ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■乗り換えの目的別
- 評価制度の見直しに対応したい：カオナビ、サイレコ、HRMOSタレントマネジメント、MINAGINE人事評価システム
- 人材データを一元管理したい：HRBrain、あしたのクラウドHR、カオナビ
- 料金体系を確かめて運用コストを見直したい：「人事評価ナビゲーター」、ジンジャー人事評価、シナジーHR 人事評価
- Excel運用からシステム化したい：あしたのクラウドHR、HR-Platform、Talentify
人事評価システムを乗り換えるべきタイミング
乗り換えを考えるきっかけは、制度変更への対応力や作業負担、費用の3つに大きく分けられます。現在のシステムに不満があっても、すぐに乗り換えるのが正解とは限りません。自社の状況がどれに当てはまるかを整理してから判断しましょう。
評価制度の変更に対応できない
評価制度を見直したのに、現在のシステムでは新しい評価シートを作れない場合は、乗り換えを検討する時期です。例えば、目標管理に加えて360度評価を取り入れたいのに、多面評価の機能がないといったケースです。
評価項目やウェイト、承認ルートを変更するたびにベンダーへの改修依頼が必要な場合も、運用コストがかさみます。今後の制度改定まで見据え、設定変更を自社で行えるかを基準に判断するとよいでしょう。
集計や催促の手作業が減らない
システムを導入しているのに、評価結果の集計や未提出者への催促を手作業で行っている場合も見直しのサインです。データを毎回Excelに書き出して加工していると、転記ミスの原因にもなります。
こうした状況は、システムの機能不足だけでなく、設定や運用ルールが原因の場合もあります。まず現行システムの設定変更で解決できないかをベンダーに確認し、それでも難しい場合に乗り換えを検討する順番が無駄のない進め方です。
契約更新や費用見直しの時期を迎えた
契約更新の時期は、乗り換えを検討しやすいタイミングです。従業員数の増減で料金プランが実態にあわなくなっていたり、使っていない機能の費用を払い続けていたりする場合があります。
ただし、解約には事前の通知期限が設けられていることがあります。更新日の数か月前から比較を始め、契約条件を確認しておくと、新旧システムの費用が二重にかかる期間を短くできます。
乗り換え先の人事評価システムを選ぶポイント
乗り換え先を選ぶ際は、現行システムで感じている不満が解消されるかを最優先に確認します。そのうえで、蓄積したデータを引き継げるか、人事や給与の他システムとつながるかを確かめると、乗り換え後の手戻りを防げます。
現行の課題を解消できる機能
まず、乗り換えの理由になった課題を一覧にし、候補製品で解決できるかを一つずつ確認します。評価シートの柔軟性が課題なら、項目やウェイト、計算式を管理画面から変更できるかがポイントです。
操作性が課題なら、評価者と被評価者の双方が実際に画面を触れるトライアルを活用しましょう。機能の多さよりも、自社の課題に直結する機能が使いやすいかどうかで比較すると、選定の軸がぶれにくくなります。
データ移行の方法と対応範囲
乗り換えで見落としやすいのが、データ移行の方法です。従業員情報や組織情報、過去の評価結果をCSVファイルで取り込めるか、取り込める項目に制限がないかを確認しましょう。
ベンダーによっては、移行作業の支援や代行をオプションで用意している場合があります。支援の範囲が「手順の案内」なのか「データ加工まで含む作業代行」なのかで社内の負担は大きく変わるため、見積もりの段階で具体的に確認しておくと安心です。
人事・給与システムとの連携方法
人事評価の結果は、昇給や賞与、異動の検討に使われます。そのため、人事管理システムや給与計算システムとの連携方法も確認しておきたいポイントです。
連携方式には、CSVファイルによる受け渡しやAPI連携があります。APIとは、システム同士が自動でデータをやり取りする仕組みのことです。現行システムで連携していたデータが、乗り換え後も同じ形で受け渡せるかを、連携先システムの担当者とあわせて確認しましょう。
人事評価システムの乗り換え手順
乗り換えは、大きく3つのステップで進めます。全体の期間は企業規模や移行データの量によって異なりますが、評価期間の開始日から逆算してスケジュールを組むことが重要です。各ステップで押さえたい作業を順に見ていきましょう。
1. 課題を整理して要件を決める
