ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■導入目的別
- 応募者情報の管理体制を整えたい：カオナビ採用、SmartHR
- 選考スピードを上げたい：sonar ATS by HRMOS、PERSONA
- 採用データを分析したい：PERSONA、JobSuite CAREER、Talentio
- 内定辞退を減らしたい：Liny HR、採用一括かんりくん、内定者パック
採用管理システムの目的は情報を一か所に集めること
採用管理システムのどの目的にも共通する土台は、採用に関わる情報の一元化です。応募者の情報や選考の状況、評価、連絡の履歴が一か所にそろうことで、その先のスピード向上や分析が可能です。まずはこの土台の考え方を確認しましょう。
応募者情報と選考状況の一元管理
採用管理システムを使う最初の目的は、ばらばらに管理されていた採用情報を一つにまとめることです。求人媒体ごとの管理画面、メール、表計算ソフト、紙の評価シートに分かれていた情報を、候補者ごとに集約します。
情報が集まると、人事担当者や面接官、配属予定部署が同じ画面で最新の状況を確認できます。誰がどの段階にいるか、次に何をすべきかが共有されるため、確認のための問い合わせや二重入力を減らせます。応募者の個人情報を決められた場所だけで扱えるようになることも、管理体制を整えるうえでの利点です。
目的があいまいなまま導入した場合の影響
目的を決めずに導入すると、機能の多さで製品を選んでしまい、使わない機能に費用を払う、必要な機能が足りないといった状況が起こる場合があります。導入後に効果を測る基準もないため、続けるべきか見直すべきかの判断も難しくなります。
導入前に、今の採用活動で最も困っていることを一つか二つに絞り、それを解決することを目的に据えましょう。目的がはっきりすると、比較する機能や、導入後に追う数値も自然に決まります。以下で、代表的な目的ごとの使い方を見ていきます。
採用管理システムで選考スピードを上げる目的
応募者は複数の企業へ同時に応募していることがあり、連絡が遅れると、他社で選考が進む場合があります。選考スピードを上げることは、採用管理システムの代表的な目的の一つです。どの作業の時間を縮めるかに分けて考えましょう。
応募から初回連絡までの時間短縮
応募から最初の連絡までの時間を縮めるには、応募の受付と通知を自動化する方法があります。求人媒体と連携していれば、応募があった時点で採用管理システムに情報が取り込まれ、担当者に通知されます。
応募者への受付完了メールを自動で送る設定にしておけば、担当者が不在の日でも応募者に反応を返せます。書類選考の担当者と期限を決め、期限が近い応募者を一覧で確認できるようにしておくと、対応の遅れを防ぎやすくなります。この目的では、求人媒体との連携範囲と通知の設定方法が確認点です。
面接日程の調整にかかる手間の削減
面接日程の調整は、応募者と面接官の予定をすり合わせる必要があり、メールの往復に時間がかかりやすい作業です。採用管理システムの日程調整機能を使うと、面接官の空き時間を候補として示し、応募者に選んでもらえます。
カレンダーサービスと連携できる製品なら、面接官の予定が自動で反映され、日程の重複も防げます。オンライン面接のURLを自動で発行できるかも、製品によって異なります。面接の回数が多い企業ほど、この目的で得られる時間の削減は大きくなるでしょう。
面接官の評価入力と合否判断の待ち時間の短縮
面接が終わってから合否を伝えるまでの時間は、面接官の評価入力を待つことで延びる場合があります。紙の評価シートを回収して集計する方法では、面接官が忙しいと数日かかることもあります。
採用管理システムで評価シートを共有すれば、面接官はスマートフォンやPCから評価を入力でき、人事担当者はすぐに結果を確認できます。入力の期限を決め、期限を過ぎた面接官に自動で通知する設定にしておくと、合否判断までの日数を縮めやすくなります。
採用データを分析する目的
