SFAを導入する必要性は？主な役割や失敗しないためのポイントを解説！

SFAの必要性

営業担当者にとって、SFAがなぜ必要とされるのでしょうか。ここでは、SFAの必要性を理解するうえで把握しておくべき４つのメリットを紹介します。

１．業務の効率化

SFAには、営業活動の効率化にかかわるさまざまな機能が備わっています。

報告作業を簡略化でき、目標値と実績値を入力するだけで目標と実績を対比したグラフの自動作成も可能です。さらに企業情報提供サービスを利用すれば、企業の基本情報・プレスリリース・財務状況などを自動取得できます。

効率化につながる機能を利用することにより、取引先企業について把握したうえ戦略を立てられるため、営業活動の効率が上がります。はじめて取引する企業や、休眠状態の企業へ効率的にアプローチすることも可能です。

2．属人化の解消

従来の営業スタイルは属人的なもので、個々の営業担当者が作る人的ネットワークや我流のノウハウに頼っていました。そのため急病や突然の退職の場合には、顧客への対応方法が分からずチームの受けるダメージも大きくなっていました。

また、営業担当者が変わる際は、後任者に今までの経緯やノウハウの記載された引き継ぎ資料を送ります。しかし短い引継ぎ期間内では、細大漏らさず文書化するのは困難です。文書化の不手際が原因で顧客に不適切な対応をしてしまい、信頼関係を損ねてしまう恐れもありました。

SFAを導入すれば、営業活動内容が顧客ごとに記録され、見える化できます。見える化により属人化が解消し、顧客情報や案件の進捗状況を日頃から営業部内で共有可能です。急病や突然退職する場合でも、チームが受けるダメージを最小にできます。引継ぎも容易になるでしょう。

３．ボトルネックの把握

SFAにより、過去の商談履歴から営業部の成功事例を参照できます。現在進行中の商談と比較して、営業プロセスのボトルネック（弱点）を発見することも可能です。

ボトルネックを解消するように業務を行えば、営業成績もアップするでしょう。具体的には顧客ごとに営業コール数・アポイント数・訪問数・セールスした商品数・受注数などを可視化して、ボトルネックを把握します。

４．柔軟な働き方の実現

SFAでは、スマホから顧客情報や案件内容を確認したり、出張先のレストランやカフェから帰社せずに営業報告したりできます。

従来は会社に戻らないと営業報告ができず、移動時間などの無駄が発生していました。また、名刺を紙のまま管理していたため、取引の前に顧客情報を確認するのも困難でした。

SFAを導入すれば柔軟な働き方を実現できるだけでなく、顧客とのコミュニケーションにより多く時間を割けるようになります。また、顧客対応の品質もアップできます。

SFAが果たす３つの役割

SFAは営業活動において、どのような役割を果たすのでしょうか。

１．属人化の解消

従来、営業担当者は外出先からオフィスに戻って、営業日報を書き、上司に報告していました。このような作業をわずかな時間で行っていたため、業務が形骸化しやすく、データの活用も困難だったのです。定例会議によって営業部内での情報共有はできていましたが、報告内容は日報を補足する程度で十分ではありません。

このような背景から、営業活動の実態を可視化するのが難しく、属人化されていました。

SFAを活用すれば、誰でも簡単に進捗状況や商談内容などを記録・管理・閲覧・共有できるようになります。記載内容が統一化されるため、データを分析しノウハウとして活用可能です。また、蓄積した顧客情報と過去の事例から「成功や失敗の要因」を読み取ることもできます。

２．入力やアクセスの負担軽減

スマホやタブレットを使ったクラウド型SFAには、簡単な操作で営業日報を作成できる機能があり、入力や報告の負担を軽減できます。検索機能にも優れ、顧客との打ち合わせの前に必要な情報を確認するのも簡単です。