最初に、人事部門だけでなく評価者である管理職や、被評価者である一般社員からも現行システムへの意見を集めます。集めた意見を「必須の要件」と「あるとよい要件」に分けて整理しましょう。
あわせて、切り替え時期も決めておきます。期首にあたる評価期間の開始日を切り替え日にすると、評価の途中でデータを移す必要がなくなります。この日から逆算して、選定や移行にかけられる期間を割り出しましょう。
2. 製品を比較して契約する
要件が決まったら、複数の製品の資料を取り寄せて比較します。候補を2～3製品に絞り込んだら、デモやトライアルで実際の評価シートを再現できるか試してみましょう。
契約前には、料金だけでなく、初期設定の支援範囲やデータ移行の費用、問い合わせ窓口の対応時間も確認します。現行システムの解約通知期限とあわせて契約日を決めると、費用の重複を抑えられます。
3. データを移行して並行稼働する
契約後は、組織や従業員のマスタデータを登録し、評価シートや承認フローを設定します。過去の評価履歴を移行する場合は、少量のデータで試験的に取り込み、項目のずれがないかを確認してから本番の移行を行いましょう。
可能であれば、一定期間は新旧システムを並行して使い、データの欠損や計算結果の違いがないかを照合します。問題がなければ本番運用へ移り、旧システムは必要なデータを保管したうえで解約します。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で人事評価システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
乗り換え時のデータ移行で注意したいこと
データ移行は、人事評価システムの乗り換えで手間がかかりやすい工程です。何を移すかを決めずに作業を始めると、不要なデータまで移したり、必要な履歴が抜け落ちたりするおそれがあります。移行前に確認したい3つの点を解説します。
過去の評価履歴を移す範囲
過去の評価履歴は、すべてを移行する必要があるとは限りません。昇格の判定や評価推移の確認に使う直近数年分だけを移し、それより古いデータは旧システムから書き出して保管する方法もあります。
評価シートの項目が新旧で異なる場合は、そのまま取り込めないことがあります。点数だけを移すのか、コメントや目標の内容まで移すのかを決め、移行の対象と方法を社内で合意しておきましょう。
マスタデータの整理と表記の統一
移行の前に、従業員情報や部署名、役職名といったマスタデータを整理しておきます。退職者のデータが残っていたり、同じ部署が異なる表記で登録されていたりすると、取り込み時にエラーや重複登録が起こる場合があります。
社員番号を共通のキーにして、人事管理システムなどのデータと照合しておくと安心です。整理作業は担当者1人に任せず、手順を文書にして複数人で確認できる体制にしておくと、引き継ぎもしやすくなります。
旧システムの解約とデータの保管
旧システムを解約すると、ログインできなくなりデータを取り出せない場合があります。解約前に、必要なデータをCSVやPDFで書き出せるか、書き出しに追加費用がかかるかを確認しておきましょう。
書き出したデータは、閲覧できる担当者を限定したうえで社内の安全な場所に保管します。評価情報は個人情報を含むため、保管場所やアクセス権限、保管期間のルールを決めておくことが大切です。
乗り換え後に人事評価システムを定着させる工夫
新しいシステムに切り替えても、社員が使い方に迷うと入力漏れや提出の遅れが起こります。乗り換えの効果を得るには、操作方法の周知と、困ったときに相談できる体制づくりが欠かせません。定着に向けた2つの工夫を紹介します。
評価者と被評価者への説明会
本番運用の前に、評価者と被評価者それぞれに向けた説明会を開きます。評価者には承認や評価入力の操作を、被評価者には目標登録や自己評価の手順を中心に説明すると、必要な情報が伝わりやすくなります。
乗り換えの目的もあわせて伝えましょう。「入力の手間を減らす」「評価結果を早くフィードバックする」といった社員にとっての利点を示すと、新しい操作を覚える動機づけにつながります。
マニュアルと問い合わせ窓口の整備
説明会の内容は、画面の画像を使った簡単なマニュアルにまとめ、いつでも見られる場所に置きます。よくある質問を追加していくと、問い合わせの件数を抑えられます。
あわせて、社内の問い合わせ窓口を決め、ベンダーのサポートに相談する基準も整理しておきましょう。最初の評価期間が終わったら社員の意見を集め、設定や運用ルールを見直すと、定着がさらに進みます。
乗り換え先候補の人事評価システム比較表
