ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■送信方法別
- PDFをアップロードして契約書を送信：クラウドサイン、freeeサイン、クラウドコントラクト
- テンプレートを使って契約書を作成・送信：freeeサイン、マネーフォワード クラウド契約、Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）、サインタイム
- 宛先リストを取り込んで一括送信：Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）、サインタイム、クラウドコントラクト
- Boxに保存した文書から署名依頼を送信：Box Sign
- ■受信者の手続き方法別
- アカウント登録なしで署名：クラウドサイン、マネーフォワード クラウド契約、Box Sign、クラウドコントラクト
- 電子証明書を使った当事者型の署名に対応：WAN-Sign - ワンサイン -、paperlogic電子契約
- 契約相手向けの問い合わせサポートを提供：freeeサイン
電子契約システムを使い始める前の初期設定
電子契約システムは、契約書を送る前に社内の利用者や承認の流れを登録しておくと、その後の操作が迷いにくくなります。初期設定で行う主な作業は、利用者の登録と、テンプレートや承認ルートの準備です。
利用者の登録と権限の割り当て
最初に、システムを使う社員のアカウントを登録し、それぞれに権限を割り当てます。権限には、契約書を送信できる人、承認だけを行う人、閲覧のみの人といった区分を設ける方法があります。
誰でも送信できる状態にすると、承認を経ていない契約書が社外に出てしまうおそれがあります。紙の契約で押印を担当していた部署や、契約の決裁権限を定めた社内規程を確認し、電子契約でも同じ考え方で権限を分けておきましょう。
テンプレートと承認ルートの準備
秘密保持契約や業務委託契約のように繰り返し使う契約書は、テンプレートとして登録しておくと送信のたびに署名欄を配置する手間を省けます。テンプレートに登録できる項目や数は製品によって異なります。
あわせて、送信前に上長や法務部門の確認を経る承認ルートも設定します。契約金額や契約の種類によって承認者を変えたい場合は、条件分岐を設定できるかを確かめておくと、運用開始後にルートを作り直す手間を減らせます。
電子契約システムで契約書を送信する使い方
送信する側の使い方は、契約書のファイルを用意し、署名者と署名欄を指定して送るという流れです。ここでは、1件ずつ送る基本の操作と、件数が多い場合の送り方を紹介します。
契約書のアップロードと署名欄の配置
まず、ワープロソフトなどで作成した契約書をPDFに変換し、システムにアップロードします。次に、署名者ごとに署名欄や日付欄、入力してもらう項目を画面上で配置します。
署名者の順番を指定できる製品では、取引先が署名した後に自社の代表者が署名するといった順序を設定できます。配置を間違えると相手が署名できない場合があるため、送信前にプレビュー画面で、誰がどこに署名するのかを確認しておきましょう。
宛先の入力と送信後の進捗確認
署名者の氏名とメールアドレスを入力し、必要に応じて社内の承認を経てから送信します。送信後は、管理画面で「確認待ち」「署名済み」などの状況を確かめられる製品があります。
相手の署名が進まない場合は、催促メールを再送できる機能を使うか、取引先の担当者に電話で一声かけると締結までの時間を短縮できます。署名期限を設定できる製品なら、期限を過ぎた依頼を整理しやすくなります。期限切れの依頼を放置すると、どの契約が未締結なのかが分かりにくくなるため、週に1回など定期的に一覧を確認する習慣をつけておくと安心です。
複数の相手への一括送信
同じ内容の契約書を多くの取引先に送る場合は、宛先や契約金額をまとめたCSVファイルを読み込んで一括送信する方法があります。顧客管理システム（CRM）などから直接送信できる製品もあります。
一括送信は便利な反面、宛先と契約内容の組み合わせを誤ると、別の取引先の条件が記載された契約書が届いてしまいます。まず数件で試し、送信前の確認を複数人で行うといった誤送信対策の手順を決めてから使いましょう。
