ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■システムを置く環境別
- オンプレミスで運用できる：FileBlog RA／CM、楽々Document Plus、DocuWare、WAN-RECORD Plus、RM-Expert Light、IBM FileNet Content Manager、GLOVIA smart ECM、AlfrescoGovernanceSoftware、EIMANAGER、活文 Contents Lifecycle Manager、PROCENTER/C
- クラウド版も選べる：楽々Document Plus、DocuWare、WAN-RECORD Plus、RM-Expert Light、GLOVIA smart ECM、EIMANAGER、活文 Contents Lifecycle Manager、PROCENTER/C
- 外部のクラウドストレージと連携できる：FileBlog RA／CM、RM-Expert Light
- ■主に管理したい文書別
- 設計図面や技術文書：FileBlog RA／CM、楽々Document Plus、DocuWare、RM-Expert Light
- 契約書や取引書類（電子帳簿保存法への対応）：FileBlog RA／CM、楽々Document Plus、WAN-RECORD Plus、活文 Contents Lifecycle Manager
- ISOに関わる規程や手順書：楽々Document Plus
- 紙文書と電子文書の一元管理：楽々Document Plus、DocuWare、WAN-RECORD Plus、RM-Expert Light、EIMANAGER
- 文書の保存期間や廃棄までの管理：楽々Document Plus、DocuWare、RM-Expert Light、AlfrescoGovernanceSoftware、活文 Contents Lifecycle Manager
- 社内外で共有する機密文書：FileBlog RA／CM、IBM FileNet Content Manager、GLOVIA smart ECM、PROCENTER/C
オンプレミスの文書管理システムが選ばれる理由
文書管理システムをオンプレミスで運用するかどうかは、扱う文書の性質と、社内の規程や取引先との約束から決まる場合があります。どのような事情がオンプレミスを検討するきっかけになるかを整理します。
持ち出しを制限したい文書がある
製品の設計図面や研究開発の資料、未発表の企画書など、社外への流出が事業に大きな影響を与える文書を扱う企業では、保存場所を自社で決めたいという要望が出やすくなります。オンプレミス型なら、文書の保存先を社内のサーバに限定できます。
ただし、社内に置けば安全というわけではありません。権限の設定や操作の記録、サーバへの物理的な入室管理まで含めて対策を考える必要があります。オンプレミスを選ぶ場合も、どの文書を誰が扱うかを整理しておくことが前提です。
取引先や社内の規程で保存場所が決まっている
取引先との秘密保持契約や、官公庁や大手企業から受託した業務の契約で、資料の保存場所や管理方法が指定されることがあります。社内の情報セキュリティ規程で、特定の文書は社外のサービスに保存しないと定めている企業もあります。
こうした取り決めがある場合、文書管理システムを選ぶ前に、契約や規程の内容を確認することが大切です。クラウド型でも条件を満たせるケースがあるため、法務部門や情報システム部門と相談し、オンプレミスが必要な範囲を見極めましょう。
ファイルサーバと文書管理システム（オンプレミス）の違い
社内にファイルサーバがあれば十分と考える企業もあります。オンプレミスの文書管理システムは、同じ社内の保存先でも、文書の版や承認、保存期限まで管理できる点が異なります。
版の管理と承認の記録
ファイルサーバでは、文書を更新するたびにファイル名へ日付を付けるなど、版の管理を人の運用に頼る場面があります。その結果、どれが最新の版か分からなくなったり、古い版を使ってしまったりすることがあります。
文書管理システムには、版の履歴を残し、最新版だけを表示する機能や、登録や改訂に承認の手順を設ける機能を備えた製品があります。規程や手順書のように、改訂の経緯を後から説明する必要がある文書では、こうした記録の残し方が判断材料の一つです。
登録項目による検索と保存期限の管理
ファイルサーバではフォルダの階層とファイル名から文書を探しますが、文書管理システムでは取引先や文書の種類、日付などの登録項目で検索できる製品があります。保存先のフォルダを知らない人でも、条件を指定して文書を探せます。
