名刺管理はクラウドで。セキュリティ対策を解説！

名刺管理で気をつけたい個人情報の取扱い

名刺は個人情報です。取扱を間違えれば法律に触れたり、信頼を失ったりする恐れがあります。適切に管理するために基本を知っておきましょう。

個人情報と個人情報保護法

そもそも個人情報とは何を指すか知っているでしょうか。法律上では、個人情報とは生存する個人に関する情報であり、特定の個人を識別できるものと定義されています。個人を識別できる情報とは、氏名・性別・生年月日の他にも、職種や肩書きなどの属性に関する情報なども含まれます。すなわち、名刺に記載されている内容は個人情報にあたるということです。

これらの個人情報の悪用を防ぐために定められている法律が個人情報保護法です。2017年には改正個人情報保護法が全面施行され、法律の適用範囲が拡大されました。適用範囲が「取扱件数に関係なく個人情報をデータベースで管理している事業者」となったため、ほとんどの企業が個人情報保護法の対象となりました。もし個人情報保護法に従わずに、適切な管理を行わなかった場合は、事業者に対して刑罰が科されることになります。

クラウドで管理して問題ないのか

改正個人情報保護法では、本人の同意なく個人情報を第三者に提供することは許されていません。個人情報の塊である名刺データをクラウドで管理することは、一見、第三者であるクラウドサービスの事業者に個人情報を無断で提供しているように見えるでしょう。

しかし実際は、クラウドサービスの事業者はサーバの管理をするだけで、サーバに保管された個人情報に関しては一切取扱わない契約になっています。そのため、クラウドの名刺管理ツールを利用することは個人情報保護法違反にはあたりません。ただし、名刺の入力代行サービスを利用する場合には注意が必要です。入力代行は個人情報の業務委託に該当するため、第三者に個人情報を提供していると見なされる可能性があります。

クラウド型名刺管理のセキュリティ対策方法

各ベンダーでさまざまな対策をとっている。確認しましょう。全部が揃う必要はないですが、気になるところはベンダーに確認することがおすすめです。

プライバシーマーク取得

プライバシーマークとは、一般財団法人日本情報経済社会推進協会が個人情報を適切に取扱っている企業に対して付与するマークのことを言います。Pマークと書かれることもあります。Pマークを取得するには、厳しい審査に合格する必要があります。そもそも、Pマークに申請する段階で、条件を満たした個人情報保護マネジメントシステム（PMS）を社内で定める必要があります。その上で、定めたPMSに基づいた個人情報の取扱いを行っていなければなりません。

申請条件を満たした後も厳しい審査を受け、合格してやっとPマークが取得できるのです。また、Pマーク取得後も申請時に定めたPMSを運用し続けなければならないため、審査合格時と同じセキュリティが保たれることになります。以上のことから、Pマークを取得しているベンダーは、個人情報の取扱について信頼があると言えるでしょう。

通信の暗号化

サーバが強固に守られていても、データをやりとりしている途中の通信内容が盗み見されていては、十分なセキュリティとは言えません。この通信データの漏洩を防ぐのがSSL通信です。

SSLとは、ブラウザとサーバ間の通信をすべて暗号化することで通信途中のデータを守る方法のことを指します。もし通信途中のデータが漏洩するようなことがあっても、そのデータは暗号化されているため、解読して悪用される可能性が低くなります。

データセンターでの強固な管理

データセンターとは、サーバなどのIT機器を設置して管理するための物理的な施設のことを指します。一般的な企業であれば自社内にIT機器を設置し利用していることが多いですが、セキュリティ向上のために社外に設置する場合もあります。その際に使われる施設がデータセンターです。

大量の個人情報を持っているサーバを社内に置く場合、来客のふりをして情報を盗み取ろうとしている人が社内に紛れ込む危険性があります。しかし、モニター管理や生体認証などのセキュリティが充実したデータセンターにサーバを置くことで、入退館を徹底的に管理することが可能となります。その結果、サーバへの物理的な攻撃を防ぐことにつながります。

クラウドで名刺を管理するセキュリティのメリットもある

現在では、クラウドで名刺管理することはメジャーになりつつあります。それは、クラウドで名刺管理をすることでの安全面のメリットもあるからです。以下にクラウド型の名刺管理のメリットをご紹介していますので参考にしてください。

端末にデータが残らない

クラウドの名刺管理ツールならば、出先でもクラウドにアクセスが可能なため、スマホなどの端末に個人情報を保存する必要がありません。端末にデータが残っていなければ、もし端末を紛失したとしても、その端末から個人情報が漏洩する恐れがなくなります。ただしこのメリットを享受するには、社員が端末にデータを保存して持ち出さないように、社内教育を行う必要があるでしょう。

メモリの紛失を防げる

USBやPCに保存した場合、なくしたりデータが消えてしまうリスクがあります。クラウド型の名刺管理であれば、ベンダーかデータの管理をしているので、万が一端末を紛失してしまってもインターネット環境さえあれば、ログインして情報を保護することも可能です。

まとめ

クラウドの名刺管理ツールを利用する際には、個人情報の取扱い方やセキュリティ対策の方法など事前に確認することが大切です。きちんとした製品を選べば、今以上に安心して名刺を管理することも可能です。興味があるならば、具体的な製品を見てみましょう。デモがある製品などを実際に利用して、検討してみてはいかがでしょうか。