受け取った取引先側の操作の流れ
電子契約では、取引先にも画面上での操作をお願いします。受け取る側の流れを把握しておくと、取引先から質問を受けた際に案内でき、締結までの時間を短くできます。
メールのリンクからの確認と署名
受信者には、署名を依頼するメールが届きます。メール内のリンクを開くと契約書が表示され、内容を確認したうえで署名ボタンを押すと手続きが完了します。
製品によっては、受信者がアカウント登録をせずに署名できる方式と、電子証明書を使って署名する方式があります。取引先の負担を減らしたい場合は、アカウント登録の要らない方式が向いています。ただし、契約の重要度に応じて、アクセスコードなどの追加認証を組み合わせることも検討しましょう。
内容に修正が必要なときの差し戻し
受信者が契約書の内容に修正を求める場合は、署名をせずに差し戻しや却下を選び、コメントで修正点を伝えます。差し戻された契約書は、送信者が修正したうえで改めて送信します。
ただし、システム上のやり取りだけで条件交渉を進めると、どの版が最新か分かりにくくなる場合があります。条件の調整はメールや打ち合わせで先に済ませ、合意した内容を電子契約システムで送るという使い分けをすると、手戻りを減らせます。
取引先へ事前に伝えておく内容
初めて電子契約を受け取る取引先は、見慣れない送信元からのメールに戸惑う場合があります。送信前に、電子契約で締結したい旨と、届くメールの差出人名や件名を伝えておきましょう。迷惑メールと誤解されるのを防げます。
あわせて、署名に費用がかからないか、アカウント登録が必要か、締結した契約書をどこから取得できるかも案内しておくと親切です。案内文をひな形にして社内で共有しておけば、担当者ごとに説明の内容がばらつくことも防げます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で電子契約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
締結後の契約書を探しやすくする管理の使い方
締結した契約書は、電子契約システム上に保管されます。後から必要な契約書をすぐに見つけられるよう、締結時点で情報を登録しておくことが管理の使い方のポイントです。
検索項目の登録
締結済みの契約書には、取引先名や契約金額、契約日、契約期間などの項目を登録しておきます。項目が登録されていれば、「この取引先との契約を一覧で見たい」といった検索をすぐに行えます。
電子帳簿保存法では、電子取引のデータを日付、金額、取引先で検索できる状態で保存することが求められています。売上高などの条件によって扱いが緩和される場合もあるため、自社の要件は経理部門と確認しておきましょう。製品によっては締結時に項目を自動で読み取る機能もありますが、読み取り結果が正しいかは人の目で確認しましょう。
紙の契約書の取り込みと更新期限の通知
電子契約を始める前に紙で締結した契約書も、スキャンして同じシステムに登録すれば、契約書をまとめて管理できます。ただし、紙の原本の保存方法は社内規程や税法上の扱いを確認したうえで決めましょう。
契約の更新日や解約の申し入れ期限を登録し、期限が近づくと通知を受け取れる機能があれば、更新漏れを防げます。通知の宛先を担当者一人にせず、部署の共有アドレスに設定するなど、担当者の異動に備えた設定にしておくと安心です。
契約書のダウンロードと社内外への共有
締結済みの契約書は、PDFとしてダウンロードできる製品があります。ダウンロードしたファイルにも電子署名の情報が含まれていれば、PDFの閲覧ソフトで署名の有効性を確かめられる場合があります。
一方で、ダウンロードしたファイルを個人のパソコンや共有フォルダに置くと、どれが正本か分からなくなるおそれがあります。社内で共有するときはシステム上の閲覧権限を付与する方法を基本にし、ファイルを持ち出す場合のルールも決めておきましょう。
操作でつまずきやすい場面と対処法
電子契約システムの使い方に慣れるまでは、メールが届かない、署名者を変えたいといった場面で手が止まることがあります。代表的な場面と対処法を知っておくと、慌てずに対応できます。
署名依頼メールが届かないとき