採用管理システムに選考の記録がたまると、採用活動を数値で振り返れます。経験や勘に頼っていた判断を、データで確かめたいという目的です。ここでは分析の代表的な3つの切り口を紹介します。
応募経路ごとの効果の把握
応募経路ごとの効果を把握すると、どの求人媒体や紹介会社から採用につながる人材が集まっているかがわかります。応募数が多い経路が、必ずしも採用数の多い経路とは限りません。
採用管理システムで応募者ごとに経路を記録しておけば、経路別の応募数、書類通過数、内定数を集計できます。結果をもとに、次の募集で予算を増やす経路と見直す経路を判断しましょう。経路の記録方法を最初に統一しておかないと、集計がずれる原因となるため注意が必要です。
選考の歩留まりの可視化
歩留まりとは、ある選考段階から次の段階へ進んだ人の割合のことです。書類選考、一次面接、最終面接と段階ごとの通過率を見ると、どこで候補者が減っているかがわかります。
特定の段階で辞退が目立つ場合は、連絡までの日数が長い、面接の内容が候補者の期待とずれているなど、原因を探るきっかけになるでしょう。採用管理システムでは、ステータスの記録から通過率を自動で集計できる製品があります。分析画面でどの切り口を選べるかも、比較時に確認しましょう。
採用単価の算出
採用単価は、採用にかかった費用を採用人数で割った数値で、採用活動の費用対効果を測る指標の一つです。媒体の掲載費、紹介手数料、説明会の費用などを含めて計算します。
経路ごとの採用人数がわかれば、経路別の採用単価も算出できます。ただし、費用の情報は採用管理システムに自動では入らないため、媒体ごとの費用を登録する運用が必要です。費用を入力できる項目があるか、集計表を出力できるかを確認しておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で採用管理・選考管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
内定辞退を減らす目的
内定を出した後に辞退されると、採用計画の見直しや追加の募集が必要です。採用管理システムは、候補者とのやり取りを記録し、連絡の抜け漏れを防ぐことで、辞退を減らす取り組みにも使えます。ここでは2つの使い方を紹介しましょう。
候補者への連絡の抜け漏れ防止
選考中の連絡が途切れると、候補者が不安を感じ、他社を選ぶ一因となる可能性があります。採用管理システムでは、候補者ごとに最後に連絡した日や内容を記録できるため、しばらく連絡していない候補者を見つけられます。
メールのテンプレートを用意し、合否の通知や次の案内を決まった日数以内に送るルールを決めておくと、担当者による対応の差も小さくなります。チャットやSMSで連絡できる製品もあり、候補者が普段使う連絡手段にあわせられるかもポイントです。
内定者フォローの記録と共有
内定から入社までの期間は、面談や懇親会、書類のやり取りなど、候補者との接点が続きます。誰がいつどのような話をしたかを採用管理システムに残しておくと、担当者が変わっても経緯を引き継げます。
面談で聞いた不安や希望を記録し、配属予定部署と共有すれば、入社前に必要な説明を準備できます。内定者向けの案内をまとめて送る機能や、提出書類の回収状況を確認する機能があるかは、製品によって異なります。内定者の多い新卒採用では、特に確認したい点です。
採用管理システムの目的ごとの評価指標と見直し
採用管理システムの目的を決めたら、効果を確かめる数値もあわせて決めておきましょう。導入前の数値を記録しておけば、導入後に比べられます。ここでは目的と指標の対応例と、見直しのタイミングを紹介します。
目的と評価指標の対応例
目的ごとに追う評価指標の例は、次のとおりです。すべてを追う必要はなく、目的に直結する指標を2つから3つに絞ると、振り返りを続けやすくなります。
| 導入目的 | 評価指標の例 |
|---|---|
| 応募者情報の管理体制を整える | 二重入力の件数、権限設定の見直し回数 |
| 選考スピードを上げる | 応募から初回連絡までの日数、応募から内定までの日数 |
