ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■防ぎたいミス別
- ■重視する目的別
- 誤送信後のファイル流出を抑える：Active! gate SS、SPC Mailエスティー、PlayBackMail Online、＠Securemail Plus Filter
- 上長の承認で社外への送信を管理する：Active! gate SS、SPC Mailエスティー、IIJセキュアMXサービス
メール誤送信対策ソフトの目的は3つに整理できる
メール誤送信対策ソフトの目的は、ミスが起きるタイミングに沿って考えると整理しやすくなります。送信する前、送信した後、そして組織全体での管理という3つの段階で、ソフトが果たす役割を見ていきましょう。
送信前のミスに気づく
1つ目の目的は、送信ボタンを押した後、メールが相手に届く前の段階で、送信者自身にミスを気づかせることです。宛先や添付ファイルの一覧を確認画面に表示する、社外の宛先を目立たせるといった機能が使われます。
人の注意力には限りがあり、忙しいときや慣れた作業ほど確認が甘くなるおそれがあります。ソフトが確認のきっかけをつくることで、個人の注意力だけに頼らずにミスを見つけやすくなります。
送信後の被害を小さくする
2つ目の目的は、誤って送信してしまった場合でも、情報の流出をできるだけ小さくすることです。送信したメールを一定時間保留して取り消せるようにする方法や、添付ファイルをダウンロード方式に変え、誤送信に気づいた時点でダウンロードを止める方法があります。
どれだけ確認しても、ミスを完全になくすのは難しいものです。起きた後の被害を抑える手段を用意しておくことも、誤送信対策の重要な目的です。ただし、送信を取り消せるのは保留時間内、ファイルの流出を止められるのは相手がダウンロードする前に限られる点に注意しましょう。
組織として送信を管理し、記録を残す
3つ目の目的は、社外へのメール送信を組織として管理し、記録を残すことです。重要な取引先宛てのメールや、大量の宛先に送るメールで上長の承認を必要とする設定や、送信履歴を保存する機能が使われます。
送信の記録があれば、誤送信が起きた場合に、いつ誰に何を送ったかを確認できます。原因の調査や関係者への説明、再発防止策の検討にも役立ちます。
防ぎたいミス別に見るメール誤送信対策の目的
誤送信といっても、ミスの種類によって必要な対策は異なります。自社で起きやすいミスを想定し、それを防ぐことを目的に機能を選ぶと、導入後の効果を実感しやすくなります。
宛先の選び間違いを防ぐ
宛先の誤りは、メールアドレスの入力補完機能で似た名前の人を選んでしまう、同じ姓の別人に送ってしまうといった場面で起こる可能性があります。社外の宛先を色分けする、初めて送る宛先に注意を表示するといった機能は、この種のミスを防ぐことを目的にしています。
ドメインごとに宛先をまとめて表示する機能があると、複数の会社の担当者が混ざっていないかを確認しやすくなります。返信や転送の際に、元の宛先がそのまま残っていないかを確かめる目的でも役立ちます。
添付ファイルの取り違えを防ぐ
添付ファイルの誤りは、別の取引先向けの見積書を添付する、古い版のファイルを送るといった形で起こります。確認画面にファイル名を表示する、ファイルを開いて中身を確かめないと送信できないようにするといった機能が、取り違えの防止に使われます。
個人情報や機密情報を含むファイルは、取り違えたときの影響が大きくなります。ファイルの種類や内容に応じて、確認を強める設定ができるかもポイントです。
一斉送信でのBcc設定漏れを防ぐ
社外の複数の相手へ一斉にメールを送る際、本来Bccに入れるべきアドレスをToやCcに入れると、受信者全員にほかの人のメールアドレスが見えてしまいます。メールアドレスも個人情報にあたる場合があるため、注意が必要なミスです。
ToやCcの社外の宛先が一定数を超えると送信を止める、自動でBccに切り替えるといった機能は、この種のミスを防ぐことを目的にしています。顧客への案内メールを送る機会が多い部署では、特に優先したい対策です。
法令や取引先の要請から生まれる導入目的
メール誤送信対策ソフトを導入する目的は、社内のミスを防ぐことだけではありません。法令への対応や、取引先からの要請に応えることを目的に導入するケースもあります。
個人情報の漏えい等への備え
2022年4月1日に全面施行された改正個人情報保護法により、一定の条件を満たす個人データの漏えい等が起きた場合は、個人情報保護委員会への報告と、本人への通知が義務化されています。誤送信も、条件によってはこの対象にあたります。
報告や通知には、漏えいした情報の範囲や経緯を確認する作業が必要です。誤送信を防ぐことに加えて、送信履歴を残して事後の確認に備えることも、導入目的の1つといえます。判断に迷う場合は、個人情報保護委員会の公表資料や法務部門に確認しましょう。
取引先や監査からの要請への対応
