内部統制の強化に向けたワークフローの重要性 | システム運用までのプロセスも紹介

内部統制強化の必要性 ～不適切会計・データ改ざん事件～

近年、企業の内部統制が取れていないことから、あらゆる事件が世間を賑わすことがあります。

不適切会計事件

総合電気メーカーが不適切会計で問題となりました。同社の主力4事業部でそれぞれ膨大な額の粉飾決算が明らかにされ、訴訟の対象となっています。

データ改ざん事件

大手化学メーカー子会社によるマンション杭打ち工事によるデータ改ざんが問題となりました。この会社のみではなく、業界全体の悪しき慣行として調査が進められています。

これら不祥事は刑事罰（懲役）と罰金が科せられ、株主からは責任を追及されます。それ以上に大きいのが、企業の信用やブランド価値が低下して損失を被るレピュテーションリスクです。企業は競争力を失い、回復に大変な時間を必要とします。

不適切会計は小さな粉飾から始まります。たとえば、売上計上時期の前倒し、架空売上げ、飛ばし（損失回し）、水増し請求と売上協力金、架空在庫・棚卸資産の過大計上、キックバック、売上金着服（簿外売上）、商品横流しなどです。これら粉飾を芽のうちに発見し、摘み取る手立てはあるのでしょうか。

ワークフローシステムで内部統制をとることの重要性

企業の内部統制を図るためには、ワークフローシステムの活用が重要です。

内部統制とは

内部統制とは、企業が業務適正を保つために行うべきとされている仕組み作りを指します。近年では、2007年9月30日に「内部統制報告制度」（日本版SOX法）が施行され、内部統制に関する規制が強化されました。

たとえば、発注業務や購買業務の流れに承認を必要とし、ガラス張りにするとともに工程に例外がないかをチェックします。 これを疎かにすることで、キックバックや商品の横流しなどの不正行為が発生します。業務フローのブラックボックス化、あるいは承認とチェックが機能していなかったことが要因となります。

ですので、こういった申請や承認が絡むを仕組み化する必要があり、ワークフローシステムが重要な存在となっていきました。

出典：金融庁
「企業会計審議会 第15回内部統制部会」

そもそもワークフローとは

ワークフローとは、内部統制を目的とした仕組みで、各種の申請や承認といった業務上の手続きを電子化し業務効率化を図ったものです。

そして、企業の「業務の有効性および効率性の明確化」「財務報告の信頼性の明確化」「法令の遵守」「資産の保全」を実現するために、ワークフローシステムを活用し業務の手順を明確にし、その例外をなくすとともにモニタリングします。

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ワークフローシステム活用のメリットとは

ワークフローシステムを導入することで、以下のようなメリットがあります。

• ●内部統制・セキュリティの強化
• ●コスト削減
• ●申請・承認のスピードが上がる

メリットに関する詳細は以下の記事を参照してください。

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内部統制を目的としたワークフローシステムの導入・運用フロー

内部統制を目的としたワークフローシステムの導入・運用は次のステップで進めていきます。

１．製品の選定

ワークフローシステムは実に多彩です。それらから自社に適したツールを選定します。ツールにはワークフロー専用タイプと他のシステムを母体にした多機能タイプがあります。内部統制を導入目的とするのであれば、権限設定などのセキュリティ機能や運用後のモニタリング機能が充実している製品を選択しましょう。

２．ルール作り

製品選定とともに内部統制に向けたルール作りを進めます。内部統制では「3点セット」と呼ばれる「業務フロー図」「業務記述書」「リスクコントロールマトリックス」が求められています。このフローをワークフローに落とし込んでシステム化します。3点セットに関しては多くの専門書等が提供されていますので参考にしてください。

３．モニタリング

ワークフローシステム導入後はモニタリングを開始します。承認が却下されたフローの原因や傾向を調べ、不正を早期に発見し、対策を打っていきます。

ワークフローシステム導入の際はしっかりと製品比較を

ワークフローシステムだけでは内部統制を完璧に遂行できるわけではありません。しかし、ルールの完成度を高めるツールとして極めて有効です。ですので、製品を検討する際は、提供するサービス提供事業者にも相談し、自社に合った製品やルール策定に取り組んでいきましょう。

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