ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■データ活用の目的別
- ■データの取り込み・出力方法別
- CSVによる一括取り込み：JobSuite CAREER
- 履歴書・職務経歴書の読み取り登録：採用一括かんりくん
- CSV・APIでのデータ出力：Talentio、PERSONA
採用管理システムのデータベースに蓄積される情報
採用管理システムのデータベースには、応募者の基本情報だけでなく、選考の経過や社内でのやり取りも記録されます。どのような情報が蓄積されるかを把握すると、何を検索や分析に使えるかが見えてきます。
応募者の基本情報と応募書類
応募時には、氏名や連絡先、学歴や職歴、保有資格などの基本情報が登録されます。求人媒体から自動で取り込まれる場合は、媒体ごとに項目名や形式が異なることがあり、同じ内容でも別の項目に入っている場合があります。
履歴書や職務経歴書のファイルは添付として保存されることが多く、ファイル内の文字は検索の対象にならない製品もあります。経験職種やスキルなど検索に使いたい情報は、ファイルだけに頼らず項目として登録しておくことが大切です。
選考の経過と接点の履歴
書類選考や面接の結果、面接官の評価、辞退や不採用の理由といった選考の経過も、データベースの重要な情報です。さらに、説明会への参加や候補者とのメールのやり取りなど、応募前後の接点の記録が残る場合もあります。
これらの履歴は、同じ人が再び応募してきた際に、前回どの段階まで進んだかを確認する手がかりとして役立ちます。評価のコメントを自由記述だけにせず、評価項目ごとの点数も残しておくと、後から比較しやすくなります。
データベースの仕組みとデータの持ち出し
クラウド型の採用管理システムでは、データベースは提供会社が管理し、利用企業は画面や出力機能を通じてデータを扱います。社内の別システムで分析したい場合は、CSV出力やAPI（システム同士をつなぐ窓口）で必要な項目を取り出せるかが重要です。
出力できる項目や形式は製品ごとに異なり、評価コメントや添付ファイルは対象外の場合もあります。将来の分析や他システムへの移行を見据え、どの情報をどの形式で取り出せるかを導入前に確認しておきましょう。
検索と抽出に使える項目設計のポイント
人材データベースとして使えるかどうかは、登録する項目の設計で大きく変わります。自由記述が多いと条件で絞り込めないため、検索に使いたい情報をあらかじめ決めて、選択式の項目やタグとして登録する仕組みを整えましょう。
選択式の項目とタグの使い分け
経験職種や最終学歴、希望勤務地のように選択肢を決められる情報は、選択式の項目にすると表記のゆれを防げます。一方、「営業経験あり」「英語での商談経験」のように後から付け加えたい特徴は、タグとして付与する方法が向いています。
タグは自由に作れる分、似た名前のタグが増えて検索に使いにくくなる恐れがあります。タグの一覧と付け方のルールを決め、新しいタグを作る担当者を限定しておくと、データベースの整理された状態を保ちやすくなります。
辞退理由と不採用理由の記録方法
辞退や不採用の理由は、後で再接触するかどうかを判断する材料として使えます。「他社に入社」「時期があわない」「スキル不足」のように理由を選択式で記録しておけば、条件が変わったときに声をかけられる候補者を抽出できます。
ただし、理由の記録は候補者本人の評価に関わるため、表現や閲覧範囲に配慮が必要です。面接官の主観的な印象だけを残すのではなく、どの評価項目で基準に届かなかったかを記録する形にしておきましょう。
入力ルールの共有と定期的な点検
項目を設計しても、担当者ごとに入力の仕方が異なれば、検索で漏れが生じます。例えば、ある担当者は「経理」、別の担当者は「会計」と入力すると、同じ経験を持つ候補者を一度に抽出できません。
入力ルールを簡単な手順書にまとめ、人事担当者や面接官に共有しておきましょう。四半期ごとなど時期を決めて、未入力の項目や表記のゆれを点検し、必要に応じて選択肢を追加すると、データベースの使いやすさを保てます。
採用管理システムの重複登録を防ぐ名寄せの考え方
同じ人が複数の求人媒体から応募したり、時期を変えて再応募したりすると、採用管理システムに同じ人のデータが複数できることがあります。名寄せとは、こうした重複を見つけて1人分にまとめる作業です。
重複が起こる主なきっかけ
重複登録が起こるきっかけは複数あります。求人媒体と人材紹介会社の両方から同じ候補者が届く場合や、前回の応募と異なるメールアドレスで再応募する場合、手作業で登録した際に氏名の表記が異なる場合などです。
重複に気づかないと、同じ候補者に別々の担当者から連絡が届いたり、前回の選考結果を見落としたりする可能性があります。人材紹介会社からの推薦と自社への直接応募が重なると、紹介手数料の扱いにも関わるため、早めに気づける仕組みが必要です。
重複を判定する条件の決め方
採用管理システムには、氏名と生年月日、メールアドレスや電話番号の一致をもとに重複の候補を知らせる製品があります。ただし、条件を厳しくすると見落としが増え、緩くすると別人を同一人物と判定する恐れがあります。