取引先から、パスワード付きZIPファイルを添付してパスワードを別のメールで送る方法、いわゆる「PPAP」をやめるよう求められるケースもあります。この場合、添付ファイルをダウンロード方式に切り替えられるソフトを導入すれば、要請に応えやすくなります。受信者側の操作が増えるため、取引先にも受け取り方を案内しておくと安心です。
情報セキュリティに関する社内外の監査で、メール送信の管理方法や記録の有無を確認される場合もあります。求められている内容を事前に把握し、それに応えられる機能を選ぶことが大切です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でメール誤送信対策の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
目的があいまいなまま導入すると起こること
目的を決めずに機能を一通り有効にすると、かえって誤送信対策の効果が下がる場合があります。ここでは、目的があいまいなまま導入したときに起こりうる2つの状態を紹介します。
確認画面が形だけになる
すべてのメールに同じ確認画面を表示すると、社内宛ての連絡にも毎回確認が求められ、内容を見ないままチェックだけ入れる習慣がつくおそれがあります。その結果、本当に注意が必要な社外宛てのメールでも確認が形だけになってしまいます。
確認を表示する条件を、社外宛てや添付ファイル付きのメールなど目的に沿って絞り込むことで、確認の意味を保ちやすくなります。
承認待ちで業務が滞る
社外へのメールすべてに上長の承認を必要とする設定にすると、承認者が不在のときにメールが送れず、取引先への返信が遅れる場合があります。承認者の負担も大きくなり、内容を十分に確認しないまま承認してしまうおそれもあります。
承認の対象を、大量の宛先への送信や重要な取引先宛てなどに限る、代理の承認者を決めておくといった工夫が必要です。運用ルールは文書にして共有し、担当者が替わっても同じ基準で運用できるようにしましょう。
自社のメール誤送信対策の目的を決める手順
導入目的は、自社で実際に起きたミスや、起きかけたミスをもとに決めると、現場の実情にあった目的を設定できます。次の3つの手順で整理しましょう。
1. 過去のミスやヒヤリハットを集める
まず、これまでに起きた誤送信や、送信直前に気づいたミスの事例を集めることから始めましょう。宛先、添付ファイル、Bccなど、ミスの種類ごとに分類すると、自社で起きやすいミスが見えてきます。あわせて、ミスが起きた部署や時間帯、メールの種類も記録しておくと、対策の優先順位を決める際に役立ちます。
報告の仕組みがない場合は、匿名で回答できるアンケートで集める方法もあります。ミスを報告した人を責めない姿勢を示すと、事例が集まりやすくなります。
2. 対象となる部署と送信先を決める
次に、対象とする部署とメールの種類を決めます。個人情報を多く扱う部署や、社外とのやり取りが多い部署では、確認や承認を強める必要があるかもしれません。
一方、社内連絡が中心の部署まで同じ設定にすると、業務の負担が増えるだけになるおそれがあります。部署や送信先ごとに設定を変えられるかも、製品を比べる際に確認しましょう。
3. 目的ごとに効果を測る指標を決める
最後に、導入の効果を確かめる指標を決めます。例えば、誤送信の報告件数、保留中に取り消された件数、承認にかかった時間などです。ソフトによってはこれらを記録や集計できる場合があるため、確認しておくとよいでしょう。
導入後は定期的に指標を確認し、目的に対して効果が出ていない設定は見直します。確認画面への不満や業務の遅れといった現場の声もあわせて集めると、設定を調整する際の判断材料になるでしょう。
防ぎたいミスから探す製品一覧
誤送信といっても、宛先の誤りや添付ファイルの取り違え、Bccの設定漏れなどミスの種類はさまざまです。この記事で取り上げる製品について、防げるミスと機能を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール) | 宛先・添付の確認ポップアップとBCC自動追加。個人情報の検出も |
| Coo Kai メール誤送信防止ツール | 宛先・件名・添付のチェックと送信ホールド。AI診断機能付き |
| Active! gate SS | 7つの誤送信防止機能。Bcc変換や上司承認、Webダウンロード |
| SPC Mailエスティー | 必要な機能を選択可能。上長承認、Bcc変換、暗号化に対応 |
| PlayBackMail Online | 送信保留、Bcc強制書き換え、ドッペルゲンガードメイン対策 |
| IIJセキュアMXサービス | 送信保留とメール監査機能。受信側の脅威メール対策にも対応 |
| ＠Securemail Plus Filter | 自動Bcc化とWebダウンロード化。誤送信した添付ファイルも削除 |
| WISE Alert | Outlookアドインで警告。宛先件数が多い場合はBcc宛に変換 |
目的別に選ぶメール誤送信対策ソフト
