ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■採用区分別
- 新卒採用の説明会・選考予約向け：sonar ATS by HRMOS、Liny HR、i-web、らくるーと、ACCESS ON LINE、MOCHICA
- 中途採用・通年採用向け：JobSuite CAREER、HERP Hire、Talentio
- 新卒・中途をまとめて管理：ジョブカン採用管理、sonar ATS by HRMOS、採用一括かんりくん、i-web
- アルバイト・パート採用向け：ジョブカン採用管理、ハイソル、リクオプ
- ■面接日程調整の方式別
選考管理システムの乗り換え時期は選考の切れ目で選ぶ
選考管理システムの乗り換え時期は、選考中の候補者が少ない時期にすると影響を抑えられます。どの時期が切れ目にあたるかは採用区分によって異なるため、自社の選考スケジュールと照らして判断しましょう。
新卒採用は選考の山場を避ける
新卒採用は、説明会やエントリー受付、面接が特定の時期に集中する傾向があります。選考が進んでいる最中にシステムを切り替えると、多数の候補者の状態を一度に移す必要があり、確認の負担が大きくなります。
次年度の採用準備を始める前や、内定者フォローが中心となる時期など、選考の動きが少ないタイミングを候補にしましょう。翌年度の卒業予定者の受付から新しいシステムを使い始め、当年度分は旧システムで完了させる方法もあります。
中途採用は切り替えの基準日を決める
中途採用は年間を通して選考が続く場合があり、選考中の候補者がいない時期を作るのは難しい場合があります。そのため、「この日以降の応募は新しいシステムで受け付ける」という基準日を決める方法が現実的です。
基準日より前に応募した候補者をどちらのシステムで進めるかは、後述する選考途中の候補者の扱いとあわせて決めます。急募の求人や役員面接を控えた候補者がいる場合は、その選考が終わってから切り替える配慮も必要です。
アルバイト・パート採用は短期間で切り替える
アルバイトやパートの採用は、応募から面接、採用決定までの期間が短い傾向があります。そのため、選考状況によっては、短い並行期間で新しいシステムへ切り替えられる場合があります。
一方で、店舗や拠点ごとに面接を担当する場合は、各拠点の担当者が新しいシステムを使えるよう準備しておく必要があります。拠点ごとに切り替え日をずらし、問題がないことを確認しながら順に広げると、現場の混乱を抑えられます。
選考フローと評価シートを新しいシステムで組み直す
選考フローや評価シートは、旧システムの設定を写すのではなく、乗り換えを機に見直して組み直すと、不要な設定を持ち込まずに済みます。現行の運用で使っていない手順や項目を整理してから、新しい選考管理システムに設定しましょう。
選考ステップと合否判定の棚卸し
まず、書類選考から一次面接、最終面接、内定までの選考ステップと、各ステップで合否を判断する担当者を書き出します。求人や職種ごとに選考フローが異なる場合は、そのパターンもすべて洗い出しましょう。
実際に使われていないステップや、名称だけ違う同じ工程が見つかることもあります。パターンを整理して数を絞ると、新しいシステムの設定作業が軽くなるだけでなく、選考状況の集計もしやすくなります。合否の承認が必要な場合は、承認者と承認の流れもあわせて確認します。
評価項目と評価基準の移し替え
面接の評価シートは、評価項目と段階評価の基準、コメント欄の構成を一覧にしてから移します。乗り換え先によって、設定できる評価項目の数や評価の形式が異なる場合があるため、現行の評価シートを再現できるか事前に確認が必要です。
評価基準を変更する場合は、旧システムで評価した候補者と新システムの候補者の点数を単純に比べられなくなる点に注意しましょう。基準の変更は年度の切り替えにあわせるなど、比較できる期間を区切っておくと判断がぶれにくくなります。
通知メールと書類テンプレートの見直し
書類選考の結果通知や面接案内、内定通知などのメールテンプレートも、移し替えの対象です。新しいシステムでは差し込みできる項目名や記述方法が異なることがあるため、文面をコピーするだけでは正しく表示されない場合があります。
テンプレートを登録した後は、社内のアドレス宛てにテスト送信し、候補者の氏名や面接日時が正しく差し込まれているかを確認しましょう。不採用通知のように候補者の印象に関わる文面は、複数人で確認してから本番で使うと安心です。
選考途中の候補者を乗り換え時に扱う方法
選考途中の候補者の扱い方は、旧システムで完了させる方式と、新システムへ移して続ける方式の2つに大きく分けられます。どちらを選ぶ場合も、候補者から見て連絡の流れが変わらないように配慮することが大切です。
旧システムで最後まで進める方式
基準日より前に応募した候補者は旧システムで選考を完了させ、新しい応募から新システムを使う方式です。選考途中のデータを移す必要がないため、評価や連絡履歴の欠落が起こりにくい点がメリットです。