出張先からでも業務を行えるので、柔軟な働き方や営業の生産性向上を推進したい企業におすすめです。

さらに、SFA導入により浮いた時間を、新規顧客の開拓などの重要な業務に振り分けることも可能です。

３．意思決定の支援

営業部では、上司が部下の営業プロセスをチェックします。受注確度を上げるためのさまざまな取り組みについて意思決定し、適切なアドバイスを与えることもあるでしょう。また、上司が自ら打ち合わせに参加して営業活動に梃入れし、見積もり金額や納期、数量変更の指示を出すこともあります。

SFAではアポイント件数・セールス内容・訪問数・見積金額・成約数なども把握できるため、スムーズに指示を出せるでしょう。

SFAの導入で失敗しないポイント

SFAは、単に導入しただけで営業効率が上がるわけではありません。SFAの導入にはどのような注意点があるのでしょうか。

導入目的を明確にする

「情報共有を迅速にして意思決定のスピードを上げる」「過去の成功事例をもとに営業を行い受注率を向上させる」など、SFAの導入目的を具体的に設定します。導入目的が曖昧だと運用がうまくいかなくなり、最終的なゴールも達成できません。

なお導入目的は「営業報告に労力がかかりすぎている」「属人化が発生し業務の引継ぎを行えない」など、現状の課題をもとに決めましょう。目的が決まったら、社員全員にSFA導入のメリットを周知させ、組織全体で最終的なゴールを目指します。

入力負担に配慮する

操作方法が複雑で営業日報などのデータ入力に手間がかかりすぎると、営業担当者の負担が大きくなるでしょう。営業担当者のストレスが増大し、モチベーションが低下するおそれもあります。SFAを導入するうえでは、操作性を重視しましょう。最初はお試しで利用し、営業担当者からフィードバックをもらうのが理想的です。

また、SFAには入力負担を軽減するために、顧客とのメールを自動登録できたり、他の営業担当者のメールを参照できたりする機能が搭載されています。ただし、多機能すぎるSFAは操作方法も複雑になりがちなので注意しましょう。

SFAを営業活動に活用する際のポイント

SFAを営業活動に活用するには、どのような点に気を付ければよいのでしょうか。

導入目的を具体的にする

SFA導入のゴールは、売上の向上です。営業活動の共有・可視化による効率化や標準化は、あくまでもSFAの役割であって、導入目的ではありません。SFA役割と導入目的を取り違えないように注意しましょう。

導入の際は、自社でどのようにSFAを活用するのか考えなければなりません。そのためには、自社の課題を洗い出す必要があります。

具体的には「営業担当者ごとのスキルに違いがありすぎる」「データ連携がうまくいかず売上を予測できない」などです。考えられる課題を、できるだけ多くピックアップしましょう。そのうえで、どんな情報を共有し可視化すれば課題を解決できるのか考え、SFAの導入目的を明らかにします。

入力項目を最小限にする

はじめてSFAに触れる営業担当者は操作に不慣れなため、入力項目が多すぎるとストレスを感じます。慣れない入力作業に工数がかかりすぎると、継続してSFAを使ってもらえなくなるので注意が必要です。

SFA導入時は、自社にとって不要な項目は削除し、入力箇所を最大限減らしましょう。営業担当者にヒアリングすることで、不要な機能が明確になります。定期的にSFAの設定を見直し、営業担当者に負担がかからないようにしましょう。

なお、SFAは多機能すぎると操作が複雑になるので、誰もが簡単に操作できるものを選んでください。

SFAの必要性を理解し、自社に合ったシステムを導入！

SFAは「業務の効率化」「属人化の解消」「ボトルネックの把握」「柔軟な働き方の実現」のために必要とされます。それぞれ重要な要素であるため、運用の際も意識しましょう。

SFAの導入にあたっては、目的を明確にし、入力負担に考慮して製品を選んでください。管理者側の視点でなく、現場の営業担当者のニーズに充分配慮することが大切です。

SFAの必要性を理解して、自社に合ったシステムを導入しましょう。