ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■導入目的別
- 社内の情報共有を一か所にまとめたい：サイボウズ Office、HotBiz8、desknet's NEO、GroupSession、Garoon、LINE WORKS
- スケジュール調整や設備予約を効率化したい：サイボウズ Office、HotBiz8、J-MOTTOグループウェア、desknet's NEO、GroupSession、Garoon
- 申請・承認を電子化したい：サイボウズ Office、HotBiz8、J-MOTTOグループウェア、desknet's NEO、GroupSession、Garoon、キントーン、Coo Kai 3選
- テレワークや拠点間の連携を強めたい：J-MOTTOグループウェア、Garoon、LINE WORKS、Coo Kai 3選
- ■利用規模別
- 少人数から始めたい：サイボウズ Office、HotBiz8、J-MOTTOグループウェア、GroupSession
- 数百名以上の組織で使いたい：Garoon、GroupSession、Coo Kai 3選
グループウェアの目的は情報と業務の集約
グループウェアとは、社内の情報共有やコミュニケーション、日程調整、申請手続きを1つのシステムでまとめて行うためのソフトウェアです。導入の目的は、大きく次の3つに整理できます。
分散した社内連絡をまとめる
1つ目の目的は、社内の連絡を1か所に集めることです。全社への通知がメールで届き、部署内の連絡は口頭や紙の回覧で行われていると、必要な情報を探すのに時間がかかり、見落としも起こりやすくなります。
グループウェアの掲示板や回覧板を使えば、お知らせを決まった場所に掲載でき、誰が確認したかも把握できます。過去の通知を後から検索できるため、口頭で伝えた内容が人によって食い違うといった問題も減らせるでしょう。新しく入社した社員が、過去の決定事項をさかのぼって確認する際にも役立ちます。
予定と設備の調整を一か所で行う
2つ目の目的は、スケジュールや会議室の調整にかかる手間を減らすことです。メールや電話で空き時間を確認しあう方法では、参加者が増えるほど調整に時間がかかります。
グループウェアでは、メンバーの予定を共有カレンダーで確認し、会議室や社用車などの設備もあわせて予約できます。誰がいつ不在かがわかるため、急ぎの用件を誰に相談すればよいかも判断しやすくなります。部署をまたいだ打ち合わせが多い企業では、調整の手間を減らせる場面が増えるでしょう。
社内手続きを電子化する
3つ目の目的は、申請や承認の手続きを紙から電子に切り替えることです。紙の申請書は、承認者が出張や在宅勤務で不在だと手続きが止まり、いまどこで止まっているかもわかりにくくなります。
グループウェアのワークフロー機能を使えば、申請から承認までをオンラインで進められます。承認状況を申請者自身が確認でき、過去の申請も検索できるため、書類の保管や探す手間を減らせます。
立場で異なるグループウェアの導入目的
同じグループウェアでも、経営層、現場の社員、情報システム部門では期待することが違います。導入前に立場ごとの目的を確認しておくと、優先する機能や評価の基準を社内でそろえやすくなります。
経営層・管理部門が期待すること
経営層や総務・人事などの管理部門は、方針や決定事項を全社へ漏れなく伝えることを目的とする場合があります。掲示板で通知し、既読状況を確認できれば、伝達の抜けを把握しやすくなります。
また、申請や承認の履歴が残ることで、経費や稟議の判断がいつ誰によって行われたかを後から確認できます。社内手続きの透明性を高めたり、内部統制の資料を整えたりする目的で導入するケースもあります。
現場の社員が期待すること
現場の社員にとっての目的は、日々の連絡や手続きにかかる時間を減らし、本来の業務に集中することです。外出先からスマートフォンで予定を確認したり、移動中に申請を承認したりできると、事務作業のために帰社する必要が減ります。
一方で、操作が複雑だと使われなくなるおそれがあります。現場の目的を重視するなら、パソコンに慣れていない社員でも迷わずに操作できるかを、無料トライアルなどで確かめておくとよいでしょう。
情報システム部門が期待すること
