ワークフローシステムのセキュリティ対策とは？比較項目や選び方を解説

ワークフローシステムでセキュリティが重視される理由

ワークフローシステムでは、申請内容や添付書類、承認履歴、組織情報などを扱います。まずは、なぜセキュリティ確認が重要なのかを整理し、比較時に見るべき観点を明確にしましょう。

機密情報を含む申請を扱うため

ワークフローシステムには、稟議書や契約書、見積書、経費申請、採用関連の申請など、機密性の高い情報が集まります。部署や役職によって見せるべき情報が異なるため、誰がどの申請を閲覧できるのかを細かく制御する仕組みが欠かせません。

特に、添付ファイルに個人情報や取引条件が含まれる場合は、申請フォームだけでなくファイルの閲覧権限まで確認しましょう。

承認の正確性が内部統制に関わるため

ワークフローシステムは、誰が申請し、誰が承認し、どのタイミングで決裁されたかを記録する役割もあります。承認経路の設定が曖昧だと、本来の承認者を通さずに申請が進むおそれがあります。

内部統制を強化したい企業では、承認経路の固定や代理承認の制限、差し戻し履歴の保存などを確認するとよいでしょう。承認プロセスの透明性は、セキュリティ対策の一部として考えることが重要です。

社外から利用する機会が増えているため

テレワークや外出先での承認が増えると、社外ネットワークやスマートフォンからワークフローシステムへアクセスする場面も増えます。利便性だけを優先すると、不正ログインや端末紛失時の情報漏えいにつながりかねません。

社外利用を想定する場合は、多要素認証やアクセス制限、端末管理、通信の暗号化などを比較しましょう。利用場所が広がるほど、認証と権限管理の重要性は高まります。

参考：テレワークセキュリティガイドライン｜総務省

ワークフローシステムのセキュリティチェック項目

ワークフローシステムを比較するときは、機能の多さだけでなく、情報を守る仕組みを確認することが大切です。ここでは、資料請求や商談時に見ておきたい項目を紹介します。

確認項目	見るべきポイント
権限管理	部署や役職、申請書ごとに閲覧や承認の範囲を制御できるか
承認経路	金額や申請内容に応じて承認者を自動設定できるか
操作ログ	申請や承認、変更、閲覧の履歴を確認できるか
認証機能	多要素認証やシングルサインオンに対応しているか
外部連携	連携先や連携項目を適切に制限できるか

ユーザー権限を細かく設定できるか

セキュリティ確認で最初に見たいのは、ユーザー権限の設定範囲です。管理者や申請者、承認者、閲覧のみの担当者など、役割に応じて操作範囲を分けられるか確認しましょう。

部門別、役職別、申請書別に権限を分けられる製品なら、不要な閲覧や誤操作を抑えやすくなります。退職者や異動者の権限を一括で変更できるかも重要です。

承認経路の制御に対応しているか

承認経路は、ワークフローシステムの安全性を左右する重要な設定です。金額や申請種別、部署、役職に応じて承認者を自動で切り替えられるか確認しましょう。

代理承認やスキップ承認を利用する場合は、利用条件を制限できることが望ましいです。承認者の不在時にも業務を止めず、同時に不正な決裁を防ぐ設計が求められます。

操作ログを確認できるか

操作ログとは、誰が、いつ、どの申請を閲覧・編集・承認したかを記録する履歴です。問題が起きた際に原因を追えるため、監査や社内調査にも役立ちます。

ログの保存期間や検索条件、出力形式を確認しておくと、運用開始後の確認作業がスムーズです。申請データだけでなく、権限変更や設定変更の履歴も残せるか見ておきましょう。

認証機能が十分に備わっているか

社外からの承認やスマートフォン利用を想定する場合は、ログイン時の認証機能も重要です。IDとパスワードだけでなく、多要素認証やシングルサインオンに対応しているか確認しましょう。

従業員の利便性を保ちながら不正ログインを防ぐには、自社の利用環境に合う認証方式を選ぶことが大切です。アクセス元の制限やログイン履歴の確認機能もあわせて見ておくと安心です。

外部連携時の安全性を確認できるか

ワークフローシステムは、会計ソフトや人事システム、グループウェア、電子契約システムなどと連携することがあります。連携範囲が広がるほど、情報の受け渡し方法や管理範囲の確認が重要です。

