ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■操作の方法別
- 画面操作だけで使いたい：JUST.DB、キントーン、HotBiz8、軽技WebDB、楽々Webデータベース、UnitBase、WaWaD-Be
- SQLで細かく操作したい：SkyLink、Navicat、DBeaverCommunity
- ■利用形態別
- Webブラウザで使うクラウド型：JUST.DB、キントーン、HotBiz8、楽々Webデータベース、WaWaD-Be
- パソコンにインストールして使う型：Microsoft Access、SkyLink、Navicat
- 社内サーバーに構築して使う型：軽技WebDB、楽々Webデータベース、UnitBase、Dr.Sum
データベースソフトの使い方の全体像
データベースソフトとは、データを決まった形式で蓄積し、検索や集計、共有ができるようにするソフトウェアです。具体的な操作に入る前に、表計算ソフトとの違いと、使い始めるまでの流れを確認しておきましょう。
表計算ソフトとの違い
データベースソフトと表計算ソフトの大きな違いは、データの形式をあらかじめ決めて管理する点です。表計算ソフトでは各セルへ自由に入力できますが、データベースソフトでは項目ごとに日付や数値などの種類を決め、そのルールに沿ってデータを登録します。
ルールがあるため入力の誤りに気づきやすく、データが数万件に増えても検索や集計を行いやすい特徴があります。また、複数人が同時に同じデータを登録・更新しても、ファイルのコピーが分かれて最新版がわからなくなる、といった事態を避けやすくなります。
使い始めるまでの流れ
データベースソフトを使い始めるまでの流れは、管理したい業務の決定、テーブルの設計、データの登録、検索画面や集計の設定の順です。最初から全業務をまとめようとせず、顧客情報や問い合わせ記録など1つの業務から始めると進めやすくなります。
操作の方法は製品のタイプで異なります。画面上で項目を並べてアプリを作るノーコードのタイプと、SQL（データベースを操作する言語）で操作するタイプがあり、使う人のスキルにあわせて選ぶことが大切です。
データベースのテーブルを設計する
テーブルとは、データを行と列で管理する表のことです。データベースソフトの使い方で最も大切なのが、このテーブルの設計です。設計が不十分だと、あとから項目を追加・変更する手間が増えるため、項目、テーブルの分け方、入力ルールの順に決めていきます。
項目とデータ型を決める
最初に、テーブルに持たせる項目と、それぞれのデータ型を決めます。データ型とは、文字列、数値、日付、選択肢のように、その項目に入れられるデータの種類のことです。
例えば顧客管理なら、会社名は文字列、取引開始日は日付、年間取引額は数値と決めます。数値の項目を文字列で作ってしまうと、合計や並べ替えが正しく行えない場合があります。紙の台帳やExcelの見出しを書き出し、項目ごとに型を割り当てると整理しやすくなります。
テーブルを分けて関連づける
次に、1つの表に情報を詰め込まず、内容ごとにテーブルを分けて関連づけます。例えば、受注の記録に毎回取引先の住所や電話番号まで入力すると、住所が変わったときにすべての行を直す必要が出てきます。
取引先の情報は取引先テーブルにまとめ、受注テーブルでは取引先を選ぶだけにすると、修正は1か所で済みます。各行を区別するための番号である主キーを設定し、テーブル同士をその番号でつなぐのが、リレーショナルデータベースの基本的な使い方です。
入力ルールを設定する
テーブルの形が決まったら、入力ルールを設定します。必ず入力する項目の指定、選択肢からしか選べない項目の設定、同じ値を二重に登録できない設定などが代表例です。
入力ルールを設定しておくと、担当者によって入力の仕方がばらつくのを防げます。例えば都道府県を選択肢にしておけば、「東京都」と「東京」が混在することはありません。ただしルールを厳しくしすぎると入力の手間が増えるため、実際に使う担当者の意見も聞いて調整しましょう。
データベースにデータを登録・取り込む
テーブルができたら、データを登録します。新しいデータは入力フォームから登録し、すでにExcelなどで管理しているデータはまとめて取り込むのが基本です。それぞれの使い方と注意点を紹介します。
入力フォームから登録する
