ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■提供形態別
- ■外部システムとの連携方法別
人事評価システムのクラウド型とオンプレミス型の違い
人事評価システムの提供形態は、大きくクラウド型とオンプレミス型に分かれます。違いは、システムを動かす場所と、保守を担う主体です。ここでは評価業務への影響を整理します。
システムを動かす場所と保守の担い手
クラウド型は、提供会社が用意したサーバ上でシステムが動き、利用者はブラウザなどから使います。サーバの保守やソフトの更新は提供会社が担うため、自社の情報システム部門の負担は軽くなる傾向があります。
オンプレミス型は、自社のサーバや社内ネットワークにシステムを置きます。構築や保守は自社で行う必要がありますが、社内の仕組みにあわせた設計を取り入れやすい点が特徴です。
評価業務で差が出る場面
差が出やすいのは、導入までの期間と制度改定への対応、既存の社内システムとの連携の深さです。クラウド型はサーバの構築が不要なため、設定を済ませれば比較的早く運用を始められる場合があります。
一方、評価項目や承認ルートに独自の作り込みが必要な場合は、クラウド型で対応できる範囲を事前に確認しましょう。製品によって設定の自由度が異なるため、自社の評価制度を再現できるかが判断のポイントです。
クラウドの人事評価システムが備える評価業務の機能
クラウド型でも、評価シートの作成から承認、集計までの基本機能は備わっています。ただし、クラウドならではの使い方もあります。ここでは評価業務の流れに沿って見ていきます。
場所を選ばずに評価入力と承認ができる仕組み
クラウド型は、インターネットにつながる環境があれば、社内外の端末から評価の入力や承認ができます。拠点が分かれている企業や、在宅勤務の評価者がいる企業では、評価の進み具合を一か所で把握できる点が利点です。
導入前には、スマートフォンでの入力に対応しているかや、対応するブラウザの種類も確認しましょう。評価者の端末環境によって、使い勝手が変わる場合があります。
制度改定に対応するための設定変更
評価制度は、等級の見直しや評価項目の追加、評価期間の変更などで変わる場合があります。人事評価システムのクラウド型では、管理画面から評価シートや評価期間を変更できる製品があります。
変更の範囲は製品によって異なります。過去の評価期間のデータを保ったまま項目を変えられるか、変更履歴を確認できるかを見ておくと、制度改定のたびに作り直す手間を減らせます。
機能追加や法対応の反映方法
クラウド型は、提供会社が機能を更新すると、利用者側の作業なしに反映される場合が多い仕組みです。自社で更新作業を行う必要がない一方、画面や操作が変わることもあります。
更新の事前案内があるか、新機能の追加が料金に含まれるかは、提供会社によって異なります。更新の内容が評価者向けの画面に及ぶ場合は、評価期間中の変更を避けられるかも確かめたい点です。人事部門の担当者が運用に慣れた後も、変更の連絡方法を確認しておくと安心です。
人事データを預けるときのクラウドのセキュリティ
人事評価のデータには、個人の評価や処遇に関わる情報が含まれます。クラウド型では外部のサーバに預けるため、提供会社が講じる対策と、自社側の運用ルールの両面を確認する必要があります。
通信の暗号化とアクセスの制御
クラウド型では、利用者の端末とサーバをつなぐ通信が暗号化されているかが基本の確認項目です。あわせて、保管データの暗号化の有無や、接続元のIPアドレスを制限できるかも確認しましょう。
評価データは、閲覧できる人の範囲を厳密に分ける必要があります。上司は部下の評価のみ、人事は全社分といった権限設定を、管理画面で細かく指定できるかが選定の材料です。
ログインを守る認証の仕組み
不正ログインへの対策として、多要素認証やシングルサインオンの対応状況を確認しましょう。シングルサインオンとは、一度の認証で複数のシステムを使える仕組みです。
社内で認証基盤を使っている場合は、人事評価システムをそこに接続できると、パスワードの管理負担を抑えられます。対応する方式は製品ごとに異なるため、情報システム部門とあわせて確認すると進めやすくなります。
提供会社の第三者認証と運用体制
提供会社の安全対策を確認する手がかりとして、ISMS認証やプライバシーマークなどの第三者認証があります。これらは情報の管理体制を評価する制度で、取得の有無は提供会社の公式情報で確認できます。
第三者認証を取得している事実は、あらゆる対策が万全である証明ではありません。データの保管場所やバックアップの方針、事故発生時の連絡体制も、問い合わせて確かめましょう。
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クラウド型の人事評価システムの連携方法
評価の対象となる従業員の情報は、人事システムなど別の仕組みで管理されている場合があります。クラウド型は、データをどう受け渡すかの方式が製品によって異なります。
人事マスタの取り込みと更新
従業員の所属や役職が変わるたびに、人事評価システムの登録情報も更新が必要です。更新方法には、CSVファイルによる一括取り込みと、APIによる自動連携があります。
APIとは、システム同士が自動でデータをやり取りする仕組みです。人事異動が多い企業では、自動連携があれば更新の手間と入力ミスを抑えられます。連携先の人事システムが対応しているかも確認しましょう。