また、文書ごとに保存期限を設定し、期限が来た文書を一覧で確認できる製品もあります。保存期限を過ぎた文書が残り続けると、容量を圧迫するだけでなく、必要な文書を探しにくくなる原因にもなります。
アクセス権限と操作の記録
ファイルサーバでもフォルダごとに権限を設定できますが、部署の異動や組織変更のたびに設定を見直す作業が発生し、権限が実態とずれることがあります。文書管理システムでは、部署や役職、プロジェクトといった単位で閲覧や編集の権限をまとめて設定できる製品があります。
また、誰がいつ文書を閲覧、変更、削除したかを操作ログとして残せるかも違いの一つです。機密文書を社内で扱う場合は、ログの保存期間や検索のしやすさも確認しておくと、問題が起きたときの確認に役立ちます。
法令やISOの要求を社内システムで満たすには
文書管理システムをオンプレミスで運用する場合、法令や認証規格が求める文書の保存方法を、自社のシステムと運用で満たす必要があります。代表的な電子帳簿保存法とISOの要求事項について確認します。
電子帳簿保存法の電子取引データの保存
電子帳簿保存法では、メールやWebで受け取った請求書などの電子取引データを、データのまま保存することが求められています。保存にあたっては、改ざんを防ぐ措置と、取引年月日や取引金額、取引先で検索できる状態を確保することが主な要件です。
改ざんを防ぐ措置には、タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、社内の事務処理規程の整備といった方法があります。オンプレミスの製品がどの方法に対応しているかを確認し、詳しくは国税庁の公表資料や税理士にも確認しましょう。
ISOの文書管理に関する要求への対応
ISO9001やISO14001などのマネジメントシステム規格では、文書化した情報の管理として、版の管理や配付、保管、廃棄の方法を定めることが求められます。オンプレミスの文書管理システムでは、こうした管理の手順を自社の規程にあわせて設定する形が基本です。
審査では、最新版が利用者に届いているか、古い版が誤って使われないようになっているかを確認される場合があります。版の履歴や承認の記録を画面や帳票で示せるかを、導入前に確認しておくと審査の準備に役立ちます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で文書管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
オンプレミスで文書を持ち続けるための運用体制
オンプレミスの文書管理システムでは、文書が増え続けることを前提に、容量や保存期限、障害への備えを自社で計画します。導入時に運用の役割を決めておくと、数年後の負担を抑えられます。
容量の見積もりと保存期限切れ文書の廃棄
図面や画像を多く扱う部署では、文書の容量が想定より早く増えることがあります。導入時に、現在の文書量と年間の増加量を見積もり、何年分の容量を確保するか、不足した際にどう拡張するかを決めておきましょう。
あわせて、保存期限を過ぎた文書を誰が確認し、どの手順で廃棄するかも決めておく必要があります。廃棄の承認と記録を残す運用にしておくと、後から廃棄の経緯を確認したいときにも対応できます。
バックアップと災害時の復旧
文書の本体と、登録項目や版の履歴といった管理情報は、両方をそろえてバックアップしないと元の状態に戻せない場合があります。どの範囲をどの頻度で取得するかを、ベンダーと確認しておきましょう。
災害に備えて、バックアップを別の拠点や社外の保管場所にも置く方法があります。復旧にかかる時間の目安を社内で決め、定期的に復元の手順を試しておくと、いざというときに慌てずに済みます。
管理者の役割と引き継ぎ
利用者の登録や権限の変更、障害時の対応を担う管理者は、1人に集中させず複数人で担当するのが望ましい形です。設定の内容や作業手順を文書にまとめ、管理者どうしで共有しておくと、異動や退職の際も運用が止まりにくくなります。
保守契約の範囲も確認しておきましょう。障害時の問い合わせ窓口や対応時間、訪問対応の有無は契約によって異なるため、社内とベンダーの役割分担を一覧にしておくと判断が早まります。
社外との文書共有をどう両立するか
オンプレミスで文書を社内に置くと、取引先とのやり取りや在宅勤務での利用に工夫が必要です。社内の保存方針を保ちながら、社外とのやり取りを進める方法を確認しておきましょう。
社外共有に限ったクラウドの併用
原本はオンプレミスの文書管理システムに保存し、取引先とやり取りする文書だけをクラウドの共有サービスで受け渡す方法があります。社外に出す文書の範囲を限定できるため、保存方針とやり取りの利便性を両立しやすくなります。
ただし、2つの保存先に同じ文書が存在すると、どちらが最新か分からなくなるおそれがあります。共有後の文書を原本側へ戻す手順や、共有期間が終わった文書の削除ルールを決めておくことが大切です。