連携するデータ項目、連携先での権限、認証方式、エラー発生時の対応を確認しましょう。必要な項目に絞って連携できる設計であれば、情報管理の負担を抑えやすくなります。

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ワークフローシステムの情報管理で見たいポイント

セキュリティ対策は、不正アクセスを防ぐだけではありません。日々の申請データをどのように保管し、誰が確認し、どのように復旧できるかまで含めて比較しましょう。

申請書や添付ファイルの管理範囲

ワークフローシステムでは、申請フォームだけでなく、見積書や契約書などの添付ファイルも管理対象になります。申請書の項目ごとに閲覧範囲を分けられるか、添付ファイルのダウンロードを制限できるかを確認しましょう。

機密度の高い申請では、閲覧のみ許可し、編集や出力を制限したい場合もあります。自社の申請内容に合わせて制御できるかが大切です。

保存期間と検索性

承認済みの申請は、後から確認する機会があります。監査や問い合わせ、過去の契約確認などに備え、保存期間や検索条件を確認しましょう。

申請日や部署、申請者、金額、承認者などで検索できると、必要な情報を探す時間を減らせます。保存期間の設定やデータ出力の可否も、社内規程と照らし合わせて確認するとよいでしょう。

バックアップと復旧体制

システム障害や誤操作に備えるには、バックアップと復旧体制の確認が欠かせません。バックアップの頻度や保存場所、復旧までの流れを資料や商談で確認しましょう。

クラウド型を選ぶ場合でも、提供会社に任せきりにせず、自社側でどのデータを控えておくかを決める必要があります。障害時の連絡窓口や対応時間も比較対象です。

個人情報の取り扱い

申請内容によっては、従業員や取引先の個人情報を含む場合があります。個人情報を扱う企業は、取得や利用、保管、削除のルールを明確にし、システム上でも適切に管理できるか確認しましょう。

アクセス権限やログ管理に加え、不要になった情報の削除方法も大切です。社内規程とワークフローシステムの設定を合わせることで、運用の抜け漏れを防ぎやすくなります。

参考：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン｜個人情報保護委員会

ワークフローシステムのセキュリティ重視の選び方

セキュリティ面を重視して選ぶ場合は、一般的な機能比較に加えて、自社の承認ルールや組織変更の頻度を踏まえることが重要です。まずは以下の観点を整理し、各製品の資料で対応範囲を確認しましょう。

■申請範囲を整理する

扱う申請の種類を決めると、必要な権限管理やログ機能を判断しやすくなります。

■承認ルールを確認する

金額や部署、役職ごとの承認経路を洗い出すと、製品比較の軸が明確になります。

■連携先を限定する

必要なシステムから段階的に連携すると、情報管理の複雑化を抑えられます。

■運用担当者を決める

権限変更や申請書追加を管理する担当者を決めておくと、設定の乱れを防ぎやすくなります。

申請内容の機密度から必要機能を決める

最初に、ワークフローシステムで扱う申請の種類を整理しましょう。経費申請が中心なのか、契約稟議や人事関連申請まで含めるのかで、必要なセキュリティ機能は変わります。

機密性の高い申請を扱う場合は、細かな権限管理や承認経路の制御、ログ確認、ファイル管理を重視しましょう。全社利用を想定するなら、部署ごとの閲覧制限も欠かせません。

既存システムとの連携範囲を見る

会計ソフトや人事システムと連携する場合は、どの情報を連携するのかを確認します。必要以上に多くの情報を連携すると、管理対象が広がり、権限設定も複雑になります。

連携によって申請から処理までの効率化を期待できますが、安全性とのバランスが大切です。連携先の利用者や管理者権限まで含めて、運用を設計しましょう。

サポート体制を確認する

ワークフローシステムは、導入時の設定が運用の安全性に直結します。承認経路や権限設定に不安がある場合は、初期設定の支援や導入後の相談体制を確認しましょう。

設定変更が多い企業では、マニュアルやヘルプだけでなく、問い合わせ窓口の対応範囲も重要です。障害発生時や権限設定の見直し時に相談できる体制があると安心です。

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▶申請管理を整えたい企業向けワークフローシステム

ここからは、ITトレンドに掲載されているワークフローシステムの中から、セキュリティや情報管理の観点で比較しやすい製品を紹介します。まずは、部署をまたいだ申請管理を整えたい企業向けの製品です。承認経路や閲覧権限を統一し、申請状況を把握しやすい環境を作りたい場合に候補になります。

▶内部統制を強化したい企業向けワークフローシステム

続いて、承認経路が複雑な企業や、内部統制を意識して申請管理を強化したい企業向けの製品を紹介します。金額や部署、役職ごとに承認ルールが変わる場合は、権限設計や監査ログ、組織変更時の運用方法を確認しましょう。