取引先から「メールが届かない」と連絡があった場合は、まず宛先のメールアドレスに誤りがないかを管理画面で確認します。次に、迷惑メールフォルダに振り分けられていないかを相手に確かめてもらいましょう。
取引先のメールサーバー側で外部からのメールを制限している場合もあり、原因は一つとは限りません。提供会社が送信元のドメインを公開していれば、相手の情報システム部門に受信許可の設定を依頼する方法もあります。
署名者の変更や締結後の誤りに気づいたとき
取引先の担当者が不在で署名者を変えたい場合は、送信者側で依頼を取り消し、正しい署名者を指定して再送します。製品によっては、受信者が署名者を変更できる設定もあります。
締結後に誤りが見つかった場合は、署名済みの契約書を書き換えることはできません。変更内容を記載した覚書や変更契約を新たに締結し、元の契約書とひも付けて保管しておきましょう。
送信と署名の操作から見た製品の特徴
送る側の操作と受け取る側の手続きの両面から比べられるよう、この記事で紹介する電子契約システムの特徴を一覧にしました。自社と取引先の使い方にあうかを確かめる際に役立ててください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| クラウドサイン | PDFをアップロードして契約書を送信。取引相手はアカウント登録不要で、スマートフォンからも署名できる |
| freeeサイン | 入力項目を設定したテンプレートや社内承認ワークフローに対応。契約相手向けの問い合わせサポートも提供 |
| マネーフォワード クラウド契約 | 契約書の作成から申請・承認、締結、保存まで一元管理。紙や他サービスで締結した契約書もまとめて管理できる |
| Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名） | 署名順や入力欄の配置をテンプレート化でき、受信者リストを取り込んだ一括送信にも対応 |
| WAN-Sign - ワンサイン - | 立会人型・当事者型・ハイブリッド署名に対応。社内承認ワークフローや契約書の検索、更新期限の通知も利用可能 |
| paperlogic電子契約 | 立会人型と当事者型の署名を使い分けられる。契約書のほか、請求書や社内文書などの電子化・保管にも対応 |
| サインタイム | 署名欄や日付欄をドラッグ＆ドロップで配置。CSVで宛先リストを取り込み、数百件の一括送信も可能 |
| Box Sign | Boxに保存した文書から署名依頼を送信。取引相手はBoxアカウント不要で署名でき、締結状況の確認にも対応 |
| クラウドコントラクト | ３ステップで契約書を送信。相手は登録不要で、CSVによる宛先登録や最大30件の一括送信にも対応 |
送る側も受け取る側も使いやすい電子契約システム
契約書の送信から取引先の署名、締結後の管理まで、この記事で紹介した操作を進めやすい製品を紹介します。送信方法や受信者の手続きの違いに注目して比べてみてください。
クラウドサイン
- 累計契約送信件数3000万件超！ 導入実績250万社以上※
- 弁護士監修。日本の法律に関する知見を活かした開発・サポート
- 電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能
弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウドサイン」は、契約書のPDFをアップロードして送信する流れで利用できる電子契約サービスです。契約相手にはメールで案内が届き、内容を確認して同意すると電子署名が付与されます。取引相手はアカウント登録が不要で、スマートフォンからの署名にも対応。締結後は認定タイムスタンプ付きのPDFが双方に送られます。直感的に操作しやすい画面を採用しており、操作に迷った際にはチャットサポートも利用できます。
freeeサイン
- 受領者も使いやすい 画面設計と充実サポート
- 文書の種類や受領者に合わせて選べる
- 自社運用にあった使い方が最安値で可能