在宅勤務や出張先からの接続
社外から社内の文書管理システムを使う場合は、VPN（インターネット上に暗号化した通信経路を作る仕組み）などを経由して接続する方法が考えられます。接続できる端末や利用者を限定し、接続の記録を残す設定もあわせて検討しましょう。
社外からの利用が増えると、回線やVPN装置の処理能力が不足する場合もあります。利用人数の見込みを情報システム部門と共有し、社外から閲覧できる文書の範囲を決めておくと、負荷と管理の両面で無理のない運用につながります。
オンプレミスで運用できる文書管理システム一覧
社内で文書を保存・管理したい企業向けに、オンプレミスで運用できる文書管理システムを提供形態とあわせて一覧にしました。
| 製品名 | 提供形態 | 特徴 |
|---|---|---|
| FileBlog RA／CM | オンプレミス／パッケージソフト | 既存のファイルサーバに文書を置いたまま管理。CAD図面のブラウザ閲覧や全文検索、版管理に対応 |
| 楽々Document Plus | オンプレミス／クラウド／パッケージソフト／SaaS／サービス | 契約書やISO文書、図面の管理に対応。版管理やアクセス制御、電子帳簿保存法への対応を支援 |
| DocuWare | オンプレミス／クラウド／SaaS | クラウドとオンプレミスの両方で提供。OCRや承認ワークフロー、文書のライフサイクル管理に対応 |
| WAN-RECORD Plus | オンプレミス／クラウド／SaaS | 紙文書と電子文書を一元管理。生成AIによる文書情報の抽出や分類、紙文書の所在管理に対応 |
| RM-Expert Light | オンプレミス／クラウド／SaaS／サービス | 完結文書や完成図書の管理に対応。アクセス権限や保存期間の管理、AIを活用した検索機能を備える |
| IBM FileNet Content Manager | オンプレミス | 社内に散在するコンテンツを一元管理。役割に応じたアクセス制御や文書のライフサイクル管理に対応 |
| GLOVIA smart ECM | オンプレミス／クラウド | 企業内の文書やコンテンツを一元管理し、情報共有や長期保存、内部統制への対応を支援 |
| AlfrescoGovernanceSoftware | オンプレミス／パッケージソフト | 監査ログの取得や文書の保存・移管・廃棄の管理に対応した記録管理ソフト |
| EIMANAGER | オンプレミス／クラウド／パッケージソフト | 紙・電子文書を一元管理。ワークフローやアクセス制御、他システム連携により内部統制を支援 |
| 活文 Contents Lifecycle Manager | オンプレミス／クラウド | 文書の作成から保管・廃棄までを管理。電子帳簿保存法への対応やAIとの連携も支援 |
| PROCENTER/C | オンプレミス／クラウド／パッケージソフト／SaaS／サービス | 社内外の機密情報の共有に対応。アクセス制御やAPI連携により、情報漏えい対策と業務連携を支援 |
機密文書を社内で管理できる文書管理システム
オンプレミスでの運用に対応し、図面や契約書、規程類の管理に使える製品を紹介します。クラウド版の有無や、社外共有に使えるストレージとの連携もあわせて比べてみてください。
FileBlog RA／CM
- ファイルサーバーをそのまま文書管理システム化
- 高性能検索エンジン搭載！属性・全文・OCR・AI検索
- ポータル画面やスマートデバイス対応など柔軟な文書共有を実現
株式会社鉄飛テクノロジーが提供する「FileBlog RA／CM」は、既存のファイルサーバに文書を置いたまま、属性付与や検索などの文書管理機能を追加できるオンプレミス型の製品です。属性検索・全文検索・OCR検索に対応し、CAD図面もブラウザで閲覧できます。フォルダごとに管理方法やアクセス権限を設定できるほか、印刷やテキスト選択を制限するセーフビュー機能も搭載。CMエディションでは版管理や差分比較、タイムスタンプサービスとの連携による電子帳簿保存法への対応を支援します。SharePoint Onlineとの連携オプションも用意されています。
楽々Document Plus
- 契約書やISO、電帳法など幅広いドキュメントの管理に対応
- AI-OCR対応でデータ入力不要。手書きOCR検索にも対応。
- AI-Chatで生成AI検索。ほしい社内情報を対話形式で簡単に探せる
