ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■つまずきやすいポイント別
- ■導入時の支援内容別
- 導入支援や初期設定の支援がある：ハーモス労務給与、ジンジャー人事労務(社保手続き)、奉行Edge 労務管理電子化クラウド
- 無料プランや無料体験で試せる：ジョブカン労務HR、Biz-Zero
労務管理システムで起こりやすい失敗とは
労務管理システムの失敗とは、導入しても期待した効率化につながらない状態を指します。システムが動かないといった大きなトラブルだけでなく、使い方や業務とのずれによって効果が出ないケースもあります。
手続きの手間が思ったほど減らない
失敗の一例が、労務管理システムを入れたのに担当者の作業時間があまり変わらないというものです。例えば、届出書類は作れても電子申請は別の画面で行う必要があったり、給与計算の情報を毎回手で入力し直したりしているケースです。
この場合、システムの機能が不足しているとは限りません。導入前からの業務手順をそのまま残し、システムで自動化できる部分を使い切れていないことも原因として考えられます。原因を製品と運用の両面から見直し、どちらに手を入れるべきかを判断する必要があります。
紙とシステムの二重管理が残る
一部の従業員や手続きだけ紙のまま残り、システムと紙の両方を管理する状態も失敗の一つです。例えば、パソコンを使わない現場の従業員だけ紙で申請書を提出し、担当者がシステムに転記しているケースがあります。
二重管理が続くと、どちらが最新の情報か分からなくなり、届出の誤りにつながるおそれがあります。紙を残す手続きを決めるなら、システムへの反映を誰がいつ行うかまでルールにしておくことが大切です。紙で受け付ける期間を区切り、段階的にシステムへ移す計画を立てる方法もあります。
選定段階で起こる失敗と原因
労務管理システムの失敗には、製品を選ぶ段階での確認不足に起因するものがあります。機能の一覧や料金だけで比べてしまい、自社の手続きや既存システムとの関係を見落とすと、導入後に不足が見つかります。
対応している手続きの範囲を確かめていない
労務管理システムが対応する手続きの範囲は製品によって異なります。入社・退職の手続きは対応していても、算定基礎届や育児休業の手続き、年末調整は別のサービスが必要な場合もあります。法改正で様式や手続きが変わったときに、どのように更新されるかもあわせて確認しておきたい点です。
自社で年間に発生する手続きを洗い出さないまま選ぶと、導入後に「この手続きには対応していない」と気づくことになりかねません。手続きごとに、書類の作成から電子申請まで行えるかを一覧にして比べると、見落としを防げます。
給与計算や勤怠管理との連携を見落としている
労務管理システムに登録した従業員情報は、給与計算や勤怠管理でも使います。連携を確認せずに導入すると、住所変更や扶養を追加するたびに複数のシステムへ同じ内容を入力する手間が生まれます。
すでに使っている給与計算ソフトがある場合は、連携の方式がAPIによる自動同期かCSVファイルの受け渡しかを確認しましょう。連携できる項目の範囲や、どちらのシステムの情報を正とするかも、選定段階で決めておくと安心です。
社労士との役割分担を決めていない
社会保険労務士（社労士）に手続きを委託している企業では、社内と社労士の役割分担を決めずに導入すると、かえって手間が増えることがあります。社内でシステムに入力したデータを、社労士が別の方法で受け取り直すケースです。
社労士がシステムにログインしてデータを確認できるか、電子申請をどちらが行うかを、導入前に社労士と相談しておきましょう。社労士と共同で使える機能の有無は製品によって異なるため、資料で確認が必要です。
運用開始後に起こる失敗と原因
製品選びが適切でも、運用を始めてからの段取りが不足すると、労務管理システムは定着しません。ここでは運用開始後に起こりやすい失敗を、従業員側とデータ、行政手続きの3つの面から紹介します。
従業員の入力が進まない
労務管理システムは、従業員が自分の情報を入力することで効果を発揮します。しかし、案内が不十分だったり、ログインの方法が分かりにくかったりすると、入力が期限までにそろわない場合があります。
原因は従業員の意識だけではありません。パソコンを持たない従業員にスマホでの入力手段がない、問い合わせ先が分からないといった環境面の要因もあります。手順書の配布や問い合わせ窓口の設置など、入力しやすい環境を整えましょう。
従業員データの不備で帳票を誤る
導入時に取り込んだ従業員データに誤りや欠けがあると、そのデータを使って作る届出書類も誤ります。旧システムやExcelでの表記ゆれ、更新されていない住所、空欄の保険番号などが代表的な原因です。
データは取り込む前に整理し、取り込み後も元のデータと照合することが大切です。届出書類を初めて作成するときは、出力した内容を担当者が目で確認してから提出する手順を設けると、誤りに早く気づけます。
電子申請の準備が間に合わない
システムから電子申請を行うには、GビズIDのアカウントや電子証明書など、事前の準備が必要な場合があります。準備に時間がかかり、提出期限の短い資格取得届などを紙で出し直すことになった、というケースも考えられます。
