ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■乗り換えの目的別
- 法改正や新しい勤務制度への対応：e-就業OasiS、 CYBER XEED就業、EnCollabo、奉行Edge 勤怠管理クラウド
- 給与計算や人事システムとの連携強化：e-就業OasiS、キンタイミライ、EnCollabo、奉行Edge 勤怠管理クラウド
- 保守費用や運用負担の見直し：楽楽勤怠、 CYBER XEED就業
- ■移行支援の内容別
- 社員情報の登録代行あり：TIMEVALUE、follow Smart Touch
- 初期設定の支援あり：e-就業OasiS、楽楽勤怠、キンタイミライ、 CYBER XEED就業、ミナジン勤怠管理、EnCollabo
就業管理システムの乗り換えを検討するタイミング
就業管理システムは、導入時には自社に適していても、働き方や法令、社内のシステム構成の変化によってあわなくなる場合があります。次のような状況が見られたら、乗り換えを検討するタイミングといえます。
法改正や新しい勤務制度に対応しにくい
法改正や社内制度の変更に現行システムが対応しにくい場合は、乗り換えを検討するきっかけとなります。例えば、フレックスタイム制やテレワークを新たに導入した際に、集計ルールを設定できないケースがあります。
システムで対応できない部分を手作業で補うと、集計ミスや確認作業の増加につながる可能性があります。今後予定している制度変更もふまえ、現行システムの設定変更で対応できるのか、乗り換えが必要なのかをベンダーに確認しましょう。
他システムとの連携に手間がかかる
給与計算や人事管理のシステムを入れ替えた結果、就業管理システムとの連携に手間がかかるようになるケースもあります。毎月CSVファイルを加工してから取り込んでいる場合は、作業時間と転記ミスのリスクが生じます。
連携先との間でデータを自動で受け渡せる製品へ乗り換えると、こうした作業を減らせる可能性があります。乗り換え先を選ぶ際は、現在利用している給与計算ソフトや人事システムとの連携実績や方法を確認しましょう。
保守費用や運用の負担が重くなっている
保守費用の値上げやサーバの老朽化、製品のサポート終了の予定などをきっかけに乗り換えを検討する企業もあります。オンプレミス型では、機器の入れ替えにあわせて運用方法を見直す機会が生まれます。
クラウド型へ乗り換えると、サーバの管理や更新作業を提供会社に任せられる一方、月額費用が継続して発生します。現行システムの保守費用や社内の管理工数と、乗り換え後の費用を同じ期間で比べたうえで判断しましょう。
乗り換え前に決めておきたい3つのこと
就業管理システムの乗り換えでは、新しい製品を選ぶ前の準備が重要です。現行システムの課題と新システムへの要件、移行するデータの範囲、切り替え時期の3つを先に決めておくと、製品の比較や移行作業を計画的に進められます。
現行システムの課題と新システムへの要件
最初に、現行システムで困っている点を具体的に書き出します。管理部門だけでなく、現場の従業員や承認者からも意見を集めると、見落としていた課題に気づける場合があります。例えば「申請の承認に時間がかかる」「スマートフォンから打刻できない」といった声です。
課題をもとに、新システムに必要な機能を「必須」と「あれば望ましい」に分けて整理しましょう。現行システムで使えている機能が乗り換え先で使えなくなることもあるため、今の機能の一覧も作っておくと比較の際に役立ちます。
移行するデータの範囲
次に、新システムへ移行するデータの範囲を決めます。代表的なものは、従業員の基本情報や所属、勤務パターン、有給休暇の残日数、過去の勤怠記録です。打刻用のICカードの番号など、打刻機器にひもづく情報も対象となる場合があります。
過去データを全期間分移すのか、直近の一定期間のみを移すのかで作業量は大きく変わります。現行システムからどの形式でデータを出力できるか、新システムがどの形式で取り込めるかを確認し、項目の対応表を作成しておくと移行作業が円滑に進みます。
切り替え時期
切り替え時期は、給与計算の締め日や繁忙期を避けて設定することが大切です。月の途中で切り替えると、1か月分の勤怠が2つのシステムに分かれ、集計が複雑化する可能性があります。
締め日の翌日や年度の始まりなど、区切りのよい時期を選ぶとデータの境目がわかりやすくなります。設定や検証、従業員への説明にかかる期間も逆算し、余裕を持ったスケジュールを立てましょう。旧システムの契約終了日との重なりも確認が必要です。
就業管理システムを乗り換える手順
準備が整ったら、新システムの選定から本番の切り替えまでを順に進めます。特に重要なのは、旧システムと新システムを一定期間同時に動かし、集計結果に差がないかを確かめる工程です。具体的な手順を見ていきましょう。
1. 乗り換え先の選定と初期設定
整理した要件をもとに乗り換え先を選定し、契約後に初期設定を行います。就業規則や勤務パターン、承認ルート、休暇の種類などを新システムに登録していく作業です。