一方で、旧システムと新システムを一定期間並行して使うため、両方の利用料がかかる期間が生じる場合があります。面接官もどちらのシステムで評価を入力するかを候補者ごとに判断する必要があるため、候補者一覧にどちらで管理しているかを明示しておきましょう。
新システムへ移して選考を続ける方式
選考中の候補者を新しい選考管理システムへ移し、切り替え日以降はすべて新システムで進める方式です。管理するシステムが一本化されるため、面接官や人事担当者が迷いにくくなります。
移行する際は、選考ステップの現在位置や過去の評価、面接予定を正しく引き継げるかが課題です。移行後は候補者ごとの状態を旧システムと照らし合わせ、面接予定が抜けていないか確認しましょう。候補者数が多い場合は、選考段階ごとに確認対象を分けると作業を進めやすくなります。
候補者への連絡を途切れさせない工夫
システムを切り替えると、メールの送信元アドレスや候補者用マイページのURLが変わる場合があります。候補者が新しいアドレスからのメールを見落としたり、旧マイページにログインできず戸惑ったりする恐れがあるため、事前の案内が大切です。
選考中の候補者には、連絡方法が変わる時期と新しい送信元を知らせておきましょう。マイページのURLが変わる場合は、新しいログイン方法も案内します。切り替え後しばらくは、旧アドレス宛ての返信を確認する担当者を決めておくと、候補者からの問い合わせを取りこぼしにくくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で採用管理・選考管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
面接日程調整と面接官の運用を切り替える
面接日程調整は、候補者と面接官の双方に関わるため、乗り換えで影響が出やすい業務です。カレンダーやWeb会議ツールとの連携設定と、面接官への説明を切り替え前に済ませておきましょう。
カレンダーとWeb会議ツールの連携設定
面接日程調整の方式は、面接官のカレンダーの空き時間をもとに調整する方式と、人事担当者が提示した候補日時から候補者が選ぶ方式などがあります。現在の方式を新しいシステムでも使えるか、方式が変わる場合は誰の作業が増えるかを確認しましょう。
カレンダー連携やWeb会議のURL発行を使う場合は、社内で利用しているカレンダーサービスやWeb会議ツールに対応しているかが前提です。連携にはアカウントの権限設定が必要な場合もあるため、情報システム部門とも事前に相談しておくと進めやすくなります。
面接官向けの操作説明と入力ルール
面接官は選考管理システムを毎日使うとは限らないため、切り替え直後は操作に迷い、評価の入力が遅れることがあります。候補者情報の閲覧と評価の入力、日程の確認という面接官が使う操作に絞って説明すると、短時間で伝えられます。
あわせて、面接後いつまでに評価を入力するか、コメントに何を書くかといった入力ルールも改めて共有しましょう。操作手順を簡単な資料にまとめ、問い合わせ先を明記しておくと、面接官ごとの対応の差を小さくできます。
選考管理システムの乗り換えで評価記録を残すか消すか
面接評価や面接メモも候補者の個人情報にあたるため、乗り換え時にどこまで移し、いつ消去するかを決めておく必要があります。個人情報保護法の考え方を踏まえ、判断に迷う点は法務部門や専門家に確認しましょう。
評価コメントと面接メモの扱い
面接官が入力した評価コメントや面接メモは、特定の候補者にひもづく情報であり、個人情報として扱います。旧システムから移すかどうかは、選考中の候補者に必要な記録か、過去の候補者の再応募時に参照する記録かといった目的ごとに判断しましょう。
乗り換えを機に、閲覧できる人の範囲も見直しておくと安心です。面接官には担当する候補者の情報だけを表示するなど、権限を設定できるか乗り換え先で確認しておきます。評価コメントは事実にもとづいて記述するよう、入力ルールで定めておくことも大切です。
不採用者や辞退者のデータの消去
個人情報保護法では、個人データを利用する必要がなくなったときは、遅滞なく消去するよう努めなければならないと定められています。不採用者や辞退者の選考データを無期限に残していないか、乗り換え前に確認しましょう。
保管期間の社内ルールがない場合は、利用目的や保存の必要性を踏まえ、選考終了から一定期間で消去するなどの基準を決めましょう。保存が不要になったデータは新システムへ移さない方法もあります。旧システムを解約する際は、残ったデータの削除方法と完了の確認手段をベンダーに問い合わせておきましょう。
採用区分と日程調整で見る選考管理システム一覧
この記事で紹介する採用管理・選考管理システムを、対応する採用区分と面接日程調整の仕組みに注目して一覧にしました。選考途中の候補者を移す際に、現在の運用を再現できるかの目安にしてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| ジョブカン採用管理 | 新卒・中途・アルバイトに対応。Googleカレンダーやサイボウズのカレンダーと連携した日程調整が可能 |