電子申請を使う予定なら、必要な準備と取得にかかる期間を導入計画の早い段階で確認しましょう。資本金1億円を超える法人など、一部の手続きで電子申請が義務付けられている企業は特に注意が必要です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で労務管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
労務管理システムの失敗を防ぐ事前準備
ここまで紹介した失敗の多くは、導入前の準備で防げる可能性があります。労務管理システムの選定前と本番運用の開始前に、取り組んでおきたい準備を2つ紹介します。
現状の手続きと課題の棚卸し
まず、自社で発生している労務の手続きを一覧にし、それぞれの担当者や頻度、使っている書類、かかっている時間を書き出します。そのうえで、どの手続きのどこに手間がかかっているのかを整理しましょう。
棚卸しをすると、システムに求める条件がはっきりし、製品の比較もしやすくなります。導入後に効果を測るための基準にもなるため、導入前の作業時間を記録しておくと、改善の度合いを確かめられます。
無料トライアルでの実務に近い確認
無料トライアルやデモがある場合は、実際の手続きに近い形で操作を試しましょう。例えば、架空の従業員データを使って入社手続きを一通り進め、書類の作成から提出前の確認までの流れを確かめます。
担当者だけでなく、現場の従業員にも入力画面を触ってもらうと、分かりにくい点が見つかります。試した結果は記録に残し、ベンダーへの質問事項として整理しておくと、比較の材料として使えます。
失敗に気づいたときの立て直し方
労務管理システムの運用がうまくいかないと気づいたら、すぐに製品の乗り換えを考えるのではなく、原因を切り分けることから始めます。原因によって、取るべき対応が異なるためです。
原因を業務・設定・製品に切り分ける
うまくいかない原因は、業務の進め方、システムの設定、製品の機能のいずれか、または複数が重なっている場合があります。例えば入力が進まない場合、案内の方法の問題か、権限や通知の設定の問題か、製品の画面の問題かを分けて考えます。
業務や設定の問題であれば、手順や設定を見直すことで改善が期待できます。製品の機能で対応できない場合に初めて、別の製品や追加サービスの検討に進むと、無駄な費用をかけずに済みます。
ベンダーや社労士への相談
設定の見直し方が分からない場合は、ベンダーのサポート窓口に相談しましょう。問い合わせ窓口の対応範囲や、設定の見直しを支援するサービスの有無は製品によって異なるため、契約内容を確認しておくことが大切です。
手続きの進め方そのものに迷う場合は、社労士に相談する方法もあります。相談した内容と対応の結果は社内で共有し、同じ問題が起きたときに担当者が替わっても対応できるよう記録しておきましょう。
失敗を防ぐ観点で選ぶ労務管理システム一覧
従業員の入力環境や給与・勤怠との連携、導入時の支援など、失敗につながりやすい点に注目して、この記事で紹介する製品をまとめました。自社でつまずきそうな点と照らし合わせて比較してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| XOLOGY労務 | 本人情報をスマホで入力でき、書類も撮影して添付できるため、記入ミスによる再提出を減らせる |
| サイレコ | 給与計算や勤怠管理、採用管理のシステムと連携でき、入退社の申請はスマホからも行える |
| KING OF TIME 人事労務 | シリーズの勤怠管理・給与と連携し、勤怠から給与計算まで一元管理できる |
| 人事労務freee | 入退社の書類を自動で作成し、勤怠や給与計算まで一気通貫でつなげられる |
| ハーモス労務給与 | 導入担当が要件定義・設定・テストを実施。採用管理や勤怠管理とも連携できる |
| ジンジャー人事労務(社保手続き) | 選べる導入サポートプランで、運用スケジュールや初期設定の支援を受けられる |
| ジョブカン労務HR | 無料プランで操作を試せる。電話・メール・チャットでの無料サポートも用意 |
| Biz-Zero | フリープランと14日間の無料体験を用意。社労士に無料で相談できる窓口もある |
| 奉行Edge 労務管理電子化クラウド | 導入支援やリモートサポートを用意し、入社から退職までの手続きをペーパーレス化できる |
連携や導入支援を確かめやすい労務管理システム
選定段階や運用開始後のつまずきを防ぐため、スマホでの入力、給与計算・勤怠管理との連携、導入時のサポートといった点に対応した労務管理システムを紹介します。
XOLOGY労務
- スマホで入社や申請の手続きがスムーズにでき、負担を削減
- 人事部門の管理がペーパーレスで楽に！リスクとタイムロスも削減
- 現在使用中の人事システムはそのままでXOLOGY労務単独で利用可能
さくら情報システム株式会社が提供する「XOLOGY労務」は、入社予定者や従業員とのやり取りをクラウド上で進める労務管理サービスです。入社予定者はPCやスマホから本人情報を入力でき、必要書類の撮影・添付もスマホで行えます。名前や住所を何度も記入する手間や、記入の間違いによる再提出を減らせる点が特徴です。今使っている人事給与システムを残したまま、必要な機能だけを利用できます。紙の申請書が現場に残り、担当者の転記作業が続いている企業の見直しに役立ちます。
サイレコ
- 入社手続き、給与明細発行、台帳作成などの労務業務を効率化！
