内部統制の強化を導入目的としたワークフロー

後を絶たない不適切会計、データ改ざん、横領、隠蔽……

企業の信頼を根底から覆す重大な事件が連続しています。たとえば総合電機メーカーの不適切会計。同社の主力4事業部でそれぞれ膨大な額の粉飾決算が明らかにされ、訴訟の対象となっています。

また、大手化学メーカー子会社によるマンション杭打ち工事によるデータ改ざん事件。同社のみならず業界全体の悪しき慣行として調査が進められています。そのほか、金融機関の一担当者による横領など、不祥事は後を絶ちません。

これら不祥事は刑事罰（懲役）と罰金が科せられ、株主からは責任を追及されます。それ以上に大きいのが、企業の信用やブランド価値が低下して損失を被るレピュテーションリスクです。企業は競争力を失い、回復に大変な時間を必要とします。

不適切会計は小さな粉飾から始まります。たとえば、売上計上時期の前倒し、架空売上げ、飛ばし（損失回し）、水増し請求と売上協力金、架空在庫・棚卸資産の過大計上、キックバック、売上金着服（簿外売上）、商品横流しなどです。これら粉飾を芽のうちに発見し、摘み取る手立てはあるのでしょうか。

内部統制を導入目的としたワークフローの有効性

ワークフローの導入目的として、近年注目されているのが内部統制の強化です。内部統制とは「内部統制報告制度」（日本版SOX法）施行に基づく規制で、今までは上場会社に求められるものとして受け取られていました。しかし、度重なる企業不祥事がきっかけとなり、対象企業が強化することはもちろん、対象となっていなかった企業でも自発的に対応しようとしています。

内部統制の目的は、業務の不正をなくし、適切に遂行されるシステムを確立することにあります。具体的には「業務の有効性および効率性の明確化」「財務報告の信頼性の明確化」「法令の遵守」「資産の保全」です。

これを実現するため、ワークフローは業務の手順を明確にし、その例外をなくすとともにモニタリングします。健全な業務遂行を実現し、企業不祥事発生のリスクを減らします。

たとえば発注業務や購買業務の流れに承認を必要とし、ガラス張りにするとともに工程に例外がないかをチェックします。キックバックや商品の横流しなどの不正行為は、業務フローのブラックボックス化、あるいは承認とチェックが機能していなかったために発生したのです。

出典：金融庁「企業会計審議会 第15回内部統制部会」 http://www.mlit.go.jp/common/000039584.pdf
　　　

内部統制を導入目的としたワークフローの利用手順

内部統制を導入目的としたワークフローの利用は次のステップで進めていきます。

１　製品の選定

ワークフローツールは実に多彩です。それらから自社に適したツールを選定します。ツールにはワークフロー専用タイプと他のシステムを母体にした多機能タイプがあります。内部統制を導入目的とするのであれば、権限設定などのセキュリティ機能や運用後のモニタリング機能が充実している製品を選択しましょう。

２　ルール作り

製品選定とともに内部統制に向けたルール作りを進めます。内部統制では「3点セット」と呼ばれる「業務フロー図」「業務記述書」「リスクコントロールマトリックス」が求められています。このフローをワークフローに落とし込んでシステム化します。3点セットに関しては多くの専門書等が提供されていますので参考にしてください。

３　モニタリング

ワークフロー導入後はモニタリングを開始します。承認が却下されたフローの原因や傾向を調べ、不正を早期に発見し、対策を打っていきます。

まとめ　−ワークフローだけでは完璧ではない

ワークフローだけでは内部統制を完璧に遂行できるわけではありません。しかし、ルールの完成度を高めるツールとして極めて有効です。提供するサービス提供事業者にも相談し、ルール作りに取り組んでいきましょう。

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