自社で起きやすいミスと、重視したい目的にあう機能の製品を選びました。
CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)
- メール誤送信防止市場18年連続シェアNo.1※ 官公庁等の実績多数！
- 様々なメールソフトに対応し、メール環境を変えずに利用可能
- きめ細やかな管理設定で部署単位などの運用も可能
NTTテクノクロス株式会社が提供する「CipherCraft/Mail(サイファークラフトメール)」は、宛先や添付ファイルのミスによる誤送信を防ぐ、メール誤送信防止ソフトウェアです。送信前に確認画面を表示するほか、添付ファイル内のキーワードや個人情報を送信前に検出する機能で、添付の取り違えにも気づきやすくなります。複数の宛先を1件ずつに分割する宛先漏えい防止機能は、BccとToの入力ミスへの備えです。
Coo Kai メール誤送信防止ツール
- 社外だけでなく社内メールにも対応
- Web版だけでなくApp版にも対応
- 【AI機能搭載】ヒューマンエラーを最小限に
株式会社ピーエスシーが提供する「Coo Kai メール誤送信防止ツール」は、Outlook向けの誤送信防止ツールです。宛先間違いや件名の入力漏れ、添付ファイルの確認漏れが起きないよう、送信前にポップアップで確認を求めます。宛先件数のチェックやドメイン単位のホワイトリスト、送信ホールドの設定もできます。AIが宛先や本文、添付ファイルの内容を調べ、人の目では気づきにくいリスクを知らせる機能も備えています。
Active! gate SS
- ビジネスの利用シーンに合った最適な機能を選択可能！
- クラウド型なので豊富な機能を高品質・低コストで実現！
- PPAP問題を根本的に解決する新機能「TLS確認機能」を搭載！
株式会社クオリティアが提供する「Active! gate SS」は、7つの誤送信防止機能から用途にあわせて選べる、クラウド型のメール誤送信防止サービスです。To・Ccに一定数以上のアドレスがあるとBccへ強制変換する機能は、Bcc設定漏れへの対策です。上司の承認後に送信する仕組みもあり、承認で社外への送信を管理したい場合や、添付ファイルのWebダウンロードでファイル流出を抑えたい場合に検討できます。
SPC Mailエスティー
- Microsoft 365、Google Workspace、オンプレミスに簡単アドオン
- 誤送信防止の確認画面はシンプルで、直感的に操作可能
- 必要な機能を選んで1アカウント月額130円～
株式会社ソースポッドが提供する「SPC Mailエスティー」は、必要な機能を選んで導入できる、クラウド型の誤送信・PPAP対策サービスです。確認画面でのチェックに加え、複数の社外アドレスへ送る際に個別配送かBcc変換を行う機能や、条件にあうメールに上長承認を必須とする機能があります。目的ごとに機能を絞って導入したい企業が、運用方針にあわせて選びやすい構成です。
PlayBackMail Online
- <うっかりミス>の誤送信を少ない負担で防止するメール環境を実現
- 充実したサービスを1ユーザー180円／月～の低価格でご提供
- ドッペルゲンガードメインをチェックし、警告＆メールを強制保留
SCSK Minoriソリューションズ株式会社が提供する「PlayBackMail Online」は、クラウド型の誤送信対策サービスです。メールの宛先間違いや添付ファイル間違いによる情報漏えいを防ぎます。送信を保留して取り消せる機能に加え、Bccへの強制書き換え機能や、宛先のドメインがなりすましでないかを調べて強制保留するドッペルゲンガードメイン対策も備えます。宛先の選び間違いとBcc漏れの両方を見直したい場合の選択肢です。
IIJセキュアMXサービス
- 宛先ミスのメールも一定時間なら取り消し可能
- 様々なフィルタで送信メールの条件を制御
- 誤送信対策と脅威対策をまとめて実現
株式会社インターネットイニシアティブが提供する「IIJセキュアMXサービス」は、送信メールの検査ルールを企業で設定できる、クラウド型のメールセキュリティサービスです。受信メールの対策にも対応します。配送保留で取り消しができるほか、宛先や添付ファイル、キーワードなどの条件で検査するメール監査機能を備えます。送信の保留やルールによる管理を重視する目的にあわせて検討できます。
＠Securemail Plus Filter （株式会社ケイティケイソリューションズ）
- 現在利用中のメール環境のまま利用可能
- メールの送信ミス自動で防止
- 不正なメール利用による情報漏えいを未然に防ぐ
まとめ
メール誤送信対策ソフトの目的は、送信前のミスに気づく、送信後の被害を小さくする、組織として送信を管理して記録を残す、の3つです。宛先やBccなど防ぎたいミスや、法令や取引先の要請によって重視する目的が変わり、必要な機能も異なります。過去の事例から自社の目的を決め、資料請求でメール誤送信対策の製品を比較してみてください。
