ERP運用を成功させる！失敗例から学ぶ最小限のコストで運用する方法

ERP運用のメリットとデメリットは？

ERPを運用するメリットとデメリットについて見ていきましょう。

業務の効率化や迅速化がメリット

ERPは「ヒト・モノ・カネ」に関するデータを一元的に管理するためのシステムです。マスターデータを登録することで、これらの情報を一目で確認できるようになります。

異なる部署間でデータを共有できるため、よりスムーズな連携が可能となり、業務の効率化や顧客対応の品質向上を目指せるでしょう。また、経営者は業務全体を俯瞰できるため、迅速な経営判断を行えます。ERPは企業で一丸となって業務に取り組むためのシステムといえるでしょう。

導入や運用、保守に至るまでのコストがデメリット

ERP導入のデメリットは、コストがかかることです。導入費用やシステム運用保守のための人件費が必要になります。企業全体ではメリットが得られても、部署によっては業務の量が著しく増加してしまうこともあります。これらのコストに見合ったメリットが得られるかどうかが大切です。

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ERP運用の失敗例とは？

ERPを運用する際に起こりがちな失敗例を紹介します。

マスターデータを管理ができない人が多い

マスターデータとは、システムを運用するために必要となる基本的なデータを指します。ERPにおけるマスターデータには、商品の在庫数や取引先の情報が含まれます。

ERPシステムを有効活用するためには、マスターデータを適切に管理することが大切です。特に従来のシステムから新たにERPシステムへと移行する場合は、バラバラになっているデータを整理してERPシステムに登録する必要があります。

手間がかかるためつい後回しにしがちですが、ERPシステムを活用するためにマスターデータを利用しやすい形で登録・管理しましょう。

経費の多額負担が重荷になる

ERPシステムを導入することで、企業の負担が増加することも少なくありません。まず、システムの導入や運用保守に費用がかかります。オンプレミス型であれば高額な初期費用、クラウド型であればランニングコストがかかることを知っておきましょう。

また、人件費もかかります。マスターデータは日々の業務の中で発生するため、その都度スタッフが入力する必要があります。入力するデータの種類は多岐に渡るため、幅広い業務知識を持った社員が作業を行う必要があるでしょう。

運用を成功させるために気をつけること

それでは運用を成功させるために必要なことは何でしょうか

全社共有する

ERP導入を事前周知するように徹底しましょう。多大なコストかけて導入したシステムも実際運用を行っていくのは、現場の社員になります。上層部や担当者だけで導入を決めて、それまでのシステムから変更を行っても、慣れないシステムへの変更など現場の社員は不満がでてくるでしょう。そういった伝達ミスによる、不適切な運用が起こらないよう全社への共有を行いましょう。

スモールスタートする

小さい機能から導入していくことで、運用後に必要な機能が発覚して追加となったとしても、修正が効きやすくなります。これを一括でえ、全社導入を行ってしまうと運用の起動修正を行うことが難しくなります。

使いやすいものから慣れていく

ERPの基本的機能には販売管理や生産管理、会計管理などがあります。そういったメインの使いやすい機能から慣れていくことで、スムーズに運用を行っていくことができます。一度にすべてを置き換えようとしてしまうと、多機能なERPを使いこなせずに運用失敗してしまう可能性が高くなります。

ERP運用にかかるコストとは？

ERPの運用に必要なコストについて、具体的に見ていきましょう。

パッケージ製品は数千万～

オンプレミス型のパッケージ製品では、主に以下の費用がかかります。

• ハードウェア費用
• ライセンス費用
• 導入サポート費用
• 追加費用
• トレーニング費用

オンプレミス型はクラウド型に比べ、機器の導入やそのサポートに大きく費用がかかります。その他、システムを適切に利用するための社員のトレーニング費用や、より企業の業務形態にマッチした形にカスタマイズするための追加費用も必要です。

具体的な金額は製品によって大きく異なりますが、数千万円以上かかることがあると考えておきましょう。

クラウド製品は数十万～

クラウド製品は初期費用が安い傾向にあるのが特徴です。主に以下のような費用がかかります。

• 初期費用
• ライセンス費用
• サブスクリプション費用
• サポート費用

クラウド製品は機器導入が必要ないため、初期費用はほとんどかかりません。サポートもオンプレミス型のように大規模な導入サポートではなく、電話やチャットを介したものが中心であるため、あまり高額になりません。

ただし、オンプレミス型とは異なりユーザー人数に応じて月額・年額のサブスクリプション費用がかかるため、長期的な視点で見ると高額になる可能性があります。

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ERPを最小限のコストで運用する方法

ERPのコストを抑えるためにはどのようなことが必要なのでしょうか。

基本的な機能から少しずつ慣れていく

ERPには豊富な機能が備わっています。商品在庫や取引先企業の情報、社員の異動や給与に関する情報まで、包括的に管理できます。ただし、これらの機能を最初からすべて活用しようとすると、使いこなせないうちから多くの負担や費用が発生し、うまく業務に定着しない可能性もあります。

そのため、スモールスタートを心がけましょう。まずは一部の機能から試験的に導入し、実際にシステムを使うことでその特徴を把握していきます。そして徐々に業務に浸透させることで、コストを最小限に抑えられるでしょう。

無料お試し期間を設けている製品を利用するのもよいでしょう。

部署間でしっかり情報共有を行う

ERPで扱う情報は多岐に渡ります。異なる部署が所有するデータを一元管理し、すぐにアクセスできるのがERPの強みです。そのため、部署間での情報共有や意思疎通が大切です。データを入力する際のルールや担当スタッフなどの情報をあらかじめ共有しておきましょう。

ERP運用の機能をふまえて上手に運用しよう！

ERPを運用することで、企業の所有する情報を一元管理できるようになります。その結果、部署間での連携や経営判断がより迅速化するでしょう。しかし、導入費用や運用コストなどが必要になります。また、導入に伴って新たな業務が増えるため、負担となるでしょう。

ERP導入の際には、それらのメリットとデメリットを把握したうえで、適切な製品を選ぶことが大切です。複数の製品を比較し、自社に適したものを選びましょう。