評価結果を給与や育成に生かす連携
評価結果は、賞与や昇給の検討、育成計画の作成にも使われます。評価結果をCSVで出力できるか、給与計算の仕組みへ受け渡せるかが、確認したい点です。
出力できる項目は製品によって異なります。評価の点数だけでなく、コメントや評価者の情報まで取り出せるかを、運用の流れにあてはめて確かめるとよいでしょう。
クラウド型ならではの障害対応とデータの扱い
クラウド型は、提供会社の設備に依存するため、障害時や契約終了時の扱いをあらかじめ確認しておく必要があります。評価期間の締め切り前に使えなくなる事態を避けるためです。
障害やメンテナンスの案内の確認
クラウド型では、メンテナンスや障害でシステムが一時的に使えなくなる場合があります。提供会社が稼働状況を公開しているか、メンテナンスの予定を事前に知らせてくれるかを確認しましょう。
評価の締め切り前後は、利用が集中しやすい時期でもあります。繁忙期の対応方針や、障害が起きたときの問い合わせ窓口もあわせて見ておくと、運用中の不安を減らせます。
バックアップと契約終了時のデータ返却
評価データは、数年分を蓄積して昇格や処遇の判断に使う場合があります。提供会社がバックアップを取っているか、利用者側でデータを出力できるかを確認しましょう。
契約を終了するときに、過去の評価データをどの形式で受け取れるかも大切です。将来、別のシステムへ移る場合に備えて、出力形式と保管期間は契約前に問い合わせておくと安心です。
クラウド型が向く組織と他の形態が向く組織
クラウド型が、どの企業にも合うとは限りません。自社の規模や体制、評価制度の複雑さによって、向き不向きが分かれます。
クラウド型が向きやすい組織の特徴
情報システム部門の人員が限られている企業や、拠点が複数に分かれる企業は、クラウド型が有効な選択肢です。サーバの保守を提供会社に任せられ、導入の初期負担も抑えやすくなります。
評価制度を段階的に整えたい企業にも向いています。小さく始めて、運用しながら設定を見直していく進め方ができるためです。
オンプレミス型も検討したい場合
社内規程で人事データを社外に置けない企業や、既存の社内システムと深く連携させたい企業では、オンプレミス型を検討する価値があります。
その場合は、構築や保守に必要な人員と費用を見積もったうえで、クラウド型と比べましょう。両方の提供形態を扱う製品もあるため、資料請求で提供形態ごとの条件を確認してみてください。
クラウド対応の人事評価システム特徴一覧
クラウドで使える人事評価システムと、オンプレミスにも対応する製品を、評価業務の特徴とあわせて一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Talentify | 評価の回収から組織横断の甘辛調整までをクラウド上で実施できる |
| ジンジャー人事評価 | 評価シートの作成から最終評価までをオンラインで完結できる |
| SmartHR | 評価シートの配付から回収・集計、甘辛調整までを一連で効率化 |
| 人事評価ナビゲーター | 中小企業を中心とした評価業務を一元管理するクラウド型 |
| HRMOSタレントマネジメント | 目標管理と評価管理に対応し、1on1機能で日々の記録も残せる |
| HRBrain | 評価シートの作成から集計までを一括で効率化。人材データの分析も可能 |
| カオナビ | OKRやMBOなどの評価テンプレートを備え、独自の評価シートも再現可能 |
| MINAGINE人事評価システム | 目標設定から評価の進捗確認までを一元管理。面談記録も残せる |
| FxT 人事評価システム | 基本はオンプレミス型で、クラウドでの導入にも対応 |
| 人財成長支援システム モノドン | オンプレミスとクラウドに対応。考課制度にあわせた構築が可能 |
クラウドとオンプレミスで選ぶ人事評価システム
提供形態の確認を軸に、クラウドで運用しやすい製品と、オンプレミスでの導入にも対応する製品をピックアップしました。
Talentify
- 評価のなめらかな運用からキャリブレーションまで一気通貫で実現
- Excelのような評価の入力体験
- 過去評価を1ページに集約
株式会社kickflowが提供する「Talentify」は、評価の回収から組織横断の比較・調整までをクラウド上で進められる人事評価システムです。評価一覧のビュー上でキャリブレーション（評価の甘辛調整）を実施でき、数十種類の自動計算関数で賞与の予算消化率や昇給率などの集計も可能です。過去の評価を1ページに集約して確認でき、評価者が変わった場合も閲覧権限を自動で付与します。API連携に対応しているため、他システムとのデータ連携を検討する場合の選択肢です。
ジンジャー人事評価
- テキスト・選択肢・計算式等、多様な入力方式に対応し操作が容易
- 評価者毎の進捗管理が一目で把握でき評価依頼が1クリックで完結
- 権限設定により入力担当者毎で閲覧項目のカスタマイズが可能
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー人事評価」は、評価シートの作成・配信から入力依頼、最終評価までをオンライン上で完結できるクラウド型の人事評価システムです。ドラッグ＆ドロップで評価シートを設計でき、テキストや選択肢、計算式など多様な入力方式に対応しています。項目ごとに閲覧・編集の権限を設定でき、IPアドレス制限も利用できるため、評価データの閲覧範囲を細かく分けたい企業が確認しやすい製品です。