| sonar ATS by HRMOS | 選考フローをフロー図で設定。企業が公開した日程候補から応募者が予約する方式に対応 |
| JobSuite CAREER | 中途採用・通年採用に特化。面接担当者への選考依頼と応募者との日程調整を一元管理できる |
| 採用一括かんりくん | 新卒・中途を管理でき、カレンダー連携や面接日程調整の自動化に対応 |
| Liny HR | LINEを活用した採用管理ツール。説明会や面接の日程調整・参加確認を自動化できる |
| i-web | 新卒・キャリア採用を一元管理。応募者向けマイページで面接予約などを進められる |
| HERP Hire | カレンダー連携を活用した日程調整や、AIによる選考・面接評価の支援に対応 |
| らくるーと | LINEで応募者とやり取りでき、説明会・面接の日程調整やリマインドを標準搭載する |
| Talentio | GoogleやOutlookのカレンダーと連携した日程の自動調整と、複数評価者による評価に対応 |
| ACCESS ON LINE | 新卒採用に特化した採用管理システム。面接予約や選考管理を支援する |
| MOCHICA | 設定した説明会・選考会の日程から、求職者がLINE上で日程を調整できる |
| ハイソル | アルバイト・パート採用向け。応募者の一元管理から入社手続きまでを支援する |
| リクオプ | アルバイト・パート採用に特化し、オウンドメディアを活用した応募獲得を支援する |
選考フローの切り替えを進めやすい製品
新卒・中途・アルバイトといった採用区分への対応と、面接日程調整の方式に注目して、選考管理を新しいシステムへ移す際に比較したい製品を紹介します。
ジョブカン採用管理
- 募集から内定までこれ一つ。簡単高機能な採用管理システム
- あらゆる経路からの応募者の情報を取り込み、一括管理！
- 媒体別・面接官別など求人効果の分析・レポート作成も可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン採用管理」は、候補者詳細画面から面接日程の調整や評価の記録を行える採用管理システムです。新卒・中途・アルバイトなどの採用区分に対応しています。日程調整はGoogleカレンダーやサイボウズのカレンダーと連携でき、Zoom連携で面接日程の調整と同時にミーティングを作成することも可能です。次の選考担当者への申し送りもでき、メールテンプレートを使った連絡にも対応しています。複数の採用区分を一つのシステムで管理したい企業の選択肢です。
sonar ATS by HRMOS
- 大手、中小企業の規模問わず累計導入数が2,500件以上の実績
- 求人募集、応募者管理、面接日程調整などのあらゆる業務を効率化
- 求人媒体、適性検査、社内チャットツール、他各種サービスと連携
Thinkings株式会社が提供する「sonar ATS by HRMOS」は、応募から内定・入社までの選考フローをフロー図で作成・共有できる採用管理システムです。新卒・中途のどちらの採用にも対応し、条件にあう応募者を特別な選考ステップへ自動で誘導する設定も可能です。面接日程の調整は、企業と応募者が双方の可能な日程を申請する方法と、企業が公開した日程候補から応募者が予約する方法の2つに対応しています。選考フローを組み直す際に、設定内容を共有しやすい製品です。
JobSuite CAREER
- 【機能美を追求】教育コスト抑え、現場ですぐに使いこなせる設計
- 【シンプルなUI】必要な情報にすぐアクセス、業務の負担を軽減
- 【採用プロセスの多角的分析】採用活動の改善ポイントを可視化
株式会社ＮＳＤデジタルソリューションズが提供する「JobSuite CAREER」は、中途採用・通年採用の選考依頼と日程調整をまとめて管理できる採用管理システムです。面接担当者と応募者の希望日時のヒアリングからマッチング、確定連絡、再調整までをシステム上で行えます。ダッシュボードでは応募者の検索や選考進捗、現場の選考官やエージェントへの依頼状況を一画面で把握できます。通年で選考が続く中途採用で、基準日を決めて切り替えたい企業に向く製品です。
採用一括かんりくん
- ルーティン業務70%削減！ 日程調整やメール送信を自動化
- LINE連携で開封率アップ・リッチメニューで歩留まりを劇的改善
- 新卒/中途もこれ1つ！ 継続率98.8%が照明する使いやすさと機能性
HRクラウド株式会社が提供する「採用一括かんりくん」は、ノーコードで選考フローを作成し、カンバン方式でステータスを管理できる採用管理システムです。新卒・中途のどちらの採用にも対応しています。カレンダーやWeb面接ツールとの連携を活用して、面接日程の調整や予定管理を効率化できます。説明会予約ページの作成やAIによる評価入力の支援機能も備えており、選考フローと評価の運用をまとめて組み直したい企業に向く製品です。
Liny HR
- LINEですべて完結！選考移行率・内定承諾率の向上を実現