情報システム部門は、社内で使うツールを整理し、管理の負担を減らすことを目的にする場合があります。部署ごとに別々のツールを使っていると、アカウントの発行や停止、セキュリティ設定を個別に行う必要があり、手間がかかります。
グループウェアに機能をまとめれば、アカウントと権限を一元的に管理できます。人事システムなど他のシステムとの連携や、利用者が増えたときのライセンス追加の方法も、情報システム部門が確認しておきたい点です。退職者のアカウントを速やかに停止できるかどうかも、管理のしやすさを左右します。
目的別に見るグループウェアの主な機能
グループウェアには多くの機能がありますが、すべてを一度に使う必要はありません。導入の目的と機能を対応させておくと、優先して設定する機能や、製品を比べる際に確認すべき点がはっきりします。
目的と機能の対応表
主な導入目的と、それに対応する機能を表にまとめました。自社の目的にあてはまる行から、必要な機能を確認してください。
| 導入目的 | 主に使う機能 |
|---|---|
| 社内連絡をまとめる | 掲示板、回覧板、社内メール、既読確認 |
| 予定と設備の調整 | 共有スケジュール、施設予約、在席確認 |
| 社内手続きの電子化 | ワークフロー、申請書の様式作成、承認履歴 |
| 拠点間・テレワークの連携 | ファイル共有、チャット、スマートフォン対応 |
機能の名称や提供範囲は製品によって異なります。表の機能が標準で含まれるか、追加料金のオプションかも確認しましょう。
テレワークや拠点間の連携を目的にする場合
テレワークや複数拠点での勤務を前提にする場合は、社外からでも安全に使えることが目的達成の条件です。スマートフォンやタブレットから利用できるか、社外からのアクセスを制限する設定があるかを確認しましょう。
拠点が増えるほど、利用者数や保存するファイルの量も増えます。少人数から始めて段階的に広げたいのか、最初から数百名以上で使うのかによって、適した料金体系や管理機能が変わります。将来の利用規模も見込んでおくとよいでしょう。拠点ごとに管理者を置き、一部の設定を任せられるかも確かめておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でグループウェアの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
グループウェアの導入目的を社内で言語化する
「情報共有を良くしたい」だけでは、導入後に成果を判断できません。目的を具体的な言葉と指標に置き換え、関係者の間で共有しておくことが、グループウェアを活用するうえでの土台です。
現状の困りごとを部署ごとに洗い出す
まずは、各部署で起きている困りごとを集めます。例えば「会議の日程調整に毎回半日かかる」「申請書の回付に1週間かかる」「どれが最新の資料かわからない」といった具体的な場面です。
アンケートやヒアリングで集めた困りごとは、連絡、日程調整、手続き、資料管理のように分類します。分類すると、グループウェアで解決できる課題と、運用ルールの見直しで解決すべき課題を切り分けやすくなります。困りごとを出した部署の担当者にも、分類結果を確認してもらうとよいでしょう。
測れる指標に置き換えて優先順位をつける
次に、困りごとを測れる指標に置き換えます。「申請から承認までの日数」「会議室の予約にかかる時間」「紙で回覧している書類の数」などは、導入前後で比べやすい指標です。
すべての目的を一度に達成しようとすると、設定や社内説明の負担が大きくなります。効果が見えやすいものや、多くの社員が毎日使うものから優先順位をつけ、例えばスケジュール共有から始めてワークフローは次の段階で導入する、というように段階的に進める方法もあります。
目的が達成できているかを確かめる方法
グループウェアは導入して終わりではありません。定めた目的に近づいているかを定期的に確認し、必要に応じて使い方や目的そのものを見直すことで、効果を保ちやすくなります。
利用状況と指標を定期的に確認する
導入から3か月後や半年後など、時期を決めて利用状況を確認しましょう。ログインしている人の割合や、掲示板の閲覧状況、ワークフローで処理された申請の件数などは、管理画面で確認できる場合があります。
