ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■移行元別
- ファイルサーバや紙の書類から移行：FileBlog RA／CM、WAN-RECORD Plus、OPTiM 文書管理 with AI-OCR、文書管理機能/LIC
- 旧システムの台帳データを一括で取り込んで移行：MyQuick
- オンプレミス環境で運用を続けたい：FileBlog RA／CM、楽々Document Plus、DocuWare、WAN-RECORD Plus
- ■乗り換え後に重視する管理目的別
- 電子帳簿保存法への対応：楽々Document Plus、MyQuick、WAN-RECORD Plus、eValue V Air/V2 ドキュメント管理
- ISO文書などの版管理：楽々Document Plus、ASTRUX2.0、eValue V Air/V2 ドキュメント管理
- 承認ワークフローを利用したい：DocuWare、Fleekdrive、楽々Document Plus、文書管理機能/LIC
文書管理システムの乗り換えを考えるタイミング
文書管理システムの乗り換えは、保守や法対応、日々の運用のいずれかに無理が出てきた時点で検討を始めるのが現実的です。不満が表面化してから慌てて製品を選ぶと、移行の準備期間が足りなくなる場合があります。ここでは、見直しのきっかけとなりやすい3つの状況を取り上げます。
保守期限や運用コストの見直し
オンプレミス型の文書管理システムでは、サーバやOSの保守期限が乗り換えのきっかけとなる場合があります。保守が終わった環境を使い続けると、セキュリティ更新が受けられなくなるおそれがあるためです。
また、サーバの買い替え費用や運用担当者の工数を積み上げると、クラウド型の利用料と比べて負担が大きくなるケースもあります。更新時期の1年ほど前から、費用と体制の両面で比較を始めると判断の材料をそろえやすくなります。
検索や権限設定の運用負担
文書が増えるにつれて、目的のファイルが見つからない、権限設定の変更に時間がかかるといった不満が出てくる場合があります。フォルダ階層だけで管理していると、部署の統廃合や異動のたびに整理し直す手間も発生します。
全文検索やタグ付け、属性による絞り込みに対応した製品へ乗り換えると、探す時間の短縮が期待できます。現場の不満を具体的に書き出し、新しい製品で解決できるかを確認しましょう。
法令対応やセキュリティ要件の変化
電子帳簿保存法への対応や、取引先から求められる情報管理の水準が変わったことで、現行システムでは要件を満たせなくなる場合もあります。電子取引データの保存では、取引年月日や金額、取引先で検索できることなどが求められます。
操作ログの保存期間や二要素認証の有無といったセキュリティ面の要件も、乗り換えを考える材料です。現行システムで設定を追加すれば対応できるのか、製品を替える必要があるのかをベンダーに確認すると判断しやすくなります。
乗り換え前に行う文書と管理ルールの棚卸し
文書管理システムの乗り換えでは、移行作業の前に「何をどのルールで管理しているか」を棚卸しすることが欠かせません。棚卸しが不十分だと、移行後に権限の漏れや保存期限の誤りが起こる可能性があります。棚卸しの結果は、製品の比較や移行計画の土台としても活用できます。
文書の種類と保存期限の整理
最初に、契約書や見積書、社内規程、技術文書など、管理している文書の種類と件数を洗い出します。あわせて、文書ごとの保存期限を一覧にしておきましょう。
保存期限は文書の種類によって異なります。例えば、法人税法では帳簿や取引関係の書類の保存期間を原則7年と定めています。電子帳簿保存法は電子データで保存する際の要件を定めた法律で、期間とは別の観点です。社内の文書管理規程とも照合し、移行後も同じ期限で管理できるかを確認します。
アクセス権限と版の履歴の把握
次に、誰がどの文書を閲覧・編集できるかというアクセス権限を整理します。部署単位なのか、プロジェクト単位なのか、個人単位なのかによって、新システムでの設定方法が変わるためです。
改訂を重ねる文書では、過去の版をどこまで引き継ぐかも決めておく必要があります。最新版だけを移すのか、改訂履歴や承認記録も含めて移すのかで、作業量や移行ツールの要否が変わります。品質マニュアルのように版の管理が求められる文書は、特に慎重に扱いましょう。
移行しない文書の判断
すべての文書を新しいシステムへ移す必要はありません。保存期限を過ぎた文書や重複したファイル、作業途中の下書きは、移行前に廃棄や整理を検討します。
