ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■スマホでの利用方法別
- スマートフォン向けのアプリを提供：desknet's NEO
- スマホのブラウザから利用：mebaL(メバエル)、Helpfeel（ヘルプフィール）、サイボウズ Office、NotePM、desknet's NEO、rakumoボード、DocBase
- ビジネスチャットとの連携：NotePM、QiitaTeam
- ■モバイル利用で重視する機能別
- 画像・動画を使ったナレッジ共有：NotePM、rakumoボード
- アクセス権限やログインの管理：mebaL(メバエル)、NotePM、DocBase、QiitaTeam、desknet's NEO
スマホで使うナレッジマネジメントツールの形態
ナレッジマネジメントツールをスマホで使う方法は、大きく3つに分かれます。どの形態に対応しているかで、操作感や通知の受け取り方、管理者の設定内容が変わるため、まず違いを押さえておきましょう。
専用アプリ（ネイティブアプリ）
専用アプリは、iOSやAndroidのストアからインストールして使う形態です。スマホの画面サイズにあわせた操作画面が用意され、プッシュ通知やカメラとの連携など、端末の機能を活用できる場合があります。
一方で、アプリの配布やバージョン更新への対応が必要です。会社支給の端末で使う場合は、端末管理の方針にあわせてアプリを配布できるかも確認しておきましょう。
スマホのブラウザでの利用
専用アプリがない製品でも、スマホのブラウザからアクセスして使えるケースがあります。画面の幅にあわせて表示を切り替える「レスポンシブ対応」であれば、閲覧や簡単な編集は問題なく行える場合があります。
ただし、表の編集やファイルの添付など、細かな操作はPCを前提にしている製品もあります。閲覧中心か投稿もするのかを決めたうえで、無料トライアルなどで実際の画面を確認すると安心です。特に、検索結果の一覧や添付ファイルのプレビューがスマホの画面で読みやすく表示されるかは、実機で試しておきたいポイントです。
ビジネスチャット経由での利用
ビジネスチャットと連携できる製品なら、チャット上でナレッジの更新通知を受け取ったり、検索結果を呼び出したりできる場合があります。普段からスマホでチャットを使っている組織では、別のアプリを開く手間が減る点がメリットです。
連携の範囲は製品によって異なります。通知だけなのか、検索や投稿までできるのかを確認し、自社のチャットツールに対応しているかもあわせて確かめましょう。連携の設定に管理者の権限が必要な場合もあるため、情報システム部門とも相談しておくと進めやすくなります。
ナレッジマネジメントのアプリが役立つ業務場面
ナレッジマネジメントツールをアプリで使う価値は、PCを開きにくい場所で情報が必要になる業務ほど大きくなります。ここでは、スマホからの閲覧や投稿が役立ちやすい代表的な場面を紹介します。
工場や店舗などの現場作業
製造現場や店舗、倉庫では、作業中にPCの前へ戻って手順書を確認するのが難しい場合があります。スマホやタブレットを使い、手順や注意点をその場で確認できれば、作業を止める時間を短くでき、確認漏れを防ぐことにもつながります。
現場では、文章よりも写真や短い動画のほうが伝わりやすい作業もあります。機械の操作手順や陳列の見本などを画像付きで共有できるかが、現場向けに選ぶ際のポイントです。
営業担当者の外出先での確認
営業担当者は、移動中や商談の直前に提案事例や製品情報、よくある質問への回答を確認したい場面があります。スマホでナレッジを検索できれば、事務所に戻らずに必要な情報を取り出せます。
商談で得た顧客の反応や競合の情報を、記憶が新しいうちにスマホから投稿できる点も利点です。投稿の手間が少ないほど情報が集まりやすくなるため、入力項目を絞ったテンプレートを用意するとよいでしょう。
シフト勤務やリモートワーク
シフト勤務の職場では、全員が同じ時間に集まって情報を共有するのが難しいことがあります。アプリで業務連絡や手順の変更点を確認できれば、出勤のタイミングが異なるメンバーにも同じ情報を届けやすくなります。
リモートワークでも、PCを持ち歩かない時間帯にスマホで確認できると便利です。既読状況を把握できる機能があれば、重要な変更が伝わったかどうかを管理者が確かめられます。既読状況の確認に対応しているかは製品によって異なるため、必要な場合は選定時に確認しましょう。
アプリ版で確認したいナレッジマネジメントツールの機能
スマホでの使い勝手は、PCと同じ機能がそろっているかよりも、小さな画面で必要な情報にすぐたどり着けるかで決まります。アプリ版のナレッジマネジメントツールで特に確認したい機能を整理します。
検索とオフライン閲覧
スマホでは画面が小さいため、フォルダをたどって探すよりも検索で目的の情報にたどり着けるかが重要です。キーワード検索のほか、タグでの絞り込みや添付ファイルの中身まで検索できるかを確認しましょう。