現行システムで感じている課題と照らしあわせられるよう、乗り換え先の候補になる製品を一覧にしました。制度変更への対応や移行時の負担を比べる際に役立ててください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| HRMOSタレントマネジメント | 目標設定と評価プロセスをシステム化し、MBOやOKR、コンピテンシーに対応。専任サポートも用意されている |
| カオナビ | 企業独自の評価シートを再現でき、OKRやMBO、360度評価のテンプレートも用意。評価の回収から集計までを効率化する |
| 「人事評価ナビゲーター」 | 月額5,500円（税込）から利用でき、料金は利用人数に応じて変わる。人事コンサルのノウハウを活かした評価システム |
| HRBrain | 人材管理・配置・育成・評価を一つの基盤で扱い、蓄積した人事データをもとに組織分析ができる |
| サイレコ | 評価シートの配布・回収や集計を自動化し、MBO・OKR・コンピテンシー評価など各種評価制度に対応する |
| あしたのクラウドHR | Excel管理からの脱却を掲げ、社員情報や目標・評価の管理・分析、給与・賞与のシミュレーションに対応する |
| ジンジャー人事評価 | 1名あたり月300円の価格補足が示されたクラウド型。多様な入力方式と評価者ごとの進捗管理に対応する |
| MINAGINE人事評価システム | 目標設定から評価進捗、面談記録までを一元管理し、組織変更にあわせて評価項目を調整できる |
| Talentify | 過去の評価を1ページに集約し、評価者が変わっても過去評価の閲覧権限を自動で付与できる。Excelのような入力体験を掲げる |
| HR-Platform | 現行の評価制度はそのままに、Excelでの評価・管理からクラウドへ移行できる。導入準備をまかせられる |
| シナジーHR 人事評価 | 自社独自の評価をそのままクラウドで運用できる。最低10ユーザーから、初期費用なしで1ユーザー月700円 |
課題別に検討したい乗り換え先の製品
評価制度の変更、人材データの集約、費用の見直しなど、乗り換えのきっかけになりやすい課題に応えられる製品を紹介します。
HRMOSタレントマネジメント
- シリーズ累計100,000社導入！
- MBO、OKR、コンピテンシーなど様々な評価の対応！
- 初めてでも安心！専任サポートと上限なしでMTG可能
株式会社ビズリーチが提供する「HRMOSタレントマネジメント」は、目標設定から評価までのプロセスをシステム化できる人財活用システムです。MBOやOKR、コンピテンシーといった評価手法に対応しており、データにもとづく評価で納得感の向上を支援します。専任のカスタマーサクセスによるオンボーディングや操作レクチャーを受けながら、導入・活用を進められます。
カオナビ
- 企業独自の評価シートを再現し、評価の回収～集計を効率化
- AIが目標設定から振り返りまでデータをもとにアドバイス・添削
- 1on1や面談履歴の蓄積で振り返りやフィードバックの精度向上
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、評価の回収・進捗管理・集計を効率化する人材管理システムです。企業独自の評価シートを柔軟に再現できるうえ、OKRやMBO、360度評価などのテンプレートも用意されています。甘辛調整や評価基準のばらつきを抑える運用も支援。企業独自の評価シートを再現しながら、評価業務をシステム化したい企業の候補になります。
人事評価ナビゲーター
- 月額5,500円～の導入しやすい人事評価システム
- 60年の人事コンサルティングノウハウを活用
- 制度相談＋利用企業向け人事・評価コンテンツ
株式会社日本経営が提供する「人事評価ナビゲーター」は、人事コンサルティングのノウハウを活かした人事評価システムです。製品ページでは月額5,500円（税込）から利用可能で、料金は利用人数に応じて変わると案内されています。評価作業の効率化に加え、制度相談や利用企業向けの人事・評価コンテンツも用意されています。費用を抑えながら、評価制度に関する相談や運用支援も受けたい企業の比較候補になります。
HRBrain
- 評価シートの作成から集計まで煩雑な業務をワンストップで効率化
- OKR・MBO・1on1、360度評価など、豊富なテンプレートを完備
- 「使いこなせない…」の心配はご無用！充実したサポート体制