移行対象を絞ると、作業時間や新システムの容量を抑えられます。ただし、廃棄の判断は担当者だけで行わず、文書の所管部署や法務の担当者に確認したうえで記録を残すことが重要です。参照頻度は低いが保存が必要な文書は、旧環境に読み取り専用で残す方法も選択肢の一つです。
移行元別に見る文書管理システムの移行方法
文書管理システムへの移行方法は、現在どこで文書を管理しているかによって変わります。ここでは、ファイルサーバや紙、旧システム、クラウドストレージの3つの移行元に分けて、作業の要点を紹介します。複数の場所に文書が分散している場合は、移行元ごとに担当と手順を分けて計画しましょう。
ファイルサーバや紙の書類からの移行
ファイルサーバから移る場合は、フォルダ構成をそのまま再現するより、文書の種類や部署などの属性を付けて管理する形へ整理し直すと、検索性の向上が期待できます。属性の付け方は事前にルールとして決めておきましょう。
紙の書類は、スキャナでPDF化してから登録します。OCRと呼ばれる文字認識機能を使えば、画像の文字も検索の対象にできます。ただし、読み取り精度は原本の状態に左右されるため、重要な書類は目視での確認も必要です。
旧文書管理システムからの移行
旧システムから移る場合は、文書ファイルに加えて、属性情報や権限設定、改訂履歴をどの形式で取り出せるかを最初に確認します。CSVなどで出力できても、新システムの項目と一対一で対応しないケースがあるためです。
項目の対応表を作り、不足する情報をどう補うかを決めておくと、移行後の手直しを減らせます。ベンダーによっては移行ツールや移行作業の支援を用意している場合があるため、対応範囲と費用を見積もりの段階で確認しておきましょう。
クラウドストレージからの移行
クラウドストレージから文書管理システムへ移る場合は、共有リンクの扱いに注意が必要です。社外や他部署に共有していたリンクは、移行後に無効となる可能性があります。
移行前に共有中のリンクを洗い出し、移行後に案内し直す相手を一覧にしておくと混乱を抑えられます。また、ストレージ側で付けていたコメントや更新履歴が移行できるかも確認しましょう。移行できない情報がある場合は、旧環境の利用期限を決めて参照できるようにしておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で文書管理の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
文書管理システム乗り換えの進め方
文書管理システムの乗り換えは、要件定義、テスト移行、本番切り替えの順に段階を踏むと、業務への影響を抑えられます。一度にすべての文書を切り替えるのではなく、検証の結果を次の段階に反映させることが大切です。各段階で確認すべき内容を順に見ていきます。
1. 要件の整理と製品比較
棚卸しの結果をもとに、新しい文書管理システムに求める要件を一覧にします。検索方法や権限の設定単位、版管理、電子帳簿保存法への対応、ワークフローとの連携などが主な比較項目です。
要件には「必須」と「あると望ましい」の優先度を付けておくと、製品を比べるときに判断がぶれにくくなります。複数の製品で資料請求やデモを依頼し、移行支援の有無や費用もあわせて比較しましょう。
2. テスト移行と動作の検証
本番の前に、一部の部署や文書に絞ってテスト移行を行います。ファイルが開けるかだけでなく、属性情報や権限、改訂履歴が意図どおりに反映されているかを確認することが重要です。
文字化けや日付のずれ、件数の不一致が起こる場合もあるため、移行前後の件数を照合する手順を決めておきましょう。現場の担当者にも検索や閲覧を実際に試してもらい、操作面の課題を本番前に洗い出します。
3. 本番切り替えと旧環境の扱い
本番の切り替えは、繁忙期や決算期を避けて日程を決めます。切り替え当日までに更新された文書の扱いを決め、差分の移行方法を用意しておくと、文書の取りこぼしを防ぎやすくなります。
切り替え後もしばらくは旧環境を読み取り専用で残し、移行漏れに気付いた際に参照できるようにしておくと安心です。旧環境を停止する時期と、残すデータの保管方法も事前に決めておきましょう。
乗り換え後に文書管理を定着させる運用
新しい文書管理システムを導入しても、使い方のルールが共有されていなければ、以前と同じ課題が再び起こる可能性があります。乗り換えはゴールではなく、文書管理の運用を見直す機会と捉えることが重要です。定着に向けて整えたい運用を紹介します。
登録ルールとマニュアルの整備
文書名の付け方や属性の入力方法、登録先といったルールを明文化し、マニュアルとして共有します。ルールが人によって異なると、検索で見つからない文書が増えるためです。
マニュアルは画面の操作手順だけでなく、「どの文書をいつ登録するか」という判断基準も含めると活用されやすくなります。社内規程の改定が必要な場合は、所管部署と調整しながら進めましょう。
