ERP運用のメリットとデメリット
ERPを運用するメリットとデメリットについて見ていきましょう。
ERP運用のメリット
ERPは「ヒト・モノ・カネ」に関するデータを一元的に管理するためのシステムです。マスターデータを登録することで、これらの情報を一目で確認できるようになります。
異なる部署間でデータを共有できるため、よりスムーズな連携が可能となり、業務の効率化や顧客対応の品質向上を目指せるでしょう。また、経営者は業務全体を俯瞰できるため、迅速な経営判断を行えます。ERPは企業で一丸となって業務に取り組むためのシステムといえるでしょう。
ERP運用のデメリット
ERP導入のデメリットは、コストがかかることです。導入費用やシステム運用保守のための人件費が必要になります。企業全体ではメリットが得られても、部署によっては業務の量が著しく増加してしまうこともあります。これらのコストに見合ったメリットが得られるかどうかが大切です。
簡単にERPとは何かをおさらいしたい方は以下の記事がおすすめです。
ERP運用の失敗例
ERPを運用する際に起こりがちな失敗例を紹介します。
マスターデータを管理ができない人が多い
マスターデータとは、システムを運用するために必要となる基本的なデータを指します。ERPにおけるマスターデータには、商品の在庫数や取引先の情報が含まれます。
ERPを有効活用するためには、マスターデータを適切に管理することが大切です。特に従来のシステムから新たにERPへと移行する場合は、バラバラになっているデータを整理してERPに登録する必要があります。手間がかかるためつい後回しにしがちですが、ERPを活用するためにマスターデータを利用しやすい形で登録・管理しましょう。
導入・保守費用の負担が重荷になる
ERPシステムを導入することで、企業の負担が増加することも少なくありません。まず、システムの導入や運用保守に費用がかかります。オンプレミス型であれば高額な初期費用、クラウド型であればランニングコストがかかることを知っておきましょう。
また、人件費もかかります。マスターデータは日々の業務の中で発生するため、その都度スタッフが入力する必要があります。入力するデータの種類は多岐に渡るため、幅広い業務知識を持った社員が作業を行う必要があるでしょう。
ERPを最小限のコストで運用成功する方法
ERPのコストを抑えて生産性を向上させるためにはどのようなことが必要なのでしょうか。
全社共有する
ERP導入を事前周知するように徹底しましょう。多大なコストをかけて導入したシステムも実際運用を行っていくのは、現場の社員になります。上層部や担当者だけで導入を決めて、それまでのシステムから変更を行っても、慣れないシステムへの変更など現場の社員は不満が出てくるでしょう。そういった伝達ミスによる、不適切な運用が起こらないよう全社への共有を行いましょう。
スモールスタートする
ERPには豊富な機能が備わっています。商品在庫や取引先企業の情報、社員の異動や給与に関する情報まで、包括的に管理できます。ただし、これらの機能を最初からすべて活用しようとすると、使いこなせないうちから多くの負担や費用が発生し、うまく業務に定着しない可能性もあります。
そのため、スモールスタートを心がけましょう。まずは一部の機能から試験的に導入し、実際にシステムを使うことでその特徴を把握していきます。そして徐々に業務に浸透させることで、コストを最小限に抑えられるでしょう。無料お試し期間を設けている製品を利用するのもよいでしょう。
ERP運用にかかるコスト
ERPの運用には、導入時の初期費用だけでなく、継続的な運用にかかるコストも発生します。ここでは、導入形態ごとの費用構成と、システム運用コストの内訳について具体的に解説します。
オンプレミス型パッケージ製品は数千万円～
オンプレミス型のERPパッケージ製品では、システムを自社サーバに構築するため、主に以下のような費用がかかります。
- ●ハードウェア費用
- ●ライセンス費用
- ●導入サポート費用
- ●追加開発・カスタマイズ費用
- ●トレーニング費用
オンプレミス型は、サーバやネットワーク機器の導入に加えて、運用を支援するSIベンダーのサポート費用も高額になりやすい傾向にあります。また、自社の業務に合わせたシステム構築や社員教育にコストがかかり、初期段階で数千万円単位の費用が発生することもあります。
クラウド型製品は数十万円～
クラウドERPは、ベンダー側でインフラが提供されており、比較的安価に導入できるのが特徴です。主に以下のような費用が発生します。
- ●初期費用
- ●ライセンス費用
- ●月額・年額のサブスクリプション費用
- ●サポート費用
クラウド型は機器購入が不要で、導入支援もオンライン中心のため、初期投資を抑えやすいというメリットがあります。ただし、利用人数や期間に応じて月額・年額の費用が積み上がるため、長期的にはコストが膨らむケースもあるため注意が必要です。
ERPのシステム運用コストにも注意
ERPは導入後も継続的なコストが発生します。これらは一般的にシステム運用コストと呼ばれ、以下のような項目が含まれます。
- ●定期的なバージョンアップやアップデートの対応
- ●セキュリティ強化・バックアップ体制の維持
- ●ユーザーサポート・ヘルプデスク対応
- ●機能追加やカスタマイズに伴う開発費用
- ●新入社員や利用者への継続的な教育・研修
オンプレミス型では社内のIT部門が対応するため人的コストが大きくなりがちです。クラウド型では一部の運用管理をベンダーが担いますが、運用状況に応じて追加費用が発生することもあります。ERP導入後も、こうした継続的コストを正確に把握し、予算に組み込んでおくことが重要です。
ERP運用のコツを理解して上手に運用しよう
ERPを運用することで、企業の所有する情報を一元管理できるようになります。その結果、部署間での連携や経営判断がより迅速化するでしょう。しかし、導入費用や運用コストなどが必要になります。また、導入に伴って新たな業務が増えるため、負担となるでしょう。
ERP導入の際には、それらのメリットとデメリットを把握したうえで、適切な製品を選ぶことが大切です。複数の製品を比較し、自社に適したものを選びましょう。