SmartHR
- 柔軟な評価シートと進行管理で、評価業務の運用負荷を大幅に削減
- 評価分布を一覧で可視化し、面倒な「甘辛調整」が簡単に
- 評価結果を「配置シミュレーション」などに、シームレスに活用
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、従業員データを一元管理するクラウド上で人事評価を運用できる製品です。評価シートの作成・配付・進捗管理・回収・集計に対応し、評価分布はグラフで確認でき、甘辛調整も進められます。スマートフォンアプリからの入力や未入力者への自動リマインド、確定した評価データのキャリア台帳への蓄積にも対応しています。二段階認証や接続元IPアドレスの制限など、セキュリティ機能を確認したい場合の候補です。
人事評価ナビゲーター
- 月額5,500円～の導入しやすい人事評価システム
- 60年の人事コンサルティングノウハウを活用
- 制度相談＋利用企業向け人事・評価コンテンツ
株式会社日本経営が提供する「人事評価ナビゲーター」は、中小企業を中心とした人事評価業務を効率化するクラウド型の人事評価システムです。評価シートの作成・配布・回収から進捗管理、結果の集計までを一元管理でき、評価期間中の行動や成果を記録するメモ機能も備えています。人事評価制度について専門家に相談できる点も特徴で、制度面の相談もしたい企業の選択肢です。API連携にも対応しています。
HRMOSタレントマネジメント
- シリーズ累計100,000社導入！
- MBO、OKR、コンピテンシーなど様々な評価の対応！
- 初めてでも安心！専任サポートと上限なしでMTG可能
株式会社ビズリーチが提供する「HRMOSタレントマネジメント」は、目標管理と評価管理をクラウドで進められる人事評価システムです。評価シートの配布や進捗管理、考課・査定を支援する相対評価と調整機能を備え、スマートフォンからの入力にも対応しています。1on1機能やコメントを記録するチャット機能で、日々のフィードバックを蓄積できる点も特徴です。対象の従業員規模は50名以上です。
HRBrain
- 評価シートの作成から集計まで煩雑な業務をワンストップで効率化
- OKR・MBO・1on1、360度評価など、豊富なテンプレートを完備
- 「使いこなせない…」の心配はご無用！充実したサポート体制
株式会社HRBrainが提供する「HRBrain」は、評価シートの作成から催促・集計までをクラウド上で一括して進められる人事評価システムです。OKRやMBO、360度評価などのテンプレートを備え、評価データの一元管理や甘辛調整にも対応しています。通信のSSL/TLS暗号化やIPアドレス制限、ISO27001（ISMS）の取得といったセキュリティ面の情報も公開されています。API連携に対応し、シングルサインオンの製品などとも連携できます。
カオナビ
- 企業独自の評価シートを再現し、評価の回収～集計を効率化
- AIが目標設定から振り返りまでデータをもとにアドバイス・添削
- 1on1や面談履歴の蓄積で振り返りやフィードバックの精度向上
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、既存の評価シートをクラウド上で再現しながら、評価の回収・進捗管理・集計をまとめて進められる人事評価システムです。OKRやMBO、360度評価などのテンプレートを備え、スマートフォンからの目標設定や自己評価にも対応しています。AIによる目標設定のアドバイスやコメントの精査といった機能もあります。API連携に対応し、シングルサインオンの製品などとも連携できます。
MINAGINE人事評価システム
- 目標設定から評価までを一元管理
- 評価進捗をリアルタイムで可視化
- 評価項目を組織変更に合わせて調整
株式会社kubellパートナーが提供する「MINAGINE人事評価システム」は、目標設定から評価の進捗確認までをクラウドで一元管理するシンプルな人事評価システムです。評価の記入状況をリアルタイムで確認でき、任意のタイミングでアラートを送信できます。目標・評価結果・コメントをまとめてPDF出力でき、評価結果のCSV出力にも対応しています。初期設定の代行や評価シートの作成支援といった導入支援も用意されています。
FxT 人事評価システム （TISI株式会社）
- 要件に合わせた柔軟なカスタマイズに対応可能！
- 研修事業を営む「富士ゼロックス総合教育研究所」との共同開発！
- 規模や利用イメージによってはクラウド型も提案可能！
人財成長支援システム モノドン （株式会社くじらシステム開発）
- 10年のノウハウで、御社独自の評価制度をシステムに反映できます
- クラウドにもオンプレにも柔軟にご対応可能です
- 各種考課機能及びスキル管理機能とチャット機能で人事DXを実現
まとめ
人事評価システムをクラウドで使うと、サーバの保守を提供会社に任せられ、場所を選ばずに評価の入力や承認を行えます。一方で、セキュリティ、他システムとの連携方式、障害時の対応、契約終了時のデータ返却は、提供会社ごとに異なります。自社の評価制度や体制を整理したうえで、資料請求を活用して比較検討を進めましょう。