株式会社HRBrainが提供する「HRBrain」は、人材管理・配置・育成・評価などの業務を効率化するタレントマネジメントシステムです。評価シートの作成から集計までをワンストップで行え、蓄積したデータをもとに組織分析もできます。評価業務だけでなく、人材データの管理・分析・活用まで一つのシステムで進めたい企業の候補になります。
サイレコ
- MBOやOKR、コンピテンシー評価など各種評価制度に対応可能
- リマインドや評価調整をシステムで実施、評価時期の業務を効率化
- 評価制度構築や教育研修、給与代行などの人事課題解決もサポート
株式会社アクティブアンドカンパニーが提供する「サイレコ」は、人事評価シートの配布・回収や評価結果の集計を自動化するHRオートメーションシステムです。MBOやOKR、コンピテンシー評価など各種評価制度に対応し、リマインドや評価調整もシステム上で行えます。評価制度の構築や教育研修の支援も受けられるため、制度の再設計とシステムの入れ替えを同時に進めたい企業に適しています。
あしたのクラウドHR
- 導入4,000社でシェアNo.1※評価制度がなくてもゼロから構築可能
- Excel管理からの脱却。質の高い目標・評価を実現する機能多数
- 評価から給与・賞与のシミュレーションまで一貫して対応可能
株式会社あしたのチームが提供する「あしたのクラウドHR」は、評価業務のフローを一元管理できるクラウドサービスです。社員情報や目標・評価の管理と分析、給与・賞与のシミュレーションなどの機能を搭載し、Excel管理からの脱却を支援します。評価制度がなくてもゼロから構築できるため、表計算ソフトでの運用から本格的なシステムへ移りたい企業や、評価と処遇を連動させたい企業に適しています。
ジンジャー人事評価
- テキスト・選択肢・計算式等、多様な入力方式に対応し操作が容易
- 評価者毎の進捗管理が一目で把握でき評価依頼が1クリックで完結
- 権限設定により入力担当者毎で閲覧項目のカスタマイズが可能
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー人事評価」は、人事評価の作業をオンライン上で完結できるクラウド型のシステムです。製品ページの価格補足には1名あたり月300円と示されており、利用人数から費用の目安をつかめます。テキストや計算式など多様な入力方式に対応し、評価者ごとの進捗確認や評価依頼もシステム上で行えます。1名あたりの参考価格が示されているため、利用人数をもとに料金を比較したい企業の候補になります。
MINAGINE人事評価システム
- 目標設定から評価までを一元管理
- 評価進捗をリアルタイムで可視化
- 評価項目を組織変更に合わせて調整
株式会社kubellパートナーが提供する「MINAGINE人事評価システム」は、中小企業向けのクラウド型人事評価システムです。目標設定から評価の進捗管理、面談記録までを一元管理でき、評価の状況をリアルタイムで確認できます。評価項目を組織変更や従業員の成長にあわせて柔軟に調整でき、既存の評価シートの再現にも対応しています。
Talentify
- 評価のなめらかな運用からキャリブレーションまで一気通貫で実現
- Excelのような評価の入力体験
- 過去評価を1ページに集約
株式会社kickflowが提供する「Talentify」は、中堅・大企業向けの人事評価システムです。過去の評価を1ページに集約して確認でき、評価者が変わった場合も過去評価の閲覧権限が自動で付与されるため、乗り換え後も評価履歴を踏まえた判断を続けやすくなります。Excelのような評価の入力体験を掲げており、スプレッドシートでの運用に慣れた評価者の切り替え負担を抑えたい場合にも検討できます。API連携にも対応しています。
HR-Platform （フォスターリンク株式会社）
- 面倒な調整や試算関連業務もクラウド上で完結！
- 専門的なスタッフによる要件定義で導入はおまかせ！
- 評価制度の変更や人事異動の設定もラクラク対応！
シナジーHR 人事評価 （Sharin株式会社）
- 企業独自の評価制度にもしっかりフィット！
- 評価シート設定は無料代行可能！導入スタートまでおまかせ！
- 評価基準や評価プロセスをオープンに！納得感のある評価を実現！
まとめ
人事評価システムの乗り換えは、評価期間の切れ目を切り替え日に設定し、課題整理と要件決め、製品比較、データ移行と並行稼働の順に進めるのが基本です。乗り換え先を選ぶ際は、現行の課題を解消できるか、評価履歴を引き継げるか、他システムと連携できるかを確認しましょう。資料請求で複数の製品を比較し、自社にあう乗り換え先を見つけてください。