自動判定の結果をそのまま統合せず、担当者が内容を確認してからまとめる運用が安全です。統合した際に、どちらの応募経路を正とするか、過去の選考履歴をどう残すかもルールとして決めておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で採用管理・選考管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
過去の候補者に再接触するタレントプールの運用
タレントプールとは、今回は採用に至らなかったものの、将来の採用候補として関係を保つ人材の集まりです。採用管理システムのデータベースから対象者を抽出し、適切な時期に声をかける運用を紹介します。
再接触する対象者の選び方
再接触の対象には、最終面接まで進んだが辞退した人、ほかの職種ならあう可能性がある人、内定を出したが時期があわなかった人などが考えられます。前の章で整えた辞退理由やタグを使えば、条件にあう候補者を絞り込めます。
新しい求人を出すたびに、まずデータベースから該当する候補者を探す手順を決めておくと、求人媒体への掲載を待たずに候補者へ声をかけられます。抽出の条件を記録しておけば、担当者が変わっても同じ方法で探せます。
利用目的と本人の意向の確認
過去の応募者に別の求人を案内する場合は、応募時に示した個人情報の利用目的に、将来の求人案内が含まれているかを確認する必要があります。含まれていない場合は、本人の同意を得るなどの対応を法務部門と相談しましょう。
また、案内を受け取りたくない人には連絡を止められるよう、配信停止の希望を記録する項目を用意しておくと安心です。保管期間を過ぎたデータを対象から外す運用もあわせて決めておきましょう。
連絡した結果の記録と次の接点
再接触の連絡をしたら、送った日付や内容、相手の反応を採用管理システムに記録しておきましょう。記録がないと、別の担当者が短い間隔で同じ候補者に連絡してしまう可能性があります。
反応がなかった人や「今は転職を考えていない」と答えた人も、次に連絡してよい時期をメモとして残しておくと、関係を保ちながら適切な間隔で声をかけられます。連絡の履歴が蓄積されるほど、データベースの価値も高まります。
選考データを集計して採用活動を見直す
採用管理システムのデータベースは、個々の候補者を探すだけでなく、採用活動全体を振り返る材料にもなります。データを集計すると、どの段階で候補者が離れているか、どの経路が採用につながっているかを数字で把握できます。
選考段階ごとの通過率の確認
応募から書類選考、一次面接、最終面接、内定、入社までの各段階で何人が次に進んだかを集計すると、選考の通過率がわかります。特定の段階で辞退が増えている場合は、連絡の遅れや面接日程の調整に課題がある可能性があります。
原因は一つに限らないため、通過率の変化とあわせて辞退理由や選考にかかった日数も確認しましょう。職種や採用区分ごとに分けて集計すると、どこを改善すべきかを判断しやすくなります。
応募経路ごとの成果の比較
求人媒体や人材紹介会社、社員紹介など、応募経路ごとに応募数と採用数を比べると、採用につながりやすい経路が見えてきます。掲載費用や紹介手数料のデータもあわせて管理すれば、採用1人あたりの費用も算出できます。
経路ごとの比較を正しく行うには、応募経路の登録ルールをそろえておくことが前提です。経路の名称が担当者ごとに異なると集計が一致しなくなるため、選択肢を固定し、定期的に入力内容を確認しましょう。
人材データベースとして比べたい製品一覧
候補者データの取り込み方や重複のチェック、集計の機能は製品ごとに異なります。この記事で紹介する製品の特徴を一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Talentio | タレントプールや重複チェック、タグ付与に対応。CSV出力やAPIで分析もできる |
| HERP Hire | 潜在候補者を中長期で管理するタレントプール機能と、歩留まりの分析機能を備える |
| i-web | 新卒・キャリア採用に加え、アルムナイ採用やタレントプールもまとめて管理できる |
| JobSuite CAREER | 重複登録者の自動検出とCSV・TSVでの取り込みに対応。媒体別の集計も可能 |
| ジョブカン採用管理 | 重複チェックや候補者検索に対応。経路別・求人別の選考ステップレポートがある |
| 採用一括かんりくん | AIによる履歴書の読み取りで自動入力でき、重複チェックやタグ管理にも対応 |
| PERSONA | 全データをCSVで出力でき、大学名や面接官などの項目でクロス集計できる |
| Jobギア採用管理 | 求人媒体からの応募を自動で取り込み、応募者情報を一元管理できる |
| e2R PRO | 紙やExcelでの管理をなくし、採用活動の全体の進捗を把握できる応募者管理システム |
候補者データを蓄積して活かしやすい製品
ここでは、タレントプールの管理や重複のチェック、選考データの集計・出力を確認しやすい製品を紹介します。出力できる項目や形式は、資料やデモで確かめてください。
Talentio
- 複数の流入経路からの応募も一括管理が可能！
- 複数ベンダーのカレンダーと連携が可能。日程調整も自動で可能
- 現場の面接官も使いやすい簡単な操作画面で採用が”ラク”になる