あわせて、言語化の段階で決めた指標が導入前と比べてどう変わったかを確かめます。数字だけでなく、現場の社員から使いにくい点や不足している機能を聞き取ると、改善すべき点が具体的に見えてきます。
目的の変化にあわせて使い方を見直す
事業の拡大や働き方の変化によって、グループウェアに求める目的が変わることもあります。例えば、当初は社内連絡の集約が目的でも、拠点が増えた後は拠点間の情報共有が課題になる場合があります。
目的が変わったら、使っていない機能の整理や、新しい機能の追加を検討しましょう。現在の製品で対応できない場合は、ほかの製品を資料請求して比べることも選択肢の一つです。見直しの結果は記録し、担当者が替わっても経緯がわかるようにしておきます。
導入目的から選ぶグループウェアの特徴一覧
情報共有や予定調整、申請の電子化など、導入の目的ごとに比べやすいよう、各製品の特徴を一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| サイボウズ Office | 250名未満向け。予定・設備予約・ワークフローを備える |
| HotBiz8 | 200名まで定額のクラウド型。予定表と設備予約を連携 |
| J-MOTTOグループウェア | 26機能を標準搭載。テレワーク状況の一覧表示に対応 |
| desknet's NEO | ポータルや申請管理に加え、ノーコードで業務アプリを作成 |
| GroupSession | 無料版・クラウド・大規模版から選べる国産グループウェア |
| Garoon | 部署別グループウェアの全社統合に。多言語・APIに対応 |
| キントーン | ノーコードで申請・案件管理などの業務アプリを作成 |
| LINE WORKS | トーク中心に掲示板やカレンダーを一つのアプリで利用 |
| Coo Kai 3選 | Teams上で使える組織階層型カレンダー・アドレス帳・申請 |
目的に沿って活用できるグループウェア
社内の情報をまとめたい、申請を電子化したいなど、目的にあわせて検討できる製品を紹介します。自社の目的に近い製品から資料で確認してください。
サイボウズ Office
- チームのコミュニケーションを助ける誰でもかんたんに使える機能
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズ Office」は、スケジュールや掲示板、メッセージなど社内の情報共有に必要な機能をそろえた、250名未満の組織向けのグループウェアです。メンバーや設備の空き時間を見ながら予定を登録でき、ワークフローで申請・決裁も電子化できます。5ユーザーから契約でき、1か月単位でユーザー数を変更できるため、少人数から始めて目的に応じて広げたい場合の選択肢です。
HotBiz8
- 一人あたり71.3円～ 圧倒的コストパフォーマンス
- 社内業務を支える豊富な機能
- まずは60日間たっぷり無料でお試しいただけます
株式会社ASJが提供する「HotBiz8」は、スケジュール管理や設備予約、ワークフロー、掲示板などをひとつに集約したクラウド型のグループウェアです。予定表と設備予約を連携させて予定の登録と同時に会議室を予約できるほか、承認された有給休暇を予定に自動で登録することもできます。200名までなら定額で利用できる料金体系で、目的を絞って導入したい場合に検討できます。
J-MOTTOグループウェア
- 1人当たり200円～の低コスト！
- 直感的にわかる画面と使いやすい26機能
- 専門知識がなくても安心。充実のサポート
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供する「J-MOTTOグループウェア」は、スケジュールや設備予約、ワークフロー、電子会議室など26機能を標準で備えたクラウド型のグループウェアです。プレゼンス機能でテレワークの状況や在席・離席を一覧で確認でき、スマートフォンアプリで新着通知も受け取れるため、働く場所が分かれた組織の情報共有に向いています。20ユーザー・月額4,000円（税抜）から利用できます。
desknet's NEO
- 情報の集約と、業務改善を 完全ノーコードで実現できる
- 生成AIとの連携により、アシスタントを構築、社内データの分析も
- クラウド・オンプレミス両対応で、多様な環境へ対応可能