| 採用データを分析する | 経路別の内定数、段階ごとの通過率、採用単価 |
| 内定辞退を減らす | 内定承諾率、内定辞退の件数 |
導入後に指標を見直すタイミング
評価指標は、募集の区切りごとに振り返るのが基本です。新卒採用なら年度ごと、中途採用やアルバイト採用なら四半期や募集ごとに見直すと、変化をつかみやすくなります。
導入直後は入力の習慣が定着しておらず、数値が正しく集まっていない場合があります。まずは入力漏れがないかを確認し、データがそろってから効果を判断しましょう。目的が達成できた場合は、次の課題を新しい目的として設定し、使う機能を広げていく方法もあります。
導入目的別に見る採用管理システム一覧
情報の一元管理、選考スピード、データ分析、内定辞退の抑制という4つの目的に、それぞれ強みを持つ製品の特徴を並べました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| カオナビ採用 | 散らばった候補者データを一元化し、求人単位で進捗を確認できる |
| SmartHR | 履歴書や選考結果をまとめて管理し、採用決定後は従業員として登録できる |
| sonar ATS by HRMOS | 説明会や面接の予約をマイページで受け付け、日程調整を不要にする |
| PERSONA | 自動日程調整に加え、クロス集計や面接官別集計など多様な分析に対応 |
| JobSuite CAREER | 選考フェーズごとの通過率や辞退率、部署別の選考スピードを集計 |
| Talentio | チャネル別の応募状況や通過率、評価者の傾向を可視化 |
| Liny HR | LINEで個別に連絡し、内定辞退の予兆を捉えてフォローできる |
| 採用一括かんりくん | LINEのリッチメニューで情報を届け、AIが辞退の予兆と歩留まりを分析 |
| 内定者パック | 採用管理と内定者フォローを一体化。内定者専用Webサイトで情報を発信 |
目的から逆算して選ぶ採用管理システム
何を改善したいのかによって、見るべき機能は変わります。記事で整理した4つの目的に沿って、各製品がどの場面を得意とするかを紹介します。
カオナビ採用
- 紙・PDF・エクセルなどに散らばった候補者データを一元化
- 募集ポジションごとの 進捗管理で、現場・人事が 円滑に連携
- 各求人媒体から 候補者情報を自動取り込み
株式会社カオナビが提供する「カオナビ採用」は、散らばった候補者データを一元化して、応募者情報の管理体制を整えられる採用管理システムです。紙やPDF、エクセルで管理していた情報をクラウド上に集約でき、検索にかかる手間や、面接前に資料を確認する負担を減らします。求人単位で進捗を確認でき、現場と人事が同じ画面で状況を共有できます。タレントマネジメントシステム「カオナビ」の採用管理機能という位置づけです。まず応募者情報の管理体制を整えたい企業の候補です。
SmartHR
- 履歴書や面接評価などの選考過程を一元管理
- 採用決定から入社手続きの流れもスムーズに
- 選考時の評価データを、入社後の配置や育成に活用可能
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、人事・労務の業務を担う製品で、採用管理の機能も備えています。候補者の履歴書や職務経歴書、ポートフォリオを登録し、選考ステップごとに担当者が評価を提出できるため、選考の進捗と結果を一か所で管理できます。採用が決まった候補者の情報はそのまま従業員として登録でき、入社手続きまでの情報の引き継ぎを減らしたい企業に向きます。
sonar ATS by HRMOS
- 大手、中小企業の規模問わず累計導入数が2,500件以上の実績
- 求人募集、応募者管理、面接日程調整などのあらゆる業務を効率化
- 求人媒体、適性検査、社内チャットツール、他各種サービスと連携