- 定期的なコンテンツ配信と個別対応により内定辞退を防止
- 説明会や面接の日程調整を完全に自動化！コア業務に注力可能
ソーシャルデータバンク株式会社が提供する「Liny HR」は、LINEを活用した採用管理ツールです。早期選考会やインターンなどの初回接点から内定後のフォローまでをLINE上で進められ、説明会や面接の日程調整・参加確認を自動化できます。候補者ごとに必要な情報を配信し、選考段階に応じたコミュニケーションを支援します。サポート面では専属カスタマーサクセス担当や設定代行、操作レクチャーを用意しており、新卒採用の選考が動き出す前に運用を整えたい企業が検討しやすい製品です。
i-web
- 導入シェアNo.1の実績と信頼。使いやすい操作性と充実のサポート
- 業界初、リクナビ・キャリタス就活自動連携 その他多数媒体対応
- 業務効率化機能＋分析ツールや採用サイト制作ツールも標準搭載
株式会社ヒューマネージが提供する「i-web」は、応募者向けマイページを標準搭載し、新卒採用とキャリア採用の選考手続きをまとめて進められる採用管理システムです。マイページは、適性検査の受検や面接予約などのタスクを応募者が進めやすい設計です。ナビ媒体からのエントリーデータの自動取り込みや、オンライン面接ツール・カレンダーなどの外部ツールとの連携にも対応しています。説明会や面接の予約が集中する新卒採用で、選考の切れ目に乗り換えを計画したい企業が比較しやすいでしょう。
HERP Hire
- AIが選考と面接評価を支援し質と速度を向上
- Slack等から書類確認や評価入力を完結
- DataHubで採用指標を自在に可視化し意思決定を支援
株式会社HERPが提供する「HERP Hire」は、カレンダー連携を活用して面接日程の調整を支援する採用管理システムです。選考状況と評価を一元管理し、社内での情報共有にも対応しています。AIによる選考・面接評価の支援機能も備えており、書類確認や評価入力などの業務効率化を進められます。面接官との日程調整や評価記録の共有を見直したい企業に向く製品です。
らくるーと
- LINE・SNSに特化しているため効果的なコミュニケーションを実現
- 応募者のレスポンスも早く、選考歩留まりを改善
- メッセージ配信や日程調整の自動化で、工数削減とスムーズな選考
株式会社アイシスが提供する「らくるーと」は、LINE・SNSを活用して応募者とやり取りできる採用管理ツールです。募集から情報配信、内定連絡までのやり取りを応募者はLINEで完結でき、説明会・面接の日程調整やリマインド機能を標準搭載しています。マイナビ・リクナビなどからのデータ取り込みにも対応し、オプションでGoogleカレンダーやMicrosoftのカレンダーと連携して担当者の空き時間から候補日程を提示できます。候補者への連絡手段を見直したい企業の選択肢です。
Talentio
- 複数の流入経路からの応募も一括管理が可能！
- 複数ベンダーのカレンダーと連携が可能。日程調整も自動で可能
- 現場の面接官も使いやすい簡単な操作画面で採用が”ラク”になる
jinjer株式会社が提供する「Talentio」は、選考の運用から評価、内定通知までをオンラインで進められる採用管理システムです。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携したスケジュールの自動調整に対応し、評価者ごとの個別設定も可能です。評価フォームのテンプレート化や複数評価者の設定、判定条件の設定ができ、スマートフォンからの評価入力にも対応しています。面接官が使う操作を絞って案内したい場合にも検討しやすい製品です。
ACCESS ON LINE （株式会社マイナビ）
- マイナビサイトと連携！学生がスムーズに応募できる環境を実現
- 採用活動に必要な機能を網羅！採用のすべてをオンライン化
- 経路ごとの歩留りや目標に対する進捗を確認できる多彩な分析機能
MOCHICA （株式会社ネオキャリア）
- 業種や業界問わず800社以上の導入実績あり！
- 就職サイトとのシームレスな連携が可能！
- サポート体制や運用代行が充実！
ハイソル （HRソリューションズ株式会社）
- 検索エンジンに最適化されたオリジナルのホームページを作成可能
- 入社手続きをセキュアにスマホで完結させ大幅効率化！
- 退職者情報をストックして繁忙期のスポット対応を実現！
リクオプ （HRソリューションズ株式会社）
- ウェブ解析士100名以上在籍
- 5つのISO認証を取得した堅牢なセキュリティ
- 1,700件以上の機能リリース実績あり。
まとめ
選考管理システムの乗り換えでは、選考の切れ目を見極めて時期を決め、選考途中の候補者を旧システムで完了させるか新システムへ移すかを先に決めることが重要です。選考フローや評価シート、面接日程調整の設定は見直しながら組み直し、評価記録の保存と削除のルールも整えましょう。採用区分や日程調整の方式に適した採用管理・選考管理システムを、資料請求して比較検討してください。
