内部統制の強化におけるワークフローの重要性とは？導入プロセスも！

内部統制とは

内部統制とは、企業が業務適正を保つために行うべきとされている仕組み作りを指します。近年では、2007年9月30日に「内部統制報告制度」（日本版SOX法）が施行され、内部統制に関する規制が強化されました。

たとえば、発注業務や購買業務に承認を挟み、購入までの流れを見える化します。これを疎かにすると、キックバックや商品の横流しなどの不正行為が発生します。業務フローのブラックボックス化、あるいは承認とチェックが機能していないと、企業は常に内部からの不正のリスクを抱えることになります。

ですので、こういった申請や承認が絡むを仕組み化する必要があり、ワークフロー策定が重要となっていきました。

参照：「企業会計審議会 第15回内部統制部会」｜金融庁

内部統制強化の必要性 ～不適切会計・データ改ざん事件～

近年、企業の内部統制が取れていないことが原因で起きた事件が世間を賑わせています。

不適切会計事件

総合電気メーカーが不適切会計で問題となりました。同社の主力4事業部でそれぞれ膨大な額の粉飾決算が明らかにされ、訴訟の対象となっています。

データ改ざん事件

大手化学メーカー子会社によるマンション杭打ち工事によるデータ改ざんが問題となりました。この会社のみではなく、業界全体の悪しき慣行として調査が進められています。

これら不祥事は刑事罰（懲役）と罰金が科せられ、株主からは責任を追及されます。それ以上に大きいのが、企業の信用やブランド価値が低下して損失を被るレピュテーションリスクです。企業は競争力を失い、回復に大変な時間を必要とします。

不適切会計は小さな粉飾から始まります。たとえば、売上計上時期の前倒し、架空売上げ、飛ばし（損失回し）、水増し請求と売上協力金、架空在庫・棚卸資産の過大計上、キックバック、売上金着服（簿外売上）、商品横流しなどです。

ワークフローシステムでより良い内部統制構築

ワークフローシステムを活用することで企業における業務の流れを明確化できる上、業務の見える化もできます。以下では、ワークフローシステムがどのように内部統制構築に役立つのかを解説していきます。

そもそもワークフローとは

ワークフローとは、申請や承認といった業務上の手続きを明確化し業務効率化を図るものです。ワークフローを明確すれば、申請者も承認者も次に何をすればいいのかわかるため業務の効率化に繋がります。また、業務の見える化にもつながり、会社内により良い内部統制を構築できます。

ワークフローは流れを定義し、それに沿って従業員が情報の受け渡しをしますが、昨今ビジネス界隈に浸透しつつあるワークフローシステムを使えばこれらの流れをより正確・効率的にできます。

具体的なワークフローシステムの役割は以下の通りです。

• 1.申請書類を電子化
• 2.定義したフローに沿って承認者・決裁者に自動で情報を配達
• 3.決済済みの申請書を自動でデータ化して保存

ワークフローシステムについて詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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ワークフローシステム活用のメリット

ワークフローシステムを活用することより、どんなメリットがあるのか簡単に紹介していきます。

• ●内部統制・セキュリティの強化
• ●コスト削減
• ●フローの明確化による業務効率の上昇
• ●申請・承認のスピードが上がる

システム活用のメリットに関してもっと知りたいという方は以下の記事を参照してください。

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内部統制を目的としたワークフローシステムの導入・運用フロー

より良い内部統制の構築を目的にワークフローシステムの導入・運用する場合は、以下のステップで進めていきます。

１．製品の選定

ワークフローシステムは実に多彩です。それらから自社に適したツールを選定します。ツールにはワークフロー専用タイプと他のシステムを母体にした多機能タイプがあります。内部統制を導入目的とするのであれば、権限設定などのセキュリティ機能や運用後のモニタリング機能が充実している製品を選択しましょう。

製品の選び方については以下の記事を参照してください。

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２．ルール作り

製品選定とともに内部統制に向けたルール作りを進めます。内部統制では「3点セット」と呼ばれる「業務フロー図」「業務記述書」「リスクコントロールマトリックス」が求められています。このフローをワークフローに落とし込んでシステム化します。3点セットに関しては多くの専門書等が提供されていますので参考にしてください。

３．モニタリング

ワークフローシステム導入後はモニタリングを開始します。承認が却下されたフローの原因や傾向を調べ、不正を早期に発見し、対策を打っていきます。

徹底した製品比較をしてからワークフローシステムを導入しよう

ワークフローシステムだけでは内部統制を完璧に遂行できるわけではありません。しかし、ルールの完成度を高めるツールとして極めて有効です。ですので、製品を検討する際は、製品比較・選び方を確認して、自社に合った製品を導入し、ルール策定に取り組んでいきましょう。

ワークフローシステムの選び方を知りたい方はぜひ以下の記事をご覧ください。

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