日々発生するデータは、入力フォームから1件ずつ登録します。データベースソフトの中には、テーブルの項目をもとに入力画面を作れるものがあり、利用者は画面の案内に沿って入力するだけで済みます。
入力画面では、よく使う項目を上に並べる、関連する項目をまとめて配置するといった工夫で、入力の手間を減らせます。スマートフォンから入力できる製品であれば、外出先や現場から、その場で登録する使い方も可能です。対応端末は製品ごとに確認しましょう。
既存のExcelやCSVを取り込む
すでにExcelで管理しているデータは、CSV形式などで書き出してデータベースソフトに取り込みます。CSVとは、項目をカンマで区切って保存した、多くのソフトで読み書きできるファイル形式です。
取り込む前に、見出しの名前をテーブルの項目名とそろえ、日付や数値の書式を統一しておきます。結合されたセルや、1つのセルに複数の情報が入っている箇所は取り込みでエラーになる場合があるため、事前に整えておきましょう。最初は少ない件数で試してから全件を取り込むと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でデータベースソフトの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
検索・集計してデータを活用する
データがたまったら、検索と集計で業務に活用します。画面操作で条件を指定する方法から、集計表やグラフの作成、SQLでの操作まで、使い方の段階に応じて紹介します。
条件を指定した検索
検索の基本は、項目ごとに条件を指定してデータを絞り込む使い方です。例えば「取引開始日が2025年以降」かつ「地域が関東」の取引先だけを表示する、といった操作です。
よく使う検索条件は、名前をつけて保存しておくと、次回から1回の操作で同じ結果を表示できます。並べ替えや表示する項目の選択とあわせて使うと、担当者ごとに必要な一覧をすぐに確認できます。
集計表やグラフの作成
集計では、項目ごとの件数や合計、平均を出し、表やグラフにまとめます。例えば、月別・担当者別の受注件数をクロス集計表にすると、売上の傾向や担当者ごとの状況を把握しやすくなります。
集計結果をダッシュボードとして画面に表示しておけば、データが登録されるたびに最新の数字を確認できます。会議資料を作るたびにExcelで集計し直す手間を減らせる点は、データベースソフトを使う利点の1つです。
SQLでの操作
より細かな抽出や、複数のテーブルをまたいだ集計を行いたい場合は、SQLを使う方法があります。SQLでは、「どのテーブルから」「どの条件で」「どの項目を」取り出すかを文で指定します。
画面操作だけで使えるタイプの製品でも、SQLで操作できる機能を備えている場合があります。SQLは誤った文を実行するとデータを書き換えたり消したりするおそれもあるため、更新や削除の操作は権限を持つ担当者に限るなど、ルールを決めてから使いましょう。
データベースを複数人で使うときの設定と管理
データベースソフトは、部署やチームでデータを共有できる点が強みです。一方で、複数人で使う場合は、誰が何を見られるか、誤って消したときにどう戻すかを決めておく必要があります。
アクセス権限の設定
複数人で使う場合は、利用者ごとに閲覧・登録・編集・削除の権限を設定します。例えば、営業担当者は自分の顧客データだけを編集でき、管理職はチーム全体のデータを閲覧できる、といった設定です。
人事情報や給与のような機密性の高い項目は、項目単位で閲覧できる人を限定できる製品もあります。設定できる権限の細かさは製品によって異なるため、自社で分けたい単位を整理してから比較しましょう。異動や退職のたびに権限を見直す手順も決めておきます。
同時編集と変更履歴
複数人が同じデータを同時に編集すると、片方の変更が上書きされて消えてしまう場合があります。データベースソフトには、編集中のデータをほかの人が変更できないようにする仕組みや、後から保存した人に警告を出す仕組みを備えたものがあります。
あわせて、誰がいつ何を変更したかの履歴を残せるかも確かめたい点です。履歴があれば、誤った変更に気づいたときに経緯を確認でき、元の値に戻す判断もしやすくなります。
バックアップの取り方
データベースに蓄積したデータは業務の記録であるため、定期的なバックアップが欠かせません。クラウド型では提供会社がバックアップを取る製品もありますが、保存期間や、利用者が自分で復元できるかどうかは製品によって異なります。