Thinkings株式会社が提供する「sonar ATS by HRMOS」は、説明会や面接の予約をマイページで受け付けられる採用管理システムです。会社説明会や面接の日程を登録しておけば、メールや電話での日程調整を省けます。ステータスの更新に応じたメールの自動配信も備え、応募者への連絡スピードを高められます。選考のスピードを上げたい企業の候補です。
PERSONA
- 全てのデータを出力できる「分析機能」
- 600以上の求人媒体と連携できる「媒体連携」
- 60万人の性格診断データを活用した「アセスメント」
株式会社PERSONAが提供する「PERSONA」は、媒体の一元管理、分析、面接の日程調整に特化したAI搭載の採用管理システムです。自動の日程調整で担当者を問わず調整でき、約600の求人媒体のデータも取り込めます。クロス集計や面接官別の集計、全データのCSV出力にも対応しており、スピードと分析の両方を目的にする企業に向きます。
JobSuite CAREER
- 【機能美を追求】教育コスト抑え、現場ですぐに使いこなせる設計
- 【シンプルなUI】必要な情報にすぐアクセス、業務の負担を軽減
- 【採用プロセスの多角的分析】採用活動の改善ポイントを可視化
株式会社ＮＳＤデジタルソリューションズが提供する「JobSuite CAREER」は、進捗や辞退、不合格の状況を自動で集計できる、中途・通年採用向けの採用管理システムです。フロー別、媒体別、経路別の集計に加え、選考フェーズごとの通過率や辞退率、部署や担当者別の選考スピードまで分析できます。データにもとづいて採用の改善点を探したい企業の選択肢です。
Talentio
- 複数の流入経路からの応募も一括管理が可能！
- 複数ベンダーのカレンダーと連携が可能。日程調整も自動で可能
- 現場の面接官も使いやすい簡単な操作画面で採用が”ラク”になる
jinjer株式会社が提供する「Talentio」は、求人の作成から選考、分析までを一元化するクラウド型の採用管理システムです。チャネル別の応募状況や通過率、評価者の傾向、選考プロセスや予実を可視化でき、活動レポートやチャネルレポートも出力できます。評価フォームのテンプレート化や外部カレンダーと連携した日程調整もできるため、分析と選考の運用をあわせて整えたい企業に向きます。
Liny HR
- LINEですべて完結！選考移行率・内定承諾率の向上を実現
- 定期的なコンテンツ配信と個別対応により内定辞退を防止
- 説明会や面接の日程調整を完全に自動化！コア業務に注力可能
ソーシャルデータバンク株式会社が提供する「Liny HR」は、内定辞退の予兆を捉えてフォローできる、LINEを活用した採用管理ツールです。候補者一人ひとりにあわせた個別のコミュニケーションを、早期選考会やインターンなどの初回の接点から内定後まで、LINE上で続けられます。説明会や面接の日程調整も自動化できます。内定辞退を減らしたい新卒採用の企業向けです。
採用一括かんりくん
- ルーティン業務70%削減！ 日程調整やメール送信を自動化
- LINE連携で開封率アップ・リッチメニューで歩留まりを劇的改善
- 新卒/中途もこれ1つ！ 継続率98.8%が照明する使いやすさと機能性
HRクラウド株式会社が提供する「採用一括かんりくん」は、LINEのリッチメニューで候補者に情報を届けられる採用管理システムです。トーク画面に企業独自のリッチメニューを表示し、選考情報に加えて社員インタビューや動画も発信することで、志望度を高めて内定辞退や音信不通の抑止につなげます。AIによる辞退の予兆や歩留まりの分析にも対応しており、候補者への連絡と分析をあわせて進めたい企業の候補です。
内定者パック （株式会社プロシーズ）
- 採用管理と内定者フォローの一体化
- 採用進捗をリアルタイムで可視化
- 内定者専用Webサイトで情報発信が可能。
まとめ
採用管理システムの目的は、採用情報を一か所に集めることを土台に、選考スピードの向上、採用データの分析、内定辞退の防止へと広がります。導入前に優先する目的を絞り、評価指標を決めておくと、製品の比較も導入後の振り返りも進めやすくなります。目的に必要な機能は製品によって異なるため、資料請求で採用管理・選考管理システムを比べてみましょう。
