人事評価システムの選び方、4つのポイントとは？

人事評価システムの4つの選び方とは

数ある人事評価システムの中から、自社によりマッチしたシステムを選ぶには、どのような点に注目すればよいのでしょうか？ 人事評価システムを選定する際に参考となる4つのポイントを説明します。

選定ポイント1：高い操作性

高い操作性には3つの要素があります。

①膨大なデータ項目の処理スピードが高い

人事評価システムを選ぶ際のポイントは、膨大な項目を軽快に操作できる操作性があるかどうかです。優良な人事考課表の作成には、詳細で多岐にわたる評価項目が不可欠です。標準的な人事考課表をテンプレートとして実装している場合は、ひな形を参考にして自社に合った人事考課表を作成することもできます。

インターフェースが見やすい

大量の情報を扱う人事評価システムには、見やすいインターフェイスも必要です。多くの情報を分かりやすく把握できる点を選択の基準としてみてもよいでしょう。また、エクセル上で起動する人事評価システムもあり、慣れ親しんだフォーマットで新たな人事評価システムを導入することも可能です。

カスタマイズ性が高い

人事評価制度が更新されることもあります。その場合、評価項目や評価基準の変更などに柔軟に対応できるシステムが望ましいでしょう。このようなユーザビリティの観点からシステムを選ぶことが1つ目のポイントです。

選定ポイント2：ほかのシステムとの連動性

これから新たに人事評価システムの導入を検討する際には、ほかのシステムとの連動性もポイントとなるでしょう。

最近の人事評価システムは、ほかのシステムと連動したものも多く、従来の事務作業を一括して管理することも可能です。勤怠管理、残業管理、日報管理、会計システムなどと連携してデータをやり取りすることで、シームレスに管理業務を行うことができます。

また、給与計算や休暇管理と連動させることで、人事に関する業務を人事評価システムで一元で行うことができます。クラウド型の人事評価システムには、ドキュメント管理機能を備えたものもあり、人事に関する書類の管理とバックアップも1つのプラットフォームで簡単に管理できます。人材管理だけでなく、プロジェクトごとに管理することもでき、目標設定から進捗管理まで万全です。

選定ポイント3：部署の統廃合や人事異動へのレスポンス

社員のデータを人事評価システムへ登録し、部署の統廃合や人事異動の際にデータを素早く移動させられるかが3つ目のポイントです。

最近の人事評価システムでは、評価結果だけでなく、そのほかの従業員のデータを登録し、異動の際にシームレスに対応することも可能です。異動先で、新たに社員のデータを登録する手間が省けるだけでなく、これまで蓄積されてきたデータを移行して活用することができるのです。また、人事異動が多く発生する企業の場合は新規セクションの立ち上げの際にスムーズなデータ移行が可能かどうかが重要です。これにより、人材管理への工数が削減し、空いた時間をほかの業務に有効活用することができます。

レスポンスの早さが魅力の人事評価システムを選ぶようにしましょう。

選定ポイント4：書類作成の容易さ

人事評価システムを選ぶポイントの4つ目は、書類作成の容易さです。 書類作成が容易に行えれば、給与明細や、退職証明書など人事に関する書類作成の業務を大幅に削減することが見込まれます。

人事評価の結果だけでなく、あらゆる情報をデータとして保存しておくことで、さまざまな活用場面が見つかるでしょう。これから新たに人事評価システムの導入を検討する際には、従業員を評価するだけでなく、人事に関する業務のインフラとなるような、ほかの機能を指標として選ぶことがポイントです。

社内の人事に関する諸業務を円滑で、素早いものにする人事評価システムによって従来の煩わしい事務作業から解放され、より大きなビジョンへと進む第一歩を踏み出せるでしょう。

人事評価システムとは

人事評価システムとは、社員の業務成果に関する評価を算出し、そのデータを管理するシステムです。人事評価システムの目的には、評価の管理もありますが、経営戦略に基づく人材育成の推進や社員のモチベーション管理があります。これらの目的達成の手法はいくつかあり、「コンピテンシー評価」「360度評価」「MBO」といった手法があります。

ですので、導入検討時には、自社のどんな課題を解決するために人事管理システムを導入するのかといった視点を持つことが重要と言えるでしょう。

人事評価システム導入のメリット

公正な評価の実現

人事評価システムの手法の1つである、「360度評価」「多面評価」を活用することで、評価者の主観やバイアスに影響受けない公正な評価をくだすことができます。

評価設定や管理工数の効率化

人事評価システムの活用により、自社のビジョンをいかに実現するかという視点で個人ミッションを決めます。 ですので、より具体的な評価項目を設定できます。また、人事評価システムの管理者は部下のミッションに対する進捗を管理することができます。このように進捗や結果が可視化できることで、従来のタレントマネジメント業務を円滑に行うことができます。

ペーパーレス化によるコスト削減

人事評価システムの活用により、従来は目標設定やそれに対する結果を紙で配布・改修を行っていたものが全てデータ化されるので、ペーパーレス化が実現しコスト削減に繋がります。

人事評価システムを中小企業に導入すべき理由とは

そもそも人事評価制度は、査定のイメージが強いかもしれませんが、育成の仕組みと考えるのが本質です。ですので、人材育成を通し経営目標を達成することが人事評価制度を設ける目的です。

そこで、なぜ中小企業は人事評価システムを導入すべきなのでしょうか。 中小企業では人材のリソースが充分でない状況が多く、その限られたリソースで市場内競争に勝たなければいけません。 ですので、その限られた人材を精一杯育成し、活用していけるかどうかが重要になります。ですので、人事評価システムを活用し効率的かつ効果的に目標設計、評価、育成といったフローを構築していきましょう。

人事評価システムの人気製品を比較！

人事評価システムの選定ポイントや導入メリットが理解できたのではないでしょうか。ここではITトレンド編集部がおすすめする人気の人事評価システムを紹介していきます。

• 参考： 人事評価システムの人気製品一覧を見てみる

まとめ

人事評価システム導入検討時の選定ポイントは理解できましたでしょうか。人事評価システムは、製品によって使える機能なさまざまで自社の課題を充分に把握する必要があります。 ですので、導入目的を明確にし、自社の課題を解決できる機能を持った製品を見つけましょう。