インストール型や社内サーバー型では、自社でバックアップの頻度と保存先を決めて運用します。いざというときに戻せるよう、年1回程度は復元の手順を実際に試しておくと安心です。
操作方法と利用形態で比べるDB製品一覧
画面操作で使えるデータベースソフトと、SQLで細かく操作できる製品を、クラウド型・インストール型・社内サーバー構築型の別とあわせて一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| JUST.DB | マウス操作のノーコードで業務システムを開発できるクラウドDB |
| キントーン | ノーコードで業務アプリを作成。一覧の絞り込みやグラフ化も可能 |
| HotBiz8 | Excel（CSV）の取り込みとフォーム編集に対応したクラウド型 |
| 軽技WebDB | Excel・CSVをドラッグ＆ドロップで取り込みアプリ化。サーバー設置型 |
| 楽々Webデータベース | Excelを取り込みノーコードでWebアプリ化。クラウド版・オンプレ版 |
| Dr.Sum | 社内のデータを集めて集計・分析するデータベースエンジン基盤 |
| UnitBase | プログラミング不要でWebの業務システムを開発。同時ログイン数で課金 |
| WaWaD-Be | Excelで管理しているデータをWebで共有。フォームを簡単に作成 |
| SkyLink | マウスで列を選んでデータを検索・更新。SQL文の自動生成にも対応 |
| Microsoft Access | Windows向けのデータベース管理ソフト。テンプレートとマクロを搭載 |
| Navicat | 複数のDBを一つの環境で管理。SQL・データ移行・モデリングを支援 |
| DBeaverCommunity | SQLエディタやER図、データ編集をGUIで行えるオープンソースのDBツール |
使い方にあわせて選ぶデータベースソフト
表の設計から入力、検索、共有までを、どのような操作方法・環境で行いたいかに注目して、製品を紹介します。
JUST.DB
- 【完全ノーコード×生成AI】マウス操作と"ことば"でシステム開発
- 【多彩な標準機能】高い拡張性により、全社DXをJUST.DB1つで実現
- 【同時ログインライセンス】全社展開してもコストを抑制
株式会社ジャストシステムが提供する「JUST.DB」は、画面操作だけでテーブルやパネルを組み立てられる、クラウド型のノーコードデータベースです。必要なフィールドを部品からドラッグ&ドロップで配置して構築でき、手元のExcelやCSVのデータを取り込んでパネルを作ることもできます。蓄積したデータのリアルタイム集計や帳票出力、スマートフォンからの承認操作も標準機能で使えます。組織やユーザーごとにアクセス制御を設定できるスペース機能も備えます。
キントーン
- AIとノーコードで業務アプリをシュシュッとつくれる
- 「アプリ」同士はデータで紐付けて連携できる
- プラグイン・連携サービスと組み合わせてデータ活用を促進
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、入力項目を組み合わせて業務アプリをつくり、チームでデータを蓄積していくクラウド型のプラットフォームです。保存した一覧を切り替えて自分の担当分に絞り込んだり、集計したデータをグラフにしたりできます。アプリ単位から項目単位まで操作権限を細かく設定できるため、複数人で運用するときも閲覧範囲を管理しやすくなります。
HotBiz8
- 一人あたり71.3円～ 低コストでWebデータベースを利用
- Excel（CSV）から取り込み Webでデータを一元管理
- 集計・比較分析にも対応 60日間無料でお試し可能
株式会社ASJが提供する「HotBiz8」は、ブラウザで利用できるクラウド型のサービスです。オプション機能の「Webデータベース」では、Excel（CSV）のデータを取り込んで管理できます。ドラッグ＆ドロップでフォームの項目や配置を編集でき、住所録、日報、売上、顧客情報などのテンプレートも用意されています。データベースごとのアクセス権限設定やIP制限、表や縦棒グラフによる集計、前年同月との比較にも対応します。
軽技WebDB
- ノーコードでExcel/CSVを取込みWebアプリを即生成