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々Document Plus」は、契約書やISO文書、図面など幅広い文書を一元管理できる文書管理システムです。導入形態はクラウドとオンプレミスから選択可能。版管理や定期的な見直し、配付などISO9000/14000の文書管理に対応し、電子帳簿保存法のスキャナ保存や電子取引への対応も支援します。閲覧者の制限やダウンロード・印刷の禁止、PDFへの透かし挿入など、機密文書を保護する機能も搭載。AI-OCRによる情報抽出やAI-Chatによる文書検索にも対応しています。
DocuWare
- ドキュメントに関わる業務を効率化する機能を標準搭載
- 文書データの利活用と業務自動化を促進する様々なシステム連携
- 各種テンプレートによりすぐ業務で使える環境を提供
株式会社PFUが提供する「DocuWare」は、文書の取り込みから保存、承認、廃棄までの業務を支援する文書管理システムです。クラウドとオンプレミスの両方で提供されており、社内のセキュリティポリシーや運用環境にあわせて導入形態を選べます。契約書管理や図面管理などの用途に対応し、OCRによるインデックス情報の自動抽出や承認ワークフローを搭載。文書へのアクセス制御や監査に関する機能も備えています。導入から活用まで、PFUの専門スタッフによる支援を受けられます。
WAN-RECORD Plus
- 生成AIが文書を理解 抽出・判断・仕分けを自動化
- 紙文書・電子文書も動画も一元管理。検索してすぐ見つかる
- ナレッジを記録・共有。データを整備・継承
株式会社ＮＸワンビシアーカイブズが提供する「WAN-RECORD Plus」は、紙文書と電子文書をあわせて一元管理できるコンテンツ管理ストレージです。提供形態にはオンプレミスとクラウドがあり、電子化されていない書類の貸出管理や所在管理にも対応しています。生成AIが文書から管理項目の値を抽出・提案するAIタギング機能により、文書の仕分けや分類作業を効率化。電子帳簿保存法への対応も支援し、文書管理規程の整備や管理ルールづくりについても相談できます。
RM-Expert Light
- 紙の文書と電子ファイルを一元管理し、文書の散在を防止
- AIを活用した全文/自然語検索で探す時間を削減
- 厳格な権限設定と保存年限管理によりセキュリティを強化
日本レコードマネジメント株式会社が提供する「RM-Expert Light」は、紙文書と電子ファイルを統合的に管理する文書管理システムです。完結文書や完成図書の保管・管理に特化しており、オンプレミスとクラウドの両方に対応しています。アクセス権限や保存期間、変更履歴の管理に加え、AIを活用した全文検索・自然語検索機能を搭載。オプションでBox、SharePoint、Google DriveとのAPI連携も可能です。機密文書の管理と検索性の向上を両立したい企業に適しています。
IBM FileNet Content Manager （日本アイ・ビー・エム株式会社）
- ソーシャルコンテンツ管理でコミュニケーションを促進
- 役割に基づいて表示するデータを絞りセキュリティを強化
- 他社製のソリューションと連携可能
GLOVIA smart ECM （富士通株式会社）
- 文書やコンテンツを一元管理し、情報共有と効率化を実現
- 法規制や内部統制に対応し、文書管理でコンプライアンスを強化
- 豊富な導入実績。富士通のクラウド「FJcloud」でも利用可能
AlfrescoGovernanceSoftware （リックソフト株式会社）
- 監査ログを取得・検索・出力し、監査・法令対応を強力に支援。
- 保管や転送、破棄を自動化。
- 分類・アクセス制御で機密文書管理と規制対応に高い適合性。
EIMANAGER （伊藤忠テクノソリューションズ株式会社）
- 現場に馴染む操作性で、最短5営業日でクラウド利用開始。
- 高度なカスタマイズ性と他システム連携（API含む）
- 利用実績10万人以上、継続利用率94％の安心支援体制。
活文 Contents Lifecycle Manager （株式会社日立ソリューションズ）
- JIIMA認証取得済、電子帳簿保存法対応を支援
- 利用形態や導入規模を選択可能（オンプレミス/クラウド）
- 生成AI・自然言語処理AIとの連携で文書活用を促進
PROCENTER/C （NECソリューションイノベータ株式会社）
- 誤送信・漏えいリスクから社内外の情報共有を防止。
- 豊富なAPI連携で業務にフィットした拡張性を実現。
- オンプレミス/クラウド選択可、230社以上の実績と成熟した機能。
まとめ
文書管理システムのオンプレミス型は、持ち出しを制限したい文書や、保存場所が契約・規程で決まっている文書を自社の管理下で扱いたい企業に向く形態です。一方で、電子帳簿保存法やISOの要求への対応、容量や保存期限の管理、バックアップ、社外共有との両立を自社で計画する必要があります。管理したい文書と運用体制を整理したうえで、資料請求で複数の文書管理システムの提供形態や保守内容を比較してみてください。