jinjer株式会社が提供する「Talentio」は、応募のたびに蓄積される候補者情報を、次の採用に使える状態で整えたい企業に向く採用管理システムです。条件を保存できる検索や一括操作、重複チェック、条件に応じたタグの自動付与で候補者管理を効率化できます。リファラル採用やタレントプールの活用にも対応し、チャネル別の応募状況や通過率はレポートで可視化できます。CSV出力やAPIを使えば、自社の指標にあわせた分析も可能です。
HERP Hire
- AIが選考と面接評価を支援し質と速度を向上
- Slack等から書類確認や評価入力を完結
- DataHubで採用指標を自在に可視化し意思決定を支援
株式会社HERPが提供する「HERP Hire」は、今回は採用に至らなかった候補者とも関係を保ちたい企業で検討しやすい採用管理システムです。タレントプール機能で潜在候補者への中長期的なアプローチを管理でき、リファラル採用では紹介数や歩留まりも集計できます。経路・職種・担当者別の歩留まりやリードタイムを可視化でき、オプションのHERP DataHubではオーダーメイドのダッシュボードも作れます。
i-web
- 導入シェアNo.1の実績と信頼。使いやすい操作性と充実のサポート
- 業界初、リクナビ・キャリタス就活自動連携 その他多数媒体対応
- 業務効率化機能＋分析ツールや採用サイト制作ツールも標準搭載
株式会社ヒューマネージが提供する「i-web」は、新卒・キャリア採用に加えて、過去の応募者や退職者との接点も同じデータベースで扱いたい企業が比べやすい採用管理システムです。第二新卒採用やアルムナイ採用、タレントプールもまとめて管理できます。蓄積したデータを分析・グラフ化する機能を備えており、ナビ媒体から取り込んだ応募者データを採用活動の振り返りにも使えます。
JobSuite CAREER
- 【機能美を追求】教育コスト抑え、現場ですぐに使いこなせる設計
- 【シンプルなUI】必要な情報にすぐアクセス、業務の負担を軽減
- 【採用プロセスの多角的分析】採用活動の改善ポイントを可視化
株式会社ＮＳＤデジタルソリューションズが提供する「JobSuite CAREER」は、表計算ソフトから移した応募者情報をデータベースとして整えたい企業に向く採用管理システムです。応募者情報はCSVやTSV形式のファイルで取り込めます。同一人物の可能性がある登録者を自動で検出する機能も備えています。選考フェーズごとの通過率や辞退率、媒体別の応募数・面接率・内定率などを集計できます。
ジョブカン採用管理
- 募集から内定までこれ一つ。簡単高機能な採用管理システム
- あらゆる経路からの応募者の情報を取り込み、一括管理！
- 媒体別・面接官別など求人効果の分析・レポート作成も可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン採用管理」は、応募経路ごとの成果を集計して採用活動を見直したい企業で比べやすい採用管理システムです。候補者一覧では重複チェックや候補者検索、グループ管理ができ、選考履歴やコメントはタイムラインで確認できます。応募者数推移や経路別・求人別の選考ステップレポートを備え、どの媒体からの応募が多いかや選考の通過率を把握できます。
採用一括かんりくん
- ルーティン業務70%削減！ 日程調整やメール送信を自動化
- LINE連携で開封率アップ・リッチメニューで歩留まりを劇的改善
- 新卒/中途もこれ1つ！ 継続率98.8%が照明する使いやすさと機能性
HRクラウド株式会社が提供する「採用一括かんりくん」は、履歴書の内容を手入力せずに項目として登録したい企業で検討しやすい採用管理システムです。AIが履歴書を読み取って自動で入力するため、検索に使う情報をそろえる手間を減らせます。重複チェックやタグ管理にも対応しており、辞退の予兆や歩留まりの分析もAIで支援します。新卒・中途のどちらの採用も管理できます。
PERSONA
- 全てのデータを出力できる「分析機能」
- 600以上の求人媒体と連携できる「媒体連携」
- 60万人の性格診断データを活用した「アセスメント」
株式会社PERSONAが提供する「PERSONA」は、蓄積した選考データをさまざまな切り口で集計したい企業が比べたい採用管理システムです。年齢や大学名、偏差値、経験社数、面接官などの項目でクロス集計や面接官別集計ができ、ヘッダーをカスタマイズしたCSVで必要な項目だけを出力できます。PDF読み取りモデルで履歴書から取得した情報を使い、歩留まりや期間別の集計も行えます。
Jobギア採用管理 （株式会社アイデム）
- 求人媒体からの応募を自動取込し、応募者情報を一元管理。
- 応募者との接点を効率的に管理する機能。
- 応募経路、媒体、店舗別の効果分析で採用コストを測定可能。
e2R PRO （株式会社ワークス・ジャパン）
- 採用担当者の誰がいつ見ても採用状況が見える化！
- 手作業でのリスト作成や情報管理を撤廃！
- 志望度や理解度を上げるオリジナルコンテンツの配信が可能！
まとめ
採用管理システムを人材データベースとして活かすには、検索に使う項目やタグを設計し、名寄せのルールで重複を防ぐことが大切です。辞退理由まで整理して記録すれば、過去の候補者への再接触や選考通過率の分析にも使えます。データの取り込み方法や重複判定、分析機能は採用管理・選考管理システムの製品ごとに異なるため、資料請求して比較検討してください。
