販売管理の発注業務とは？業務内容からやり方まで一挙解説！

おさらい！販売管理とは

販売管理とは、商品の受注や仕入から販売そして在庫管理に至るまでの一連の流れを管理することです。販売管理の業務は多岐に渡り、１人のスタッフが販売管理を担当せず、それぞれの業務に対して担当が決まっています。

販売管理の業務フロー

販売管理は以下の業務フローで行われます。

• ・サービスやお金の流れを管理
• ・仕入を管理
• ・在庫管理

各フローについて詳しく解説します。既に業務に携わっている方、これから業務を担当する方、業務フローを改めて確認することで新たな気付きがあるかもしれません。参考にしてみてください。

サービスやお金の流れを管理

販売管理は、全ての企業で行われている販売の全てに関わる作業や処理といった業務を管理することです。その業務は多岐に渡りますが、大きく、「サービス」「お金」の流れを管理することに分けられます。

仕入れを管理

全ての企業は商品やサービスを販売しています。商品を販売するためには「仕入れ」を行う必要があります。仕入れに関わる一連の流れの管理を「仕入管理」と呼んでいます。仕入管理は以下のような流れになります。

●見積り

見積りは、取引を希望する商品の単価や個数、納品日などが細かく記載された書類です。初めて取引を行う際や、商品の単価が変更になった際に交わされます。

●購買契約の締結

仕入先企業と購買契約の締結を結びます。購買に関する条件をあらかじめ決めておくことで後々のトラブルを避けられます。

●発注

注文書を作成し、仕入先へ発注を行います。

●入荷検収

仕入先から商品が納品されると、入荷した商品の確認と数量の確認、そして品質チェックを行います。納品された商品に問題がなければ仕入伝票を作成し、経理へ必要書類を提出します。

●支払い

仕入先から請求書を受け取り、請求書に問題がなければ支払いを行います。支払い後、出金伝票を作成し、該当の取引に対しての消込み作業（注１）を行います。

（注１）：買掛金といったデータを取消す作業。買掛金の支払を行う際、明細と照らし合わせながら消込みを行います。消込みを行うことで、どの買掛金に対しての支払を行ったのか、データ上の買掛金残高と実際に支払を行った金額にズレが生じていないかを把握できます。

在庫管理

在庫管理とは、顧客からの注文に対して欠品することがなく、また、適切な数の商品を維持するための管理を指します。在庫管理は以下の方法で行います。

●在庫受払業務

商品の入出庫があった際に、商品名、単価、数量、金額などを記録します。

●実地棚卸業務

在庫の実数と記録されているデータが一致するかどうかを確認するために、定期的に棚卸しを行います。実数とデータが合致しなければ在庫データを修正します。そして、誤差が生じた原因を究明し、その対策を図ります。

●購買依頼業務

仕入先に適切なタイミングで購買依頼を行います。企業ごとに購買を行うタイミングや発注方法も異なります。「定期発注方式」、「定量発注方式」などが代表的な発注方法です。

販売管理の発注業務の流れとは？

販売管理の発注業務とは、仕入先に対して商品の購買依頼を行うことです。在庫の数を確認し、適切なタイミングで発注業務を行います。発注業務は商品の売れ行きなどを適切に判断し、過剰在庫にならない数量を発注する必要があります。

この業務はミスを犯してしまうと、欠品を招いてしまったり、逆に過剰在庫を招いてしまったりと直接経営にダメージを与えてしまう可能性の高い業務だといえるでしょう。

発注業務は以下の流れで行います。

• １　購買依頼書を作成する
• ２　仕入先を選定する
• ３　見積もりの依頼をする
• ４　発注する
• ５　検品を行い受領書を送付する
• ６　支払いを行う

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

１　購買依頼書を作成する

購買依頼書は、在庫が少なく、補充が必要とされる商品や部品などの購買依頼を行うために作成されます。

２　仕入先を選定する

適切なタイミングで商品を仕入れる必要があるため、購買依頼書をもとに仕入先を選定します。 仕入先を選定するポイントとして、

●納期

仕入先ごとに納期が異なります。納期によって選定する仕入先が変わってくるでしょう。

●発注数量・価格

商品をまとめて発注することで、商品単価や運送費のコストを抑えることが可能です。発注担当者は、適切な数量で発注を行う必要があります。

３　見積もりの依頼をする

仕入先に見積りの依頼を行います。発注数が多い場合などは、商品単価の交渉を見積りで行うことも可能です。見積りを依頼する際には、希望する納品日や支払いの条件などを仕入先に伝えるようにしましょう。

４　発注する

仕入先から見積書を受け取り、内容に問題がなければ注文書を作成します。企業ごとに受注の締切り時間が異なるため、時間に間に合うように注文書を作成し、発注を行う必要があります。

５　検品を行い受領書を送付する

商品の納品後、検品を行います。以下の内容を検品します。

• ■発注した商品に間違いないか
• ■数量は合っているか
• ■商品の品質、破損チェック

検品後、納品書と発注書の数量と金額が合っているか確認します。特に問題がなければ受領書に捺印をし、仕入先へ送付します。

６　支払いを行う

仕入先からの請求書を確認をし、内容に問題がなければ支払いを行います。内容に不備があれば仕入先に問い合わせを行い、確認をとる必要があります。

発注業務行う際のポイント

発注業務をスムーズに行う為に押さえておきたいポイントは以下の２点です。

• 在庫を適切に保つための発注点を知ろう
• 定期発注方式を活用しよう

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

在庫を適切に保つための発注点を知ろう

発注点とは、あらかじめ商品の在庫数を決めておき、在庫数が決められた数を下回った際に、一定量の発注を行うための基準となる数を表します。適切な在庫管理を行うためには、発注点を知ることが大切です。

定期発注方式を活用しよう

定期発注方式とは、あらかじめ、発注を行う間隔を週１回や月１回、というように一定の間隔で決めておき、その時の在庫量や商品の需要量に応じて発注する量を決める方法で需要の変動に対応することができます。発注量 = 予測期間中の予測需要量 - 発注時の在庫量 + 安全在庫量 - 注文残 - 納入残で求められますので是非参考にしてください。

販売管理システムで発注業務を効率的に行える

販売管理の業務は多岐に渡り、さまざまな場面でコストがかかり、また、人的ミスが発生しやすい環境にあります。販売管理システムを導入することで、それぞれの業務を一元管理でき、発注業務を効率的に行うことが可能です。

販売管理システムについてより詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

販売管理業務行い効率化を図ろう！

販売管理業務は煩雑で管理するものが多く、それに伴う業務も人的コストや時間的コストがかかってしまいます。販売管理システムを利用すれば発注業務だけでなく販売管理業務を効率化できます。ご興味のある方は製品をご覧になってみてはいかがでしょうか。