- ストレスチェックの実施や面談記録などの情報も管理可能
- 給与計算や勤怠管理システムと連携し、従業員情報を一元管理
株式会社アクティブアンドカンパニーが提供する「サイレコ」は、給与計算や勤怠管理、採用管理などのシステムと連携し、従業員情報をまとめて扱えるクラウド型の労務管理システムです。連携によって、同じ従業員情報を複数のシステムで入力し直す手間を抑えられます。入退社時の情報入力や申請はPCやスマートフォンから行え、承認や進捗の確認もシステム上で進められます。条件ごとにアラートを設定できるため、更新漏れの防止にも活用できます。連携の見落としを避けたい企業の候補です。
KING OF TIME 人事労務
- 入社手続き、給与明細の発行など労務担当者の業務を軽減します。
- 勤怠や給与と連携し、スムーズな一元管理を実現できます。
- データベースの二重化など万全のセキュリティ対策。
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME 人事労務」は、入社手続きやWEB給与明細の発行などを担う労務管理システムです。追加費用なく使える同じシリーズの勤怠管理や給与と連携し、勤怠から給与計算までを一元管理できます。各種マニュアルやオンラインヘルプ、設定サポートセミナー（動画）、チャットなどのサポートが用意されており、導入後の操作で迷ったときにも相談先があります。給与や勤怠の情報を別々に入力する二重管理を避けたい企業に向いています。
人事労務freee
- 労務手続きからマイナンバー、給与計算を一元化
- 勤怠、給与とも一気通貫で業務効率化
- マイナンバーの収集、保管、利用、破棄までがクラウド上で完結
フリー株式会社が提供する「人事労務freee」は、労務手続きと勤怠、給与計算を一気通貫でつなげるクラウド型の労務管理システムです。入退社の手続きで集めた情報から書類が自動で作成され、給与計算などのほかの業務にも自動でつながります。従業員の勤怠打刻は位置情報付きで管理でき、勤怠情報はリアルタイムで給与へ反映。労務手続きと給与計算が分断され、同じ情報を何度も入力している企業の候補です。
ハーモス労務給与
- 労務・給与業務がすべてシステム内で完結
- 大量の給与計算・社会保険手続きを一括処理
- 従業員が直接入力できる柔軟なフォーム設計
株式会社ビズリーチが提供する「ハーモス労務給与」は、同じシリーズの採用管理や勤怠管理と連携できる、労務・給与のクラウドサービスです。連携先から内定者情報や出勤データを取り込み、各種処理に使えます。導入時は要件定義や設定、テストを導入担当が実施し、専用の問い合わせ窓口も開設されます。導入後も問い合わせ対応やヘルプの提供が受けられます。自社だけで初期設定を進めることに不安がある企業の候補です。
ジンジャー人事労務(社保手続き)
- 面倒な労務関連業務の手続きがラクになる!
- 従業員マスタを一元管理し、オンラインで履歴、最新情報を確認
- 月800円/1名で豊富な機能をご提供
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー人事労務(社保手続き)」は、組織規模や体制にあわせて導入サポートプランを選べる、社会保険手続き向けの労務管理システムです。サポートプランでは、運用スケジュールや初期設定の支援を受けられます。書類作成から申請までをWeb上で完結でき、帳票は登録された従業員情報をもとに自動で作成されるため、手入力による転記の手間を軽減。システムやPCの操作に不慣れな担当者が多く、導入時のつまずきを減らしたい企業に向いています。
ジョブカン労務HR
- シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート
- 入退社・年末調整・ストレスチェック等幅広い業務を自動・効率化
- 人事労務まわりの紙書類ゼロへ、電子申請も利用可能！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン労務HR」は、入退社や年末調整、ストレスチェックなどの業務を効率化する労務管理システムです。無料プランが用意されており、操作を試しながら自社の手続きにあうかを確認できます。電話・メール・チャットでの無料サポートにも対応。連携ツールには給与計算システムや勤怠管理などが表示されており、API連携も可能です。手続きの範囲や連携を実際に確かめてから本格的に導入したい企業に向いています。
Biz-Zero （株式会社日本シャルフ）
- 社員全員のステータス確認に役立つ！
- 給与明細もクラウド上で配布できる！
- オンライン手続きに応じたチケット制での料金体系！
奉行Edge 労務管理電子化クラウド （株式会社オービックビジネスコンサルタント）
- 社会保険申請以外のほぼすべての労務管理手続きをペーパーレス化
- 「奉行シリーズ」連携であらゆる総務・労務管理業務を定型化！
- 24時間・365日監視で稼働率99.9％の安定稼働を実現！
まとめ
労務管理システムの失敗は、対応する手続きの範囲や給与計算との連携を確かめずに選んだことや、従業員の入力環境、電子申請の準備といった運用の段取り不足から起こる場合があります。導入前に手続きを棚卸しし、無料トライアルで実務に近い確認をしておくことが有効です。失敗しにくい労務管理システムを比較したい方は、資料請求を活用してください。