株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO」は、ポータルやスケジュール、設備予約、ワークフロー、回覧・レポートなどをそろえたグループウェアです。ノーコードの業務アプリ作成ツール「AppSuite」を搭載しており、日報や顧客管理など紙やExcelで行っていた業務を、グループウェアの一機能として取り込めます。クラウドとオンプレミスの両方に対応しているため、導入目的にあわせて環境を選べます。
GroupSession
- 日本企業の商習慣に沿う承認経路や座席表を用意
- テーマ変更やメニュー追加など画面を自由にカスタマイズ
- 無料版・クラウド版・大規模版から導入形態を選択
日本トータルシステム株式会社が提供する「GroupSession」は、掲示板、ワークフロー、スケジュール、施設予約、ファイル管理、チャットなどを備えた国産のグループウェアです。ワークフローは代理承認や並行承認に対応し、ドラッグ＆ドロップで申請フォームを作成できます。自社サーバで運用する無料版から、クラウド型、大規模環境向けまで選べるため、目的や規模にあわせて導入形態を決めたい場合に検討できます。
Garoon
- 使いやすくベテランから若手社員まで社員全員に浸透する
- 管理者の負担を軽減できるシステム管理
- プラグインやAPIによる高い拡張性や豊富な連携製品
サイボウズ株式会社が提供する「Garoon」は、部署ごとに導入されたグループウェアの全社統合や、社内ポータルの整備を目的とする組織に向く、中堅・大規模組織向けの製品です。スケジュールや施設予約、掲示板、ワークフローをひとつにまとめ、多言語とタイムゾーンの機能で海外拠点との情報共有にも対応します。プラグインやAPIで機能を拡張できる点も特徴です。
キントーン
- 表計算ソフトや専門システムよりも快適・柔軟に
- 自社よりもスピーディー＆低コストな開発
- 思いついた業務改善をすぐに実行できる
サイボウズ株式会社が提供する「キントーン」は、ノーコードで業務アプリをつくれる業務改善プラットフォームで、グループウェアとしても使えます。全社で使う申請・承認や、営業の案件管理、問い合わせ管理など、目的にあわせたアプリを自社でつくって情報を集約できます。部署別のサンプルアプリも用意されており、スマートフォンから入力や申請を行うこともできます。
LINE WORKS
- LINEのような操作性で、誰でもすぐに使えます
- カレンダー・掲示板などの機能も充実
- 外部サービスとの連携で、もっと便利に活用いただけます
LINE WORKS株式会社が提供する「LINE WORKS」は、トークを起点に掲示板、カレンダー、タスク、アンケート、Driveなどを一つのアプリで使えるビジネス向けサービスです。音声通話やビデオ通話、画面共有に対応し、在宅勤務や出張先、現場との連絡を目的に導入する場合に検討できます。LINEユーザーや他社のLINE WORKSユーザーともトークでき、社外との連絡にも使えます。
Coo Kai 3選
- AI機能、続々追加！カレンダー/アドレス帳/ワークフロー
- 日本初のTeams認定などMicrosoft Teams連動のAzure Nativeアプリ
- Microsoftゴールドパートナー※MCPP最上位「Specialization」認定
株式会社ピーエスシーが提供する「Coo Kai 3選」は、Microsoft 365のアカウントで使えるTeams連携アプリです。組織階層型カレンダー、組織階層型アドレス帳、ワークフローの3つで構成され、Teams上で予定の確認や申請・承認を進められます。Microsoft 365とTeamsを使ったテレワークやハイブリッドワークの環境で、連絡をTeamsに集約したい場合の選択肢です。対象は250名以上の規模です。
まとめ
グループウェアの目的は、分散した社内の連絡や予定、手続きを1つの場所に集約し、部署や拠点をまたいだ連携を円滑にすることです。経営層、現場、情報システム部門では期待することが異なるため、困りごとを洗い出し、測れる指標に置き換えて導入目的を言語化しておきましょう。目的に対応する機能や料金体系は製品によって異なります。自社の目的にあうグループウェアを見つけるために、資料請求をして比較してみてください。