設定内容が現行システムと異なると、切り替え後に集計結果が変わる原因となります。現行の設定内容を書き出したうえで登録し、不明点はベンダーに確認しましょう。初期設定の支援やデータ移行の代行の有無は製品によって異なるため、契約前に範囲を確かめておくことが大切です。
2. 並行稼働による差分の確認
初期設定が終わったら、旧システムと新システムを並行して稼働させ、同じ期間の勤怠を両方で集計します。並行稼働とは、新旧のシステムを同時に動かして結果を比べる期間のことです。
残業時間や深夜労働、休日出勤の時間、有給休暇の残日数などに差がないかを確認し、差があれば設定を見直します。少なくとも1回分の締め処理を並行して行うと、月末特有の処理の違いにも気づきやすくなります。差分の内容と対応結果は記録し、関係者で共有しておきましょう。
3. 本番切り替えと社内への周知
差分がないことを確認できたら、本番の切り替えを行います。従業員には、切り替え日や新しい打刻方法、申請の手順を事前に案内し、操作マニュアルや問い合わせ先を用意しておきましょう。承認者となる管理職向けに、承認や修正の操作を説明する機会を設けることも有効です。
切り替え直後は打刻漏れや操作に関する問い合わせが増える可能性があります。問い合わせ内容を記録して社内で共有し、よくある質問としてまとめておくと、特定の担当者に対応が集中することを避けられます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で勤怠管理・就業管理の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
乗り換え時のデータ移行で注意したい点
就業管理システムの乗り換えで特に慎重に扱いたいのが、法令や給与に関わるデータの移行です。データに誤りがあると、有給休暇の付与や給与計算に影響する場合があります。移行時に確認しておきたい点を整理します。
有給休暇の残日数と付与の履歴
有給休暇のデータは、残日数だけでなく付与日や付与日数、取得の履歴まで移行できるかを確認しましょう。年次有給休暇には2年の時効があり、付与された時期ごとに残日数を管理する必要があるためです。
年10日以上付与される従業員には年5日の取得義務もあるため、移行後に取得日数が正しく引き継がれているかの確認も欠かせません。移行後は従業員ごとの残日数を旧システムと照合し、差がないかを確かめましょう。
保存期間が定められた勤怠記録の扱い
出勤簿やタイムカードなどの労働時間の記録は、労働基準法により5年間の保存が定められています。ただし、経過措置として当分の間は3年間とされています。
乗り換えの際に過去の記録を新システムへ移さない場合は、旧システムからデータを出力して保管するなど、保存期間中に参照できる方法を用意しておく必要があります。旧システムの解約後にデータを取り出せなくなる場合もあるため、解約前に出力の方法と期限を確認しましょう。
移行作業中のエラーへの備え
データ移行では、文字コードの違いによる文字化けや、項目の対応づけの誤りによる一部データの欠損、重複登録などが起こる場合があります。移行前には、旧システムのデータのバックアップを取得しておきましょう。
取り込み後は件数や合計値を旧システムと照合し、エラーが出た場合は原因を記録してから再実行します。作業手順と確認結果を文書に残し、複数の担当者で共有しておくと、担当者が不在のときにも状況を把握できます。
乗り換え先として比べたい就業管理システム一覧
この記事で紹介する就業管理システムの特徴を一覧にまとめました。法改正への対応や外部連携、導入時の支援内容を比べる際の参考にしてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 楽楽勤怠 | 月額費用にバックアップやバージョンアップ、サポートの利用料を含むクラウドサービス。専任サポートによる約3か月間の導入支援があります。 |
| キンタイミライ | 専任コンサルタントが調査・設定導入・運用を支援する勤怠管理システム。柔軟なカスタマイズで独自の就業ルールにも対応します。 |
| e-就業OasiS | 法改正に迅速・無償で対応するクラウド型勤怠管理システム。導入前から専任サポートが付き、SmartHRや主要な給与ソフトと連携できます。 |
| CYBER XEED就業 | 担当SEが就業規則にあわせて設定を行うクラウド型の勤怠管理サービス。法改正には定期的なバージョンアップで対応します。 |
| ミナジン勤怠管理 | メーカー側がシステムの初期設定作業を代行する勤怠管理システム。PCログの取得による客観的な労働時間の把握にも対応します。 |
| EnCollabo | シフト制やフレックス、変形労働制に対応。給与奉行や弥生給与、PCA給与と連携でき、操作レクチャーや設定代行のサポートがあります。 |
| TIMEVALUE | 勤怠管理から給与計算、Web明細までを一気通貫で支援。初期設定や社員情報の登録などの設定代行サービスが用意されています。 |
| follow Smart Touch | タブレットを打刻機にしてICカードで打刻する勤怠管理システム。社員情報の登録代行や初期設定の支援サービスがあります。 |
| 奉行Edge 勤怠管理クラウド | 打刻や申請から勤怠分析までをデジタル化するクラウドサービス。追加コストなしの法令対応や、給与計算との連携に対応します。 |
