名刺管理はクラウドで。セキュリティ対策を解説！

セキュリティは安全？クラウドでの名刺管理は問題ないのか

名刺は個人情報です。取り扱いを間違えれば法律に触れたり、顧客からの信頼を失ったりするおそれがあります。では、クラウドで名刺管理することはセキュリティ面で問題ないのでしょうか。

基本的に個人情報保護法違反ではない

個人情報保護法（2020年１月７日公布）では、本人の同意なく個人情報を第三者に提供することは許されていません。一見、個人情報の塊である名刺をクラウドで管理することは、第三者であるクラウドサービスの事業者に個人情報を無断で提供しているように感じるでしょう。

しかし実際は、クラウドサービスの事業者はサーバを管理するだけで、サーバ内の名刺情報は一切取り扱えない契約になっています。そのため、クラウドで名刺管理することは個人情報保護法違反にはあたりません。

ただし、名刺情報を電子化する際、入力代行サービスを利用するなら注意が必要です。サービス事業者に名刺を渡して入力してもらうことになるため、第三者に個人情報を提供していると見なされるおそれがあります。利用前によく確認しておきましょう。

クラウドでの名刺管理はセキュリティのメリットが多い

現在は、クラウドで名刺管理することはメジャーになりつつあります。それは、クラウドでの名刺管理はセキュリティ面においてもメリットがあるからです。

クラウドに名刺情報をまとめておくと、端末やUSBの中にデータを残さずに済みます。万が一、端末を紛失しても情報漏洩の可能性は低く、名刺情報はクラウド上に管理されているため社内から消滅することはありません。

さらに、名刺管理を個人に委ねるよりクラウドで一元管理したほうが、社員が名刺情報を持ち出しにくくなるでしょう。内部不正を防ぐ、といった観点でもクラウドの利用はおすすめできます。

クラウド型名刺管理ソフト・アプリのセキュリティ対策とは？

クラウド型名刺管理ソフトか名刺管理アプリを利用するのが一般的でしょう。そこで、ここではクラウド型名刺管理ソフトやアプリでは、どのようなセキュリティ対策がされているのかご紹介します。

プライバシーマーク取得

プライバシーマークとは、一般財団法人日本情報経済社会推進協会が個人情報を適切に取り扱っている企業に対して付与するマークのことを指します。Pマークと略されます。Pマークを取得するには、厳しい条件をクリアして審査に合格する必要があります。具体的には、PMSという個人情報を保護するための仕組みに基づいて、個人情報を取り扱っていなければ審査に通りません。

また、Pマーク取得後もPMSを運用し続けなければならないため、審査合格時と同じセキュリティが保たれることになります。以上のことから、Pマークを取得している事業者は、個人情報の取り扱いについて信頼度が高いといえるでしょう。

データセンターの入退出管理

データセンターとは、サーバなどのIT機器を設置して管理するための物理的な施設のことを指します。クラウド型名刺管理ソフト・アプリの場合、サービス事業者がサーバを管理しますが、データセンターにサーバを置いています。つまり、ユーザーは間接的にデータセンターを利用していることになるのです。

そのデータセンターは、モニター管理や生体認証などのセキュリティが充実し、入退出を徹底的に管理されています。サーバへの物理的な攻撃を防ぎ、安全性が高いです。

通信の暗号化

サーバ自体のセキュリティだけを強化していても、データをやりとりしている途中に通信内容が盗み見されていては意味がありません。そこで必要となるのがSSLです。

SSLとは、ブラウザとサーバ間の通信をすべて暗号化することで通信途中のデータを守る方法を指します。もし通信途中のデータが漏洩するようなことがあっても、そのデータは暗号化されているため解読できず、悪用される可能性が低くなります。

名刺管理アプリのセキュリティ対策については、以下の記事で詳しく解説しています。

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クラウド型名刺管理ソフトで、個人情報を守ろう！

クラウドで名刺管理をすることは、セキュリティ面でもおすすめできます。アナログでの管理では端末の紛失や内部不正が生じやすく、情報漏洩の危険性が高いです。

クラウドの名刺管理ソフトであればサーバや通信内容に対してセキュリティ対策が施され、安心して名刺情報を預けられます。Pマークを取得しているソフトやアプリであれば、より信頼度が高いため、よく比較検討し導入しましょう。

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