電波が届きにくい工場や地下、移動中の利用を想定する場合は、オフライン閲覧に対応しているかも確かめたい点です。対応していない場合は、よく使う手順書をどう確認するか、運用でカバーする方法を決めておきます。例えば、緊急時の連絡先や安全手順だけは紙でも掲示しておくなど、通信に頼らない手段と組み合わせる方法があります。
写真・動画の投稿とプッシュ通知
スマホのカメラで撮影した写真や動画を、そのままナレッジとして投稿できるかを確認しましょう。現場の状態や作業のコツは、文章よりも画像のほうが短時間で伝わる場合があります。ファイルの容量制限やアップロードできる形式もあわせて見ておくと安心です。
プッシュ通知は、新しいナレッジの公開やコメントへの返信を知らせる機能です。通知が多すぎると見落としの原因になるため、通知の種類を利用者ごとに選べるかもポイントです。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でナレッジマネジメントの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
スマホでナレッジを扱うときのセキュリティ対策
ナレッジマネジメントツールには、社内の手順やノウハウ、顧客情報に近い内容が蓄積されます。スマホから使えるようにする場合は、PCだけで使うときとは異なるリスクを想定した対策が必要です。
端末の紛失や盗難への備え
スマホはPCより持ち歩く機会が多く、紛失や盗難のリスクがあります。端末を失くした際に、ツールへのログイン状態を管理者側で無効化できるか、一定時間で自動的にログアウトするかを確認しておきましょう。
会社支給の端末であれば、MDM（モバイル端末を一括管理する仕組み）で遠隔ロックやデータ消去ができる場合があります。ツール側の設定と端末管理の両方で備えておくと、情報漏えいのリスクを抑えやすくなります。
私物端末やアクセス元の制限
従業員の私物スマホで業務を行う「BYOD」を認める場合は、どの端末から利用できるかを管理する方法を決める必要があります。製品によっては、IPアドレスや端末単位でアクセスを制限したり、ファイルのダウンロードを禁止したりできます。
二要素認証やシングルサインオン（1回のログインで複数のサービスを使える仕組み）に対応しているかも確認しましょう。どこまで制限するかは社内の情報セキュリティ規程によって異なるため、情報システム部門と相談して決めることをおすすめします。
アプリでのナレッジ活用を定着させる工夫
アプリに対応したツールを導入しても、使われなければナレッジは集まりません。スマホでの利用を定着させるには、PCとの役割分担や投稿のルールを最初に決めておくことが大切です。
PCとスマホの役割を分ける
長いマニュアルの作成や構成の整理はPCで行い、スマホでは閲覧や短い投稿、コメントを中心にするなど、端末ごとの役割を決めておくと運用が混乱しにくくなります。スマホで長文を書くことを求めると、投稿の負担が大きくなるためです。
スマホからの投稿は下書きとして保存し、後からPCで整える流れにする方法もあります。どの操作をどの端末で行うかを利用ガイドにまとめ、社内に周知しておきましょう。利用ガイドそのものをナレッジとして登録しておくと、新しく使い始める人も迷わずに済みます。
スマホで読みやすいナレッジに整える
スマホで読まれるナレッジは、結論を冒頭に書き、手順は短い箇条書きにすると読みやすくなります。横に長い表や細かな図は、小さな画面では見づらくなる場合があるため、画像の分割や要点の抜き出しを検討しましょう。
タイトルに検索されやすい言葉を入れることも効果的です。現場で実際に使われる呼び方をタイトルやタグに含めておくと、スマホからの検索でも目的のナレッジが見つかりやすくなります。
スマホ対応で比べるナレッジマネジメントツール一覧
この記事で紹介するナレッジマネジメントツールを、スマホでの利用方法や情報共有、アクセス管理の特徴で比較します。現場や外出先での使い方にあう製品を探してみてください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| mebaL(メバエル) | スマホのブラウザからナレッジを共有。タグ付けやAI検索・AI要約に対応 |
| Helpfeel（ヘルプフィール） | スマホからFAQを検索。言い換えや誤字脱字を含む入力にも対応 |
| サイボウズ Office | スマホから掲示板やスケジュールなどを確認できる中小企業向けグループウェア |
| NotePM | スマホ・タブレットで利用可能。文書・動画のプレビューや社内ナレッジの検索に対応 |
| desknet's NEO | グループウェアとノーコードツールを組み合わせ、社内情報や業務記録を共有 |
| rakumoボード | スマホのブラウザに対応。Google Workspaceと連携し、画像付きの情報共有が可能 |
| QiitaTeam | 記事の作成・検索・共有に対応。コメントやメンションを使った情報交換が可能 |