問い合わせ窓口と改善の仕組みづくり
導入直後は操作に関する問い合わせが集中するため、窓口と回答の担当を複数人で決めておきます。特定の担当者に対応が偏ると、不在時に対応が滞るおそれがあるためです。
よくある質問は社内で共有し、マニュアルにも反映していきます。利用状況や検索のしやすさについて定期的に意見を集め、属性の項目や権限設定を見直すことで、文書管理の運用を継続して改善できます。
乗り換え先候補の文書管理システム特徴一覧
乗り換え先として比較したい文書管理システムを、移行のしやすさや引き継ぎたい管理機能の観点で一覧にしました。製品紹介とあわせて、移行元の環境にあう製品を絞り込む際の参考にしてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| FileBlog RA／CM | ファイルサーバーをそのまま文書管理システム化。文書を置いたまま全文検索・属性検索・OCR検索ができる |
| WAN-RECORD Plus | 紙文書と電子文書を一元管理するコンテンツ管理ストレージ。電子化前の書類も貸出管理や所在管理ができる |
| OPTiM 文書管理 with AI-OCR | アップロードした文書をAIが台帳化。紙のスキャンデータやPDF、Officeファイルを全文検索の対象にできる |
| MyQuick | 他システムから出力したCSV台帳とPDFを一括登録できる文書管理システム。バージョン管理や期限管理にも対応 |
| 楽々Document Plus | 契約書やISO文書、電子帳簿保存法の対象書類を一元管理。クラウドとオンプレミスから導入形態を選べる |
| DocuWare | 文書と業務プロセスを統合管理。OCRによる自動インデックス化とワークフローで確認・承認を進められる |
| Fleekdrive | 企業向けクラウドストレージ。バージョン管理や全文検索、電子承認ワークフローで文書管理を支える |
| eValue V Air/V2 ドキュメント管理 | 規程や契約書を電子化して一元管理。版管理と有効期限管理、アクセス権の設定で更新漏れや誤使用を防ぐ |
| ASTRUX2.0 | 一般文書やISO文書をWebで一元管理できるシステム。権限設定やワークフロー機能を備える |
| 文書管理機能/LIC | 公開範囲や改訂履歴、承認ワークフローを一元管理。共有ファイルサーバーの代替としても利用できる |
移行元と管理ルールから選ぶ文書管理システム
ファイルサーバや紙の書類、旧システムの台帳からの移行に対応しやすい製品と、版管理や承認ワークフローを引き継ぎたい場合に比較したい製品を紹介します。
FileBlog RA／CM
- ファイルサーバーをそのまま文書管理システム化
- 高性能検索エンジン搭載！属性・全文・OCR・AI検索
- ポータル画面やスマートデバイス対応など柔軟な文書共有を実現
株式会社鉄飛テクノロジーが提供する「FileBlog RA／CM」は、ファイルサーバーをそのまま文書管理システム化できる製品です。文書はファイルサーバーに置いたままで、データのアップロードは不要です。全文検索・属性検索・OCR検索に対応し、Windows標準のセキュリティと独自のセキュリティ機能をフォルダ単位で設定できます。CMエディションでは版管理や差分比較、タイムスタンプ連携も利用できるため、現在のフォルダ構成を活かして管理ルールを整えたい企業が検討したい製品です。
WAN-RECORD Plus
- 生成AIが文書を理解 抽出・判断・仕分けを自動化
- 紙文書・電子文書も動画も一元管理。検索してすぐ見つかる
- ナレッジを記録・共有。データを整備・継承
株式会社ＮＸワンビシアーカイブズが提供する「WAN-RECORD Plus」は、紙文書と電子文書をひとつの仕組みで管理できるコンテンツ管理ストレージです。電子化していない書類も貸出管理や所在管理の対象にでき、必要になった紙資料はスキャンしたPDFを格納して全文検索や共有に展開できます。生成AIが文書から管理項目の値を抽出・提案するAIタギング機能も搭載しています。紙の書類を段階的に移していく乗り換えで、移行途中の書類まで把握したい場合の候補になる製品です。
OPTiM 文書管理 with AI-OCR
- 口語での簡単指示で、非定型文書から指定の情報をAIが自動読取！
- 手書きに強いOCRでスキャンファイルもデータ化・全文検索可能！
- AIで申請書などの期限情報を自動読取・通知！管理をサポート！
