害の種類や地域によって送信する相手を選定しておくこともできます。設定された災害時には、迅速に確認ができるようになっています。
送信するメールアドレスを個々で設定もできますが、操作が難しい場合や登録者数が多い場合には入社時などに連絡先を提出してもらい、人事部などで一括して登録できる機能です。
社員が多い場合等に登録を徹底させるのは難しいので、管理側としては非常に便利な機能でしょう。
社員全員の連絡先が登録されていることが、安否確認システムを運用するための大前提となります。一人でも登録をしていない場合には、社員の安否確認ができません。
そのため、登録していない従業員をリアルタイムで確認ができる機能が安否確認システムには備わっています。
安否確認の連絡があった後に従業員から回答があると、それをリアルタイムに集計して安否確認が出来ていない社員を確認することができます。
災害時にはメール送受信が正常に機能しない場合も想定されますので、個別に従業員から安否報告ができるページを作成できます。
メールの受信ができない場合でも、登録している端末が故障している場合にも、安否確認システムが有効に機能できるためには必要な機能です。
安否確認システムを導入した場合のメリットをご紹介いたします。
気象庁から発信される災害情報をもとにして自動的に安否確認ができるので、災害発生時に素早く従業員の安否確認ができます。災害発生時には管理者が対応できない場合も想定されるため、自動で安否確認ができるのはメリットの一つです。
安否確認用のメールが送られても、一時的にインターネット通信が不安定な場合もあります。そうなるとメールが到着するまでに１日以上掛かることもあります。
安否確認ができない場合には、連絡が取れるまで一定間隔ごとに自動リライトコールが可能です。安否確認ができるまで複数回送信されますので、インターネット環境が復旧した後迅速に安否確認が行えるでしょう。
連絡するデバイスが固定されていると、そのデバイスが故障などで連絡が取れない可能性があります。また、災害時には通信環境も不安定になることが予想されますので、安否確認メールが受信できないことも考えられます。
携帯電話のキャリアによっても対応が違ってきますので、複数のデバイス宛てにメールが送られるとメールの受信できる確率が上がります。連絡できる確率が上がると少しでも早く正確な安否確認ができるでしょう。
安否確認システムを選ぶ際は下記のポイントに注意してください。
安否確認システムにはいくつかの製品がありますが、製品ごとに利用できる端末が決まっています。
大きくわけてスマホ、携帯、PC、PHSなどの端末がありますが、それぞれのシステムで利用できる端末の種類が決まっています。特にPHSやPCに対応している製品は少ないので、導入前に必ず利用可能な端末は確認しておきましょう。
安否確認のシステムには優れた機能がありますが、これを有効活用するのはあくまでも人間です。利用するためには最低でも管理者を決めなければなりません。
実際の運用方法や安否確認データの取り扱いをする人、命令系統も決めなければ十分活用しているとは言えないでしょう。
安否確認システムには、自社内のサーバにソフトウェアをインストールするものとクラウドサービスを利用するものが有ります。
自社内にサーバを置く場合には、災害のレベルによってはシステム自体が使えないこともあります。一方クラウド型は災害対策をしているデータセンターなどでサーバが運用されていますので、利用できなくなる危険性は非常に低くなるでしょう。
初期費用も自社内にサーバを設置するよりもクラウド型は低く抑えることができます。ただし、クラウド型の場合には社員の個人情報を外部サーバに登録することになりますので、社内のセキュリティポリシーに適合するか確認が必要です。
安否確認システムを運用するのは管理者になります。管理する人数が多い場合には管理者の作業も多くなるので、管理できる人数の確認が必要になります。
例えば、部署ごとや部門ごとなど安否確認データの把握ができるようにしておき、管理者の負担を軽減できるようにするのも一つの手です。
安否確認システムの製品を４つご紹介します。
地震発生時に管理者がいなくても、条件を設定しておけば自動的に安否確認のメッセージを送信できます。１人の社員に対して６人まで家族登録でき、家族用のコメント欄を使うことで家族間の安否確認もできます。
安否確認の回答を条件によって絞り込むことが可能ですので、その後の予定や状況の確認を素早く行えます。
メッセージ配信は緊急時だけでなく普段の連絡にも利用できるので、社内や部署内などの一斉連絡、アンケート調査などにも利用することができます。
安否登録時にIDやパスワードといった情報を利用するのは難しい場合があります。安否コールでは安否登録時にIDやパスワードが必要ないので、返信率を大幅に上げられるでしょう。また、返信が無い人にはリライト機能で自動的に確認連絡が行われるので、管理者の負担を軽減してくれます。
会社内でのコミュニティ掲示板が利用でき、通信規制がかかっている場合でも社員との情報共有ができます。電話連絡ができない場合でも、会社として対応できることがタイムリーに実施できます。
１人の増減でも月額利用料が変わるため、従業員が少なければ負担する利用料も少なくて済みます。また、安否確認に利用するのもメールだけでなく、LINE、Twitter、Facebookの３大SNSサービスと連携させることが可能です。
利用実績としても、2004年の新潟中越地震、2011年の東日本大震災、2016年の熊本地震でも止まることなく安否確認メールを配信し続けた実績があります。
連絡先として、スマートフォン、携帯電話、メール、固定電話と10の連絡先情報を登録できるようになっており、安否確認がとりやすくなっています。
また、安否回答状況の確認なども管理者だけが行えるのではなく、組織のとりまとめ役や確認チームで確認が行えるようにできますので管理者の負担を軽減させることもできます。
スマートフォンやタブレット向けのアプリも提供されていて、安否回答も回答の集計などもいつも使っているデバイスで行うことが可能です。
安否確認システム活の基本について解説にしました。自然災害はいつ起こるか予測することは難しいので、いざという時のために安否確認システムの導入を検討しておきましょう。ぜひ導入検討の際は、製品比較ページをご覧になってください。
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