販売管理システムの使い方は？導入前の疑問を解決

販売管理システムとは

販売管理とは、何をどのように管理するものなのかを解説します。さらに、販売管理システムを導入することで何ができるようになるのかを押さえていきましょう。

そもそも販売管理とは

販売管理とはいつ（When）どこで（Where）、だれに（Who）なにを（What）いくらで（How much）販売したかを管理することです。さらに、いつ代金の回収行うかという管理も行います。

より具体的に業務内容を見るならば、商品の販売だけに留まらず、その前の段階である仕入れや在庫管理、販売先のデータ管理や代金の請求、回収といった一連の工程を総合的に管理します。

販売管理システムでできること

販売管理システムを導入することで、「正確な情報管理」と「販売管理業務のさらなる効率化」が可能です。

販売管理システムを導入せず人力で管理した場合、メールやFAXによる受注の手間や、取引先ごとに異なる見積書・請求書のフォーマット管理など、労力は膨大になります。さらに、入力作業も人の手で行わなければならず、それだけ入力ミスが多発しやすいのもデメリットのひとつです。販売情報を一元管理できないため、販売計画が立てにくい点も挙げられるでしょう。

しかし販売管理システムを導入していれば、取引先によって異なるフォーマットもその会社の情報ごと紐づけて管理するため、担当者が間違えることはありません。受注に関しても、紙媒体やメールで来たデータをわざわざ入力するといった手間からも解放されるのです。このようにシステム導入によって、正確な情報管理と業務効率の飛躍的な向上が図れます。

販売管理システムの3つのメイン機能

多彩な機能を有する販売管理システムですが、主な3つの機能を紹介します。業種によって機能の範囲は異なりますが、基本となる機能のため、きちんと把握しておきましょう。

受注管理システム

受注した情報を管理する機能であり、データの入力や印刷、検索などの機能が挙げられます。受けた注文数や宛先など情報を入力する機能を受注入力と呼び、パッケージによって は見積もり情報の自動作成も可能です。

印刷機能は、注文請け書を印刷するだけでなくPDFやExcelへの出力も可能な製品があります。受注情報の検索や一覧表示できる機能や進捗をステータス登録できる受注検索機能、Excelから受注データを取り込む取込機能も受注管理システムにおける機能の一部です。

在庫管理システム

在庫管理システムには、主に検索と棚卸、在庫調整の3つの機能が備わっています。検索機能は、在庫情報を検索して一覧表示する在庫検索、店舗別や商品別などの履歴を検 索できる受払い検索、在庫一覧を出力できる在庫一覧出力を行うことができます。

次に、店舗や倉庫を指定して棚卸を開始する棚卸機能をはじめとして、棚卸結果を入力する機能、ハンディーターミナルによるスキャンで作成したデータを取り込む棚卸実績取り込み機能などが挙げられます。在庫調整機能は、在庫数を実数に合わせて更新する機能や、在庫を償却する機能があります

購買管理システム

購買管理システムは、発注と仕入、出荷と入荷に加えて債務の管理の主に5つの機能があります。

発注に関しては、発注情報の入力や注文書の印刷、発注先や期間を検索する機 能があります。仕入においては、予定情報を入力する仕入予定入力機能、情報を検索でき る機能や仕入を確定して在庫計上する機能などがあり、Excelを経由して仕入データを取り込む機能もあります。

出荷に関する機能には、仕入予定や在庫を基に出荷先ごとに振り分ける振り分け処理機能をはじめ、出荷指示や出荷確定機能、それらを印刷・出力する機能が挙げられるでしょう。同様に、入荷予定や実績を入力する入荷管理に関する機能や、債務を検索したり支払依頼をする機能などが備わっています。

販売管理システムの使い方のFAQ

販売管理システムの使い方に関して、よくある疑問について解説します。システム導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

カスタマイズが必要？

販売管理システムの多くはパッケージ製品が多く導入しやすくなっている一方で、業務や作業者に合わせた画面・機能のカスタマイズが可能な場合も多くあります。もちろん、パッケージのまま使用することも可能ですが、正確性や効率の向上を目的として導入するのであれば、カスタマイズを施した方がより導入の意義が高くなるでしょう。

数量別の単価の設定や複数拠点における在庫の管理など、企業や業種、業務によって要望はさまざまです。デモや打ち合わせを通して自社に合うようなカスタマイズしましょう。

どのくらいの費用がかかる？

販売管理システムには、主にクラウド型とオンプレミス型の2種類が存在します。インターネットを通じて利用するクラウド型は、導入コストもランニングコストも低く、メンテナンスの手間もないため月額数千円〜数万円ほどです。

一方、自社サーバにソフトをインストールするオンプレミス型は、運用も自社で行う必要があるため導入コストやランニングコストなどが高くなりますが、セキュリティの面ではクラウド型より優れています。オンプレミス型や基幹システムと連携している製品であれば、初期費用も合わせて数十万～数百万円と幅広いです。これに加えてシステムの規模やカスタマイズによっても、導入費用は大きく変わります。

販売管理システム導入に際して必要と思われる機能を洗い出した上で、ベンダーに問い合わせてみましょう。また、大まかに算出した予算を基にして、資料請求サイトで一括お問い合わせを行うのもおすすめです。

導入の手順は？

はじめに、導入目的を明確にしましょう。システムを導入することは、あくまでも課題解決の手段ですから、「何のために」「どんな課題を」解決したいのか明確にする必要があります。

目的が定まったら、業種に合ったシステムを検討しましょう。販売管理システムは、その業種に特化した機能を持つ製品が多くあります。製造業向け・卸売業向け・小売業向けなど、その業界・業種に特化したシステムを選定する必要があります。

さらに、販売管理システムを利用する部門の要望を取りまとめましょう。販売管理システムは複数の部門で利用されるため、部門によって求められる要望が異なります。事前に要望をまとめ、要望に沿った機能を搭載した販売管理システムを作り上げましょう。

参考記事：販売管理システムの3つの導入ステップ

まとめ

初めて販売管理システムの導入を検討されている方に向けて、システムの機能や導入手順、ならびに使い方に関してよくある疑問・回答をまとめました。販売管理システムは業種や業態ごとに非常に多くの製品があり、目的や業種、部門ごとの要望をすり合わせて上手く選ぶ必要があります。製品の選び方の記事も参考にして、ぜひ実際の製品もみてみてください。

参考リンク：業種別！ 販売管理システム選定のポイント