▶グループウェアと連携したい企業向けワークフローシステム

ここでは、スケジュールや掲示板、社内連絡などのグループウェア機能とあわせてワークフローを使いたい企業向けの製品を紹介します。日常業務の入口と申請承認をまとめたい場合は、ユーザー管理やアクセス権限の設定範囲も比較しましょう。

ワークフローシステムを安全に運用するための対策

ワークフローシステムのセキュリティは、導入時に確認して終わりではありません。運用開始後も、権限や承認経路を見直し、社内ルールを定着させることが大切です。

申請書ごとに閲覧範囲を決める

すべての申請を同じ権限で管理すると、不要な閲覧が発生するおそれがあります。契約や採用、経費、人事関連など、申請書の種類ごとに閲覧範囲を決めましょう。

最初から細かく分けすぎると管理が複雑になるため、機密度の高い申請から優先して設定する方法もあります。運用しながら範囲を見直すと、負担を抑えられます。

異動や退職時の権限変更を徹底する

組織変更や人事異動があると、承認者や閲覧権限も変わります。古い権限が残ったままだと、退職者や異動者が不要な情報を見られる状態になるかもしれません。

人事発令のタイミングに合わせて、管理者が権限を見直す運用を決めましょう。定期的な棚卸しを行うことで、設定漏れの早期発見につながります。

承認ルールを文書化する

システム上の設定だけでなく、社内で承認ルールを共有することも重要です。金額ごとの承認者や代理承認の条件、差し戻し時の対応を文書化しておくと、運用のばらつきを抑えられます。

新しい申請書を追加する際も、同じ基準で設定しやすくなります。担当者が変わっても運用を引き継げる状態にしておきましょう。

定期的にログを確認する

操作ログは、保存するだけでは十分に活用できません。管理者が定期的にログを確認し、不自然な閲覧や設定変更がないかを見ることが大切です。

すべてのログを毎日確認するのが難しい場合は、重要な申請や管理者操作に絞って確認する方法もあります。異常を見つけた際の報告先も決めておきましょう。

参考：サイバーセキュリティ経営ガイドラインと支援ツール｜経済産業省

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ワークフローシステムのセキュリティ対策に関するFAQ

ワークフローシステムを検討する際は、クラウド利用や権限管理、運用ルールについて疑問が出やすいものです。ここでは、セキュリティ面でよくある質問をまとめます。

Q１：クラウド型のワークフローシステムは安全ですか？

クラウド型でも、認証や通信暗号化、権限管理、ログ管理、バックアップなどが整っていれば、安全に運用しやすい環境を作れます。ただし、提供会社の対策だけでなく、自社側の権限設定や利用ルールも重要です。資料請求時には、セキュリティ機能と運用支援の範囲を確認しましょう。

Q２：社外から承認する場合に注意することはありますか？

社外から利用する場合は、多要素認証やアクセス制限、端末紛失時の対応を確認しましょう。公共の無線通信環境や共有端末での利用を避けるなど、利用者向けのルールも必要です。スマートフォン利用を認める場合は、通知内容に機密情報を表示しすぎない設定も確認するとよいでしょう。

Q３：操作ログはどのように活用すればよいですか？

操作ログは、トラブル発生時の調査だけでなく、日常的な抑止にも役立ちます。管理者権限の変更や重要申請の閲覧、承認経路の変更などを重点的に確認しましょう。ログの保存期間や出力方法を把握しておくと、監査や問い合わせ対応の際にも活用できます。

Q４：導入前に準備することは何ですか？

申請書の種類や承認経路、閲覧権限、既存システムとの連携範囲を整理しておきましょう。特に、誰が申請内容を見られるべきかを部署ごとに決めることが重要です。準備内容を資料請求時に伝えると、各製品の対応範囲を比較しやすくなります。

Q５：資料請求では何を比較すればよいですか？

料金や基本機能だけでなく、権限管理や承認経路、操作ログ、認証機能、バックアップ、サポート体制を比較しましょう。自社の申請内容に近い運用例があるかも確認したいポイントです。複数製品の資料を見比べることで、必要なセキュリティ機能を整理できます。

まとめ

ワークフローシステムのセキュリティでは、権限管理や承認経路、操作ログ、外部連携、バックアップを総合的に確認することが大切です。導入後も、異動や申請内容の変化に合わせて設定を見直しましょう。自社に合う製品を選ぶには、複数製品の資料を比較し、必要な機能やサポート体制を確認するのがおすすめです。

ITトレンドでは、ワークフローシステムの資料請求が可能です。セキュリティ面も含めて比較し、自社の申請業務に合う製品を検討してみてください。