管理部門の業務過多の状況と対策
人事、経理、総務といった管理部門は企業が活動する上でなくてはならない部門です。ただ、中小規模の企業では営業活動に人的リソースの比重を置くことが多く、管理部門は少数、または経営者が対応するケースも少なくありません。基本的に業務負担と人員の増加が比例しますので、企業が好調で拡大をしていく一方で、管理部門が業務過多で悲鳴をあげている…という話もよく聞きます。
対策としては以下の3つが挙げられます。
- システムの導入及び入れ替え
- システムは導入することで業務を効率化及び自動化できるメリットがある一方、設備投資にコストがかかるケースが多く、最適なシステム要件を定義するために時間をかける必要があります。
また、仕様にはないイレギュラー対応には弱いという特徴もあります。 - 体制の見直し及び人員追加
- 企業にとって最適な体制が用意できれば永続的なパフォーマンスが期待できます。加入した方がパフォーマンスを発揮するための期間とコストを考えると人的リソースにある程度の余裕がなければできません。
- 業務アウトソーシング
- 業務の専門家に対応してもらうことで、社内のリソースを使用せずに求める成果を得ることができます。
コストも依頼する業務量と範囲で変わるので、“足りない人手をお金で買う”という考え方をすれば非常に効率的な対策です。ただ、デメリットとしては外部委託になるので社内にナレッジは残らず、コストも一定額が委託をしている限りはずっとかかるということが挙げられます。（ランニングコストをデメリットととらえるかは企業によって異なってきます）
上記3つの対策を時間（即効性）と初期コストの観点で見比べると、業務アウトソーシングがこの中では導入検討がしやすいといえます。
管理部門のアウトソースは何から始めるか
管理部門の業務アウトソーシングサービスには様々な種類があります。その中でも経理業務はアウトソースがしやすいと言われています。以下３つの理由を紹介します。
業務のスケジュールが決まっている
出納管理、記帳、支払処理など、経理の業務はどの企業においても共通しているものが多く、また月間年間のスケジュールもどの会社においてもある程度は同じなので外部に出しやすいという特徴があります。
業務が専門的
経理の業務には専門的な知識が必要なものが多く、知識がある社員の採用はコストもかかります。また数字のミスは企業に損害を及ぼす可能性があるので高い正確性が求められます。
アウトソーシング会社のプロに任せることによってリスクの低減が可能になるだけでなく、法改正などの変化にも柔軟に対応してもらえます。
サービスのバリエーションが多い
管理部門の中でも経理分野はアウトソーシングの歴史が長く、専門会社が多く存在するという特徴があります。よって、サービスも充実しており経理業務を丸ごとアウトソースするのか、あるいは一部分のみアウトソースするのかなどの融通がききます。（例：記帳代行のアウトソーシング）
経理代行の詳細を見てみたい方は以下の記事がおすすめです。提供企業によるサポート内容の違いや価格などを比較して紹介しています。
アウトソーシングの先に目指すもの
アウトソーシングの活用においては管理部門をどうするかによって方向が変わってきます。
A.継続活用
アウトソーシングにかかるランニングコストは必要経費として捉え、経営資源をその他の対象に投資する
B.内製化を見据えた活用
リソースの関係でアウトソースはするものの、いずれは内製化をするつもりなので専門家からノウハウを吸収する
企業の状態、計画によってこれらは分かれるところです。Aなら業務全般をアウトソースするかたちになりますし、Bなら社内に担当を置いてアウトソーシング会社の窓口対応を任せて知識を蓄えていく必要があります。
管理部門をこの先どうしていくか？この点を考えた上で、専門会社に一度相談してみてはいかがでしょうか？