- 複数アプリを結合しPostgreSQL上で一元管理
- BIツール軽技Web連携でレポートやダッシュボード作成
富士電機ITソリューション株式会社が提供する「軽技WebDB」は、社内サーバーに構築して使うノーコードのWebデータベースです。ExcelやCSVをドラッグ&ドロップで取り込んだあと、プレビュー上でシートの選択や型の定義を設定すると、アプリとして使えます。入力画面のレイアウトは自由に変えられ、必須項目の設定も可能です。登録後は、ブラウザ上でデータの検索・閲覧・編集ができます。データベースにはPostgreSQLを使い、サーバーOSはWindows Serverに対応します。
楽々Webデータベース
- 活エクセル｜Excelを活用したままExcel業務の課題解決
- かんたん構築｜ノーコードでだれもがIT人材に
- つなげて活用｜貯めたデータも人もつなげて新たな価値を
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Webデータベース」は、Excelの取り込みとフォーム作成の2通りでWebアプリをつくれる、ノーコードのプラットフォームです。作成したアプリからExcelで出し入れできるため、既存のExcel帳票を使った運用を続けられます。データの登録・更新・削除は一覧形式でも行え、PDFやExcelの帳票出力、承認に回せるワークフローも使えます。環境はクラウド版とオンプレミス版から選べます。
Dr.Sum
- 導入実績8,000社超！顧客満足度No.1・サポート品質ランク★★★
- 散在したデータを一元化、10億件のデータも1秒台で◆高速集計◆
- 直感的な操作で誰でも簡単にデータ分析が可能
ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供する「Dr.Sum」は、社内に散在するデータを集めて集計・分析するための、データベースエンジンを核とした基盤です。Excelやブラウザの画面から集計・分析・可視化でき、操作の習得コストを抑えられるノーコード開発の設定・操作画面（オプション機能）も用意されています。複雑なレイアウトのExcelデータの取り込みや、プログラミングなしのデータ加工にも対応します。提供形態はオンプレミス、クラウド、SaaSです。
UnitBase （株式会社ジャストシステム）
- アカウント数は無制限！同時ログイン数で料金が決まる
- ノンプログラミングで、業務システムを誰でも開発可能
- 標準搭載されている機能のみでワークフローの電子化も可能
WaWaD-Be （株式会社アイアットOEC）
- ニーズに合わせて誰でも簡単にフォーム作成が可能
- 明確な料金設定によって予算が立てやすく、経費負担になりにくい
- プログラムの知識が無くても表などを作成できる
SkyLink （イースト株式会社）
- 15,000社以上に使われている誰でも簡単に操作可能なデータベース
- 「SkyWeb」でスマホからデータベースへアクセスするアプリを生成
- Excelフォームに直接データベースのデータを流し込み活用可能
Microsoft Access （日本マイクロソフト株式会社）
- 多くのビジネス現場で導入されているソフトウェアである
- 初心者でも基本的なデータベース処理がしやすいようになっている
- 豊富なテンプレ―トと高度な操作で実用的なデータベース構築可能
Navicat （TenGenesis株式会社）
- ■【複数DBを一元管理】主要データベースを一つの環境で操作
- ■【開発から運用まで】SQL・データ移行・モデリングを幅広く支援
- ■【AIで開発を効率化】SQL生成・修正からデータ入力まで支援
DBeaverCommunity （DBeaver Corp）
- SQLエディタでクエリの作成・実行を効率化
- ER図の生成やデータ編集をGUIで実行可能
- 多数のデータベースに対応するオープンソースツール
まとめ
データベースソフトの使い方は、テーブルの設計、データの登録と取り込み、検索・集計の順に進めるのが基本です。最初の設計で項目とデータ型、テーブルの分け方を決めておくと、その後の運用を円滑に進められます。複数人で使う場合の権限や履歴、バックアップの仕組みは製品によって異なるため、操作の方法や利用形態が自社にあうデータベース製品を、資料請求で比較してみてください。