株式会社オプティムが提供する「OPTiM 文書管理 with AI-OCR」は、AIを活用して文書を一元管理するクラウドサービスです。文書データをアップロードするとAIが台帳化を支援し、メール添付や特定ストレージからの取り込みにも対応しています。紙文書のスキャンデータやPDF、Word、Excelなどを対象に、AI-OCRで抽出した文字による全文検索が可能です。ユーザーやグループの設定で文書ごとの閲覧範囲を決められるため、移行にあわせて権限設計を見直したい企業に適しています。
MyQuick
- GPT連携が可能で、AIを活用して入力の手間を大幅減
- 文書保存時に独自ルール設定可能。高度な情報管理を実現
- 他システムのCSVファイル(台帳)とPDFデータを一括登録可能
インフォコム株式会社が提供する「MyQuick」は、企業内の文書管理・共有・検索を支援する文書管理システムです。他システムから出力したCSVファイル（台帳）とPDFデータを一括で登録でき、エクセルと同様の台帳管理項目をそのまま取り込めます。バージョン管理や期限管理、ディレクトリ単位の閲覧・登録・削除権限の設定に対応し、電子帳簿保存法の取引データ保存・スキャナ保存にも対応しています。旧システムの台帳を引き継いで乗り換えたい場合に比較したい製品です。
楽々Document Plus
- 契約書やISO、電帳法など幅広いドキュメントの管理に対応
- AI-OCR対応でデータ入力不要。手書きOCR検索にも対応。
- AI-Chatで生成AI検索。ほしい社内情報を対話形式で簡単に探せる
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、契約書やISO文書、電子帳簿保存法の対象書類など、幅広い文書を一元管理できる文書管理システムです。ISO文書管理では版管理や定期見直し、配付に対応し、承認や回覧のワークフロー機能も備えています。AI-OCRによる属性の自動入力や、対話形式で社内情報を探せるAI-Chatも搭載しています。導入形態はクラウドとオンプレミスから選べるため、現在の運用環境にあわせて移行先を決めたい企業に向いた製品です。
DocuWare
- ドキュメントに関わる業務を効率化する機能を標準搭載
- 文書データの利活用と業務自動化を促進する様々なシステム連携
- 各種テンプレートによりすぐ業務で使える環境を提供
株式会社PFUが提供する「DocuWare」は、ドキュメントと業務プロセスを統合管理する文書管理システムです。スキャナーや複合機、メール、モバイルなど多様な手段で文書を取り込み、OCRによる自動インデックス化やワークフローでの確認・承認に対応しています。CRMやERP、Microsoft Teamsなどの業務システムとも連携できます。PFUはクラウドとオンプレミスの両方で提供しており、SEが導入から活用までを伴走支援するため、承認の流れごと移行したい場合に比べたい製品です。
Fleekdrive
- 簡単＆分かりやすい操作で社内や取引先とのファイル共有を効率化
- より速く、より簡単に必要なファイルをわかりやすく文書管理
- 徹底したセキュリティ環境で安心安全にファイル共有
株式会社Fleekdriveが提供する「Fleekdrive」は、企業向けのクラウド型オンラインストレージです。暗号化通信やアクセス権限管理、操作ログの可視化といったセキュリティ機能に加え、ファイルのバージョン管理や全文検索、電子承認ワークフローを備えています。契約書や稟議書をクラウド上で一元管理でき、社外との共有や共同編集にも対応しています。ファイル共有と文書管理をまとめてクラウドへ移したい企業が比較したい製品です。
eValue V Air/V2 ドキュメント管理 （株式会社OSK）
- 属性・全文検索で必要な文書を素早く発見。
- アクセス権や印刷・コピー禁止で情報漏洩リスクを抑制。
- 版管理と有効期限管理で文書の更新漏れや誤使用を防ぎます。
ASTRUX2.0 （株式会社デジタルマトリックス）
- 多彩な分類で文書管理を効率化
- 高度なセキュリティで安全に運用
- SaaSはネット環境で手軽に導入・運用が可能
文書管理機能/LIC （株式会社LIC）
- 文書を3種類に分類して管理し、スムーズに検索できます。
- ワークフローなどで文書管理の運用プロセスを効率化。
- 閲覧権限と操作ログ管理で漏えい対策と柔軟な公開を両立。
まとめ
文書管理システムの乗り換えでは、文書の種類や保存期限、アクセス権限、版の履歴を棚卸しし、移行元にあわせた方法で新しい環境へ引き継ぐことが重要です。テスト移行で属性や権限の反映を確かめ、旧環境を一定期間残しておくと、切り替え後のトラブルを抑えられます。移行支援の範囲や費用は製品によって異なるため、複数の製品を資料請求して比較してみてください。
