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ERPは生産・販売・会計・人事など、企業の所有する幅広いデータを一元管理するためのシステムです。適切なERP運用によりリアルタイムでの情報共有が可能となり、多くの業務が効率化するでしょう。
しかし、メリットばかりではありません。ERP運用にはデメリットもあります。この記事では、デメリットを抑えつつメリットを活かすためのERP運用について解説します。ぜひ参考にして、業務の効率化を目指してみてください。
ERPを運用する際に起こりがちな失敗例を紹介します。
マスターデータとは、システムを運用するために必要となる基本的なデータを指します。ERPにおけるマスターデータには、商品の在庫数や取引先の情報が含まれます。
ERPシステムを有効活用するためには、マスターデータを適切に管理することが大切です。特に従来のシステムから新たにERPシステムへと移行する場合は、バラバラになっているデータを整理してERPシステムに登録する必要があります。
手間がかかるためつい後回しにしがちですが、ERPシステムを活用するためにマスターデータを利用しやすい形で登録・管理しましょう。
ERPシステムを導入することで、企業の負担が増加することも少なくありません。まず、システムの導入や運用保守に費用がかかります。オンプレミス型であれば高額な初期費用、クラウド型であればランニングコストがかかることを知っておきましょう。
また、人件費もかかります。マスターデータは日々の業務の中で発生するため、その都度スタッフが入力する必要があります。入力するデータの種類は多岐に渡るため、幅広い業務知識を持った社員が作業を行う必要があるでしょう。
ERPの運用に必要なコストについて、具体的に見ていきましょう。
オンプレミス型のパッケージ製品では、主に以下の費用がかかります。
オンプレミス型はクラウド型に比べ、機器の導入やそのサポートに大きく費用がかかります。その他、システムを適切に利用するための社員のトレーニング費用や、より企業の業務形態にマッチした形にカスタマイズするための追加費用も必要です。
具体的な金額は製品によって大きく異なりますが、数千万円以上かかることがあると考えておきましょう。
クラウド製品は初期費用が安い傾向にあるのが特徴です。主に以下のような費用がかかります。
クラウド製品は機器導入が必要ないため、初期費用はほとんどかかりません。サポートもオンプレミス型のように大規模な導入サポートではなく、電話やチャットを介したものが中心であるため、あまり高額になりません。
ただし、オンプレミス型とは異なりユーザー人数に応じて月額・年額のサブスクリプション費用がかかるため、長期的な視点で見ると高額になる可能性があります。
▼クラウドERPとは？
参考記事：ERPのクラウド化って何？気になる解説と価格別製品比較10選
ERPを運用するメリットとデメリットについて見ていきましょう。
ERPは「ヒト・モノ・カネ」に関するデータを一元的に管理するためのシステムです。マスターデータを登録することで、これらの情報を一目で確認できるようになります。
異なる部署間でデータを共有できるため、よりスムーズな連携が可能となり、業務の効率化や顧客対応の品質向上を目指せるでしょう。また、経営者は業務全体を俯瞰できるため、迅速な経営判断を行えます。ERPは企業で一丸となって業務に取り組むためのシステムといえるでしょう。
ERP導入のデメリットは、コストがかかることです。導入費用やシステム運用保守のための人件費が必要になります。企業全体ではメリットが得られても、部署によっては業務の量が著しく増加してしまうこともあります。これらのコストに見合ったメリットが得られるかどうかが大切です。
▼メリット・デメリットを詳しく！
参考記事：ERP導入のメリット・デメリットは？オンプレミス型・クラウド型で比較
ERPのコストを抑えるためにはどのようなことが必要なのでしょうか。
ERPには豊富な機能が備わっています。商品在庫や取引先企業の情報、社員の異動や給与に関する情報まで、包括的に管理できます。ただし、これらの機能を最初からすべて活用しようとすると、使いこなせないうちから多くの負担や費用が発生し、うまく業務に定着しない可能性もあります。
そのため、スモールスタートを心がけましょう。まずは一部の機能から試験的に導入し、実際にシステムを使うことでその特徴を把握していきます。そして徐々に業務に浸透させることで、コストを最小限に抑えられるでしょう。
無料お試し期間を設けている製品を利用するのもよいでしょう。
ERPで扱う情報は多岐に渡ります。異なる部署が所有するデータを一元管理し、すぐにアクセスできるのがERPの強みです。そのため、部署間での情報共有や意思疎通が大切です。データを入力する際のルールや担当スタッフなどの情報をあらかじめ共有しておきましょう。
ERPを運用することで、企業の所有する情報を一元管理できるようになります。その結果、部署間での連携や経営判断がより迅速化するでしょう。しかし、導入費用や運用コストなどが必要になります。また、導入に伴って新たな業務が増えるため、負担となるでしょう。
ERP導入の際には、それらのメリットとデメリットを把握したうえで、適切な製品を選ぶことが大切です。複数の製品を比較し、自社に適したものを選びましょう。
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