【在庫管理の仕組みを作るには？】業務を効率化したい方必見

在庫管理とは

在庫管理とは、自社が保有している在庫の数やその出入りを把握することです。これを徹底することで無駄を省くことができます。逆に在庫管理を怠ると企業の資金を大きく圧迫することになるでしょう。

在庫管理を行う重要性

在庫管理を怠るとさまざまな問題が生じます。

在庫が増えすぎた場合の問題

• ・在庫維持費の増加
• ・廃棄処分の増加
• ・保管スペースの減少
• ・管理のための人件費・作業の手間の増加

在庫が少ない場合の問題

• ・供給不足によるクレーム
• ・販売機会の損失
• ・材料不足による製品製造の中断
• ・過剰発注

これらのうちどの問題が生じるかは、企業によって異なります。しかし、いずれにしても無駄な費用を増やし、利益を損なうことにつながります。逆に適切な在庫管理を行うことでそれらの無駄を省き、利益を大きくすることができます。自社の商品の出入り状況を把握することで、次への戦略も立てやすくなるでしょう。

ところが、この在庫管理は容易なことではありません。だからこそ意識的に管理を徹底することが大切です。在庫管理の難しさについて見ていきましょう。

在庫管理はなぜ難しいのか

在庫管理は大変重要ですが、容易ではありません。その理由は大きく以下の２つに大別できます。

• ■管理方法に明確なルールが存在しない
• ■管理のための情報が充分でない

簿記や会計であれば明確な方法が存在します。教育体制も整っているため、その技術に長けた人材も育成されています。ところが在庫管理についてはそれがありません。

さらに在庫を管理するための情報そのものを管理するのが困難です。いつどれだけの商品がどこに動いたのか、を知るためのデータが存在しなければ把握のしようがありません。そのデータを得るために倉庫の中で膨大な作業をしたり、時間をかけてエクセルにデータ入力をするのもまた簡単ではありません。

このような事情があるため、在庫管理の重要性を理解している企業でさえ、なかなか手がつけられないでいるのが現状です。

在庫管理を上手に行う仕組みづくり

適切な在庫管理を行うためには、まず仕組みを整えることが大切です。企業に合った仕組みを構築することができれば、一部の人ではなく多くのスタッフが在庫管理を行えるようになり、より業務は効率化するでしょう。

在庫管理のルールを決める

最初に在庫管理のルールを定めましょう。

現品管理のルール

現品管理については以下の４つを意識することが大切です。

• ●整理
• ●整頓
• ●清掃
• ●清潔

これらを総称して４Sと呼ぶことがあります。現品は数を把握するだけでなく、清潔な状態で保管することも重要です。具体的な在庫数の把握については、次のような方法があります。

• ・在庫が陳列されている棚に番号を付ける
• ・その棚の列・段に番号をつける

こうすることで、商品の空間的位置を明確に把握できます。このデータがあれば、数を調べたい商品をすぐに照会できるでしょう。そして、現在の数と出入り数をその都度入力できれば、在庫数を適切に管理できます。

在庫の期限のルール

続いて注意しなければならないのが、期限です。期限には明確なルールを設けましょう。何カ月経過したら破棄するのかをあらかじめ設定することで、その都度在庫の処遇を考える必要がなくなります。そのように迅速な判断ができることで次の一手を打つことができ、資金繰りが安定するでしょう。

業種ごとの管理方法

具体的な管理方法は業種ごとに異なります。製造業と小売業に分けて見ていきましょう。

製造業

製造業で重要なのは、「すでに製造に使われ始めた材料（仕掛品）の管理も行うこと」です。これは在庫ですが、手つかずの材料とは別途に扱う必要があります。どれくらいの材料を使い、それにどのくらいの労力を投入したのかを把握することで、次の一手へとつなげられるでしょう。

小売業

小売業で重要なのは、「売れ筋商品の在庫を切らさないこと」です。在庫を切らすと大きな機会損失になります。どの商品が売れ筋であるかを見極めることに加え、売れた量やタイミング、期間などを把握しましょう。それが、次にいくつ発注すればよいのかを判断する鍵になります。

システムを導入する

在庫を管理するためのルールを決めたら、次はシステムを導入することでルールを実現することが大切です。

システムの導入なしではタイムリーに商品の出入りを把握することは困難です。そしてそれが確実にできていないと、データ上と実際で商品数が一致しないという問題が生じます。データが信じられなければ、せっかく商品の位置や廃棄までの期間をルールで定めても無駄になります。

システムを導入すれば商品の数を容易にデータ化できます。バーコードをハンディスキャナで読み込めば、人の手による入力ミスを防げます。信頼性の高いデータを得ることが可能になるでしょう。

在庫管理システムを導入する３つのメリット

在庫管理システムを導入するメリットを具体的に解説します。

1.余剰在庫を削減できる

在庫管理システムによって販売数を把握できれば、売れる数以上を発注してしまうリスクを軽減できます。結果的に、余剰在庫による資金の圧迫を防ぐことができるでしょう。

2.人為的ミスの削減と作業の効率化ができる

人の手でデータを入力するとどうしても人為的ミスが発生する恐れがあります。さらに入力するだけでも時間や労力が必要になり、そこまで手が回らないというケースも少なくありません。しかし、システムを導入すれば人の手によるデータ入力作業が減り、データの信頼性も増します。

3.在庫状況を見える化できる

システムでデータを管理することにより、データそのものが見やすくなります。在庫状況の把握が簡単に早く行えるようになります。その結果、発注や保管場所の移動などの判断もより迅速に行えるようになるでしょう。

在庫管理システム導入失敗を防ぐポイント

システムを導入しても適切に扱うことができなければ意味がありません。失敗を防ぐためのポイントを解説します。

リアルタイムでの状況把握ができるようにする

リアルタイムで在庫の状況がデータに反映されなければいけません。そうしなければ実際の在庫数が変わってからデータに反映されるまで、データと実際が一致しないことになるからです。これではデータが信頼できず、管理できていることにはなりません。在庫に変動があった場合、可能な限り早くそのデータを入力しましょう。

最初は限定的な範囲でシステムを導入する

いきなりすべての商品を対象にシステムで管理を行うのは大変です。まずは範囲を限定してシステムを導入し、上手に活用する方法を身につけていきましょう。

管理方法の統一を行う

一度売れた商品の返品やサンプルとして提供した商品など、イレギュラーな形で在庫が変化することがあります。この場合の対処法で、統一したルールを設けておきましょう。こうすることでデータと実際の不一致を防止できます。

システム導入後も仕組み化を行っていく

システムを導入した後も、そのシステムを適切に扱うための仕組みを考える必要があります。すぐにデータに反映させるためにはどの部署が入力を行えばよいか、またどのタイミングで行えばよいかなど、仕組みを決めていきましょう。

仕組み化とシステム導入で適切に在庫管理しよう

在庫管理は明確なルールがなく難しく感じますが、いまの管理方法を見直し仕組み化することで、売上や経営にも影響します。在庫管理システムは在庫管理の運用を手助けすることができます。興味のある方は、製品を探してみてください。