フリー株式会社が提供する「freeeサイン」は、契約書の作成から送信、締結、保管までをクラウド上で一元管理する電子契約システムです。入力項目を設定したテンプレートを複数登録でき、ワークフローによる社内申請・承認にも対応しています。締結済み文書はフリーワードやタグで検索でき、有効期限のリマインドも設定可能です。利用企業だけでなく、契約相手からの問い合わせにも電話・メール・チャットで対応。初めて電子契約を利用する取引先へのサポートを重視する企業にも適しています。
マネーフォワード クラウド契約
- 法務相談-作成-申請-承認-締結-保存-管理までまるっとサポート
- 送信料・保管料がずっと0円。定額制のシンプルな料金体系
- 紙の契約書も電子契約書もまとめて一元管理
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド契約」は、契約書の作成から申請・承認、締結、保存までを一元管理するクラウド型の契約管理サービスです。契約書のひな形管理やバージョン管理、ワークフロー機能を備え、社内の承認手続きを経てから取引先へ送信できます。電子契約だけでなく、紙や他サービスで締結した契約書もまとめて管理できるため、契約情報の分散防止にも役立ちます。送信料や保管料がかからない定額制を採用している点も特徴です。
Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）
- 世界中で160万社以上の組織・団体と10億人超のユーザーが利用
- 900以上のプレビルド・インテグレーション
- 世界標準のセキュリティとコンプライアンス管理でリスクを軽減
ドキュサイン・ジャパン株式会社が提供する「Docusign eSignature（ドキュサインの電子署名）」は、同じ形式の文書を繰り返し送る業務に適した電子署名サービスです。文書のひな形に加え、メールの件名や本文、入力欄の配置、署名の順番までテンプレートとして保存できます。受信者リストをインポートして複数の相手へ一括送信できるため、契約更新や申込書の送付が多い企業にも向いています。署名依頼メールや署名画面に自社のロゴやコーポレートカラーを反映でき、受信者が送信元を識別しやすい点も特徴です。
WAN-Sign - ワンサイン -
- 立会人型・当事者型の両方に対応。ハイブリッド署名も可能
- 初期費用・月額基本料0円の従量制。内部統制機能も標準搭載
- 紙原本の保管・電子化から締結後の契約管理まで一元化
株式会社ＮＸワンビシアーカイブズが提供する「WAN-Sign - ワンサイン -」は、契約の重要度や取引先の状況にあわせて署名方式を選べる電子契約・契約管理サービスです。電子証明書による当事者型とメール認証による立会人型に対応し、自社と相手方で異なる方式を組み合わせるハイブリッド署名も利用できます。社内承認ワークフローや承認者固定機能を標準搭載しており、契約書の送信前に必要な確認手続きを組み込めます。締結後は文書検索や更新期限の通知に対応し、紙と電子の契約書をまとめて管理できます。
paperlogic電子契約 （ペーパーロジック株式会社）
- 立会人型の認印と当事者型の実印どちらにも対応！
- 契約相手も電⼦証明書の取得や利⽤ができる！
- 締結完了時に自動で認定タイムスタンプを付与！
サインタイム （サインタイム株式会社）
- 誰でもカンタンに使えるやさしい操作性
- お客さまが使いやすさを実現した充実の機能
- 「無料送信件数」がついたおトクな料金
Box Sign （株式会社Box Japan）
- コンテンツの共有・管理基盤に組み込まれ、生産性を向上
- 契約業務を迅速化！クラウドでペーパレスを推進
- ハンコ出社不要でハイブリッドワーク促進
クラウドコントラクト （クラウドコントラクト株式会社）
- 法的効力のある電子署名とタイムスタンプ機能を搭載！
- SMS認証（２要素認証）で本人確認もできる！
- 2022年1月改正の電子帳簿保存法にも対応！
まとめ
電子契約システムの使い方は、初期設定で権限やテンプレートを整え、契約書を送信し、取引先に署名してもらい、締結後に検索できる形で保管するという流れです。送る側だけでなく受け取る側の操作も把握しておくと、取引先への案内も迷わず行えます。一括送信や他システムからの送信、受信者の署名方式は製品によって異なるため、資料請求で実際の操作画面を比べてみてください。