移行時の支援を受けられる就業管理システム
ここでは、初期設定の支援や法改正への対応、給与計算との連携など、乗り換えの際に確認したい要素を備えた就業管理システムを紹介します。支援の範囲は製品や契約内容によって異なるため、見積もりの段階で確認しましょう。
楽楽勤怠
- 豊富な機能で自社の運用ルールに合わせてカスタマイズ
- 専任サポートで最適な運用方法や業務フローをご提案
- 誰もが使いやすいシンプルなデザインで直観的に操作可能
株式会社ラクスが提供する「楽楽勤怠」は、クラウド型の勤怠管理システムです。豊富な機能を自社の運用ルールにあわせて設定でき、時間外労働の上限規制や年5日の年次有給休暇の取得といった働き方改革関連法にも対応しています。月額費用にはシステム利用料のほか、データバックアップやバージョンアップ、サポートの利用料が含まれ、初期費用は別途発生します。導入時は専任サポートが約3か月間支援し、運用方法や業務フローの提案も受けられます。給与計算システムとの連携にも対応しています。
キンタイミライ（旧バイバイ タイムカード）
- 選択自由！iPad、スマホ、パソコン等多種多様なタイムレコーダー
- 実現します！柔軟なカスタマイズで独自ルールやニーズへも対応
- 失敗しません！専任コンサルタントによる調査・設定導入・運用
株式会社ネオレックスが提供する「キンタイミライ（旧バイバイ タイムカード）」は、多様なタイムレコーダーから選べるクラウド型の勤怠管理システムです。iPadやスマートフォン、パソコンなどを打刻端末として利用でき、柔軟なカスタマイズで独自の就業ルールやニーズにも対応します。導入時は専任コンサルタントが調査から設定、運用までを支援するため、社内の設定作業の負担を抑えながら乗り換えを進めたい企業で検討しやすい製品です。36協定の時間管理機能を備え、給与計算システムとの連携にも対応しています。
e-就業OasiS
- PCログ取得で、打刻レスで勤怠管理運用が可能！
- 勤務実績と合わせてプロジェクト毎の工数管理が可能！
- お客様固有のご要望には、カスタマイズ開発にも可対応可能！
株式会社ニッポンダイナミックシステムズが提供する「e-就業OasiS」は、豊富な標準機能で多様な要望に対応するクラウド型の勤怠管理システムです。法改正には迅速かつ無償で対応しており、36協定や年次有給休暇の5日取得義務などにも対応しています。導入前の選定段階から専任サポートが相談に応じ、評価環境での操作やデータ入力も一緒に進める体制です。SmartHRやカオナビとの従業員データ連携、弥生給与や給与奉行などの給与ソフトとの連携に対応しており、PCログを活用した打刻レスの運用も可能です。
CYBER XEED就業
- 20年以上にわたり勤怠管理サービスを提供してきた実績！
- 安全・安心のクラウドサービス！
- 専門知識豊富なスタッフがしっかりサポート！
アマノビジネスソリューションズ株式会社が提供する「CYBER XEED就業」は、勤務データをWeb上でタイムリーに確認できるクラウド型の勤怠管理サービスです。導入時は、担当SEが顧客の就業規則や要望にあわせて設定を行います。法改正には定期的なバージョンアップで対応し、給与計算との連携機能も備えています。クラウドで提供されるため、サーバの管理を自社で担う負担を抑えたい企業の選択肢の一つです。専門知識を持つスタッフによるサポート体制も用意されています。
ミナジン勤怠管理 （株式会社kubellパートナー）
- PCログ（Win/Mac）取得可能
- 客観的打刻の実現（厚労省ガイドライン準拠）
- システム初期設定作業を代行
EnCollabo （株式会社ニックス）
- 定刻勤務に加えシフト制やフレックス、変形労働制などに対応
- 給与奉行や弥生給与、PCA給与などの給与計算システムと連携
- 操作レクチャーや設定代行などのサポートが充実
TIMEVALUE （株式会社シスプロ）
- オフィスにQRコードを設置すれば即座に読取⇒アクセス⇒打刻可能
- 「日別」「個人別」など多様な軸でのデータ集計機能を搭載
- 正社員やアルバイトなど就業形態に合わせたシフト管理に対応
follow Smart Touch （NTTドコモソリューションズ株式会社）
- 打刻状況をリアルタイムに把握・ボタン一つで集計
- 表計算ソフト感覚で簡単にシフトを作成
- 60日間もの無料お試し利用が可能
奉行Edge 勤怠管理クラウド （株式会社オービックビジネスコンサルタント）
- 追加コストゼロで確実な法令対応！
- テレワークや時差出勤などの「変化する働き方」への対応力！
- 勤怠管理から給与計算までの人事労務業務のシームレスな連携！
まとめ
就業管理システムの乗り換えは、現行システムの課題と要件、移行するデータの範囲、切り替え時期を先に決めてから進めることが大切です。並行稼働で集計結果の差分を確認し、有給休暇の残日数や保存期間が定められた勤怠記録を確実に引き継ぎましょう。乗り換え先を選ぶ際は、データ移行や初期設定の支援内容も比較のポイントです。複数の製品を資料請求し、自社の乗り換え計画にあう製品を検討してみてください。