| DocBase | 日報やマニュアルを共有。セキュリティパックでIPアドレス制限やSSOを追加可能 |
外出先や現場でナレッジを確認しやすい製品
スマートフォンやタブレットからの情報確認に役立つナレッジマネジメントツールを紹介します。アプリやブラウザへの対応、検索機能、アクセス管理などを比較してみてください。
mebaL(メバエル)
- 「探す」も「共有する」も簡単に！
- 「AI検索」や「AI要約」など、生成AIを搭載した最新機能
- ITの知識に関わらず、だれもが使いやすい画面デザイン
株式会社K-BITが提供する「mebaL(メバエル)」は、スマホのブラウザからも利用できるナレッジ共有クラウドサービスです。投稿やURL保存、タグ付けによって社内のノウハウを蓄積・共有できます。生成AIを活用した検索や要約にも対応しており、必要な情報を効率よく探せます。シンプルな操作画面が特徴で、ITに不慣れな従業員にも使いやすい設計です。外出先や現場からナレッジを確認し、社内の情報共有を進めたい企業に適しています。
Helpfeel（ヘルプフィール）
- FAQ・PDF・マニュアルをAIで横断検索。社内の情報探しを効率化
- 特許技術×AI検索で、曖昧な質問や言い換えにも対応し解決を促進
- 1,000サイト以上に導入！継続率99％、チームが運用改善を支援
株式会社Helpfeelが提供する「Helpfeel（ヘルプフィール）」は、スマホからでも必要な情報を探しやすい検索型のFAQシステムです。特許技術の「意図予測検索」により、言い換えや誤字脱字を含む入力からも関連する質問を探せます。社内のマニュアルやFAQを集約し、従業員の自己解決を支援。検索状況を分析するレポート機能や運用支援も提供しており、現場からの問い合わせ削減やナレッジ活用の促進に役立ちます。
サイボウズ Office
- チームのコミュニケーションを助ける誰でもかんたんに使える機能
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズ Office」は、スマートフォンから社内情報を確認できる中小企業向けのグループウェアです。掲示板やスケジュール、ファイル管理などの機能を備え、外出先でも業務に必要な情報を共有できます。掲示板ではコメントや「いいね！」によるコミュニケーションが可能です。プレミアムコースでは、社内Q&Aや業務管理などに活用できるカスタムアプリも作成でき、組織の運用にあわせた情報共有を支援します。
NotePM
- 社内のナレッジ情報を蓄積・共有するツール
- 豊富なAI機能が追加費用なしで利用可能（AIチャットボット等)
- 大手・金融機関も導入。実績と安心のセキュリティ
株式会社プロジェクト・モードが提供する「NotePM」は、社内マニュアルやノウハウを蓄積・共有するナレッジマネジメントツールです。PCだけでなくスマホ・タブレットからも利用でき、Word、Excel、PowerPoint、PDF、動画などをページ内でプレビュー表示できます。添付ファイルを含む全文検索に加え、社内文書をもとに質問へ回答するAIチャットボットも搭載。外出先での情報確認や、現場で必要な手順書の検索を効率化します。
desknet's NEO
- 情報の集約とナレッジ蓄積・共有を完全ノーコードで実現できる
- 生成AIとの連携により、アシスタントを構築、社内データの分析も
- 累計540万ユーザー以上の導入実績。クラウド・オンプレ両対応
株式会社ネオジャパンが提供する「desknet's NEO」は、社内情報の集約やナレッジ共有に活用できるグループウェアです。掲示板やポータル、文書管理などの機能を備え、業務に必要な情報を一元化できます。ノーコードツール「AppSuite」を組み合わせれば、日報や案件管理などの業務アプリを作成し、蓄積した情報を社内で共有できます。クラウドとオンプレミスの両方に対応しており、運用環境にあわせた導入が可能です。
rakumoボード （rakumo 株式会社）
- 新しいGoogleサイトに対応
- 情報漏洩防止機能が充実
- パック購入でシリーズ製品をまとめて利用可能
QiitaTeam （Qiita株式会社）
- 共同編集機能でドキュメントをブラッシュアップ
- アクセス制限やSSL化でセキュアな環境を確保
- コメント・メンション機能で活発なコミュニケーションが可能
DocBase （株式会社クレイ）
- 保存データと通信路を暗号化
- セキュリティパックでさらにセキュリティを強化可能
- AIが要約・タグ付けを自動化。ChatGPTなど外部AIとも連携
まとめ
ナレッジマネジメントツールは、専用アプリやブラウザ、ビジネスチャット連携などの方法でスマホからも利用できます。現場作業や外出先での確認に役立つ一方、アプリの有無や検索、オフライン閲覧、写真投稿への対応は製品ごとに異なります。端末紛失や私物端末への対策もあわせて確認し、自社の使い方にあうナレッジマネジメントのアプリを選びましょう。気になる製品は資料請求で比較してみてください。
